Der ultimative Leitfaden für erweiterte eDiscovery O365

Das Advanced eDiscovery O365 bietet einen End-to-End-Workflow zum Aufbewahren, Sammeln, Überprüfen, Analysieren und Exportieren von Inhalten, die auf die internen und externen Untersuchungen Ihrer Organisation reagieren. Außerdem können Rechtsteams den gesamten Ablauf der Benachrichtigung über gesetzliche Aufbewahrungsfristen verwalten, um mit den an einem Fall beteiligten Verwaltern zu kommunizieren.

In diesem Artikel werden die Schritte erläutert, die zum Einrichten von Advanced eDiscovery erforderlich sind. Dazu gehört die Sicherstellung der richtigen Lizenzierung, die für den Zugriff auf Advanced eDiscovery und das Hinzufügen von Verwaltern zu Fällen erforderlich ist, sowie die Zuweisung von Berechtigungen an Ihr Rechts- und Ermittlungsteam, damit sie auf Fälle zugreifen und diese verwalten können. Dieser Artikel bietet auch eine allgemeine Übersicht über die Verwendung von Fällen zum Verwalten des erweiterten eDiscovery-Workflows für eine rechtliche Untersuchung.

1 erweiterte eDiscovery-Lizenz für Microsoft 365

2 Weisen Sie eDiscovery-Berechtigungen zu

3 Richten Sie den erweiterten eDiscovery-Fall ein

4 Fügen Sie dem erweiterten eDiscovery-Fall Verwalter hinzu

5 Richten Sie Suchen ein

6 Erstellen Sie einen Überprüfungssatz

6.1 Entwickeln Sie eine Überprüfungsstrategie

6.2 Tag-Panel konfigurieren

7 Konfigurieren Sie die Audit-Aktivitätsprotokollierung

8 Einstellungen – Analytics-Einstellungen und / oder grundlegende Informationen

9 Haltebenachrichtigung erstellen und senden

10 Stellenübersicht

11 Exportieren

Erweiterte E-Discovery-Lizenz für Microsoft 365

Die Lizenzierung für Advanced eDiscovery erfordert das entsprechende Organisationsabonnement und die Lizenzierung pro Benutzer.

  • Organisationsabonnement:  Um auf Advanced eDiscovery im Microsoft 365 Compliance Center oder im Security & Compliance Center zuzugreifen, muss Ihre Organisation über eines der folgenden verfügen:
    • Microsoft 365 E5 oder Microsoft 365 E5-Abonnement
    • Microsoft 365 E3-Abonnement mit E5-Compliance-Add-On
    • Microsoft 365 E3-Abonnement mit E5 eDiscovery und Audit-Add-On Wenn Sie keinen bestehenden Microsoft 365 E5-Plan haben und Advanced eDiscovery ausprobieren möchten, können  Sie Microsoft 365  zu Ihrem bestehenden Abonnement hinzufügen oder  sich für eine Testversion  von Microsoft 365 E5 anmelden .
  • Lizenzierung pro Benutzer:  Um einen Benutzer als Verwalter in einem Advance eDiscovery-Fall hinzuzufügen, muss diesem Benutzer je nach Abonnement Ihrer Organisation eine der folgenden Lizenzen zugewiesen werden:

Weisen Sie eDiscovery-Berechtigungen zu

Um auf Advanced eDiscovery zuzugreifen oder als Mitglied eines Advanced eDiscovery-Falls hinzugefügt zu werden, müssen einem Benutzer die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Insbesondere muss ein Benutzer als Mitglied der Rollengruppe „eDiscovery-Manager“ im Security & Compliance Center hinzugefügt werden. Mitglieder dieser Rollengruppe können erweiterte eDiscovery-Fälle erstellen und verwalten. Sie können Mitglieder hinzufügen und entfernen, Verwalter und Inhaltsspeicherorte in die Warteschleife stellen, Benachrichtigungen über rechtliche Aufbewahrungspflichten verwalten, mit einem Fall verknüpfte Suchen erstellen und bearbeiten, Suchergebnisse zu einem Überprüfungssatz hinzufügen, Daten in einem Überprüfungssatz analysieren und aus einem exportieren und herunterladen Fortgeschrittener eDiscovery-Fall.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Benutzer zur Rollengruppe „eDiscovery-Manager“ hinzuzufügen:

  • Navigieren Sie zu Berechtigungen .
  • Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrer Microsoft 365-Organisation an.
  • Klicken Sie auf der Seite Berechtigungen auf eDiscovery Manager
  • Klicken Sie auf Rollengruppe bearbeiten

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  • Klicken Sie auf „eDiscovery-Administrator auswählen“ und dann auf „Bearbeiten“.

