Utilizați e-mailul de arhivă în Outlook pentru a elibera spațiu (2022)

Astăzi, vă voi arăta cum să utilizați e-mailul de arhivă pe Outlook pentru a vă curăța cutia poștală (RAPID)

Cu toții ne bazăm pe e-mailuri într-un fel sau altul, dar aceste e-mailuri ocupă spațiu pe măsură ce se adună, totul este mai lent, e-mailurile nu ajung la tine și într-o zi îți deschizi căsuța poștală și vei „MAILBOX FULL Cutia poștală este plină. , este posibil să nu puteți trimite sau primi articole”. Ce faci? Cum curățați o cutie poștală plină, mai ales după ani în care adunați mesaje? Din fericire, nu este dificil odată ce știi câteva trucuri.

Determinați dimensiunea cutiei poștale

• Să începem prin a afla care este dimensiunea actuală a cutiei poștale. Pentru a face asta, trebuie doar să faceți clic pe fișierul din partea de sus, acesta vă va duce la informațiile contului. În setările cutiei poștale, veți vedea dimensiunea totală.

• Trebuie să faceți clic dreapta pe cutia poștală și să selectați proprietățile fișierului, apoi să faceți clic pe dimensiunea folderului.

• Numărul interesant este dimensiunea totală, inclusiv sub folderele.

• Cam atât de mare este cutia ta poștală în prezent. Dacă este peste 5 GB, ar trebui să vă gândiți să lucrați la el.

Ștergeți e-mailurile de gunoi

Cum puteți reduce dimensiunea cutiei poștale? Ei bine, hai să trecem prin opțiuni. Opțiunea întâi este să folosiți curățarea manuală. O modalitate bună de a începe este să vă goliți întotdeauna gunoiul. Doar faceți clic dreapta pe elementele șterse și selectați folderul gol. Va șterge definitiv elementele de acolo. Acest lucru nu poate fi inversat, așa că, evident, asigurați-vă că nu mai aveți nevoie de acele articole. În cazul meu, sunt sigur.

Curățați elementele vechi – Arhivare manuală

Următorul pas este să arhivați mesajele vechi la care este posibil să aveți nevoie de acces la un moment dat. Adesea trebuie să păstrați articole pentru un anumit număr de ani din motive fiscale și legale, astfel încât să nu doriți să le ștergeți, dar nici nu doriți ca acestea să ocupe spațiu în căsuța poștală. Asta pentru arhivarea intră. Arhivarea elimină fizic articolele vechi din căsuța poștală Outlook pentru a separa fișierul de date sau fișierul PST de pe computerul local.

• Lasă-mă să-ți arăt cum poți face asta. Să revenim la fișierul din partea de sus și din meniul derulant Instrumente, să selectăm curățarea elementelor vechi din caseta de dialog .

• Vom selecta a doua opțiune pentru a arhiva acest folder și toate subdosarele. Puteți selecta dosare individuale, cum ar fi Inbox sau articole trimise, dar de obicei fac clic pe cutia poștală de sus, ceea ce înseamnă că va trece prin toate.
• Setarea principală este data limită, astfel încât toate elementele mai vechi decât zilele pe care le selectați vor fi mutate și vor fi mutate în fișierul arhivă.
• Puteți schimba locația și numele fișierului cu browse. Voi merge doar cu implicit, apoi voi apăsa o tastă și arhivarea va începe să lucreze.

• Acum, permiteți-mi să vă arăt unde puteți găsi din nou mesajele de arhivă în cazul în care aveți nevoie de ele. Veți vedea folderul numit Arhive.

• Toate folderele în care se aflau mesajele înainte vor fi disponibile, astfel încât să nu arunce totul într-un folder mare. Desigur, puteți folosi căutarea pentru a găsi ceea ce aveți nevoie. În acest fel, aveți în continuare acces la vechile e-mailuri din Outlook și nu ocupă spațiu în căsuța dvs. poștală. Dar rețineți că acestea nu vor fi disponibile în Outlook online sau pe mobil.

Creați foldere personale

Unii nu le place ideea de a lăsa Outlook să decidă ce să mute. Așa că permiteți-mi să vă arăt un alt mod manual prin care puteți descărca articole din căsuța poștală, și asta prin crearea de foldere personale. Din punct de vedere tehnic, este foarte asemănător cu arhivarea, deoarece folderele personale sunt și fișiere de date de pe computerul local. În afară de aici, mutați singur elementele și vă puteți crea propria structură de foldere pentru a crea un folder personal.

