Finden Sie Zeit für Besprechungen in Outlook: Der beste Leitfaden (2022)

In diesem Beitrag werde ich einen tiefen Einblick in die Angebote von Find Time for Meeting in Outlook geben.

Also, ohne weitere Umschweife, fangen wir an.

1 Was ist FindTime Outlook?

2 Wie funktioniert FindTime?

3 Wer kann FindTime Outlook verwenden?

4 Wie verwende ich FindTime Outlook?

5 Verwenden des FindTime-Outlooks

6 Warum braucht Ihr Unternehmen FindTime?

7 FindTime vs. Doodle

7.1 Was bietet Doodle?

7.2 Gekritzel 1: 1

7.3 Die Doodle-App

Was ist FindTime Outlook?

• FindTime Outlook ist ein kostenloses Add-In, das Mitarbeitern hilft, einen Konsens über den besten Zeitpunkt für ein Meeting zu finden.
• Das Tool befragt potenzielle Meeting-Teilnehmer, um ihre Präferenzen zu ermitteln, und stuft die günstigste verfügbare Meeting-Möglichkeit ein.
• Sobald sich ein Konsens gebildet hat, kann FindTime das Meeting in Ihrem Namen erstellen und Einladungen automatisch versenden, wodurch Sie Zeit und Ärger sparen.
• Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie versuchen, Besprechungen mit Personen außerhalb von Organisationen zu planen.

Wie funktioniert FindTime?

• Einladungen zur Abstimmung über Sitzungszeiten können an verschiedene E-Mail-Adressen gesendet werden. Dazu gehören Yahoo, Gmail und andere Anbieter.
• Mit den von den Benutzern bereitgestellten Daten kann FindTime schnell herausfinden, welche Tage und Zeiten am besten funktionieren.
• Das Programm kann offene Stellen im Zeitplan jeder Person finden, die für Besprechungen geeignet sind.
• Die einzelnen Einladungsversender können dann mehrere ausgewählte Termine für das Meeting vorschlagen. Die Teilnehmer, die Einladungen erhalten haben, stimmen alle über die gewünschte Zeit ab.
• Nachdem eine Besprechungszeit ausgewählt wurde, sendet FindTime eine Benachrichtigung an jeden Teilnehmer.

Wer kann FindTime Outlook verwenden?

• Um FindTime verwenden zu können, muss die Einzelperson oder das Unternehmen, das die Besprechung organisiert, über Microsoft 365 Apps for Business verfügen.
• Es kann auch mit einem Enterprise-Konto verwendet werden, das über Exchange Online verfügt .
• Es ist wichtig zu wissen, dass die Empfänger von Meetings, die mit FindTime geplant wurden, das Add-In nicht installiert haben müssen.
• Wenn einer Person eine Anfrage von jemandem gesendet wird, der FindTime hat, kann diese Person immer noch über Besprechungszeiten abstimmen, ohne die App tatsächlich zu haben. Tatsächlich benötigen sie nicht einmal Microsoft 365. Es ist nur erforderlich, eine E-Mail als Empfänger zu haben.

Wie verwende ich FindTime Outlook?

Die Installation ist unglaublich einfach. Alles, was eine Person braucht, sind Microsoft 365 Apps for Business. Es kann auch über ein Enterprise-Konto auf Exchange Online installiert werden. Laut  Microsoft-Support müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden, um FindTime Outlook Web zu installieren.

Öffnen Sie Outlook und wählen Sie im Menüband „Start“ die Option „ Add-Ins abrufen “.

Suchen oder finden Sie „ FindTime “ und klicken Sie auf „ Hinzufügen “ . Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Add-Ins-Fenster.

Das FindTime-Add-In ist jetzt installiert. Klicken Sie in Ihren Posteingangs- oder Kalenderansichten auf Weitere Optionen (…) und Sie sehen die FindTime-Schaltfläche. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um zu beginnen.

Um die Antwort mit Meeting-Umfrage zu verwenden, wählen Sie die E-Mail aus und klicken Sie auf Weitere Optionen und klicken Sie auf „ Mit Meeting-Umfrage antworten “ .

Verwenden der FindTime-Aussicht

Sie können die FindTime-Option auswählen, wenn Sie eine neue E-Mail-Nachricht verfassen ODER wenn Sie auf eine vorhandene E-Mail-Option antworten.

• Klicken Sie in einer neuen E-Mail auf „Weitere Optionen“ (…) und wählen Sie  „Neue Meeting-Umfrage  “ im Abschnitt „FindTime“ in der Multifunktionsleiste oben rechts aus.

