Das Advanced eDiscovery O365 bietet einen End-to-End-Workflow zum Aufbewahren, Sammeln, Überprüfen, Analysieren und Exportieren von Inhalten, die auf die internen und externen Untersuchungen Ihrer Organisation reagieren. Außerdem können Rechtsteams den gesamten Ablauf der Benachrichtigung über gesetzliche Aufbewahrungsfristen verwalten, um mit den an einem Fall beteiligten Verwaltern zu kommunizieren.
In diesem Artikel werden die Schritte erläutert, die zum Einrichten von Advanced eDiscovery erforderlich sind. Dazu gehört die Sicherstellung der richtigen Lizenzierung, die für den Zugriff auf Advanced eDiscovery und das Hinzufügen von Verwaltern zu Fällen erforderlich ist, sowie die Zuweisung von Berechtigungen an Ihr Rechts- und Ermittlungsteam, damit sie auf Fälle zugreifen und diese verwalten können. Dieser Artikel bietet auch eine allgemeine Übersicht über die Verwendung von Fällen zum Verwalten des erweiterten eDiscovery-Workflows für eine rechtliche Untersuchung.
1 erweiterte eDiscovery-Lizenz für Microsoft 365
2 Weisen Sie eDiscovery-Berechtigungen zu
3 Richten Sie den erweiterten eDiscovery-Fall ein
4 Fügen Sie dem erweiterten eDiscovery-Fall Verwalter hinzu
6 Erstellen Sie einen Überprüfungssatz
6.1 Entwickeln Sie eine Überprüfungsstrategie
7 Konfigurieren Sie die Audit-Aktivitätsprotokollierung
8 Einstellungen – Analytics-Einstellungen und / oder grundlegende Informationen
9 Haltebenachrichtigung erstellen und senden
Erweiterte E-Discovery-Lizenz für Microsoft 365
Die Lizenzierung für Advanced eDiscovery erfordert das entsprechende Organisationsabonnement und die Lizenzierung pro Benutzer.
Weisen Sie eDiscovery-Berechtigungen zu
Um auf Advanced eDiscovery zuzugreifen oder als Mitglied eines Advanced eDiscovery-Falls hinzugefügt zu werden, müssen einem Benutzer die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Insbesondere muss ein Benutzer als Mitglied der Rollengruppe „eDiscovery-Manager“ im Security & Compliance Center hinzugefügt werden. Mitglieder dieser Rollengruppe können erweiterte eDiscovery-Fälle erstellen und verwalten. Sie können Mitglieder hinzufügen und entfernen, Verwalter und Inhaltsspeicherorte in die Warteschleife stellen, Benachrichtigungen über rechtliche Aufbewahrungspflichten verwalten, mit einem Fall verknüpfte Suchen erstellen und bearbeiten, Suchergebnisse zu einem Überprüfungssatz hinzufügen, Daten in einem Überprüfungssatz analysieren und aus einem exportieren und herunterladen Fortgeschrittener eDiscovery-Fall.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Benutzer zur Rollengruppe „eDiscovery-Manager“ hinzuzufügen:
Richten Sie den erweiterten eDiscovery-Fall ein
Fügen Sie dem erweiterten eDiscovery-Fall Verwalter hinzu
Hinweis : Klicken Sie auf der Seite „Untersuchung“ auf die Registerkarte „ Aufträge “ und vergewissern Sie sich, dass der Indexierungsauftragsstatus für die Depotbank „Erfolgreich“ lautet, bevor Sie fortfahren.
Suchen einrichten
Hinweis : In Postfächern und auf Websites befinden sich möglicherweise Inhalte, die nicht mit einer Depotbank verknüpft sind, aber für den Fall relevant sind. Speicherorte von Inhalten, an denen Fallverwalter keine administrative Kontrolle haben, aber Eigentümer relevanter Daten sein können, werden als Datenquellen ohne Verwahrung bezeichnet.