• Accesați fișierul din partea de sus și apoi în meniul drop-down pentru setările contului, selectați setările contului.

• Să mergem la fila fișiere de date și să facem clic pe Adăugare.

• Puteți da numele fișierului de date sau puteți schimba locația. Recomand să păstrați aceste date și fișiere de arhivă în aceeași locație. O să vă spun de ce la sfârșitul acestei postări. Când ați terminat, faceți clic pe OK și gata.

• Acum v-ați creat propriul folder personal. Vom vedea acest folder să apară în panoul folderului.

• Puteți structura acest folder după cum doriți. Voi crea doar un nou folder numit Contracte făcând clic dreapta pe folderul personal și selectând folderul nou.

• Acum, puteți selecta mesaje sau dosare întregi și le puteți muta din căsuța poștală în acest dosar personal.
• În acest fel, aveți control deplin asupra a ceea ce este eliminat și arhivat. Acestea sunt opțiunile de curățare manuală din Outlook. Nu uitați că arhivarea manuală și folderele personale se bazează pe fișierele locale și pe computerul dvs., astfel încât orice mutați în aceste fișiere nu va fi disponibil pentru dvs. pe alt computer sau online.

Arhivați automat elementele vechi

• Acum, să aruncăm o privire la o altă opțiune pe care o aveți, și anume arhivarea automată. Trebuie să faci această abordare manuală din nou și din nou poate deveni destul de enervant. O modalitate mai eficientă de a realiza acest lucru în Outlook este să utilizați arhivarea automată.
• Această caracteristică a fost acolo pentru totdeauna. Cred că a fost introdus în Outlook 2003 pe baza setărilor dvs. definite.
• Se rulează în fundal și trece prin toate folderele cutiei poștale. Apoi mută fizic e-mailurile vechi din aceste foldere într-un fișier de date sau fișier PST separat de pe computerul local, la fel ca arhivarea manuală. Cu excepția cazului în care este configurat, nu trebuie să te mai gândești la asta.
• Provocarea cu arhivarea automată este înțelegerea setărilor, este important să le faceți corect, dar, din păcate, nu este chiar intuitiv.

Nu vă faceți griji, totuși, urmăriți aici și vă vom pune în funcțiune în cel mai scurt timp pentru a accesa setările de arhivare automată.

• Accesați meniul fișier și selectați opțiuni, apoi selectați Avansat și veți vedea Arhivarea automată.

• În cazul în care nu îl vedeți, fie vă aflați într-un mediu corporativ și administratorul dvs. a dezactivat această caracteristică, fie aveți un cont de schimb și arhiva online Microsoft 365 a fost activată pentru dvs. În aceste cazuri, Outlook va arhiva în conformitate cu politicile dvs. corporative și nu puteți utiliza arhivarea automată altfel.

Setări de arhivare automată

• Veți vedea setările de arhivare automată când faceți clic. Cu prima casetă de selectare, activați arhivarea automată și puteți specifica cât de des ar trebui să rulați dacă doriți să fiți notificat înainte de a începe procesarea, bifați caseta de selectare prompt înainte de arhivare automată. În acest fel, veți putea să îl anulați dacă trebuie să ștergeți articolele expirate se referă doar la e-mailurile care au o dată de expirare. Acesta este uneori folosit pentru mesaje sensibile la timp.
• Poate doriți ca e-mailurile expirate să dispară. Dacă da, bifați caseta care spune Ștergeți articolele expirate (doar dosarele de e-mail).
• Dorim să arhivăm sau să ștergem elemente, să-l menținem activat.
• Afișați folderul arhivă în lista de foldere ar trebui să fie verificat. Arhivele vă vor fi ușor accesibile în panoul folderului.
• Puteți specifica vârsta implicită la care doriți să fie arhivate articolele. Voi merge cu 12 luni, dar verifică ce funcționează pentru tine. Dorim ca articolele noastre să fie mutate și nu șterse definitiv.
• Are deja un folder implicit, ceea ce este bine pentru mine. Dacă doriți să utilizați un folder diferit, faceți clic, răsfoiți.
• Verificați ștergerea definitivă doar dacă sunteți sigur că doriți cu adevărat să scăpați de aceste elemente, deoarece va ocoli folderul cu articole șterse.
• În cele din urmă, obținem opțiunea de a aplica aceste setări implicite la toate folderele. Acest lucru este important de înțeles făcând clic pe acest buton. Aceste setări implicite pe care tocmai le-am schimbat vor fi aplicate tuturor dosarelor dvs. În acest fel, nu trebuie să faceți modificări pentru fiecare folder în parte. Dacă aveți o mulțime de foldere pe care doriți să le arhivați în același mod, aceasta poate fi alegerea potrivită. Dar dacă doriți să aveți mai mult control asupra procesului, atunci nu utilizați acest buton.
• De exemplu, să presupunem că aveți mai multe foldere pe care doriți să le arhivați după trei luni, altele poate după șase luni, unele deloc. Pentru unii, poate doriți ca conținutul să fie șters după un anumit timp. Dacă acesta este cazul, este mai bine să aplicați setărilor la nivel de folder.
• Hai să facem asta. Nu voi face clic pe butonul se aplică tuturor, ci doar voi apăsa o tastă pentru setările de siguranță.