• Wenn Sie auf eine vorhandene E-Mail antworten, klicken Sie auf weitere Optionen und dann im Abschnitt „FindTime“ in der Multifunktionsleiste oben rechts auf „ Mit  Meeting-Umfrage antworten“.
• Wenn Sie auf die FindTime-Schaltfläche („ Neue Meeting-Umfrage “ oder „ Mit Meeting-Umfrage antworten “) klicken, durchsucht FindTime Ihren Kalender und den Kalender anderer Mitarbeiter und schlägt die besten verfügbaren Meeting-Daten und -Zeiten vor.

• Die Personensymbole zeigen an, ob Eingeladene erforderlich sind, und ihre Verfügbarkeit

Zusätzliche Information:

• Online-Meetings sind standardmäßig aktiviert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Online-Meeting, um es zu deaktivieren.
• Wenn Online-Meeting ausgewählt ist, plant FindTime ein Microsoft Teams-Meeting .
• FindTime verwendet den Kanal, der von Ihrer Organisation als Standardkanal für Online-Meetings festgelegt wurde.
• Wählen Sie Meeting-Einstellungen und schalten Sie die Optionen EIN/AUS um.

Wählen Sie  Umfrageeinstellungen  und schalten Sie die  EIN/AUS-  Optionen um.

Hinweis:  Sie können an dieser Stelle immer noch ausgewählte Besprechungszeiten löschen, indem Sie  X  in der  Liste Ausgewählte Zeiten auswählen  .

• Benachrichtigen Sie mich über Umfrageaktualisierungen: Sie erhalten jedes Mal eine E-Mail, wenn ein Teilnehmer abstimmt. Die Nachricht enthält den aktuellen Umfragestatus und eine Option zum Planen.
• Planen, wenn Teilnehmer Konsens erzielen : Ein Kalenderereignis wird automatisch geplant, wenn alle erforderlichen Teilnehmer für eine bestimmte Zeitoption gestimmt haben. Wenn mehrere Optionen verfügbar sind, wird die früheste Option geplant.
• Ausgewählte Zeiten in meinem Kalender festhalten : Für jede von Ihnen vorgeschlagene Zeitoption wird ein vorläufiges Ereignis in Ihren Kalender eingetragen. Alle Warteschleifen werden entfernt, wenn das Meeting angesetzt oder die Umfrage abgebrochen wird.
• Umfrage für Teilnehmer sperren: Teilnehmer können keine neuen Zeiten vorschlagen oder andere Teilnehmer bearbeiten.
• Von den Teilnehmern verlangen, dass sie ihre Identität bestätigen : Um anonyme Abstimmungen zu verhindern, müssen sich die Teilnehmer vor der Abstimmung authentifizieren.
• E-Mail-Benachrichtigungen in FindTime-Sprache : Die Sprache, in der Sie FindTime verwenden, wird verwendet, um zugehörige E-Mail-Benachrichtigungen zu senden. Andernfalls werden diese Benachrichtigungen in englischer Sprache versendet.

Nachdem Sie die Optionen und das Datum/die Uhrzeit überprüft haben, klicken Sie auf „ Zur E-Mail hinzufügen “.

Die vorgeschlagenen Zeiten werden dem Nachrichtentext hinzugefügt. Sie können die Nachricht jetzt senden.

Für jeden Vorschlag, den Sie gemacht haben, werden in Ihrem Kalender vorläufige Inhaber von Treffpunkten erstellt. Sobald alle Antworten eingegangen sind und Sie ein endgültiges Datum/eine endgültige Uhrzeit für dieses Meeting ausgewählt haben, werden alle anderen Platzhalter automatisch aus Ihrem Kalender entfernt.

FindTime erstellt temporäre Kalenderereignisse mit dem Titel „ HOLD “, gefolgt vom Namen des Meetings. Diese bleiben bestehen, bis sich alle Teilnehmer auf eine Uhrzeit geeinigt haben. Nachdem sich alle Eingeladenen auf eine Zeit geeinigt haben, versendet FindTime ein letztes Kalenderereignis und entfernt
alle Ereignisse mit dem Titel „ HOLD “.

Sie erhalten E-Mail-Bestätigungen und Updates, wenn die Empfänger ihre Stimmen abgeben. Die Empfänger erhalten eine FindTime-E-Mail, in der sie ihre Stimme abgeben können:

Sie können den Status Ihrer FindTime-Anfrage jederzeit überprüfen, indem Sie bei einem Meeting auf „Status/aktualisierte Zeiten anzeigen“ klicken.

FindTime sendet Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit Schaltflächen zurück, um auf Antworten zu prüfen. Sobald Sie alle erforderlichen Antworten erhalten haben, können Sie in der E-Mail auf die Schaltfläche „ Planen “ klicken, um das Meeting abzuschließen und Einladungen zu versenden.

Wählen Sie Bearbeitungsoptionen aus, um die Besprechungseinstellungen bei Bedarf zu ändern.

