Freigegebenes Postfach in Office 365: Der endgültige Leitfaden

Weiter oben in diesem Beitrag haben wir über das Online-Archiv in Office 365 gesprochen. Heute zeige ich Ihnen das freigegebene Postfach in Office 365.

Ein freigegebenes Postfach ist ein Outlook-Postfach, das einem Benutzerpostfach sehr ähnlich ist, jedoch von mehreren verschiedenen Personen gemeinsam genutzt wird. Dies ist ideal für ein Unternehmen, um eine Vielzahl von Kundenanfragen zu verwalten und Projektanfragen zu bearbeiten. Wenn eine E-Mail von einem freigegebenen Postfach gesendet wird, wird die Absenderadresse als E-Mail-Adresse eines freigegebenen Postfachs angezeigt. In ähnlicher Weise steht den Mitgliedern des freigegebenen Postfachs ein separater Kalender zum Verwalten von Besprechungen zur Verfügung.

Auf ein freigegebenes Postfach können Mitglieder ohne Erlaubnis nicht zugreifen, und es gibt kein Kennwort für den Zugriff darauf. Benutzer sollten sich also an Administratoren wenden, um die erforderliche Berechtigung für den Zugriff auf ein Postfach zu erteilen. Sobald dies erledigt ist, können Sie über den Browser oder Outlook auf das Postfach zugreifen.

Wie erstelle ich ein freigegebenes Postfach?

Es gibt einige Optionen zum Erstellen eines freigegebenen Postfachs, und zwar Microsoft 365 Admin Center und Powershell.

• Gehen Sie zu „ Microsoft 365 Admin Center “
• Wählen Sie in der linken Navigation „ Teams & Gruppen “
• Wählen Sie „ Freigegebene Postfächer “

• Klicken Sie auf „ Freigegebenes Postfach hinzufügen “ .

• Geben Sie den Namen des gewünschten gemeinsamen Postfachs und die E-Mail-Adresse ein

• Das freigegebene Postfach wird erstellt, hat aber keine Mitglieder.
• Klicken Sie auf „ Mitglieder zu Ihrer gemeinsamen Mailbox hinzufügen “

• Klicken Sie auf „ Mitglieder hinzufügen “

• Suchen Sie Benutzer und fügen Sie sie dem freigegebenen Postfach hinzu.
• Klicken Sie auf „ Speichern “

• Warten Sie nach dem Speichern eine Stunde zum Replizieren. Versuchen Sie nach 60 Minuten, über den Browser oder Outlook auf das Postfach zuzugreifen.

Wie erstelle ich ein freigegebenes Postfach mit Powershell?

• Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online Powershell her
• Führen Sie den folgenden Befehl aus.
  New-Mailbox -Name "Techie Test" -Shared

• Sobald dies erstellt ist, befolgen Sie die oben genannten Schritte, um Mitglieder hinzuzufügen, und warten Sie 60 Minuten.

Wie greife ich auf das freigegebene Postfach in Outlook zu?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf das freigegebene Postfach in Outlook zuzugreifen. Sie sind unten aufgeführt.

Option 1:

• Klicken Sie in Outlook auf „Datei “
• Wählen Sie „ Kontoeinstellungen “ -> Kontoeinstellungen
• Klicken Sie auf der Registerkarte E-Mail auf Ändern und dann auf Weitere Einstellungen
• gehe zu „ Erweitert “
• Klicken Sie auf „ Hinzufügen “
• Geben Sie „ Name des freigegebenen Postfachs “ ein.
• OK klicken
• Klicken Sie auf Anwenden und OK, um das Hinzufügen des freigegebenen Postfachs abzuschließen.
• Wenn Sie mehr als 1 haben, können Sie den Rest gleichzeitig hinzufügen. Übernehmen und OK, um das Hinzufügen der freigegebenen Postfächer abzuschließen.
• Der Zugriff auf das freigegebene Postfach wird wieder aufgenommen und Sie können nun das freigegebene Postfach „ Senden als “ senden , ohne dass ein Unzustellbarkeitsfehler auftritt.

Option 2:

• Klicken Sie in Outlook 2013 und den neuesten Versionen auf Datei -> Klicken Sie auf „ Konto hinzufügen “ .
• Auf dem Bildschirm „ Konto hinzufügen “ werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Adresse einzugeben. Geben Sie die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein.
• Klicken Sie auf „ Verbinden “ und wählen Sie „ Microsoft 365 “ aus.
• Sie werden aufgefordert, das Passwort einzugeben
• Ersetzen Sie die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs auf der Anmeldeseite und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein .
• Klicken Sie auf „ Anmelden “ und warten Sie 5-10 Minuten
• Schließen Sie den Outlook und starten Sie ihn erneut
• Das freigegebene Postfach wird in Outlook in der linken Ecke angezeigt.

Wie füge ich einen externen Benutzer zum freigegebenen Postfach hinzu?

Freigegebene Postfächer sind nur für interne Benutzer zugänglich und externe Benutzer können nicht als Mitglieder hinzugefügt werden. Dies liegt hauptsächlich daran, dass Mitglieder gemeinsam genutzter Postfächer ein Active Directory-Konto benötigen, das für externe Benutzer unmöglich ist.

Wie konvertiere ich ein Benutzerpostfach in ein freigegebenes Postfach?

Administratoren erhalten eine Anforderung zum Konvertieren eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach oder umgekehrt. Dies kann mit dem Microsoft 365 Admin Center oder PowerShell erreicht werden.

• Gehen Sie zu „ Exchange Admin Center “
• Wählen Sie in der linken Navigation „ Empfänger “ und dann „ Postfächer “ aus.
• Suchen Sie ein Postfach und öffnen Sie es.
• Klicken Sie nun auf „Andere “ und dann auf „ In freigegebenes Postfach konvertieren “ .

Wir können auch die PowerShell verwenden, um das Postfach zu konvertieren.

Stellen Sie eine Verbindung zu Exchange Online PowerShell her und führen Sie den folgenden Befehl aus. Du solltest gut zu gehen sein.
Set-mailbox "Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein" - Geben Sie Shared ein

Wenn Sie es vorziehen, ein freigegebenes Postfach in ein Benutzerpostfach umzuwandeln, führen Sie diese Schritte aus.

• Gehen Sie zu „ Exchange Admin Center “
• Wählen Sie in der linken Navigation „ Empfänger “ und dann „ Postfächer “ aus.
• Suchen Sie ein Postfach und öffnen Sie es.
• Klicken Sie nun auf „Andere “ und dann auf „ In normales Postfach konvertieren “.

Um von einem freigegebenen Postfach in ein Benutzerpostfach zu konvertieren, sollte der Postfachtyp Regulär sein. Der PowerShell-Befehl ist unten.
Set-mailbox „Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein“ – Geben Sie Regular ein

Einschränkungen für freigegebene Postfächer in Microsoft 365

Es gibt einige Einschränkungen im freigegebenen Postfach von Microsoft 365, die unten aufgeführt sind.

• Es erfordert keine Lizenz und kann natürlich kostenlos verwendet werden. Standardmäßig wird es mit 50 GB Kontingent geliefert.
• Wenn es überschritten wird, ist eine Online-Lizenz für den Austausch erforderlich.
• Auf lizenzierte Benutzer von Exchange Online Kiosk kann nicht zugegriffen werden.
• E-Mail-Archiv kann nicht durchgeführt werden.
• Journaling kann nicht unterstützt werden.
• Ein freigegebenes Postfach kann keinen Benutzernamen und kein Kennwort haben , sodass Benutzer sich nicht direkt anmelden können. Es kann nur darauf zugegriffen werden, nachdem ein Benutzer mithilfe von Berechtigungen auf sein Postfach zugegriffen hat.
• Auf ActiveSync-Clients kann nicht zugegriffen werden.

Lesen Sie auch:

• So lösen Sie das Problem, dass ein freigegebenes Postfach als E-Mail-Benutzer angezeigt wird
• Wie plant man Team-Meetings von einem freigegebenen Postfach aus?

Weitere Informationen zu freigegebenen Postfächern finden Sie auf der Microsoft-Website .

Möchten Sie Ihre Exchange Online-Erfahrung verbessern, um die Produktivität zu steigern? Sehen Sie sich die hier genannten Tipps und Tricks an .

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