如何在 Excel 中製作下拉列表：2023 年的 2 種最佳方法

要使數據輸入任務完美且快速，您必須學習如何在 Excel 中製作下拉列表。

Excel 是一個功能強大的數據輸入軟件。您可以將它用於個人和專業數據輸入需求，例如創建辦公用品清單、製作家居用品清單、為小型企業或家庭創建庫存等等。

在任何數據輸入工作中，您都必須輸入姓名、地址、數量、位置、價格等小數據。當有人審核此數據庫時，他們可能希望輸入評論，例如已審核、待審核、發現錯誤等。

如果您或您的員工開始手動執行此操作，則實現目標將需要數天時間。因此，您必須自動化您捕獲數據的 Excel 工作表。Excel 下拉列表命令是基本的自動化操作，無需學習 Excel 的 Visual Basic 編碼即可使用。繼續閱讀以了解如何在 Excel 中使用下拉列表製作列表。

Microsoft Excel 中的下拉列表是什麼？

如何在 Excel 中製作下拉列表

Excel 下拉列表是 Excel 應用程序的數據驗證工具。它要求您為下拉列表選擇一個範圍或數據列表。然後，只需對目標單元格或單元格範圍中的下拉列表應用數據驗證命令，即可獲得數據輸入建議。

下拉列表消除了數據輸入任務中的猜測。此外，當您使用 Excel 下拉列表功能時，您將犯零錯別字和其他錯誤。它也是 Microsft Excel 上使用最廣泛的數據輸入自動化工具。

什麼時候可以使用下拉列表？

以下是您可以應用此數據驗證命令的一些場景：

• 您正在 Excel 上創建一個數據庫，並且您需要數據輸入操作員輸入您需要的數據，而不是垃圾數據。
• 您希望數據輸入操作員在 Excel 工作表中輸入信息時僅使用分類數據。
• 您正在 Excel 上創建免費的聯機或脫機表單，並且您希望用戶輸入僅在表單中可用的數據，而不是其他任何內容。
• 您的數據庫包括重複的姓名、電話號碼、地址等。此外，您還可以根據這些數據支付賬單或發票。因此，準確性對於該項目非常關鍵。在這種情況下，您必須在 Excel 中使用下拉列表。
• 您正在為家庭用品創建一個 Excel 工作表，並且您希望家庭成員僅從允許的項目列表中進行輸入。
• 您的數據輸入團隊非常喜歡使用鍵盤快捷鍵，為此，Excel 下拉列表提供了無與倫比的便利。
• 您正在製作辦公用品或採購請求數據庫，並且只希望員工為預先批准的文具、IT 硬件或配件創建採購請求。

如何在 Excel 中製作下拉列表：使用數據范圍

有兩種方法可以在 Excel 中使用下拉箭頭製作列表。一個使用預配置的數據范圍，另一個手動輸入選項。在下面找到 Excel 中自動化程度最高的下拉菜單的步驟：

• 在 Excel 中創建一個新的 Worksheet 並將其命名為Database。
• 現在，根據類型或您喜歡的任何其他名稱在單元格A1中創建一個列標題。例如，我在本教程中為下拉菜單列表提供了一個列標題IT Hardware。
• 現在，從其他地方復制粘貼數據或手動輸入以在下拉菜單中使用您想要的項目填充列標題下方的單元格。
• 我正在輸入 IT 設備購買請求選項，例如顯示器、揚聲器、RAM、CPU、PC 機箱、GPU、PSU 等。

到目前為止，您已經成功創建了數據庫，Excel 數據驗證命令將從中顯示下拉列表選項或選項。現在，讓我們按照此處提到的步驟創建實際的下拉列表：

• 在 Excel 中選擇要在其中創建下拉列表的單元格。
• 現在，單擊Excel 功能區菜單上的數據選項卡。
• 在“數據工具”命令部分中，單擊“數據驗證”下拉箭頭。
• 將打開一個上下文菜單，其中包含幾個選項。選擇數據驗證。
• 現在，您應該會在要為 Excel 添加下拉列表的工作表上看到數據驗證命令工具。
• 它包含三個選項卡。這些是輸入消息、設置和錯誤警報。
• 單擊設置。
• 在驗證條件選項下，單擊允許菜單下方的下拉列表。
• 從下拉列表中選擇列表。
• 默認情況下，應選中單元內下拉菜單和忽略空白複選標記。如果沒有，請檢查它們。
• 單擊源字段中的向上箭頭。數據驗證對話框現在將最小化為帶有空白字段的細條。
• 轉到數據庫工作表並在 Excel 下拉列表中選擇單元格範圍。
• 選擇最後一項下方的一些空白單元格。它將幫助您擴展列表而無需再次編輯源代碼。
• Excel 將自動填充下拉列表的源數據。您只需單擊細數據驗證欄上的向下箭頭。
• 您現在應該再次看到展開的數據驗證對話框。但是，這一次，您會在源字段中看到一個源數據范圍。
• 只需單擊“確定”，一切就緒。