Hinweis : Wenn Sie Änderungen vornehmen und die Besprechungszeiten erneut einfügen, müssen Sie die ursprüngliche Einladung manuell löschen.

Warum braucht Ihr Unternehmen FindTime?

FindTime ist einfach zu implementieren und kann von jedem Mitarbeitertyp verwendet werden. Zeit sparen und mehr Produktivität in die gleichen 24 Stunden zu quetschen, ist etwas, wonach jedes Unternehmen strebt. TechRepublic  nennt mehrere gute Gründe, warum ein Unternehmen FindTime verwenden möchte.

• FindTime ist einfach zu bedienen.
• FindTime ist nur für die individuelle Planung des Meetings notwendig.
• FindTime beendet das lästige Hin und Her zwischen denjenigen, die versuchen, ein Meeting zu planen.
• FindTime richtet das Meeting ein und informiert alle eingeladenen Personen.
• FindTime ist Teil von Microsoft 365, das viele Menschen bereits haben.

FindTime Outlook ist ein Add-In, das fast jede Art von Unternehmen, ob groß oder klein, nützlich finden wird. Mit FindTime gehört es der Vergangenheit an, mehr Zeit damit zu verbringen, ein Meeting zu planen, anstatt tatsächlich daran teilzunehmen.

FindTime gegen Doodle

• Wie oft suchen Sie nach Terminen, an denen mehrere Personen Zeit haben? Fühlt sich jeden Tag so an, egal ob Meeting, Firmenfeier, Dinner oder privater Kinobesuch mit Freunden.
• Es kann wirklich nervenaufreibend sein, viele Leute zusammenzubringen, aber wir wissen, wie wir uns gegenseitig helfen und uns von Tools unterstützen lassen können.
• Die meisten von Ihnen haben wahrscheinlich schon von  Doodle gehört  oder sogar selbst Umfragen erstellt.

Was bietet Doodle?

• Doodle ist der  kostenlose Umfragedienst  , den wahrscheinlich viele von Ihnen genutzt haben, darunter auch ich. Egal, ob zur Terminvereinbarung oder für eine Umfrage, wer beim Grillen was essen möchte.
• Umfragen lassen sich schnell und einfach erstellen. Neben Terminen können, wie erwähnt, auch andere Inhalte abgefragt werden.
• Auch diverse Einstellungen können noch vorgenommen werden, wie z. B. „Bei Bedarf“, d. h. die Option funktioniert bei mir, ist aber nicht optimal oder es kann nur eine Option pro Teilnehmer ausgewählt werden.
• Praktisch ist auch die versteckte Umfrage, damit Name und Stimme vertraulich bleiben und nur der Ersteller die Ergebnisse sehen kann.
• Sobald die Umfrage beendet ist, können Sie den Link weitergeben und jeder, der den Link hat, kann an der Umfrage teilnehmen. Und das alles als kostenloser Service. Sie brauchen nicht einmal ein Doodle-Konto – nicht schlecht, oder?.

Auf den ersten Blick kann die kostenlose Version nicht:

• Stichtag festlegen – Legt den Stichtag für die Abstimmung fest
• Kontaktdaten abrufen – Lassen Sie die Leute ihre E-Mail-Adresse, Adresse oder Telefonnummer eingeben
• Aktivitäten aller Eingeladenen – Sehen Sie, wer noch fehlt oder wer die Einladung bereits erhalten und geöffnet hat
• Sie können dann auch Erinnerungen senden
• Keine Werbung
• Gekritzel 1:1

Gekritzel 1:1

Die  Funktion Doodle 1:1  ist in den beiden Bezahlversionen enthalten und bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Person über Ihre freien Termine zu informieren, damit diese dann nur noch den für sie passenden auswählen muss. Ob mit Kollegen, externen Partnern oder Kunden, ein Meeting lässt sich mit wenigen Klicks vereinbaren.

Die Doodle-App

Auch die Doodle-App haben wir für Sie mit dem kostenlosen Account getestet   und auch dort lassen sich Umfragen super einfach erstellen. Und ein nettes Feature gerade für den privaten Gebrauch: Nach dem Erstellen der Umfrage kann man nicht nur den Link versenden, sondern die Umfrage auch per WhatsApp oder Facebook Messenger verteilen.

Weitere Informationen zu Find Time for Meeting in Outlook finden Sie auf der Microsoft-Website .

Jetzt würde ich gerne von Ihnen hören:

Welche Erkenntnis aus dem heutigen Bericht fandest du am interessantesten? Oder vielleicht haben Sie eine Frage zu etwas, das ich abgedeckt habe.

Wie auch immer, ich würde gerne von Ihnen hören. Also mach weiter und hinterlasse unten einen Kommentar.