Sfaturi avansate pentru organizarea e-mailurilor: utilizați aceste tehnici dovedite în 2022

Astăzi, vă voi arăta sfaturi eficiente pentru organizarea e-mailurilor în Outlook.

• Un muncitor mediu cu normă întreagă din America primește aproximativ 120 de e-mailuri pe zi și își petrece aproximativ 28% din ziua de lucru citind și răspunzând la e-mailuri. Asta e mult timp. Nu este de mirare că suntem stresați, trecând prin acest val nesfârșit de e-mailuri și încă mai trebuie să ne ducem la bun sfârșit munca.
• Este timpul să acoperiți câteva sfaturi și tehnici pentru a obține controlul asupra căsuței dvs. de e-mail. Dacă ați cercetat acest subiect, veți găsi diferite strategii despre cum să tratați e-mailul. De exemplu, există Inbox zero. Este o strategie în care scopul este să vă păstrați întotdeauna căsuța de e-mail 100% goală.
• La celălalt capăt al spectrului, există oameni care au mii de e-mailuri în căsuța de e-mail și sunt perfect fericiți. Folosesc instrumente de semnalizare și instrumente de căutare pentru a găsi ceea ce au nevoie.
• Acum, aceste extreme nu funcționează pentru mine. Amândoi îmi dau anxietate. Am incercat ambele versiuni. Dacă îmi petrec ziua asigurându-mă că inbox-ul meu este 100% curat, nu fac prea multă muncă reală, deoarece sunt distras. Dacă se întâmplă să ratez o zi sau două, ajung la cealaltă extremă, unde las totul să se adune și îmi pierd urma, pentru că fiecare e-mail pentru mine este ca un test care trebuie finalizat.
• Când trebuie să parcurg o căsuță de e-mail inundată cu tone de text care mă așteaptă, mă stresez. Nu mai vreau să intru în acea casetă. Ceea ce funcționează pentru mine și ce vă recomand, dacă doriți să vă îmbunătățiți productivitatea și să vă reduceți anxietatea este să utilizați un sistem care să aplice idei din ambele strategii.
• Vă voi arăta, de asemenea, câteva funcții grozave în Microsoft Outlook care vă pot ajuta să reduceți semnificativ timpul petrecut cu un e-mail.

Dezvoltați o rutină de e-mail

• În ciuda credinței populare, creierul nostru nu este bun la multitasking. De fapt, cercetările au arătat că multitaskingul reduce productivitatea. Așa că nu mai verificați în mod constant căsuța de e-mail, deoarece atunci când vă aflați în mijlocul activității, este nevoie de ceva timp pentru a reveni pe drumul cel bun.
• După ce vă verificați căsuța de e-mail, aceste minute se adună în timp și devine cu adevărat frustrant să reporniți constant o sarcină de mai multe ori.
• Știu că s-ar putea să nu fie posibil pentru toată lumea, dar pentru majoritatea locurilor de muncă. Este necesar pentru un răspuns imediat la un e-mail? Recomandați să vă dedicați, de exemplu, zece minute în fiecare oră e-mailului dvs. Concentrează-te doar pe cele mai importante. Când ați terminat, închideți căsuța de e-mail și concentrați-vă atenția asupra celorlalte sarcini.
• De asemenea, asigurați-vă că dezactivați notificările Windows, astfel încât să nu primiți în mod constant ferestre pop-up.

Pentru a dezactiva notificările:

• Selectați  butonul Start   , apoi selectați  Setări . Accesați  Sistem  >  Notificări și acțiuni .
• Acest lucru vă va duce la notificări și acțiuni. Când derulați în jos, veți vedea diferitele aplicații pentru care sunt activate notificările. Dezactivați cu siguranță Outlook, dar verificați și celelalte aplicații pentru a vedea dacă într-adevăr trebuie să obțineți ferestre pop-up pentru oricare dintre ele.

• Dacă nu puteți închide Outlook în timpul liber pentru e-mail, deoarece trebuia să vă finalizați celelalte sarcini, treceți la modul offline. Pentru a trece la offline, mergeți la trimitere/primire în partea de sus și faceți clic pe lucru offline în bara de stare.

• De asemenea, puteți vedea că sunteți offline în prezent.

• Când este timpul să verificați din nou e-mailurile, faceți clic din nou pe lucru offline și căsuța dvs. de e-mail va actualiza numărul pentru a crea un sistem de foldere care să funcționeze pentru dvs.

