Eine Anleitung zum Starten mit Zoom Breakout Rooms

Zoom ist eine Webkonferenz-App für Video- und/oder Audiokonferenzen und außerdem eines der besten Kollaborationstools für Remote-Teams . Mit der App können Sie unbegrenzt Meetings abhalten, unbegrenzt telefonieren und Ihre Anrufe oder Meetings aufzeichnen .

Eine der weniger bekannten Funktionen in Zoom, die Sie in Microsoft Teams oder Google Meet nicht finden, sind die Zoom Breakout Rooms. Die Breakout-Räume funktionieren wie Breakout-Gruppen in einem physischen Seminar oder Workshop, indem Sie es Ihnen ermöglichen, Ihr Zoom-Meeting in separate Sitzungen aufzuteilen.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch den Prozess der Einrichtung von Zoom Breakout Rooms, damit Sie die Funktion in ihrer Gesamtheit verstehen.

Was ist ein Zoom Breakout Room?

Zoom-Breakout-Räume sind separate Schnittstellen, die der Host des Zoom-Meetings manuell oder automatisch erstellt, um mehr Meetings in einer Sitzung unterzubringen.  

Wenn Sie beispielsweise ein nationales Delegiertentreffen auf Zoom veranstalten, können Sie Breakout-Räume für verschiedene Provinzen oder Landkreise erstellen. Sie können die Delegierten basierend auf dem Landkreis oder der Provinz, die sie vertreten, in mehrere kleinere Gruppen verschieben.

Ein Meeting-Gastgeber kann bis zu 50 Breakout-Sitzungen im zentralen Zoom-Meetingraum erstellen. Benutzer können von jedem kompatiblen Gerät oder den wichtigsten Plattformen, einschließlich Windows, Mac, Linux, Android und iOS , an Zoom-Meetings und Breakout-Räumen teilnehmen.

Bevor Sie einem Breakout-Raum beitreten, überprüfen Sie, ob Sie ein Gerät verwenden, das mit der Zoom-Software kompatibel ist, und ob ein Breakout-Raum in Ihren Einstellungen aktiviert ist.

So richten Sie einen Zoom Breakout Room ein

1. Um einen Breakout-Raum in Zoom zu starten, melden Sie sich bei Zoom an.

1. Klicken Sie im linken Bereich im Abschnitt Persönlich auf Einstellungen .

1. Gehen Sie auf der rechten Seite unter der Registerkarte „Meeting “ zu „In Meeting (Erweitert)“ .

1. Klicken Sie auf die Option Arbeitsraum und vergewissern Sie sich, dass sie aktiviert ist. Wenn es deaktiviert ist, schalten Sie den Schalter um, um es zu aktivieren.

1. Wenn Sie Teilnehmern vorab Breakout-Räume zuweisen möchten, klicken Sie für diese Option auf das Kontrollkästchen  Host darf Teilnehmern beim Planen Teilnehmer zu Breakout-Räumen zuweisen .

1. Um Breakout-Räume für Mitglieder einer bestimmten Gruppe zu aktivieren, melden Sie sich als Administrator bei Zoom an und klicken Sie im Navigationsmenü auf Benutzerverwaltung > Gruppenverwaltung .

1. Klicken Sie auf den Gruppennamen und tippen oder klicken Sie dann auf Einstellungen . Überprüfen Sie auf der Registerkarte „Meeting“ , ob die Option „Arbeitsraum“ aktiviert ist. Sie können Meeting-Gastgebern auch erlauben, Teilnehmer vorab Breakout-Räumen zuzuweisen.  

Hinweis : Sie können die Breakout-Räume-Funktion für Ihren eigenen Gebrauch aktivieren, indem Sie dieselben Schritte wie oben ausführen. Wenn die Option „Arbeitsraum“ jedoch ausgegraut ist, ist sie wahrscheinlich auf Konto- oder Gruppenebene gesperrt. In diesem Fall müssen Sie sich für weitere Unterstützung an Ihren Zoom-Administrator wenden.

So erstellen und verwalten Sie einen Zoom Breakout Room

Sobald die Zoom-Breakout-Room-Option aktiviert ist, können Sie die Räume verwalten und den Breakout-Räumen vorab Teilnehmer zuweisen.

Hinweis : Nur der Host des Zoom-Meetings kann Teilnehmern Breakout-Räume zuweisen. Wenn Sie ein Co-Gastgeber sind, können Sie nur einem Breakout-Raum beitreten und ihn verlassen, dem der Gastgeber Sie zugewiesen hat. Ein Gastgeber kann bis zu 50 Breakout-Räume mit bis zu 200 Teilnehmern erstellen, die den Räumen vorab zugewiesen sind. 

