10 คุณลักษณะ Google ชีตที่ซ่อนอยู่ที่คุณไม่รู้ว่ามีอยู่จริง

หากคุณใช้ Google ชีตเป็นประจำ คุณอาจคุ้นเคยกับเครื่องมือที่คุณใช้บ่อยๆ อย่างไรก็ตาม มีคุณลักษณะมากมายของแอปพลิเคชันสเปรดชีตนี้ที่ไม่มีใครสังเกตเห็นและใช้งานน้อยเกินไป

ที่นี่ เราจะอธิบายคุณลักษณะเจ๋งๆ ของ Google ชีตที่อาจกลายเป็นรายการโปรดของคุณอย่างรวดเร็ว ไปที่Google ชีตลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ของคุณ และลองใช้อัญมณีที่ซ่อนอยู่เหล่านี้

สารบัญ

1. แยกข้อมูลจากชิปอัจฉริยะ

หากคุณใช้ประโยชน์จากชิปอัจฉริยะในแอปของ Googleคุณคงดีใจที่รู้ว่าคุณสามารถใช้ประโยชน์จากชิปเหล่านี้ได้มากขึ้น หลังจากที่คุณใส่ชิปอัจฉริยะแล้ว คุณสามารถดึงข้อมูลจากชิปนั้นมาวางในชีตของคุณได้ ซึ่งจะทำให้ชิปมีประโยชน์มากยิ่งขึ้น

ขณะนี้คุณสามารถดึงข้อมูลจากชิปอัจฉริยะ People, File และ Calendar Event ได้ ซึ่งรวมถึงชื่อและอีเมล เจ้าของและชื่อไฟล์ และสรุปและตำแหน่งที่ตั้ง

1. หลังจากที่คุณใส่ชิปอัจฉริยะแล้ว ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือชิปนั้น เลือกชิปนั้น หรือคลิกขวา จากนั้นเลือก การ ดึงข้อมูล

1. เมื่อแถบด้านข้างเปิดขึ้น ให้ใช้ แท็บ แยกเพื่อทำเครื่องหมายกล่องกาเครื่องหมายสำหรับรายการที่คุณต้องการแยก

1. ใช้ช่องแยกเพื่อป้อนหรือเลือกตำแหน่งแผ่นงานที่คุณต้องการข้อมูล

1. เลือกแยกข้อมูลแล้วคุณจะเห็นข้อมูลของคุณแสดงในตำแหน่งที่คุณเลือก

หากคุณต้องการรีเฟรชข้อมูลที่แยกออกมา คุณสามารถใช้แท็ บ รีเฟรชและจัดการในแถบด้านข้างได้

2. สร้างรหัส QR

รหัส QR เป็นวิธีที่ได้รับความนิยมในการแบ่งปันข้อมูล นำผู้คนไปยังเว็บไซต์ของคุณ และยังให้ส่วนลดอีกด้วย ด้วยการสร้างโค้ด QR ของคุณเองใน Google ชีตโดยไม่ต้องใช้ส่วนเสริมหรือเครื่องมือของบุคคลที่สาม คุณหรือผู้ทำงานร่วมกันจะดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

ในการสร้างโค้ด QR คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน IMAGE ของ Google ชีตและลิงก์ไปยัง URL รากของ Google: https://chart.googleapis.com/chart? .

ที่นี่ เราจะลิงก์ไปยังเว็บไซต์ในเซลล์ A1 โดยใช้สูตรด้านล่าง วางสูตรในเซลล์ที่คุณต้องการโค้ด QR

=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

ใช้อาร์กิวเมนต์ต่อไปนี้เพื่อสร้างสูตรของคุณ:

• อาร์กิวเมนต์ CHS : กำหนดขนาดของโค้ด QR เป็นพิกเซล (chs=500×500)
• อาร์กิวเมนต์ CHT : ระบุรหัส QR (cht=qr)
• อาร์กิวเมนต์ CHL : เลือกข้อมูล URL (chl=”&ENCODEURL(A1))

จากนั้นใช้ตัวดำเนินการเครื่องหมายและ (&) เพื่อเชื่อมต่ออาร์กิวเมนต์

เมื่อคุณเห็นโค้ดแล้ว คุณอาจต้องปรับขนาดแถวและ/หรือคอลัมน์เพื่อดูขนาดเต็ม จากนั้นสแกนโค้ด QRเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้ตามที่คุณคาดหวัง

