Jedes Unternehmen verfügt über sensible und vertrauliche Dokumente, die sicher aufbewahrt werden sollen. Dies kann von personenbezogenen Daten bis hin zu Kundeninformationen oder Unternehmensplänen reichen, und der Verlust dieser Informationen könnte verheerende Auswirkungen haben.
Unternehmen müssen diese Dokumente sicher vor Diebstahl oder menschlichem Versagen aufbewahren. Sie können dies mithilfe von Cloud-Backup- und Online-Speichertechnologien für die Remote-Speicherung tun. Cloud-Speicher dient auch als Backup für die Notfallwiederherstellung von Geschäftsdokumenten im Falle eines Festplattenausfalls.
Die aktuelle technologische Welt bietet viele Remote-Speicheroptionen, aber die Wahl einer Person hängt von Kosten, Sicherheit, Anzahl der Benutzer und anderen Faktoren ab. Die folgenden Optionen gelten als sicher und bieten ein flexibles Budget für unterschiedliche Unternehmensgrößen.
Google Drive erhöht die Datensicherheit, indem es Benutzern ermöglicht, Geschäftsdokumente zu zippen und sie extern und online zu speichern. Im Hinblick auf die Verbesserung der Sicherheit stellt Google Drive sicher, dass Geschäftsdokumente mit den TLS-Standards verschlüsselt werden, bevor Sie sie online sichern.
Einzigartig ist, dass Google Drive die Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglicht, und die Daten der Benutzer werden auch auf den Google-Servern verschlüsselt. Eine weitere Sicherheitsfunktion ist die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente auf Benutzer zu beschränken, die Google Chrome verwenden. Google Drive ist flexibel, da es je nach Speicherplatzbedarf und Anzahl der zu unterstützenden Benutzer unterschiedliche Pläne hat, unabhängig davon, ob es sich um eine Einzelperson oder ein Unternehmen handelt.
Für geschäftliche Zwecke wird Google Drive zusammen mit der G Suite verwendet und bietet zusätzlich zu den G Suite-Apps bis zu 30 GB Speicherplatz für 6 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
Mit Egnyte können Unternehmen Daten sowohl vor Ort als auch in der Cloud sicher speichern. Egnyte verwendet Software, mit der Sie Ihre Geschäftsdokumente synchronisieren können, bevor Sie sie zur Speicherung auf den Cloud-Server hochladen.
Egnyte erhöht die Sicherheit Ihrer Geschäftsdokumente, indem es diese mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung über SSL speichert. Dies ist für Unternehmen von größerer Bedeutung, insbesondere für diejenigen, die es vorziehen, proprietäre Dokumente zu synchronisieren und zu teilen. Wenn Sie Egnyte auf Ihrem Mobilgerät verwenden, sind zusätzliche Sicherheitseinstellungen wie Passcode-Erzwingung und eingeschränkter Zugriff und Remote-Löschung enthalten.
Das Online-Portal von Egnyte ermöglicht die einfache Verwaltung von Geschäftsdokumenten und das Ablaufen von Links durch das Festlegen von Ordnerberechtigungen und -beschränkungen, was es Ihnen wiederum ermöglicht, mehrere Versionen Ihrer Dokumente durch Dateiversionsverwaltung und Richtlinien zur Papierkorbaufbewahrung zugänglich zu halten.
Neben dem Speicher kann Egnyte Benutzern in der Ferne den einfachen Zugriff auf die Geschäftsdokumente ermöglichen, da es in einige gängige Anwendungen wie Office 365 integriert wird.
Die Preise beginnen bei 8 USD pro Benutzer für kleine Unternehmen mit geringem Speicherbedarf und zwischen 5 und 24 Mitarbeitern. Größere Unternehmen mit 25 bis 100 Mitarbeitern müssen 15 US-Dollar pro Benutzer für bis zu 10 TB Remote-Speicherplatz zahlen.
Dropbox ist einer der am häufigsten verwendeten Dateihosting-Dienstleister, der Dateisynchronisierung, Cloud-Speicher sowie private und professionelle Cloud-Software umfasst. Damit können nur Personen mit dem Speicherlink auf das Dokument zugreifen.
Mit dem Dropbox Pro-Konto können Ihre geschäftlichen Dateien und Ordner mit einem Passwort weiter geschützt werden. Dropbox hat eine Mindestspeicherkapazität von 2 GB, die durch Empfehlungen auf 16 GB erweitert werden kann.
Das Schöne ist, dass diese Software in andere Apps wie MS Office und Slack integriert werden kann, vor allem aber auf Computern oder anderen Geräten wie Smartphones installiert werden kann und problemlos zwischen Apps synchronisiert werden kann. Über Dropbox können Sie geschäftliche Dateien und Ordner mit anderen Benutzern teilen, die kein Dropbox-Konto haben, und zwar über Links direkt zu ihren Gadgets.
Die Preise beginnen bei 0 US-Dollar für ein Basiskonto, 19,99 US-Dollar bzw. 9,99 US-Dollar für Professional- und Plus-Konten, wenn die Abrechnung pro Jahr erfolgt.
Dies ist eine der sichersten Techniken zur Remote-Datenspeicherung. Die Verwendung von Tresorit in Ihrem Unternehmen erhöht die Sicherheit Ihrer Dokumente durch Datenverschlüsselung.
Über Tresorit können Sie Ihre Geschäftsdateien und -ordner mit clientseitiger Verschlüsselung verschlüsseln, bevor Sie sie hochladen. Die verschlüsselten und hochgeladenen Ordner werden Tresors genannt.
Die Einzigartigkeit von Tresorit besteht darin, dass die End-to-End-Verschlüsselung es Benutzern ermöglicht, geschützte Dateien mit anderen zu teilen und gemeinsam an ihnen zu arbeiten, während die Dateien synchronisiert und sicher bleiben.
Die Preise beginnen bei 8,33 USD pro Monat für jeden unterstützten Benutzer.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die technologische Globalisierung eine Vielzahl von sicheren Dokumentenspeicheroptionen geschaffen hat, aus denen Sie wählen können. Vor allem die Sicherheit Ihrer geschäftlichen Dateien und Ordner ist von entscheidender Bedeutung. Bevor Sie also an die Vorteile der Dateifreigabe denken können, ist die Sicherung Ihrer Dateien der wichtigste Gedanke, den Sie im Hinterkopf behalten sollten.
Auch wenn einige dieser Optionen als sicherer angesehen werden als andere, ist es von großer Bedeutung, auch ein VPN zu installieren, um die Sicherheit Ihrer Geschäftsdokumente durch Verschlüsselung zu erhöhen.
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