Setări de arhivare automată specifice folderului

• Să presupunem că doriți să definiți opțiuni specifice de arhivare pentru articolele trimise, doar faceți clic dreapta pe folder și selectați proprietăți, apoi accesați fila de arhivare automată.
• Veți vedea trei opțiuni. Nu arhivați acest folder, arhivați elementele conform setărilor implicite. Acestea sunt setările la care tocmai ne-am uitat. Când faceți clic pe setările implicite de arhivă, vă va duce înapoi la acea fereastră pentru setările specifice ale folderului selectate.
• A treia varianta. Să presupunem că vrem ca articolele trimise să fie mutate după trei luni, așa că voi schimba perioada de timp la trei luni. Un folder de arhivă implicit este bine pentru mine. Când ați terminat, faceți clic pe OK.

• Să setăm și opțiunile pentru elementele șterse. Nu vreau să arhivez toate elementele, dar vreau să fie șterse definitiv.
• Faceți clic dreapta pe folder, accesați setările implicite de arhivă și selectați din nou a treia opțiune, să spunem pentru elementele șterse. Vreau să fie curățate după patru luni și pentru că nu vreau să le mut, ci mai degrabă să le șterg, selectez ultima opțiune, șterge definitiv articolele vechi.

• Doar parcurgeți folderele pe care doriți să le arhivați și faceți modificările.
• Recunosc că începerea cu arhivarea automată în Outlook nu este cea mai intuitivă experiență, dar odată ce o configurați așa cum doriți, va funcționa în liniște în fundal, eliberând spațiu pentru dvs.

Faceți backup fișierelor PST Outlook

• Acum, să vorbim rapid despre backup. Indiferent dacă mergeți cu foldere personale, arhivare manuală sau automată, toate aceste soluții mută toate mesajele într-un fișier local de pe computer.
• Riscul este ca hard disk-urile să se defecteze și fișierele să fie corupte, așa că este foarte important să faceți backup pentru aceste fișiere pe un hard disk extern sau pe orice altă soluție de stocare. De aceea vă recomand să păstrați toate fișierele într-un singur loc. Acest lucru facilitează copierea lor de rezervă.

• Un ultim sfat. Văd adesea oameni care pun fișierele PST de arhivă pe o unitate de rețea a companiei pentru a le accesa direct cu perspectiva lor. Acum, știu că acest lucru poate fi tentant să profitați de o copie de rezervă centrală, dar nu faceți asta, conectarea la un PC prin rețea poate duce la performanțe slabe sau chiar la coruperea datelor. Microsoft afirmă, de asemenea, pe site-ul său web că aceasta este o configurație neacceptată.

Acestea sunt moduri diferite de a folosi e-mailul de arhivă pe Outlook pentru a vă curăța cutia poștală.

Acum vreau să vă predau:

Ce strategie din ghidul de astăzi veți încerca mai întâi? Sau poate ai o întrebare despre ceva despre care am tratat-o. Oricum, aș dori să aud de la tine. Așa că mergeți mai departe și lăsați un comentariu mai jos.