คุณยังสามารถใช้อาร์กิวเมนต์เพิ่มเติมสำหรับการเข้ารหัสข้อมูลในลักษณะเฉพาะหรือกำหนดระดับการแก้ไขได้ หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อโต้แย้งเหล่านี้ โปรดดูหน้าอ้างอิง Google Charts Infographicsสำหรับโค้ด QR

3. แทรกรายการแบบเลื่อนลง

รายการแบบเลื่อนลงเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการป้อนข้อมูล โดยการเลือกรายการจากรายการ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณกำลังป้อนข้อมูลที่คุณต้องการและลดข้อผิดพลาดได้ในเวลาเดียวกัน

นับตั้งแต่เปิดตัวรายการแบบเลื่อนลงในชีตคุณลักษณะนี้ได้รับการปรับปรุงเพื่อให้คุณสร้างและจัดการรายการที่เป็นประโยชน์เหล่านี้ได้ง่ายขึ้น

1. แทรกรายการดรอปดาวน์โดยทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
2. เลือกแทรก > ดรอปดาวน์จากเมนู
3. คลิกขวาและเลือกแบบเลื่อนลง
4. พิมพ์ สัญลักษณ์ @ (At) และเลือกเมนูแบบเลื่อนลงในส่วนส่วนประกอบ

1. จากนั้นคุณจะเห็นแถบด้านข้างกฎการตรวจสอบข้อมูลเปิดอยู่ ป้อนตำแหน่งที่ตั้งสำหรับรายการใน กล่อง นำไปใช้กับช่วงและยืนยันว่า ได้เลือก ดรอปดาวน์ในเมนูดรอปดาวน์เกณฑ์

1. จากนั้น เพิ่มรายการของคุณใน กล่อง ตัวเลือกและเลือกสีสำหรับรายการเหล่านั้นทางด้านซ้าย

1. หากต้องการแสดงข้อความช่วยเหลือ ให้เลือกการดำเนินการสำหรับข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หรือเลือกรูปแบบการแสดงผล ให้ขยายส่วนตัวเลือกขั้นสูง

1. เมื่อคุณเสร็จสิ้น ให้เลือกเสร็จสิ้น จากนั้นใช้รายการแบบเลื่อนลงใหม่เพื่อป้อนข้อมูลในชีตของคุณ

4. ตรวจสอบที่อยู่อีเมล

เมื่อคุณมีสเปรดชีตที่มีที่อยู่อีเมล ไม่ว่าจะเป็น Gmail, Outlook หรืออย่างอื่น คุณอาจต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลเหล่านั้นถูกต้อง แม้ว่าชีตจะไม่แสดงให้คุณเห็นว่าที่อยู่นั้นถูกต้องหรือไม่ แต่ก็จะแสดงให้คุณเห็นว่าที่อยู่นั้นมีรูปแบบที่ถูกต้องด้วยสัญลักษณ์ @ (At) และโดเมนหรือไม่

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการตรวจสอบและไปที่ข้อมูล > การตรวจสอบข้อมูลในเมนู

1. เมื่อแถบด้านข้างกฎการตรวจสอบข้อมูลเปิดขึ้น ให้เลือกเพิ่มกฎยืนยันหรือปรับเซลล์ใน ช่อง นำไปใช้กับช่วงและเลือกข้อความเป็นอีเมลที่ถูกต้องในกล่องดรอปดาวน์เกณฑ์

1. เลือกตัวเลือกขั้นสูง เช่น การแสดงข้อความวิธีใช้ การแสดงคำเตือน หรือการปฏิเสธอินพุต เลือกเสร็จสิ้นเพื่อบันทึกและใช้กฎการตรวจสอบ

จากนั้นคุณสามารถทดสอบการตรวจสอบและตัวเลือกได้โดยการป้อนที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้อง

5. สร้างฟังก์ชันแบบกำหนดเอง

คุณเป็นแฟนตัวยงของการใช้ฟังก์ชันและสูตรใน Google ชีตหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นทำไมไม่สร้างของคุณเอง? เมื่อใช้คุณสมบัติฟังก์ชั่นแบบกำหนดเอง คุณสามารถตั้งค่าฟังก์ชั่นของคุณเองและนำมาใช้ใหม่ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

1. เลือกข้อมูล > ฟังก์ชันที่มีชื่อจากเมนู

1. ในแถบด้านข้างฟังก์ชันที่มีชื่อที่เปิดขึ้น ให้ใช้เพิ่มฟังก์ชันใหม่ที่ด้านล่างสุดเพื่อสร้างฟังก์ชันแบบกำหนดเองของคุณ คุณยังสามารถดูตัวอย่าง ชมการสาธิต หรือหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัตินี้ได้

