نصائح بسيطة لكنها فعالة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

كل واحد منا يتلقى عشرات من رسائل البريد الإلكتروني. من المديرين إلى موظفيهم ، والزملاء ، والرسائل الإخبارية من مختلف الخدمات التي اشتركت فيها ، وما لا!

غربلة بيانات البريد الإلكتروني الضخمة هذه مضيعة للوقت والطاقة. لماذا لا تعيد تقييم كيفية إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل فعال.

هل تعلم أنه يمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ببعض الحيل البسيطة؟

• تخلص من القمامة

لنفترض أنك تتلقى ما معدله مائة رسالة بريد إلكتروني يوميًا ، نصفها فقط مهم والباقي "غير هام". إذا كنت تواجه حالات متكررة من رسائل البريد العشوائي / غير المرغوب فيه ، فاستخدم الملفات غير المرغوب فيها لالتقاط معظم الرسائل العشوائية ومسحها ضوئيًا مرتين في اليوم ، للتخلص من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها. سيقلل ثلاثين بالمائة من البريد غير الهام من صندوق الوارد الخاص بك.

راجع أيضًا:  كيفية استخدام "مساعد خارج المكتب" في Outlook 2016 و 2013 و 2010 و 365

• قم بإعداد المجلدات الذكية

عند فتح صندوق الوارد الخاص بك ، ستلاحظ أن ربع رسائل البريد الإلكتروني عبارة عن عروض خاصة أو عروض خصم أو نكات مُعاد توجيهها أو إشعار إعلاني. في الأساس ، مواد التسويق عبر البريد الإلكتروني. إنها خدعة مبيعات لجذب المزيد من العملاء. لذلك ، رتب أولويات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في الفئات الفرعية للحفاظ على البريد الوارد منظمًا. سيكون من السهل العثور على رسائل البريد الإلكتروني في حالات الطوارئ أو حذف رسائل البريد الإلكتروني المتعددة معًا.

• قم بإيقاف تشغيل جميع إشعارات البريد الإلكتروني

البريد الإلكتروني ليس وسيلة اتصال فورية. نحن نستخدم الهواتف المحمولة والرسائل الفورية لذلك. البريد الإلكتروني مفيد للشركات التي لا تحتاج فيها إلى استجابة فورية. لذا ، لا تسمح للآخرين بإعاقة عملك. تنبيهات وصافرات البريد الإلكتروني تقاطع تركيزك ، وقد تشتت انتباهك في الاجتماعات والمحادثات. قم بإيقاف تشغيل اهتزاز الهاتف أو الرنين المسموع لكل بريد إلكتروني جديد.

• إلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني الترويجية غير المرغوب فيها

لن ترغب أبدًا في قراءة جميع رسائل البريد الإلكتروني الإعلانية والترويجية. إلغاء الاشتراك من غير الضرورية. إنها عملية سهلة وسريعة. لإلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية التي لا تريدها ، قم بتسجيل الدخول إلى حساب البريد الإلكتروني الخاص بك وابحث عن "إلغاء الاشتراك" في رسائل البريد التي سئمت منها. راجع نتائج البحث وحدد البريد الإلكتروني الذي تريد المتابعة معه. يمكنك أيضًا زيارة www.unroll.me وإلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية التي تريد حذفها . سينظم البريد الوارد بفئات ومجلدات مختلفة.

• حدد  وقتك لقراءة البريد الإلكتروني والرد عليه

يؤدي تلقي تنبيه أو إشعار إلى عدم تركيزك على مسؤولياتك. على الرغم من أن النظر في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في الوقت المحدد سيساعدك في المساعدة العاجلة وكذلك لمساعدتك في الحفاظ على التقويم الخاص بك وتحديثه حول الاجتماعات.
يمكنك أيضًا صياغة بريدك الإلكتروني لأي طارئ عن طريق تحديث رقم الاتصال الخاص بك وتوفير الوقت المناسب للوصول إليك. بسبب عبء العمل الثقيل ، يمكنك أيضًا التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كل ساعة لمدة عشر إلى خمس عشرة دقيقة أو التحقق من بريدك الإلكتروني 3-4 مرات في اليوم ، كما هو الحال في الصباح بعد الظهر وفي المساء.

اقرأ أيضًا:  كيفية إعداد البريد الإلكتروني في تطبيق Outlook for Android

• فرز رسائل البريد الإلكتروني حسب الفئة

عندما تتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني معًا ، قد تنسى الانتباه إلى رسائل البريد الإلكتروني المهمة أو في بعض الأحيان قد تحذفها عن طريق الخطأ دون قراءتها. يحدث ذلك عندما تتلقى جميع رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك ولا توجد مجلدات وفئات متاحة لوضع البريد الإلكتروني في المجلدات المعنية. في بعض الأحيان عندما تحذف البريد غير الهام من صندوق الوارد الخاص بك ، ينتهي بك الأمر بحذف رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل. ومع ذلك ، يمكنك استعادتها من المهملات ولكن في بعض الأحيان لا تعرف ما إذا كنت قد فعلت ذلك!

قد يعجبك أيضًا:  كيفية استخدام Outlook مع Gmail

كل شخص لديه طريقته الخاصة في التعامل مع الأشياء الخاصة بهم. هذا مجرد اقتراح حول كيفية إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل فعال وكيف يمكنك تقديمه بطريقة بسيطة. ومع ذلك ، يمكنك العثور على نظام يناسبك.