Dieser Beitrag erklärt, wie Sie E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellen und verwenden. Wenn Sie häufig ähnliche E-Mails in Outlook beantworten, habe ich einen tollen Tipp für Sie. Sie können Ihre Antworten als Vorlagen speichern, sodass Sie jederzeit darauf zugreifen können. Auf diese Weise können Sie, anstatt Ihren Text jedes Mal neu zu schreiben, Zeit sparen und vordefinierte Textblöcke mit einem Klick auf eine Schaltfläche verwenden.
Lass es mich dir zeigen. Es gibt zwei großartige Methoden, mit denen Sie E-Mails mit einer gespeicherten Antwortvorlage beantworten können. Das erste verwendet das kostenlose Vorlagen-Add-In und das zweite ist die Quick-Parts-Funktion.
E-Mail-Vorlagen mit dem Add-In "Meine Vorlagen".
- Beginnen wir jetzt mit meinen Vorlagen. Das Tolle an meinen Vorlagen ist, dass sie in Ihrem Postfach gespeichert werden, sodass sie Ihnen auch zur Verfügung stehen, wenn Sie einen anderen Computer verwenden oder im Internet suchen.
- Standardmäßig sollte das Add-In „Meine Vorlagen“ in Outlook aktiviert sein, solange Sie ein Exchange - Konto haben und es nicht für POP- oder IMAP-Konten verfügbar ist. Sie können überprüfen, ob Sie das Add-In haben, indem Sie auf „Add-Ins abrufen“ klicken an der Spitze.
- Unter Meine Add-Ins sehen Sie es im Abschnitt der Add-Ins, die von Microsoft bereitgestellt werden und ab 2013 verfügbar sind.
- Wenn es aus irgendeinem Grund nicht eingeschaltet ist, können Sie es aktivieren.
- Wie verwenden Sie diese Vorlagen, um auf eine E-Mail zu antworten? Wenn Sie sich in der Antwort befinden, sehen Sie einige Vorlagen und die Registerkarte "Nachricht" im Menüband ganz rechts. Klicken Sie darauf und es öffnet sich der Vorlagenbereich.
- Es wird mit einigen Beispielantworten kommen. Wenn Sie den Mauszeiger über die Vorlagen bewegen, erhalten Sie die Option, Vorlagen zu löschen und zu bearbeiten, indem Sie auf das Plus hier unten klicken, um unsere eigenen Vorlagen zu erstellen.
- Um eine eigene Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf das Plus, vergeben Sie einen Namen.
- Sie können den Text für Ihre Antwort hinzufügen. Es gibt keine Formatierungsoptionen für die Vorlagen, daher können Sie weder die Schriftgröße noch die Farbe ändern oder Links zu Ihrem Text hinzufügen, was ehrlich gesagt ziemlich einschränkend ist.
- Was Sie tun können, ist, einen Text in einer anderen Anwendung zu schreiben. Microsoft Word zum Beispiel, und fügen Sie dort alle erforderlichen Formatierungen hinzu und kopieren Sie dann Ihren Text und fügen Sie ihn in die Vorlage ein.
- Auf diese Weise können Sie Ihrer Antwort sogar Links hinzufügen, wenn Sie mit einer Antwort fertig sind, klicken Sie auf Speichern, wodurch sie zu den verfügbaren Vorlagen hinzugefügt wird.
- Jetzt nur noch ein Hinweis: Das Add-In "Meine Vorlagen" hat eine Gesamtgröße von 32 Kilobyte für alle Vorlagen. Falls Sie also eine Fehlermeldung erhalten: „Diese Vorlage ist zu groß zum Speichern. Bitte verkleinern Sie es und versuchen Sie dann erneut, es zu speichern. Wenn Sie versuchen, dies zu speichern, müssen Sie die Inhaltsmenge so reduzieren, dass die Gesamtgröße aller Vorlagen weniger als 32 Kilobyte beträgt. Übertreiben Sie es nicht und es sollte Ihnen gut gehen.
- Wenn Sie das nächste Mal auf eine Nachricht antworten müssen, klicken Sie einfach auf Vorlagen anzeigen und wählen Sie die gewünschte aus. Der Text wird in Ihre Antwort kopiert.
- Nur zwei Klicks und fertig. Natürlich sind Sie nicht nur darauf beschränkt, diese Vorlagen für Antworten zu verwenden. Sie können sie auch beim Verfassen einer neuen Nachricht verwenden.
E-Mail-Vorlagen mit schnellen Teilen
Die andere Option ist die Verwendung von Quick Parts, einer Funktion, die Microsoft in Outlook 2007 eingeführt hat. Jetzt können Sie mit Quick Parts im Grunde wiederverwendbare Inhalte und Galerien speichern. Sie können Textbilder, Tabellen und sogar Formatierungen enthalten. Hier ist das Ding aber. Sie sind nur lokal auf Ihrem Computer verfügbar. Sie werden nicht automatisch synchronisiert.
- Um eine Vorlage mit Quickparts zu erstellen, geben Sie entweder den gewünschten Text ein oder verwenden Sie den Text aus einer vorhandenen Antwort. Markieren Sie den Teil des Textes, den Sie als Standardantwort verwenden möchten, und gehen Sie dann auf die Registerkarte „Einfügen“ rechts in der Textgruppe, Sie werden Quick Parts sehen. Klicken Sie darauf und Sie erhalten die Option, die Auswahl als sogenannten Baustein in der Quick-Teile-Galerie zu speichern.
- Sie können diesen Quick-Teilen einen Namen mit dem Dropdown-Menü für die Kategorie geben. Sie können Ihre Quick-Teile in separaten Gruppen organisieren, indem Sie neue Kategorien erstellen. Nun, ich brauche das nicht, also werde ich mit General gehen. Klicken Sie auf OK.
- Wenn Sie diesen Text das nächste Mal verwenden möchten, wenn Sie auf eine Nachricht antworten, klicken Sie einfach auf Schnellteile einfügen und wählen Sie eine gewünschte Vorlage aus.
- Eine schnellere Möglichkeit besteht darin, die Galerie zu Ihrer Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzuzufügen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Schnellteile in der Multifunktionsleiste und wählen Sie Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, dann können Sie Ihre Auswahl treffen, um die automatische Vervollständigung noch schneller zu verwenden.
- Geben Sie einfach den Namen des schnellen Teils ein. In meinem Fall ist es Test und F3 drücken und es ist da.
- Es ist nicht einmal notwendig, den ganzen Namen einzugeben, solange er eindeutig ist. In meinem Fall reicht Tipptest und dann F3, der große Vorteil von Quickparts ist, dass die Bausteine nicht nur auf Text beschränkt sind.
- Nehmen wir in diesem Fall an, dass wir einen bestimmten Artikel nicht vorrätig haben und wir auf eingehende Kundenanfragen mit einem alternativen Artikel reagieren möchten.
- In die erhaltene Antwort habe ich einen Text eingefügt, um auf die Anfrage des Kunden zu antworten. Ich habe auch ein Bild dieses alternativen Produkts und seiner Spezifikationen hinzugefügt, alles bequem gespeichert und mit nur wenigen Klicks verfügbar.
- Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine empfangene Antwort klicken, erhalten Sie die Option zum Organisieren und Löschen.
- Sie sehen alle Bausteine, die Sie haben. Sie können ihre Eigenschaften bearbeiten, löschen oder neue einfügen. Ich habe bereits erwähnt, dass die Quick-Teile lokal in Ihrem Computer empfangen werden.
Exportieren Sie Quick Parts auf einen anderen PC
Als letztes möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie sie exportieren können. Die Datei, in der sie gespeichert werden, heißt NormalEmail.dotm
So finden Sie den Standort:
- Öffnen Sie den Datei-Explorer/Windows-Explorer.
- Geben Sie „ %APPDATA%\Microsoft\Templates “ in die Adressleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste.
- Sie werden die Datei NormalEmail.dotm finden.
- Diese Datei enthält die Einstellungen für alle Stile, die Sie möglicherweise hinzugefügt oder geändert haben.
- Sie können diese Datei an Ihren Sicherungsspeicherort oder in den Vorlagenordner eines anderen Computers oder Benutzers kopieren, wenn Outlook geschlossen ist.
So können Sie E-Mail-Vorlagen in Outlook verwenden, um Zeit beim Verfassen von E-Mails oder beim Beantworten wiederholter Anfragen zu sparen.
Um weitere Informationen zu erhalten, besuchen Sie die Microsoft-Website .
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