Die Anzahl der Teilnehmer pro Raum ist jedoch auf die Kapazität des Meetings, die Anzahl der erstellten Breakout Rooms und darauf beschränkt, ob die Teilnehmer vorab zugewiesen oder während des Meetings zugewiesen werden.

So erstellen Sie einen Zoom Breakout Room unter Windows/Mac

1. Starten Sie ein Zoom-Meeting – sofort oder geplant – und klicken Sie auf Breakout-Räume .

1. Wählen Sie die Anzahl der Räume, die Sie erstellen möchten, und wie Sie die Teilnehmer den Räumen zuweisen möchten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Teilnehmer automatisch zuzuweisen , teilt Zoom sie gleichmäßig auf jeden Raum auf. Wenn Sie sich für die manuelle Methode entscheiden, haben Sie mehr Kontrolle darüber, welchen Teilnehmer Sie in welchen Raum betreten möchten.

1. Klicken Sie auf Breakout-Räume erstellen .

1. Die Breakout Rooms werden erstellt, aber nicht sofort gestartet. Sie können die Räume verwalten, bevor sie beginnen, indem Sie auf Optionen klicken , um weitere Breakout-Room-Optionen anzuzeigen. Wählen Sie die Optionen aus, die Sie für die Breakout-Räume verwenden möchten:

• Verschieben Sie alle Teilnehmer automatisch in Breakout-Räume.
• Ermöglichen Sie den Teilnehmern, jederzeit zur Hauptsitzung zurückzukehren.
• Breakout Rooms schließen automatisch nach x Minuten.
• Benachrichtigen Sie mich, wenn die Zeit abgelaufen ist.
• Countdown nach dem Schließen von Breakout Rooms.

1. Klicken Sie auf Alle Räume öffnen , um die Arbeitsräume zu starten.

1. Wenn Sie die manuelle Methode zum Zuweisen von Teilnehmern zu Arbeitsräumen ausgewählt haben, klicken Sie neben dem Raum, dem Sie sie zuweisen möchten, auf Zuweisen .

1. Wählen Sie die Teilnehmer aus, die Sie diesem Raum zuweisen möchten, und wiederholen Sie die Aktion dann für jeden von Ihnen erstellten Breakout-Raum. Nachdem Sie einen Teilnehmer zugewiesen haben, wird die Schaltfläche „Zuweisen“ durch die Anzahl der Teilnehmer im Raum ersetzt.

Nachdem Sie den Breakout-Räumen Teilnehmer zugewiesen haben, können Sie die Teilnehmer neu anordnen. Alle Teilnehmer, die keinem Raum zugewiesen wurden, bleiben in der größeren Besprechung, sobald die Räume beginnen. Sie können auch Teilnehmer zwischen Räumen verschieben oder austauschen, Räume neu erstellen, neue Breakout-Räume hinzufügen oder die Räume löschen.

Hinweis : Jeder Teilnehmer erhält eine Aufforderung, dem Breakout-Raum beizutreten, und sobald alle in ihre jeweiligen Breakout-Räume umgezogen sind, bleibt der Gastgeber im Hauptmeeting. Wenn Sie der Gastgeber sind, können Sie jedem Breakout-Raum, der gerade bearbeitet wird, manuell beitreten oder ihn verlassen.

1. Ein Gastgeber kann Räume auch nach einem 60-Sekunden-Countdown beenden, indem er auf Alle Räume schließen klickt .

1. Sie (Gastgeber) können auch eine Nachricht an alle Breakout-Räume senden, um weitere Informationen oder Zeitwarnungen zu teilen, während die Räume in Bearbeitung sind. Um eine Nachricht zu senden, gehen Sie zu Meeting Controls und klicken Sie auf das Symbol Breakout Rooms .
2. Klicken Sie auf Eine Nachricht an alle senden .

1. Klicken Sie auf die blaue Broadcast- Schaltfläche. Die Nachricht wird allen Teilnehmern in ihren jeweiligen Breakout-Räumen angezeigt.

So weisen Sie Teilnehmern vorab Breakout-Räume zu

Als Gastgeber eines Zoom-Meetings können Sie Teilnehmer vorab Breakout-Räumen zuweisen, während Sie das Meeting planen.

