So teilen Sie ein Word-Dokument oder arbeiten mit anderen daran zusammen

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, mit anderen an einem Word-Dokument zusammenzuarbeiten? Wenn ja, können Sie dies ganz einfach in Word selbst tun. Die Funktion gibt es seit einigen Versionen von Office und sie funktioniert auch dann, wenn die empfangende Partei Word nicht auf ihrem System installiert hat.

Beachten Sie, dass Sie Ihre Dokumente in der Cloud speichern müssen, um mit der Dokumentenfreigabe in Word zu beginnen. Nicht alle Ihre Dokumente, aber zumindest das, das geteilt werden soll. Das bedeutet, dass Sie zuerst ein OneDrive-Konto einrichten und sich dann in Word bei Ihrem Microsoft-Konto anmelden müssen.

Teilen Sie Word-Doc

Sobald Sie OneDrive in Word ordnungsgemäß eingerichtet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen oben rechts auf dem Bildschirm.

Dies öffnet ein Fenster auf der rechten Seite des Bildschirms. Wenn das Dokument noch nicht in der Cloud gespeichert wurde, müssen Sie auf die Schaltfläche In Cloud speichern klicken.

Dadurch wird das Dialogfeld Speichern unter angezeigt , das bereits auf OneDrive eingestellt sein sollte. Geben Sie Ihrer Datei einen Namen und speichern Sie sie.

Sobald es gespeichert und in die Cloud hochgeladen wurde, kehren Sie zum Dialogfeld „Teilen“ zurück und Sie können nun Personen zum Beitritt einladen. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, wählen Sie aus, ob sie bearbeitet oder nur angezeigt werden kann, und fügen Sie dann eine optionale Nachricht hinzu.

Auf der Empfängerseite wird eine E-Mail eintreffen, die einen Link zu dem Dokument enthält, das im OneDrive-Konto des Absenders gespeichert ist:

Wenn der Benutzer auf den Link klickt, gelangt er zu einer Browserversion von Word namens Word Online, wo das Dokument bearbeitet werden kann.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Im Browser bearbeiten und Sie erhalten die vertraute Ribbon-Oberfläche des Desktop-Word-Programms. Der Benutzer kann das Dokument bearbeiten, ohne dass Word installiert sein muss oder ein OneDrive-Konto vorhanden sein muss.

Das Dokument wird automatisch gespeichert, sodass sich der Benutzer nicht darum kümmern muss, das Dokument selbst zu speichern. Auf Ihrer Seite wird eine Meldung angezeigt, die besagt, dass andere Personen das Dokument bearbeiten, und fragt, ob Sie Änderungen automatisch freigeben möchten, sobald sie auftreten. Ich empfehle, hier auf Ja zu klicken.

Beachten Sie, dass Sie die Änderungen anderer Benutzer erst sehen, wenn Sie das Dokument speichern. Wenn Sie auf Datei klicken, sehen Sie auf der Registerkarte Info eine neue Meldung mit der Aufschrift Dokumentaktualisierungen verfügbar .

Fahren Sie fort und speichern Sie Ihr Dokument und Sie erhalten eine weitere Meldung, die erklärt, dass neue Änderungen, die von anderen vorgenommen wurden, mit einem grünen Overlay angezeigt werden.

Klicken Sie auf OK und durchsuchen Sie Ihr Dokument. Alles in Grün ist das, was von jemand anderem geändert oder hinzugefügt wurde. Wenn in meinen Tests jemand etwas aus dem Dokument gelöscht hat, wurde nichts grün angezeigt.

Beachten Sie, dass nach dem Speichern des Dokuments die grüne Hervorhebung verschwindet, bis neue Änderungen vorgenommen werden. Wenn Sie nachverfolgen möchten, welche Änderungen vorgenommen werden, sollten Sie Änderungen nachverfolgen für das Dokument aktivieren, bevor Sie es freigeben, da es sonst schwer zu erkennen ist, was vor sich geht, insbesondere wenn mehrere Personen das Dokument bearbeiten.

Oben habe ich „Änderungen nachverfolgen“  auf der Registerkarte „Überprüfen“ aktiviert , und jetzt habe ich zusätzlich zu dem grün hervorgehobenen Text auch die roten vertikalen Balken in der linken Spalte. Da Löschungen nicht grün angezeigt werden, können Sie sie nur sehen, indem Sie Änderungen nachverfolgen. Klicken Sie auf die rote Linie und es wird Ihnen der gelöschte Inhalt durchgestrichen angezeigt.

Insgesamt ist Word ein großartiges Tool, um in Echtzeit mit mehreren Autoren oder Redakteuren zusammenzuarbeiten, und der Synchronisierungsaspekt funktioniert sehr gut. Eine Funktion, die mir aufgefallen ist, ist, dass, wenn jemand anderes einen bestimmten Absatz bearbeitet, andere daran gehindert werden, diesen Abschnitt zu bearbeiten, bis die erste Person fertig ist. Dadurch wird sichergestellt, dass Personen nicht dieselben Abschnitte gleichzeitig überschreiben. Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie nicht zu kommentieren. Genießen!