如何將 Outlook 電子郵件儲存為 PDF 文件？

Outlook 是全球數百萬人使用的熱門電子郵件用戶端。雖然它是發送和接收電子郵件的絕佳工具，但它沒有用於將電子郵件另存為 PDF 的內建選項。這就是將 Outlook 電子郵件儲存為 PDF 文件工具發揮作用的地方。在這份綜合指南中，我們將引導您完成如何將 Outlook 電子郵件儲存為 PDF 的步驟，確保您的寶貴郵件保留且易於存取。無論您是經驗豐富的專業人士還是精通技術的愛好者，您都會發現本指南對於簡化電子郵件管理非常有價值。

如何將 Outlook 電子郵件儲存為 PDF？

為什麼將 Outlook 電子郵件儲存為 PDF？

在深入討論「操作方法」部分之前，我們先簡單探討原因。將Outlook 電子郵件另存為 PDF 具有幾個引人注目的優勢：

通用相容性： PDF 具有通用相容性，確保無論收件者使用何種裝置或軟體，您的電子郵件內容都可以存取。

保留格式： PDF 保留電子郵件的原始格式，包括字體、圖像和超鏈接，確保翻譯過程中不會丟失任何內容。

法律和合規性要求：許多行業和組織出於法律和合規性目的需要對電子郵件進行存檔。PDF 是一種可靠且被接受的格式。

輕鬆分享： PDF 易於分享，可以輕鬆地向同事或客戶發送重要電子郵件，而無需擔心相容性問題。

現在您已經了解了這些好處，讓我們繼續了解如何將 Outlook 電子郵件儲存為 PDF 的逐步指南。

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將 Outlook 電子郵件儲存為 PDF

方法 1：使用列印對話框

將 Outlook 電子郵件儲存為 PDF 的一種方法是使用列印對話方塊。為此，請按照下列步驟操作：

步驟 1：開啟要另存為 PDF 的 Outlook 電子郵件。

步驟 2：點選「檔案」標籤。

步驟 3：按一下「列印」。

步驟 4：在印表機下拉選單中，選擇Microsoft Print to PDF。

步驟 5：點選「列印」。

步驟 6：在「另存為」對話方塊中，選擇 PDF 檔案的位置和名稱。

第7步：按一下「儲存」。

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方法2：使用第三方PDF轉換器

如果您想要將多封 Outlook 電子郵件儲存為 PDF，或者需要對轉換過程進行更多控制，您可以使用第三方PDF 轉換器。有許多不同的 PDF 轉換器可供使用，有免費的也有付費的。雖然 Microsoft Outlook 可能不會提供直接的「另存為 PDF」功能，但有一個巧妙的解決方法可以讓您獲得相同的結果。您可以先將 Outlook 電子郵件儲存為 HTML 格式的文件，然後利用功能強大的 PDF 轉換器將該 HTML 電子郵件轉換為 PDF 格式。

針對此任務的一個出色解決方案是Systweak PDF Editor，它是一款強大且多功能的 PDF 軟體工具，可簡化將 Outlook 電子郵件轉換為 PDF 的過程。這款PDF 編輯器的多功能性使其脫穎而出。它不僅可以輕鬆地將 Outlook 電子郵件轉換為 PDF，還使您能夠將 Excel、Word、PowerPoint 等各種格式的附件轉換為 PDF。