Utilizați sistemul de foldere bazat pe acțiuni

• Să vorbim despre depunerea și arhivarea e-mailurilor. În trecut, am creat o structură elaborată de foldere pe mai multe niveluri pentru diferite subiecte pentru a arhiva e-mailurile pe care doream să le păstrez. Funcționează bine la început, dar am continuat să adaug subiecte și lista a devenit din ce în ce mai lungă.
• Am petrecut timp hotărând ce dosar ar trebui să mut și e-mail liderului. Când căutam ceva deseori, nu mai eram sigur unde l-am pus și am ajuns să pierd timpul căutându-l ca învinge scopul.
• Acum folosesc o structură de foldere bazată mai mult pe acțiuni și încerc să o păstrez într-un sistem simplu, cu doar câteva foldere. Îți voi arăta cum poți configura asta în scurt timp.
• Cealaltă regulă importantă este evitarea recitirii e-mailurilor. Acesta este un alt motiv pentru care nu-mi place o căsuță de e-mail plină, pentru că dacă păstrați totul în inbox, veți ajunge să recitiți e-mailurile de mai multe ori.
• Iată ce fac pentru a evita asta. Prima dată când citesc un e-mail, decid ce să fac cu el. Dacă e ceva ce pot face imediat, o fac. De exemplu, dacă contabilitatea are nevoie de o chitanță, am uitat să trimit. Îl trimit imediat.
• Practic, orice pot face în câteva minute, voi face pentru a-l termina. Când termin și am răspuns la e-mail, decid dacă este ceva la care ar putea fi nevoie să mă refer la un moment dat în viitor. Sau poate este ceva ce trebuie să păstrez din motive legale sau fiscale. Dacă da, voi arhiva e-mailul făcând clic pe arhivare din partea de sus.

• Acest lucru va muta e-mailul din căsuța mea de e-mail în folderul arhivă. Mai târziu, dacă trebuie să mă întorc, pot folosi căutarea pentru a-l găsi.
• Dacă este ceva de care cu siguranță nu mai am nevoie, îl șterg. În loc să arhivez, dau clic pe Șterge. Acest lucru va muta e-mailul din căsuța mea de e-mail la articolele șterse.
• Golesc în mod regulat folderul cu articole șterse, astfel încât să nu ocupe spațiu de stocare inutil. Asta fac cu un e-mail despre care știu că este rapid de completat și stocat și apoi fie arhivat, fie șters.
• Evident, același lucru este valabil și pentru e-mailurile în care nu este necesară nicio acțiune. Decid dacă vreau să arhivez mesajul sau să trec imediat la coșul de gunoi.
• Acum, ce poți face când dai peste un mesaj la care nu poți răspunde imediat? Poate că necesită crearea unui raport sau verificarea cu altcineva sau orice lucru care durează mai mult de câteva minute. Aici intervine folderul meu de acțiuni. Dacă după ce am citit e-mailul, mi-am dat seama că trebuie să-i petrec mai mult timp, îl mut într-un folder pe care l-am creat.

• Pentru a crea un folder, faceți clic dreapta pe căsuța dvs. poștală și selectați folderul nou, dați-i un nume și apăsați Enter.
• Acest lucru funcționează și pe folderele existente în cazul în care doriți să creați un subdosar. În cazul meu, am un folder numit Acțiune necesară.
• De asemenea, puteți să trageți și să plasați pentru a obține folderele în ordinea dorită, astfel încât atunci când dau peste un e-mail, nu pot nici șterge și nici nu pot răspunde imediat.
• Folosesc pași rapidi pentru a muta mesajul în dosarul de acțiuni pentru a configura un pas rapid. Doar faceți clic dreapta pe mesaj, selectați pași rapidi, apoi pasul rapid nou și apoi mutați în dosar.

• Dați-i un nume și acțiunile lor. Selectați folderul pe care doriți să îl mutați mesajul în meniul drop-down. Faceți clic pe Terminare pe care ați creat pasul rapid cu e-mailul evidențiat.

• Doar faceți clic pe pasul rapid din fila de pornire. Acest lucru îl va muta din inbox.

• De asemenea, puteți adăuga o comandă rapidă la pasul rapid. Accesați quickstep, gestionați quickstep, apoi editați. Alegeți o comandă rapidă, o combinație de taste și salvați, apoi utilizați comanda rapidă pentru a vă aloca mesajul, dar nu se termină aici, deoarece altfel tocmai ați creat un alt folder pe care trebuie să îl urmăriți.