Hinweis : Die Teilnehmer müssen sich bei ihren Zoom-Konten anmelden, um vorab einem Breakout-Raum zugewiesen zu werden. Teilnehmer, die über den Web-Client beitreten, werden keinem Breakout-Raum vorab zugewiesen. Wenn Sie die Registrierung für das Zoom-Meeting aktiviert haben und externe Teilnehmer für das Meeting registriert sind, können Sie sie während des Meetings Breakout-Räumen zuweisen.

Sie können das Webportal oder eine CSV-Datei verwenden, um Teilnehmer vorab Breakout-Räumen in Zoom zuzuweisen.

So verwenden Sie das Webportal, um Personen vorab Zoom-Breakout-Räumen zuzuweisen

1. Melden Sie sich beim Zoom-Webportal an, klicken Sie auf Meetings und planen Sie ein Meeting.

1. Wählen Sie unter Meeting-Optionen die Option Vorabzuweisung des Breakout-Raums aus .

1. Klicken Sie auf Räume erstellen .

1. Klicken Sie im Popup-Fenster auf das Plus- Symbol neben Räume , um einen Raum hinzuzufügen.

1. Wenn Sie einen Arbeitsraum umbenennen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Raums und klicken Sie auf das Stiftsymbol . Suchen Sie im Textfeld Teilnehmer hinzufügen anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse nach Teilnehmern und fügen Sie sie dem Arbeitsraum hinzu. Sie können interne Benutzer mit demselben Konto hinzufügen, die Reihenfolge der Teilnehmer im Raum ändern, Teilnehmer verschieben oder entfernen und einen Breakout-Raum löschen.

1. Klicken Sie auf Speichern .

So verwenden Sie eine CSV-Datei, um Personen vorab Zoom-Breakout-Räumen zuzuweisen

1. Melden Sie sich beim Zoom-Webportal an, klicken Sie auf Meetings und planen Sie ein Meeting. 
2. Wählen Sie im Abschnitt „Meeting-Optionen“ die Option „Arbeitsraum vorab zuweisen“ und klicken Sie auf „ Aus CSV importieren“ .

1. Laden Sie eine Beispiel-CSV-Datei herunter , die Sie ausfüllen können, indem Sie auf die Download- Option klicken.

1. Öffnen Sie die CSV-Datei und füllen Sie die Spalte „Raumname vorab zuweisen“ mit dem Namen des Breakout-Räums aus. Die Spalte E-Mail-Adresse enthält die E-Mail-Adressen der zugewiesenen Teilnehmer.

1. Speicher die Datei. Ziehen Sie es per Drag-and-Drop in das Zoom-Webportal, und Zoom überprüft, ob die E-Mail-Adresse ein Zoom-Konto hat.
2. Sie können die Zuweisungen, die Sie Breakout-Räumen bereits vorab zugewiesen haben, bearbeiten, bevor Sie mit dem Meeting beginnen. Melden Sie sich beim Zoom-Webportal an, klicken Sie auf Meetings und wählen Sie das Meeting aus, das Sie bearbeiten möchten.

1. Klicken Sie im Abschnitt „Arbeitsraum“ auf Details anzeigen .

1. Bearbeiten Sie die Arbeitsräume nach Ihren Wünschen und klicken Sie dann auf Speichern .

1. Starten Sie das Meeting mit Teilnehmern, denen Breakout-Räume vorab zugewiesen wurden, indem Sie zu den Meeting-Steuerelementen gehen und auf Breakout-Räume klicken. Klicken Sie auf Alle Räume öffnen , um die Arbeitsräume zu starten.

Hinweis : Sie können Teilnehmer manuell zuweisen, indem Sie die Steuerelemente für Breakout-Räume im Meeting verwenden, die oben im Abschnitt So erstellen und verwalten Sie einen Zoom-Breakout-Raum erwähnt werden . Sie können auch eine Whiteboard-Sitzung in Arbeitsräumen starten und Teilnehmer zum Anzeigen und Kommentieren einladen.

Organisieren Sie mühelos Gruppenmeetings

Zoom Breakout Rooms ist ein kostenloser Dienst von Zoom, der für mehrere Anwendungsfälle geeignet ist, insbesondere wenn ein Meeting viele Teilnehmer hat. Zu solchen Treffen gehören Fokusgruppen, Klassentreffen für verschiedene Klassen oder Abteilungstreffen.

Haben Sie ein Zoom-Meeting veranstaltet und die Zoom Breakout Rooms-Funktion verwendet? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren.