Heute zeige ich Ihnen effektive Tipps zum Organisieren von E-Mails in Outlook.
- Der durchschnittliche Vollzeitbeschäftigte in Amerika erhält etwa 120 E-Mails pro Tag und verbringt etwa 28 Prozent seines Arbeitstages mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Das ist viel Zeit. Es ist kein Wunder, dass wir gestresst sind, diese endlose Welle von E-Mails durchlaufen und immer noch unsere eigentliche Arbeit erledigen müssen.
- Es ist an der Zeit, einige Tipps und Techniken zu behandeln, mit denen Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang erhalten. Wenn Sie dieses Thema recherchiert haben, werden Sie verschiedene Strategien finden, wie Sie mit E-Mails umgehen. Beispielsweise gibt es den Posteingang Null. Es ist eine Strategie, bei der das Ziel darin besteht, Ihren Posteingang immer zu 100 Prozent leer zu halten.
- Am anderen Ende des Spektrums gibt es Menschen da draußen, die Tausende von E-Mails in ihrem Posteingang haben und vollkommen glücklich sind. Sie verwenden Markierungs- und Suchwerkzeuge, um zu finden, was sie brauchen.
- Nun, diese Extreme funktionieren bei mir nicht. Beide machen mir Angst. Ich habe beide Versionen ausprobiert. Wenn ich meinen Tag damit verbringe, sicherzustellen, dass mein Posteingang zu 100 Prozent sauber ist, bekomme ich nicht viel Arbeit, weil ich abgelenkt werde. Wenn ich mal ein oder zwei Tage versäume, lande ich im anderen Extrem, wo ich alles aufstauen lasse und den Überblick verliere, weil jede E-Mail für mich wie ein Test ist, den es zu absolvieren gilt.
- Wenn ich durch einen überfluteten Posteingang scrollen muss, in dem jede Menge Text auf mich wartet, werde ich gestresst. Ich möchte diese Box nicht mehr betreten. Was für mich funktioniert und was ich empfehle, wenn Sie Ihre Produktivität verbessern und Ihre Angst reduzieren möchten, ist die Verwendung eines Systems, das Ideen aus beiden Strategien anwendet.
- Ich werde Ihnen auch einige großartige Funktionen in Microsoft Outlook zeigen, die Ihnen helfen können, die Zeit, die Sie mit einer E-Mail verbringen, erheblich zu verkürzen.
Entwickeln Sie eine E-Mail-Routine
- Entgegen der landläufigen Meinung ist unser Gehirn nicht gut im Multitasking. Tatsächlich hat die Forschung gezeigt, dass Multitasking die Produktivität verringert. Hören Sie also auf, ständig Ihren Posteingang zu überprüfen, denn wenn Sie gerade dabei sind, etwas zu erledigen, dauert es einige Zeit, bis Sie wieder auf Kurs kommen.
- Nachdem Sie Ihren Posteingang überprüft haben, summieren sich diese Minuten mit der Zeit und es wird wirklich frustrierend, eine Aufgabe ständig mehrmals neu starten zu müssen.
- Ich weiß, dass es vielleicht nicht für jeden möglich ist, aber für die meisten Jobs. Ist es für eine sofortige Antwort auf eine E-Mail erforderlich? Empfehlen Sie beispielsweise, Ihrer E-Mail zehn Minuten pro Stunde zu widmen. Konzentrieren Sie sich einfach auf die wichtigsten. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie Ihren Posteingang und konzentrieren Sie sich auf Ihre anderen Aufgaben.
- Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Windows-Benachrichtigungen deaktivieren, damit Sie nicht ständig Popups erhalten.
So deaktivieren Sie Benachrichtigungen:
- Wählen Sie die Schaltfläche Start und dann Einstellungen aus . Gehen Sie zu System > Benachrichtigungen & Aktionen .
- Dadurch gelangen Sie zu Benachrichtigungen und Aktionen. Wenn Sie nach unten scrollen, sehen Sie die verschiedenen Apps, für die Benachrichtigungen aktiviert sind. Deaktivieren Sie Outlook auf jeden Fall, aber sehen Sie sich auch die anderen Apps an, um zu sehen, ob Sie wirklich Popups für eine von ihnen benötigen.
- Wenn Sie Outlook während Ihrer E-Mail-Freizeit nicht schließen können, weil Sie Ihre anderen Aufgaben erledigen mussten, wechseln Sie in den Offlinemodus. Um in den Offline-Modus zu wechseln, gehen Sie oben auf Senden/Empfangen und klicken Sie in der Statusleiste auf Offline arbeiten.
- Sie können auch sehen, dass Sie gerade offline sind.
- Wenn es an der Zeit ist, Ihre E-Mails erneut zu überprüfen, klicken Sie einfach erneut auf Offline arbeiten, und Ihr Posteingang aktualisiert die Nummer, um ein Ordnersystem zu erstellen, das für Sie funktioniert.
Verwenden Sie das aktionsbasierte Ordnersystem
- Lassen Sie uns über das Ablegen und Archivieren von E- Mails sprechen. In der Vergangenheit habe ich eine aufwändige mehrstufige Ordnerstruktur für verschiedene Themen angelegt, um E-Mails zu archivieren, die ich behalten wollte. Am Anfang funktionierte es gut, aber ich fügte immer wieder Themen hinzu und die Liste wurde immer länger.
- Ich verbrachte Zeit damit, zu entscheiden, welchen Ordner ich verschieben und dem Leiter eine E-Mail schicken sollte. Wenn ich nach etwas suchte, war ich mir oft nicht mehr sicher, wo ich es hingelegt hatte, und ich verschwendete Zeit damit, danach zu suchen, was den Zweck zunichte machte.
- Jetzt verwende ich eine mehr aktionsbasierte Ordnerstruktur und versuche, es auf einem einfachen System mit nur wenigen Ordnern zu halten. Ich werde Ihnen gleich zeigen, wie Sie das einrichten können.
- Die andere wichtige Regel ist, das erneute Lesen von E-Mails zu vermeiden. Das ist ein weiterer Grund, warum ich einen überfüllten Posteingang nicht mag, denn wenn Sie alles in Ihrem Posteingang behalten, werden Sie E-Mails am Ende mehrfach lesen.
- Hier ist, was ich tue, um das zu vermeiden. Wenn ich zum ersten Mal eine E-Mail lese, entscheide ich, was ich damit mache. Wenn es etwas ist, was ich sofort erledigen kann, tue ich es. Wenn zum Beispiel die Buchhaltung eine Quittung benötigt, habe ich vergessen, sie einzureichen. Ich schicke es gleich.
- Im Grunde werde ich alles tun, was ich in ein paar Minuten tun kann, um es zu erledigen. Wenn ich fertig bin und die E-Mail beantwortet habe, entscheide ich, ob es etwas ist, auf das ich irgendwann in der Zukunft zurückgreifen muss. Oder vielleicht ist es etwas, das ich aus rechtlichen oder steuerlichen Gründen aufbewahren muss. Wenn ja, archiviere ich die E-Mail, indem ich einfach oben auf Archiv klicke.
- Dadurch wird die E-Mail aus meinem Posteingang in den Archivordner verschoben. Wenn ich später zurückgehen muss, kann ich die Suche verwenden, um es zu finden.
- Wenn es etwas ist, das ich definitiv nicht mehr brauche, lösche ich es einfach. Statt Archiv klicke ich auf Löschen. Dadurch wird die E-Mail aus meinem Posteingang in die gelöschten Elemente verschoben.
- Ich leere den Ordner „Gelöschte Objekte“ regelmäßig, damit er keinen unnötigen Speicherplatz belegt. Das mache ich mit einer E-Mail, von der ich weiß, dass sie schnell fertig gestellt und gespeichert und dann entweder archiviert oder gelöscht werden kann.
- Gleiches gilt natürlich auch für E-Mails, bei denen keine Aktion erforderlich ist. Ich entscheide, ob ich die Nachricht archivieren oder sofort in den Papierkorb verschieben möchte.