1. ป้อนชื่อฟังก์ชัน คำอธิบาย และตัวแทนอาร์กิวเมนต์ (ไม่บังคับ) ป้อนสูตรที่คุณต้องการใช้เพื่อกำหนดฟังก์ชัน และเลือกถัดไป

1. ดูตัวอย่างฟังก์ชันและเลือกกลับเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงหรือสร้างเพื่อบันทึกฟังก์ชันใหม่ โปรดสังเกตว่าคุณสามารถเพิ่มอาร์กิวเมนต์เพิ่มเติมได้หากจำเป็น

1. จากนั้นคุณจะเห็นฟังก์ชันในรายการแถบด้านข้าง ใส่ลงในเซลล์ในแผ่นงานของคุณเพื่อทดสอบ

หากคุณต้องการแก้ไข ให้เปิดแถบด้านข้างฟังก์ชันที่มีชื่ออีกครั้ง เลือกจุดสามจุด ทางด้าน ขวาของฟังก์ชัน แล้วเลือกแก้ไข

6. ใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อกรองแผนภูมิ

แผนภูมิช่วยให้คุณแสดงข้อมูลได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ เมื่อใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูล คุณสามารถกรองข้อมูลที่แสดงในแผนภูมิได้ วิธีนี้สะดวกสำหรับการตรวจสอบส่วนเฉพาะของข้อมูลแผนภูมิเมื่อจำเป็น

ใส่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

หลังจากที่คุณแทรกแผนภูมิของคุณให้เลือกแผนภูมิแล้วไปที่ข้อมูล > เพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูลในเมนู

เมื่อแถบด้านข้างเปิดขึ้น ให้เปิด แท็บ ข้อมูลยืนยันช่วงข้อมูลที่ด้านบน จากนั้นเลือกคอลัมน์ที่จะใช้สำหรับตัวกรอง

คุณจะเห็นตัวแบ่งส่วนข้อมูลปรากฏเป็นสี่เหลี่ยมมุมมนสีดำ ซึ่งคุณสามารถย้ายหรือปรับขนาดได้ตามต้องการ

ใช้เครื่องตัด

เมื่อคุณมีตัวแบ่งส่วนข้อมูลแล้ว ให้เลือก ปุ่ม ตัวกรอง ทางด้านซ้ายหรือ ลูกศรแบบเลื่อนลงทางด้านขวา จากนั้นเลือกข้อมูลที่คุณต้องการดูในแผนภูมิซึ่งมีเครื่องหมายถูกอยู่ถัดจากรายการเหล่านั้น

เลือกตกลงแล้วคุณจะเห็นการอัปเดตแผนภูมิของคุณทันที

หากต้องการเปลี่ยนแผนภูมิของคุณกลับเป็น มุมมองดั้งเดิมที่แสดงข้อมูลทั้งหมด ให้เปิดตัวกรองแล้วเลือกเลือกทั้งหมด > ตกลง

7. คำนวณข้อมูลอย่างรวดเร็ว

บางครั้งคุณต้องการดูการคำนวณอย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเพิ่มสูตรลงในแผ่นงานของคุณ ใน Google ชีต คุณสามารถเลือกค่าแล้วเลือกการคำนวณเพื่อดูโดยไม่ต้องดำเนินการใดๆ เพิ่มเติม

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการคำนวณ จากนั้นดูที่มุมขวาล่างของแถวแท็บ คุณจะเห็นเมนูการคำนวณเป็นสีเขียวซึ่งมีผลรวมของข้อมูลของคุณ

1. เปิดเมนูนั้นแล้วเลือกการคำนวณที่คุณต้องการดำเนินการ คุณจะเห็นผลลัพธ์ใหม่ในเมนูนั้น

1. คุณยังสามารถเปิดเมนูเพื่อดูการคำนวณที่มีอยู่ทั้งหมดแบบเรียลไทม์ได้

หากคุณตัดสินใจที่จะรวมการคำนวณไว้ในแผ่นงานของคุณ ให้เลือกเซลล์และเลือกสำรวจทางด้านขวาของแท็บแผ่นงาน