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  • Klicken Sie nun auf Hinzufügen , um einen Administrator hinzuzufügen und einen Benutzer auszuwählen. Sie können auf Entfernen klicken , um einen Benutzer aus dem eDiscovery-Manager zu entfernen

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  • Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern
  • Es wird einige Stunden dauern, bis diese Änderungen widergespiegelt sind.
  • Weitere Informationen zu den erweiterten eDiscovery-Berechtigungen finden Sie auf der Microsoft-Website .

Richten Sie den erweiterten eDiscovery-Fall ein

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  • Wählen Sie Fälle aus dem oberen Menü.
  • Klicken Sie unter Fälle auf Fall erstellen, um einen neuen Fall zu erstellen.

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  • Geben Sie auf der Seite „Neuer eDiscovery-Fall“ einen Fallnamen und eine Fallnummer an .
  • Möchten Sie weitere Einstellungen konfigurieren, nachdem Sie diesen Fall erstellt haben?: Nein, gehen Sie einfach auf die Startseite. Ich werde vorerst die Standardeinstellungen für Groß- und Kleinschreibung verwenden.
  • Wählen Sie im Fallformat „Neu (empfohlen)“

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  • Klicken Sie auf Speichern.

Fügen Sie dem erweiterten eDiscovery-Fall Verwalter hinzu

  • Klicken Sie auf der Seite Test12 auf die Registerkarte Sammlungen
  • Klicken Sie auf + Neue Sammlung

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  • Geben Sie auf der Seite Neue Sammlung einen Namen und eine Nummer an .

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  • Vergewissern Sie sich, dass Exchange und OneDrive als Datenquellen ausgewählt sind, und klicken Sie dann auf Weiter
  • Wählen Sie den Abschnitt Depotbanken, um die Benutzer zum Fall hinzuzufügen

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  • Vergewissern Sie sich auf der Seite „Aufbewahrungsorte auswählen“, dass Exchange und OneDrive als Datenquellen ausgewählt sind, und klicken Sie dann auf Weiter.

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  • Wenn Sie daran interessiert sind, den Teams-Kanal der Depotbank zu sperren, klicken Sie auf Hinzufügen

  • Wählen Sie Mannschaften

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  • Sie sehen alle Teams, auf die der Verwalter Zugriff hat. Wählen Sie ein Team aus, das Sie aufheben möchten

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  • Klicken Sie auf der Seite Weitere Standorte auswählen auf Weiter

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  • Vergewissern Sie sich auf der Seite Einen Hold auf den ausgewählten Depotbanken platzieren, dass Hold für die Depotbanken ausgewählt ist

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  • Klicken Sie auf Fertig

Hinweis : Klicken Sie auf der Seite „Untersuchung“ auf die Registerkarte „ Aufträge “ und vergewissern Sie sich, dass der Indexierungsauftragsstatus für die Depotbank „Erfolgreich“ lautet, bevor Sie fortfahren.

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Suchen einrichten

  • Klicken Sie auf der Seite Test12 auf die Registerkarte Suchen und dann auf Neue Suche

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  • Geben Sie den Namen und die Beschreibungsseite ein und klicken Sie auf Weiter

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  • Geben Sie auf der Seite Depotbanken die Namen der vorgeschlagenen Depotbanken ein und klicken Sie dann auf Weiter

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  • Klicken Sie auf der Seite Nicht-Aufbewahrungsstelle auf + Quellen ohne Aufbewahrung hinzufügen. Wenn nicht, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort

Hinweis : In Postfächern und auf Websites befinden sich möglicherweise Inhalte, die nicht mit einer Depotbank verknüpft sind, aber für den Fall relevant sind. Speicherorte von Inhalten, an denen Fallverwalter keine administrative Kontrolle haben, aber Eigentümer relevanter Daten sein können, werden als Datenquellen ohne Verwahrung bezeichnet.

  • Klicken Sie auf der Seite Zusätzliche Standorte auf Weiter

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  • Klicken Sie auf der Seite Suchkriterien auf +Bedingungen hinzufügen

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  • Datum auswählen

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  • Konfigurieren Sie das Datum und klicken Sie auf Weiter
  • Überprüfen Sie auf der Seite Suche überprüfen Ihre Auswahl und klicken Sie auf Senden

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Erstellen Sie einen Bewertungssatz

  • Klicken Sie auf der Seite Test12 auf die Registerkarte Review Sets und dann auf + Review Set hinzufügen

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  • Geben Sie auf der Seite Überprüfungssatz hinzufügen den Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen

Review-Strategie entwickeln

Wenn Sie über ein sehr großes Datenvolumen verfügen, können Sie mit dem erweiterten eDiscovery-Dashboard Berichts- und eDiscovery-Daten visuell anzeigen.

Noch bevor Sie mit dem Überprüfungsprozess beginnen, kann Ihnen das Dashboard dabei helfen, Ihre Inhalte im Überprüfungssatz schnell zu analysieren, um Trends oder wichtige Statistiken zu identifizieren und Ihre Überprüfungsstrategie zu entwickeln. Das dynamische Dashboard ist anpassbar, sodass Sie Widgets hinzufügen, entfernen und konfigurieren können, die Ihrem Fall entsprechen, und Ihre Inhalte durch die visuellen Elemente aufschlüsseln.

Hier möchte ich beispielsweise nur alle Fälle einer bestimmten Absenderdomäne überprüfen. Dazu erstelle ich ein Widget, mit dem ich diese Daten in einem Balkendiagramm anzeigen kann. Sobald ich das Widget erstellt habe, kann ich es verwenden, um meine Suche zu gestalten. Indem ich eine Bedingung auf das Widget anwende, kann ich meine Suche weiter filtern, die ich in diesem Beispiel nur nach der Domain des Absenders sehen möchte. Sobald ich die Domäne angegeben habe, kann ich diese verwenden, um meine Suche zu erstellen und als Abfrage zu speichern.

  • Klicken Sie oben auf Sets überprüfen und öffnen Sie das Überprüfungsset Custodial Data

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  • Klicken Sie unter Einzelergebnisse auf Profilansicht suchen

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  • Klicken Sie auf +Neues Widget und dann auf Benutzerdefiniertes Widget erstellen

  • Fügen Sie Titel hinzu und wählen Sie Pivot (Domain des Absenders) und wählen Sie den Diagrammtyp (Balken) aus und klicken Sie dann auf Weiter

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  • Klicken Sie auf das Widget und dann in der oberen rechten Ecke des Widgets auf Bedingung anwenden

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  • Klicken Sie auf der Flyout-Seite auf ein Element im Widget-Schlüssel oder im Widget-Diagramm, um einen Filter zu erstellen

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  • Wenn Sie fertig sind, klicken  Sie auf Als Abfrage  speichern, um Ihre Bedingungen als neue Suchabfrage für den Bewertungssatz zu speichern

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  • Schließen Sie die  Suchprofilansicht  , um zur Suchergebnisseite zurückzukehren.

Tag-Panel konfigurieren

Als Teil des Überprüfungssatzes können Sie ein anpassbares Tagging-Bedienfeld konfigurieren, um Ihre Inhalte zu organisieren. Beispielsweise können Sie Tags erstellen, die Inhalte als reaktionsfähig oder nicht reaktionsfähig, privilegiert usw. kennzeichnen. Später können Sie diese Tags für nachgelagerte Workflows verwenden, z „bereit für den Export“.

Dies hilft Prüfern bei der frühzeitigen Klassifizierung und Aussortierung von Daten, um Exporte auf die reaktionsschnellsten und relevantesten Datensätze zu beschränken. Sie können auch vortrainierte Machine-Learning-Modelle nutzen, um potenziell sensible Inhalte zu identifizieren. Um die Modelle zu verwenden, müssen Sie Ihrem Tag-Panel einfach Smart-Tags-Abschnitte hinzufügen.

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfungssets auf das Überprüfungsset Custodial Data
  • Klicken Sie auf der Seite Sorgerechtsdaten auf Überprüfungssatz verwalten

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  • Scrollen Sie nach unten und klicken Sie unter Tags auf Tags verwalten

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  • Klicken Sie auf der Seite Sorgerechtsdaten, Tags auf den Abschnitt +Hinzufügen

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  • Abschnittstitel und -beschreibung eingeben (optional)

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  • Klicken Sie auf Speichern
  • Klicken Sie im Abschnitt Tag-Satz auf die vertikalen Auslassungspunkte und dann auf die Optionsschaltfläche + Hinzufügen

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  • Klicken Sie unter dem Abschnitt „Tag-Satz“ auf dem neuen Element „Auswahl“ auf das Feld „Auswahlbezeichnung eingeben“ und geben Sie „ Tag-Auswahl “ ein

  • Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren Sie die Audit-Aktivitätsprotokollierung

  • Klicken Sie auf der Seite Test12 auf die Registerkarte Datenquellen und wählen Sie dann die Depotbanken aus

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  • Klicken Sie auf der Seite mit den Depotbankdetails auf Depotbankaktivität anzeigen

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  • Klicken Sie bei Bedarf auf Aufzeichnung von Benutzer- und Administratoraktivitäten starten und dann auf Aktivieren

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  • Geben Sie einen Datumsbereich an und wählen Sie Suchen aus, um die letzten Aktivitätsdaten der Depotbank anzuzeigen

Hinweis : Wenn keine Daten verfügbar sind, melden Sie sich als Verwalter an und öffnen Sie einige Dateien.

  • Klicken Sie auf Schließen, um die Seite Depotbankaktivitäten zu schließen.

Einstellungen – Analytics-Einstellungen und / oder grundlegende Informationen

Nachdem Sie den Fall erstellt haben, können Sie die Falleinstellungen je nach Falltyp und erwarteter Komplexität konfigurieren. Die Registerkarte Einstellungen wird verwendet, um Suchanalysen auf Fallebene zu konfigurieren.

  • Klicken Sie auf der Seite Test12 auf die Registerkarte Einstellungen

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  • Klicken Sie im Abschnitt Suche & Analyse auf Auswählen

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  • Überprüfen Sie die Einstellungen für Analytics
  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen und ändern Sie die folgenden Einstellungen:

Schwellenwert für Dokument- und E-Mail-Ähnlichkeit : 70 %
Maximale Anzahl an Themen : 10

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  • Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Speichern

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  • Klicken Sie auf Beenden .

Haltebenachrichtigung erstellen und senden

Organizations are often required to inform custodians that they are on legal hold and need to be able to track when the custodians have been notified and when they acknowledged the legal hold. Organizations now can manage their legal workflow around custodian communications from within Advanced eDiscovery in the Compliance Center.

Admins can send, collect, and track legal hold notifications. You can customize the hold notification workflows and content to meet your organization’s needs.

You can pre-fill notifications such as reminders and escalations. While creating these notifications, you can add links to ensure that custodians acknowledge receiving this information. A rich text editor is provided to create the Hold Notice and variables are available that can be used to create the notice.

The admin can define if this is a new issuance, re-issue or release of hold for the communication and define the content within the hold as well as utilize common variables such as display name, acknowledgement link and more.

  • Click the Communications tab and select + New Communication

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  • Enter the name and select an issuing officer

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  • Click Next

Note: All custodial notifications will be sent on behalf of the Issuing Officer.

  • Erstellen Sie die Vormerkung mithilfe des Rich-Text-Editors und Briefvorlagenfeldern. Sie können das Schreiben wie folgt kopieren und die Felder für die Sperrmitteilung aktualisieren. Heben Sie im Texteditor Ersetzen durch BESTÄTIGUNGSLINK hervor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bestätigungslink oben im Editor, um das Briefvorlagenfeld einzufügen.

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Auftrag halten

Vertraulich

An: {{DisplayName}}
Von: Office of General Counsel
Datum: {{IssuingDate}}

Das Unternehmen hat von der SEC eine Vorladung erhalten, die die Sammlung und Vorlage bestimmter Unternehmensdokumente im Zusammenhang mit einer Untersuchung des Insiderhandels erfordert. Wir beabsichtigen, der Vorladung vollständig nachzukommen und mit der SEC-Untersuchung zusammenzuarbeiten.

In order to fully comply with the SEC subpoena, it is vital that all documents described in the attachment (including hard copy documents as well as electronic data and documents) be preserved, and all routine destruction or discarding of any such documents or data, whether pursuant to formal company policies or otherwise, be suspended until further notice. This includes turning off any “autodelete” functions and insuring that back-up tapes are preserved and not overwritten or deleted. If you have a question about whether or not something needs to be preserved, on the side of preserving it until advised otherwise by legal counsel.

Diese Richtlinie gilt für alle diese Dokumente, unabhängig davon, ob sie im Büro, in externen Aufbewahrungseinrichtungen oder bei Ihnen zu Hause aufbewahrt werden. Es umfasst nicht nur formelle Firmendokumente, sondern auch Materialien wie handschriftliche Notizen, Entwürfe, Kalender und dergleichen. Wenn eine Person unter Ihrer Aufsicht solche Dokumente oder Daten verwahrt oder kontrolliert und nicht als Empfänger dieses Memorandums aufgeführt ist, leiten Sie es bitte unverzüglich weiter. Wenn Sie wissen, dass andere Personen dieses Memorandum erhalten sollten, oder wenn Sie Dokumente außerhalb unserer Kontrolle kennen, die aufbewahrt werden sollten, benachrichtigen Sie bitte umgehend {{IssuingOfficerEmail}}.

Detailed instructions regarding the procedures for the collection of documents will follow shortly and will be designed to minimize disruption of your daily business activities. Until such instructions are provided, all documents and files should be maintained as they are kept in the ordinary course of business.

The subpoena should not be discussed outside of any discussions necessary for document preservation and compliance, or in communications with company counsel. There should be no discussions with third parties.

We require that you acknowledge this notice by clicking the link below

Replace with ACKNOWLEDGEMENT LINK

If you have any questions concerning this notice, please contact {{IssuingOfficerEmail}}

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  • Once the portal content is created, click Next
  • Klicken Sie auf der Seite Benachrichtigungen festlegen – Erforderlich auf Bearbeiten und erstellen Sie neue Ausstellungs-, Neuausstellungs- und Freigabebenachrichtigungen

Ausstellung :
Empfänger: Alle Verwahrer
Betreff: Ausstellung der Sperrbenachrichtigung
Stelle: Dies ist die Ausstellung der Sperrbenachrichtigung.
{{E-Mail des ausstellenden Beamten}}

Neuausstellung :
Empfänger: Alle Depotbanken
Betreff: Neuausstellung der Sperrbenachrichtigung
Text: Dies ist die Neuausstellung der Sperrbenachrichtigung.
{{E-Mail des ausstellenden Beamten}}

Freigabe :
Empfänger: Alle Verwahrer
Betreff: Freigabe der Sperrmitteilung Hauptteil
: Dies ist die Freigabe der Sperrmitteilung.
{{E-Mail des ausstellenden Beamten}}

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Hinweis : Sie können bei Bedarf ein CC\BCC hinzufügen.

  • After the required set notifications are created, click Next
  • On the Set Notifications – Optional page, click Next. The optional notifications include a Reminder and Escalation workflow to send recurring messages to the specified custodians and/or their manager
  • On the Choose the custodians you want to notify page, verify all custodians are selected and click Next

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  • On the Review your settings page, verify the settings and click Send.

Overview of jobs

Any process in Advanced eDiscovery that takes more than a few seconds is created as a job. The Jobs tab tracks the status of jobs that are running or have been completed.

  • On the Test 12 page, click the Jobs tab. Click the Filter button

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  • Wählen Sie neben Typ die anzuzeigenden und auszublendenden Elemente aus, um deren Details anzuzeigen

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  • Optional : Scrollen Sie zum Ende der Filter und wiederholen Sie das Ein- und Ausblenden der angewendeten Filter für die Abschnitte Status und Umfang .

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  • Klicken Sie auf Anwenden .

Export

In einigen Fällen muss ein Anwalt oder ein anderer Dritter möglicherweise nur fünf Dokumente aus einem Fall für eine bestimmte Hinterlegung herunterladen, und in diesem Fall bieten wir die Download-Option an.

  • Klicken Sie auf der Seite Test12 auf die Registerkarte Überprüfungssets und dann auf das Überprüfungsset Custodial Data
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktion und dann auf Exportieren

  • Geben Sie den Exportnamen ein und klicken Sie auf Exportieren

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  • Im A-Job wurde geschaffen! Klicken Sie im Dialogfeld auf OK

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  • To track its status, go to the Test12 page, click the Jobs tab

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  • After successful, select the job and click Export to download the data.

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Also read: Microsoft Cloud App Security: The Definitive Guide

That’s how advanced ediscovery O365 focuses on key documents to make quicker and more informed decisions.

Now It’s Your Turn:

Which strategy from today’s guide are you going to try first? Or maybe you have a question about something that I covered.

Let me know by leaving a quick comment below right now.



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