恭喜！您已經在 Excel 中創建了第一個下拉列表。現在，只需將其複製到您需要在員工或任何其他用戶在數據輸入表中填寫數據時顯示相同項目的任何地方。

您可能希望鎖定數據庫工作表，以便任何人都無法對數據輸入工作表的下拉列表中的選項列表進行任何更改。按照以下快速步驟來保護列表項：

• 選擇您需要鎖定的單元格範圍。
• 單擊鼠標右鍵，然後選擇“設置單元格格式”。
• 轉到“保護”選項卡並選中“鎖定”選項。
• 單擊確定應用單元格格式更改。
• 現在，轉到Excel 功能區上的審閱選項卡。
• 選擇保護工作表圖標。
• 在“保護工作表”對話框中，在空白字段中輸入密碼。
• 重新輸入密碼，Excel 將永久鎖定工作表。

從現在開始，沒有人可以更改下拉菜單列表項。

如何在 Excel 中製作下拉列表：使用列表項

如果您想要一個簡短的下拉菜單，如是/否、已審核/未審核、已分配/未完成、完成/未完成等，您可以使用手動列表而不是數據范圍方法。它節省了時間。以下是如何使用列表項在 Excel 中創建下拉列表：

• 單擊一個單元格以填充下拉菜單。
• 從功能區菜單的數據選項卡中選擇數據驗證。
• 在“允許”菜單下，單擊“列表”。
• 現在，只需在源字段中鍵入項目列表。
• 確保用逗號分隔每個項目。
• 單擊“確定”應用下拉列表。

這是在 Excel 中創建簡單下拉列表的最簡單、最快速的方法。但是，當您大量使用下拉列表時，第一種方法更可靠。

如何在 Excel 中製作下拉列表：顯示輸入消息

一個空的下拉列表可能對數據輸入操作員來說意義不大。您需要添加特定的說明，這樣他們就不會犯任何錯誤。在 Excel 中向下拉列表添加說明消息的方法如下：

• 單擊包含活動數據驗證命令的任何單元格。
• 現在，轉到“數據”選項卡 > “數據驗證” > 單擊“數據驗證”。
• 在“數據驗證”對話框中，單擊“輸入消息”選項卡。
• 為標題鍵入一個小文本，然後在輸入消息字段中鍵入詳細消息。
• 單擊“確定”應用更改。

現在，每當用戶選擇帶有活動下拉列表數據驗證命令的單元格時，他們都會看到一條消息，說明如何使用下拉列表中的項目填充單元格。

如何在 Excel 中製作下拉列表：顯示錯誤警報

如果有人在使用 Excel 數據輸入表上的下拉列表時出錯，您也可以顯示一條錯誤消息。這將確保用戶採取措施解決錯誤而不是跳過單元格。以下是激活顯示錯誤警報的步驟：

• 按照前面提到的步驟進行操作，直到出現“數據驗證”對話框。
• 現在，選擇錯誤警報選項卡。
• 從三個選項中選擇錯誤樣式：停止、警告和信息。
• 然後，輸入錯誤警報標題的簡短文本。
• 現在，在錯誤消息字段中輸入詳細消息。

做得好！激活顯示錯誤警報後，如果有人鍵入 Excel 下拉列表中提到的項目以外的任何內容，工作表將顯示錯誤對話框。

Excel 中的下拉列表：結語

現在您知道瞭如何使用兩種不同的方法在 Excel 中使用下拉列表製作列表。您可以嘗試製作 Excel 下拉列表和創建數據輸入表單的方法來幫助您的員工。

您還可以使用 Excel 中的下拉列表為雜貨、硬件、服裝、公用事業等創建直觀的家庭用品列表。

如果您知道另一種在 Excel 中製作下拉列表的好方法，請不要忘記在下面發表評論。

接下來，學習 取消隱藏 Excel 中的行或列 以及 任何年份的一些 Excel 日曆模板。