8 grundlegende Technologie-Workplace-Hacks

E-Mails, Anrufe und Aufgaben, die an einem Tag erledigt werden müssen, scheinen nie ein Ende zu nehmen. Es ist praktisch unmöglich, ohne ein wenig Hilfe den Überblick zu behalten. Wir haben eine Liste mit 8 grundlegenden Hacks für den Arbeitsplatz erstellt, die sich auf Technologie konzentrieren, um die Produktivität zu steigern und gleichzeitig Ihren Verstand zu bewahren.

1. Stellen Sie Ihr Telefon auf "Nicht stören" ein

Fast jeder hat den Instinkt, sofort auf sein Telefon zu schauen, wenn er das Vibrieren in der Tasche spürt oder das leise Klingeln seines Telefons hört. Durch einfaches Einstellen Ihres Telefons auf „Bitte nicht stören“ während der wichtigsten Teile Ihres Tages können Sie unnötige Ablenkungen vermeiden.

Die Chancen stehen gut, was immer es war, kann warten.

2. Verwenden Sie 'Voice to Text' zum Diktieren

Nur wenige Menschen können so schnell tippen, wie sie sprechen können. Durch den Einsatz von Software wie Dragon oder Watson von IBM können Sie Aufgaben viel effizienter erledigen.

Derzeit sind mehrere Versionen verfügbar. Selbst wenn Sie in einer Branche tätig sind, in der es viele spezifische Fachsprachen oder Fachjargon gibt, wie die Medizin, können Sie immer noch eine finden, die jedes Wort erkennt, das Sie sagen.

3. Verwenden Sie Blaulichtfilter oder Brillen

Dieser Hack kann lebensrettend sein. Immer mehr  Studien  zeigen, dass die Zeit, die Menschen vor blauen Licht emittierenden Quellen verbringen, negative Auswirkungen haben kann. Diese können von Kopfschmerzen und Augenbelastung bis hin zu Schlafproblemen reichen.

Blaulichtbrillen oder Monitorfilter können helfen, diese Probleme mit minimalen Kosten zu lindern.

4. Verwenden Sie Online-Konferenzanrufprogramme

Programme wie Slack und Whatsapp können die Produktivität eines Teams enorm steigern. Sie bieten die Möglichkeit, immer verbunden zu sein. Jetzt müssen Sie nicht mehr auf eine Antwort-E-Mail warten. Sie können einzelne Gruppen so einrichten, dass sie nur die erforderlichen Teammitglieder enthalten. Da es Desktop- und mobile Anwendungen gibt, können Sie Meetings einrichten, unabhängig davon, wo sich Ihr Team gerade befindet.

Wenn ein Videoanruf benötigt wird, gibt es eine Fülle von Optionen, darunter MS Team, Zooom oder Skype for Business. All dies bietet einfach zu verwendende Formate, damit Ihr Team zusammenarbeiten kann.

5. Outlook-Kalender teilen

Dieser Hack ist wahrscheinlich einer der am leichtesten zu übersehenden. Jedes Mal, wenn ein Meeting stattfindet, kann es mühsam sein, den günstigsten Zeitpunkt zu finden. Durch einfaches Teilen eines Outlook-Kalenders kann jedes Mitglied des Teams sehen, was andere Mitglieder vorhaben. Dies verringert den Kommunikationsaufwand für die Planung von Besprechungen und als zusätzlichen Bonus ist es eine einfache Möglichkeit, sich an den Geburtstag aller zu erinnern.

6. Verwenden von Makros zur Optimierung des Arbeitsablaufs

Die Verwendung von Makros kann wirklich dazu beitragen, sich wiederholende Aufgaben, die Teil Ihres Tages sind, zu rationalisieren. Microsoft Suite und Google Docs können beide benutzerdefinierte Makros ausführen. Verbringen Sie ein paar Minuten damit, zu lernen, was sie für Sie tun können, um zu sehen, wie Ihre Produktivität schnell steigt.

7. Erstellen Sie täglich priorisierte To-Do-Listen

Indem Sie eine priorisierte To-Do-Liste für sich und Ihr Team erstellen, können Sie sicherstellen, dass alle bei der Arbeit sind.

Es gibt viele Apps, die Ihnen dabei helfen. Suchen Sie einfach Ihren bevorzugten App Store. Erstellen Sie dann zunächst eine Liste mit allem, was mit der Frist für jede Werbebuchung erledigt werden muss. Als nächstes teilen Sie die Elemente in Kategorien ein; dringend und wichtig, wichtig, aber nicht dringend, dringend, aber nicht wichtig und weder wichtig noch dringend.

Sobald Sie dies getan haben, können Sie mühelos entscheiden, was getan werden muss und was warten kann. Geben wir es zu: Vieles von dem, was wir tun können, ist das, was warten kann.

8. Mache technische Pausen

Obwohl dies technisch gesehen kein Technologie-Hack ist, ist es ein großartiger mentaler Hack. Machen Sie einmal pro Stunde eine kurze Pause. Stehen Sie von Ihrem Schreibtisch auf und strecken Sie sich oder gehen Sie zum Wasserkühler. Indem Sie einfach für ein paar Minuten von der Technologie wegkommen, können Sie viel effektiver zurücksetzen und Aufgaben erledigen.

Es gibt jedoch einen Schlüssel zu diesem Hack. Machen Sie keine Pause von der Technologie, indem Sie telefonieren oder E-Mails abrufen.

Das ist eine Pause von der Aufgabe, keine Pause von der Technologie. Probieren Sie es aus, und wenn Sie nicht einmal pro Stunde aufstehen möchten , versuchen Sie es mit der  20-20-20-Regel . Dies bedeutet, alle 20 Minuten eine Pause einzulegen, um sich 20 Sekunden lang auf etwas zu konzentrieren, das 20 Fuß entfernt ist. Konzentrieren Sie sich einfach für ein paar Sekunden auf etwas weiter entferntes, um konzentriert zu bleiben.

Abschließende Gedanken

In der heutigen Welt versuchen wir alle, so effektiv wie möglich zu sein. Probieren Sie diese Hacks aus. Sie werden definitiv eine Steigerung Ihrer Produktivität feststellen.