Erstellen Sie einen Bewertungssatz
Review-Strategie entwickeln
Wenn Sie über ein sehr großes Datenvolumen verfügen, können Sie mit dem erweiterten eDiscovery-Dashboard Berichts- und eDiscovery-Daten visuell anzeigen.
Noch bevor Sie mit dem Überprüfungsprozess beginnen, kann Ihnen das Dashboard dabei helfen, Ihre Inhalte im Überprüfungssatz schnell zu analysieren, um Trends oder wichtige Statistiken zu identifizieren und Ihre Überprüfungsstrategie zu entwickeln. Das dynamische Dashboard ist anpassbar, sodass Sie Widgets hinzufügen, entfernen und konfigurieren können, die Ihrem Fall entsprechen, und Ihre Inhalte durch die visuellen Elemente aufschlüsseln.
Hier möchte ich beispielsweise nur alle Fälle einer bestimmten Absenderdomäne überprüfen. Dazu erstelle ich ein Widget, mit dem ich diese Daten in einem Balkendiagramm anzeigen kann. Sobald ich das Widget erstellt habe, kann ich es verwenden, um meine Suche zu gestalten. Indem ich eine Bedingung auf das Widget anwende, kann ich meine Suche weiter filtern, die ich in diesem Beispiel nur nach der Domain des Absenders sehen möchte. Sobald ich die Domäne angegeben habe, kann ich diese verwenden, um meine Suche zu erstellen und als Abfrage zu speichern.
Tag-Panel konfigurieren
Als Teil des Überprüfungssatzes können Sie ein anpassbares Tagging-Bedienfeld konfigurieren, um Ihre Inhalte zu organisieren. Beispielsweise können Sie Tags erstellen, die Inhalte als reaktionsfähig oder nicht reaktionsfähig, privilegiert usw. kennzeichnen. Später können Sie diese Tags für nachgelagerte Workflows verwenden, z „bereit für den Export“.
Dies hilft Prüfern bei der frühzeitigen Klassifizierung und Aussortierung von Daten, um Exporte auf die reaktionsschnellsten und relevantesten Datensätze zu beschränken. Sie können auch vortrainierte Machine-Learning-Modelle nutzen, um potenziell sensible Inhalte zu identifizieren. Um die Modelle zu verwenden, müssen Sie Ihrem Tag-Panel einfach Smart-Tags-Abschnitte hinzufügen.
Konfigurieren Sie die Audit-Aktivitätsprotokollierung
Hinweis : Wenn keine Daten verfügbar sind, melden Sie sich als Verwalter an und öffnen Sie einige Dateien.
Einstellungen – Analytics-Einstellungen und / oder grundlegende Informationen
Nachdem Sie den Fall erstellt haben, können Sie die Falleinstellungen je nach Falltyp und erwarteter Komplexität konfigurieren. Die Registerkarte Einstellungen wird verwendet, um Suchanalysen auf Fallebene zu konfigurieren.
Schwellenwert für Dokument- und E-Mail-Ähnlichkeit : 70 %
Maximale Anzahl an Themen : 10
Haltebenachrichtigung erstellen und senden
Organizations are often required to inform custodians that they are on legal hold and need to be able to track when the custodians have been notified and when they acknowledged the legal hold. Organizations now can manage their legal workflow around custodian communications from within Advanced eDiscovery in the Compliance Center.
Admins can send, collect, and track legal hold notifications. You can customize the hold notification workflows and content to meet your organization’s needs.
You can pre-fill notifications such as reminders and escalations. While creating these notifications, you can add links to ensure that custodians acknowledge receiving this information. A rich text editor is provided to create the Hold Notice and variables are available that can be used to create the notice.
The admin can define if this is a new issuance, re-issue or release of hold for the communication and define the content within the hold as well as utilize common variables such as display name, acknowledgement link and more.
Note: All custodial notifications will be sent on behalf of the Issuing Officer.