- Was können Sie nun tun, wenn Sie auf eine Nachricht stoßen, die Sie nicht sofort beantworten können? Vielleicht ist es erforderlich, einen Bericht zu erstellen oder mit jemand anderem zu sprechen oder irgendetwas, das mehr als ein paar Minuten in Anspruch nimmt. Hier kommt mein Aktionsordner ins Spiel. Wenn ich nach dem Lesen der E-Mail merke, dass ich mehr Zeit dafür aufwenden muss, verschiebe ich sie in einen Ordner, den ich erstellt habe.
- Um einen Ordner zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach und wählen Sie einen neuen Ordner aus, geben Sie ihm einen Namen und drücken Sie die Eingabetaste.
- Dies funktioniert auch mit bestehenden Ordnern, falls Sie einen Unterordner erstellen möchten. In meinem Fall habe ich einen Ordner namens Aktion erforderlich.
- Sie können Ihre Ordner auch per Drag-and-Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen. Wenn ich also auf eine E-Mail stoße, kann ich sie weder löschen noch sofort beantworten.
- Ich verwende schnelle Schritte, um die Nachricht in den Aktionsordner zu verschieben, um einen schnellen Schritt einzurichten. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, wählen Sie Schnellschritte, dann neuen Schnellschritt und dann in den Ordner verschieben.
- Geben Sie ihm einen Namen und seine Aktionen. Wählen Sie im Dropdown-Menü den Ordner aus, in den die Nachricht verschoben werden soll. Klicken Sie auf Fertigstellen, damit Sie den Quickstep mit der hervorgehobenen E-Mail erstellt haben.
- Klicken Sie einfach auf den Schnellschritt auf der Registerkarte Startseite. Dadurch wird es aus dem Posteingang verschoben.
- Sie können Ihrem Quickstep auch eine Verknüpfung hinzufügen. Gehen Sie zu Quickstep, verwalten Sie Quickstep und bearbeiten Sie es dann. Wählen Sie eine Verknüpfung, eine Tastenkombination und speichern Sie dann die Verknüpfung, um Ihre Nachricht zuzuordnen, aber das ist noch nicht alles, da Sie sonst nur einen weiteren Ordner erstellt haben, den Sie im Auge behalten müssen.
- Sie können die Aufgaben an jemanden delegieren . Sie können die E-Mail einfach an die Person weiterleiten, um sicherzustellen, dass sie erledigt wird.
- Sie können es mit der Follow-up-Funktion von Outlook melden.
- Wenn Sie die Aufgabe nicht delegieren können, weil nur Sie sie erledigen können, sollten Sie daraus eine Aufgabe erstellen. Was ich tue, ist Zeit in meinem Kalender einzuplanen, um es zu erledigen, denn wenn ich es nicht plane, wird es nicht passieren.
- Um die Zeit zu planen, erstellen Sie direkt aus der Nachricht heraus einen Termin, indem Sie die Nachricht einfach auf das Kalendersymbol ziehen. Dies öffnet das Terminfenster. Sie können den Planungsassistenten verwenden, um einen Slot für die Bearbeitung der E-Mail zu planen. So hat meine Aufgabe gute Chancen, erledigt zu werden.
- Ich werde eine letzte Änderung hinzufügen. Lassen Sie uns den Standard-Startordner in Outlook in den Aktionsordner ändern. Jedes Mal, wenn Outlook geöffnet wird, sehen Sie als Erstes Dinge, die Sie erledigen müssen. Das ist großartig für mich, weil ich leicht von anderen E-Mails abgelenkt werde und möglicherweise vergesse, meinen eigentlichen Ordner zu überprüfen.
- Um den Standardordner zu erstellen, gehen Sie zu den Dateioptionen unter Voraus, Sie werden sehen, wie Outlook startet und beendet wird. Hier können Sie den Ordner auswählen, den Outlook als Startordner verwendet. Klicken Sie einfach auf Durchsuchen und Aktionsordner auswählen.
DE-Clutter Ihren Posteingang
- Offensichtlich ist der einfachste Weg, einen sauberen Posteingang zu haben, weniger Nachrichten zu bearbeiten, also kündigen Sie alles, was Sie nicht erhalten möchten. Wenn Sie niemanden dazu bringen können, Sie nicht mehr mit E-Mails zu bombardieren, blockieren Sie den Absender und verschieben Sie ihn in den Junk-Ordner.
- Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen von externen Apps und sozialen Medien tun im Grunde alles, um die Welle eingehender E-Mails zu reduzieren.
- Ich empfehle auch dringend, Regeln in Outlook zu verwenden. Zum Beispiel habe ich mehrere Newsletter abonniert, die mich interessieren, aber ich möchte nicht, dass sich diese Nachrichten in meinem Posteingang anhäufen. In diesem Fall können Sie für diese Nachrichten einen separaten Ordner erstellen und die Regel verwenden, um sie automatisch in diesen Ordner zu verschieben, sobald sie eintreffen. Das ist ganz einfach. Klicken Sie auf eine der Newsletter-E-Mails, die Sie erhalten haben, wählen Sie dann Regeln auf der Registerkarte „Startseite“ aus und erstellen Sie eine Regel.
- Jetzt müssen wir einen Auslöser für die Regel identifizieren. Das kann entweder der konkrete Absender oder bestimmte Schlüsselwörter in der Betreffzeile sein.
- In meinem Fall gehe ich zum Absender, wähle dann den Ordner aus, in den ich es verschieben möchte, und das war's.
- Sie können wirklich kreative und komplexe Auszahlungen erhalten. Klicken Sie einfach auf Erweiterte Optionen, um zu sehen, was ich meine. In meinem Fall brauche ich nur eine einfache Regel, also klicke ich auf Ok.
- Ein letzter Tipp: Dies funktioniert besonders gut in einer Unternehmensumgebung, in der die Leute viele E-Mails mit Empfängern und CC versenden, um sie auf dem Laufenden zu halten. Nun, normalerweise erfordern solche E-Mails keine Aktion, sodass Sie eine Regel verwenden können, um sie in einen separaten Ordner zu verschieben, damit Sie sie später lesen können oder nicht.
- Eine andere Möglichkeit besteht darin, sie farblich zu kennzeichnen, sodass Sie bereits wissen, dass diese Nachrichten nicht direkt an Sie adressiert sind.
- Um eine solche bedingte Formatierung in Outlook einzurichten, gehen Sie auf die Registerkarte Ansicht, wählen Sie Ansichtseinstellungen und dann bedingte Formatierung. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Regel einzurichten. Vergeben Sie einen Namen, klicken Sie auf die Schriftart-Schaltfläche. Sie können den Schriftart, die Art, die Größe und die Farbe ändern.
- Wir müssen eine Bedingung hinzufügen. Sie können auch sehr komplex werden, aber alles, was ich möchte, ist, mich auf Nachrichten zu bewerben, auf die ich kopiert wurde, also werde ich das Kästchen ankreuzen, wo ich bin, und aus der Dropdown-Liste in der Zeile mit anderen Personen auswählen. Das ist es. OK klicken.
- Ich werde eine E-Mail an mich selbst im CC senden und jetzt, wenn die Nachricht ankommt, sehe ich sofort, dass ich nur in diese E-Mail kopiert bin, also haben Sie sie.
- Kurz gesagt, entwickeln Sie eine E-Mail-Routine und hören Sie auf, ständig Ihren Posteingang zu überprüfen. Erstellen Sie ein Ordnersystem, das für Sie funktioniert, und wenden Sie eine Single-Touch-Regel an, um das erneute Lesen von E-Mails und die Unordnung Ihres Posteingangs zu vermeiden, indem Sie Regeln anwenden und E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. Ich hoffe, dass diese Tipps zum Organisieren von E-Mails in Outlook hilfreich sind, um die Kontrolle über Ihren Posteingang zu erlangen und Ihre Produktivität zu verbessern.
Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft-Website .
Jetzt würde ich gerne von Ihnen hören:
Welche Strategie aus dem heutigen Beitrag wirst du zuerst ausprobieren? Oder vielleicht haben Sie eine Frage zu etwas, das ich abgedeckt habe.
Wie auch immer, ich würde gerne von dir hören, also mach weiter und hinterlasse unten einen Kommentar.