• Puteți delega sarcinile cuiva. Puteți doar să redirecționați e-mailul persoanei respective pentru a vă asigura că este finalizat.
• Îl puteți semnala folosind funcția de urmărire a Outlook.
• Dacă nu puteți delega sarcina pentru că numai dvs. o puteți face, ar trebui să o creați de făcut din ea. Ceea ce fac este să programez timp în calendarul meu, pentru că dacă nu mă programez, nu se va întâmpla.
• Pentru a programa ora, creați o întâlnire direct din mesaj trăgând mesajul în pictograma calendarului. Aceasta va deschide fereastra de programare. Puteți folosi asistentul de programare pentru a programa un interval pentru a lucra pe e-mail. În acest fel, sarcina mea are șanse mari să fie îndeplinită.
• O să adaug o ultimă modificare la asta. Să schimbăm folderul implicit de pornire din Outlook în folderul de acțiuni. De fiecare dată când se deschide perspectiva, primul lucru pe care îl vei vedea sunt lucrurile pe care trebuie să le faci. Acest lucru este grozav pentru mine, deoarece sunt ușor distras de alte e-mailuri și s-ar putea să uit să-mi verific folderul real.

• Pentru a face folderul implicit, accesați opțiunile fișierului în avans, veți vedea că Outlook pornește și iese. Aici puteți selecta folderul pe care Outlook îl folosește ca folder de pornire. Doar faceți clic pe Browse and Select Action folder.

DE-Aglomerați-vă căsuța de e-mail

• Evident, cel mai simplu mod de a avea o căsuță de e-mail curată este să aveți mai puține mesaje de rezolvat, așa că vă dezabonați de la orice nu doriți să primiți. Dacă nu reușiți să convingeți pe cineva să nu vă bombardeze cu e-mail, blocați expeditorul și trimiteți-l în dosarul nedorit.
• Dezactivați notificările prin e-mail din aplicațiile externe și rețelele sociale, practic, faceți tot ce puteți pentru a reduce valul de e-mailuri primite.
• De asemenea, recomand cu căldură utilizarea regulilor în Outlook. De exemplu, sunt abonat la mai multe buletine informative care mă interesează, dar nu vreau ca aceste mesaje să se adună în căsuța mea de e-mail. În acest caz, puteți crea un folder separat pentru aceste mesaje și puteți utiliza regula pentru a le muta automat în acest dosar de îndată ce sosesc. E foarte simplu. Faceți clic pe unul dintre e-mailurile cu buletinul informativ pe care le-ați primit, apoi selectați reguli din fila de pornire și creați o regulă.
• Acum trebuie să identificăm un declanșator pentru regulă. Acesta poate fi fie expeditorul specific, fie anumite cuvinte cheie din linia de subiect.
• În cazul meu, o să merg cu expeditorul, apoi selectez folderul în care vreau să-l mut și gata.
• Puteți obține retrageri cu adevărat creative și complexe. Doar faceți clic pe Opțiuni avansate pentru a vedea ce vreau să spun. În cazul meu, am nevoie doar de o regulă simplă, așa că voi face clic pe Ok.

• Un ultim sfat, acesta funcționează mai ales bine într-un mediu corporativ în care oamenii trimit o mulțime de e-mailuri cu destinatarii și CC pentru a-i ține informați. Acum, de obicei, astfel de e-mailuri nu necesită acțiune, așa că ați putea folosi o regulă pentru a le muta într-un folder separat, astfel încât să le puteți citi mai târziu sau nu.
• O altă modalitate este să le codificați prin culori, astfel încât, cu acea deschidere, știți deja că aceste mesaje nu vă sunt adresate direct.
• Pentru a configura o astfel de formatare condiționată în Outlook, accesați fila de vizualizare, selectați setări de vizualizare și apoi formatare condiționată. Faceți clic pe Adăugați pentru a configura o nouă regulă. Atribuiți un nume, faceți clic pe butonul font. Puteți schimba fontul, stilul, dimensiunea și culoarea.
• Trebuie să adăugăm o condiție. De asemenea, poți deveni foarte complex, dar tot ce vreau este să aplic la mesajele pe care am fost copiat, așa că voi bifa caseta unde mă aflu și din meniul derulant, selectez pe linie cu alte persoane. Asta e. Faceți clic pe ok.

• Îmi voi trimite un e-mail în CC și acum când sosește mesajul, văd imediat că sunt copiat doar în acest e-mail, așa că acolo îl aveți.

• Pentru a rezuma, dezvoltați o rutină de e-mail și încetați să vă verificați în mod constant căsuța de e-mail. Creați un sistem de foldere care funcționează pentru dvs. și aplicați o singură regulă de atingere pentru a evita recitirea e-mailurilor și a aglomera căsuța de e-mail prin aplicarea regulilor și dezactivarea notificărilor prin e-mail. Sper că aceste sfaturi pentru organizarea e-mailurilor în Outlook vor fi utile pentru a obține controlul asupra căsuței dvs. de e-mail și pentru a vă îmbunătăți productivitatea.

Pentru mai multe informații, vizitați site-ul web Microsoft .

Acum aș dori să aud de la tine:

Ce strategie din postarea de azi vei încerca mai întâi? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o.

În orice caz, aș dori să aud de la tine, așa că continuă și lasă un comentariu mai jos.