Auftrag halten
Vertraulich
An: {{DisplayName}}
Von: Office of General Counsel
Datum: {{IssuingDate}}
Das Unternehmen hat von der SEC eine Vorladung erhalten, die die Sammlung und Vorlage bestimmter Unternehmensdokumente im Zusammenhang mit einer Untersuchung des Insiderhandels erfordert. Wir beabsichtigen, der Vorladung vollständig nachzukommen und mit der SEC-Untersuchung zusammenzuarbeiten.
In order to fully comply with the SEC subpoena, it is vital that all documents described in the attachment (including hard copy documents as well as electronic data and documents) be preserved, and all routine destruction or discarding of any such documents or data, whether pursuant to formal company policies or otherwise, be suspended until further notice. This includes turning off any “autodelete” functions and insuring that back-up tapes are preserved and not overwritten or deleted. If you have a question about whether or not something needs to be preserved, on the side of preserving it until advised otherwise by legal counsel.
Diese Richtlinie gilt für alle diese Dokumente, unabhängig davon, ob sie im Büro, in externen Aufbewahrungseinrichtungen oder bei Ihnen zu Hause aufbewahrt werden. Es umfasst nicht nur formelle Firmendokumente, sondern auch Materialien wie handschriftliche Notizen, Entwürfe, Kalender und dergleichen. Wenn eine Person unter Ihrer Aufsicht solche Dokumente oder Daten verwahrt oder kontrolliert und nicht als Empfänger dieses Memorandums aufgeführt ist, leiten Sie es bitte unverzüglich weiter. Wenn Sie wissen, dass andere Personen dieses Memorandum erhalten sollten, oder wenn Sie Dokumente außerhalb unserer Kontrolle kennen, die aufbewahrt werden sollten, benachrichtigen Sie bitte umgehend {{IssuingOfficerEmail}}.
Detailed instructions regarding the procedures for the collection of documents will follow shortly and will be designed to minimize disruption of your daily business activities. Until such instructions are provided, all documents and files should be maintained as they are kept in the ordinary course of business.
The subpoena should not be discussed outside of any discussions necessary for document preservation and compliance, or in communications with company counsel. There should be no discussions with third parties.
We require that you acknowledge this notice by clicking the link below
Replace with ACKNOWLEDGEMENT LINK
If you have any questions concerning this notice, please contact {{IssuingOfficerEmail}}
Ausstellung :
Empfänger: Alle Verwahrer
Betreff: Ausstellung der Sperrbenachrichtigung
Stelle: Dies ist die Ausstellung der Sperrbenachrichtigung.
{{E-Mail des ausstellenden Beamten}}
Neuausstellung :
Empfänger: Alle Depotbanken
Betreff: Neuausstellung der Sperrbenachrichtigung
Text: Dies ist die Neuausstellung der Sperrbenachrichtigung.
{{E-Mail des ausstellenden Beamten}}
Freigabe :
Empfänger: Alle Verwahrer
Betreff: Freigabe der Sperrmitteilung Hauptteil
: Dies ist die Freigabe der Sperrmitteilung.
{{E-Mail des ausstellenden Beamten}}
Hinweis : Sie können bei Bedarf ein CC\BCC hinzufügen.
Overview of jobs
Any process in Advanced eDiscovery that takes more than a few seconds is created as a job. The Jobs tab tracks the status of jobs that are running or have been completed.
Export
In einigen Fällen muss ein Anwalt oder ein anderer Dritter möglicherweise nur fünf Dokumente aus einem Fall für eine bestimmte Hinterlegung herunterladen, und in diesem Fall bieten wir die Download-Option an.
Also read: Microsoft Cloud App Security: The Definitive Guide
That’s how advanced ediscovery O365 focuses on key documents to make quicker and more informed decisions.
Now It’s Your Turn:
Which strategy from today’s guide are you going to try first? Or maybe you have a question about something that I covered.
Let me know by leaving a quick comment below right now.
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