เมื่อแถบด้านข้างเปิดขึ้น ให้ลากการคำนวณที่คุณต้องการใช้ไปยังเซลล์ในแผ่นงานของคุณ

8. สำรวจวิธีการนำเสนอข้อมูลของคุณ

บางทีคุณอาจมีข้อมูลในสเปรดชีตแต่ไม่แน่ใจว่าจะแสดงหรือวิเคราะห์วิธีที่ดีที่สุด ด้วยฟีเจอร์สำรวจ คุณสามารถดูวิธีต่างๆ ที่รวดเร็วในการนำเสนอข้อมูล ตรวจสอบรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูล และถามคำถาม

เลือกข้อมูลของคุณและเลือกสำรวจที่ด้านล่างขวา

เมื่อแถบด้านข้างสำรวจเปิดขึ้น คุณจะเห็นตัวเลือกสำหรับข้อมูลของคุณ พิมพ์คำถามในส่วนคำตอบ ใส่สีโดยใช้ส่วนการจัดรูปแบบ หรือแทรกแผนภูมิจากส่วนการวิเคราะห์

หลังจากเสร็จสิ้น เพียงใช้Xที่ด้านบนขวาของแถบด้านข้างเพื่อปิด

9. ขออนุมัติเอกสาร

หากคุณใช้บัญชี Google Workspace สำหรับธุรกิจหรือการศึกษา โปรดดูฟีเจอร์การอนุมัติ ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถขออนุมัติจากผู้อื่นและติดตามสิ่งที่ได้รับการอนุมัติและสิ่งที่ไม่ได้รับการอนุมัติ

ไปที่ไฟล์แล้วเลือกการอนุมัติ

เมื่อแถบด้านข้างการอนุมัติเปิดขึ้น ให้เลือกส่งคำขอ

ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้เพิ่มสิ่งที่คุณต้องการอนุมัติคำขอของคุณและข้อความเสริม คุณยังสามารถรวมวันครบกำหนด อนุญาตให้ผู้อนุมัติแก้ไขแผ่นงาน หรือล็อคไฟล์ก่อนที่จะส่งคำขอของคุณเพื่อขออนุมัติ เลือกส่งคำขอเมื่อคุณเสร็จสิ้น

หากคุณยังไม่ได้แชร์เอกสารกับผู้อนุมัติ ระบบจะขอให้คุณแชร์และมอบหมายสิทธิ์

จากนั้นคุณสามารถดูสถานะได้โดยกลับไปที่แถบด้านข้างการอนุมัติ

10. ตั้งค่ารูปแบบวันที่และเวลาที่กำหนดเอง

แม้ว่า Google ชีตจะมีวิธีต่างๆ มากมายในการจัดรูปแบบวันที่และเวลา แต่คุณอาจต้องการบางอย่างเป็นพิเศษ คุณสามารถสร้างรูปแบบวันที่และเวลาของคุณเองด้วยโครงสร้าง สี และสไตล์ที่คุณต้องการ

1. เลือกเซลล์ที่มีวันที่หรือเวลา และไปที่รูปแบบ > ตัวเลข > วันที่ และเวลา ที่กำหนด เอง หรือคุณสามารถเลือกตัวเลือกรูปแบบเพิ่มเติมในแถบเครื่องมือและเลือกวันที่ และเวลา ที่กำหนด เอง

1. เมื่อหน้าต่างเปิดขึ้น คุณจะเห็นรูปแบบปัจจุบันสำหรับวันที่และ/หรือเวลาของคุณ เลือกองค์ประกอบที่มีอยู่ที่ด้านบนเพื่อเปลี่ยนรูปแบบหรือลบออก

1. หากต้องการเพิ่มองค์ประกอบอื่น ให้เลือกลูกศรทางด้านขวาแล้วเลือกหนึ่งรายการจากรายการ จากนั้นคุณสามารถจัดรูปแบบองค์ประกอบนั้นได้โดยใช้ลูกศร

1. เมื่อคุณเสร็จสิ้น ให้เลือกนำไปใช้เพื่อใช้รูปแบบวันที่และเวลาแบบกำหนดเอง และคุณจะเห็นการอัปเดตแผ่นงานของคุณ

ด้วยคุณลักษณะของ Google ชีตเหล่านี้ คุณสามารถทำข้อมูลของคุณได้มากขึ้นไปอีก อย่าลืมลองอย่างน้อยหนึ่งรายการแล้วดูว่าอันไหนมีประโยชน์สำหรับคุณ

สำหรับบทแนะนำที่เกี่ยวข้อง ให้ดูวิธีค้นหารายการที่ซ้ำกันใน Google ชีตโดยใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข