Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Massen-E-Mails oder E-Mails an Kunden und Kunden zu senden, indem Sie den Inhalt jedes Dokuments personalisieren, kann der Seriendruck helfen. Für den Seriendruck ist die beste Kombination Excel und Word. Hier finden Sie zwei einfache Methoden zum Seriendruck von Excel nach Word.
Seriendruck ist die kostengünstigste Form der Büroarbeitsautomatisierung auf Desktop- und Laptop-Computern. Sie müssen nur die Microsoft Word-App konfigurieren, um Daten für Platzhaltertexte aus einer Datenbank wie einer Excel-Datei für ein Dokument abzurufen.
Einmal eingestellt, können Sie mit einem einzigen Klick personalisierte Briefe, Umschläge, E-Mails, Verzeichnisse, Adressetiketten usw. erstellen. Wenn Sie lernen, wie Sie einen Seriendruck von Excel nach Word erstellen, können Sie Rechnungen, monatliche Rechnungen, Abonnementdetails und viele andere offizielle Dokumente für Hunderte und Tausende von Kunden mit wenigen Klicks erstellen.
Indem Sie lernen, wie Sie einen Seriendruck in Word aus Excel erstellen, können Sie datenreiche E-Mails und Mails erstellen und menschliche Fehler vermeiden, die bei der manuellen Erstellung solcher Dokumente ein Risiko darstellen. Beginnen wir also mit den Methoden zum Erstellen eines Seriendrucks von Excel nach Word.
Seriendruck von Excel nach Word: Manuelle Methode
Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Seriendruck von Excel nach Word durchzuführen. Die erste ist die manuelle Methode, bei der Sie die Platzhaltertexte für ein Dokument selbst hinzufügen und Word den Rest für die restlichen Mails oder E-Mails erledigt. Lernen Sie hier die Schritte für den manuellen Seriendruck kennen:
Erstellen Sie die Datenquelle in einem Excel-Arbeitsblatt
Zunächst müssen Sie eine Datenbank erstellen, aus der MS Word Daten in die Seriendruckfelder innerhalb der Vorlage E-Mail, Mail, Rechnung usw. holt. Sie müssen die Excel-Datenbank so erstellen, dass alle Daten sich auf einen Empfänger beziehen einreihig erhältlich.
Sie können verschiedene Daten in einer einzelnen Zeile unter verschiedenen Spaltenüberschriften trennen. Diese Spaltenüberschriften funktionieren als Gegenstück zu den Seriendruckfeldern in Word. Die Spaltenüberschrift können Sie nun beliebig gestalten. Später müssen Sie jedoch geringfügige Änderungen an den Spaltenüberschriften vornehmen, um Felder in Word abzugleichen.
Nachfolgend finden Sie die grundlegenden Schritte zum Erstellen einer Datenbank für den Seriendruck in Excel. Dieses Tutorial erstellt eine Rechnung für ein kleines oder privates Unternehmen, in dem Sie Massenrechnungen und monatliche Rechnungen kostengünstig an Tausende von Kunden senden können, ohne sich auf kostspielige Online-Lösungen oder Agenturen von Drittanbietern verlassen zu müssen:
Die Excel-Datenbank für den Seriendruck von Excel zu Word
Das ist es! Sie haben die Excel-Datenbank für das Serienbriefprojekt erfolgreich erstellt. Gut gemacht! Beginnen wir mit der Erstellung der Serienbriefvorlage in Microsoft Word.
Erstellen Sie eine E-Mail oder Mail für Ihren Kunden
Zuerst müssen Sie die Rechnungs-E-Mail oder -Post entwerfen, die Sie an Ihre Kunden und Kunden senden möchten. Das Schreiben muss einige grundlegende Informationen über Sie enthalten, wie unten gezeigt. Diese sind statisch für alle E-Mails und Mails.
Die Word-Vorlage zum Erstellen eines Seriendrucks in Word aus Excel
Führen Sie einen Seriendruck von Excel nach Word durch
Nachdem Sie nun die Word-Vorlage erstellt haben, zu der Sie Seriendruckfelder hinzufügen, sehen wir uns die folgenden Schritte an:
Erstellen Sie einen Seriendruck für E-Mail-Nachrichten in Word
Auswählen der Seriendruck-Datenbanktabelle aus Excel
Bisher haben Sie die Excel-Datenbank für den Seriendruck mit Word verbunden. Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie die erforderlichen Felder im folgenden Vorlagendokument für den Seriendruck ausfüllen:
Erstellen Sie eine Begrüßungszeile im Seriendruck für Word
Erstellen des oberen Teils der Serienbrief-E-Mail für Rechnungen
Erstellen der Hauptrechnungsdetails und der Abschlusserklärung in der Serienbrief-E-Mail
So führen Sie einen manuellen Seriendruck von Excel nach Word durch Die gesamte Serienbriefvorlage
Wie Sie in der Vorschau sehen können, zeigt der Rechnungsbetrag weder die Währung noch Dezimalstellen an. Um dies zu beheben, führen Sie die hier beschriebenen Schritte aus:
Ändern der Toggle Field Codes im Serienbrief Word
#$0.00
Feldcodes umschalten, um den Betrag aus Excel zu formatieren
Sie können jetzt wichtige Daten in der E-Mail-Vorlage hervorheben. Word-Seriendruck übernimmt die Formatierung in alle anderen Dokumente, die Sie in diesem Seriendruckprojekt erstellen.
Zusammenführung in Word abschließen
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie im Dialogfeld „ Datensätze zusammenführen“ auf „Fertig stellen und zusammenführen“ > „Einzelne Dokumente bearbeiten“ > „ Alle“ . Klicken Sie auf OK , um alle zusammengeführten Dokumente für jeden Kunden in der Excel-Datenbank zu erstellen.
Erfahren Sie, wie Sie den Seriendruck von Excel nach Word manuell ausführen
Word-Seriendruck erstellt ein neues Dokument mit den zusammengeführten E-Mails. Sie müssen die Datei also separat speichern oder sofort E-Mails senden.
Seriendruck von Excel nach Word: Seriendruck-Assistent
Die zweite Möglichkeit, einen Seriendruck durchzuführen, ist die Verwendung des Seriendruck-Assistenten von Microsoft Word. Dies ist jedoch eine knifflige Methode. Sie müssen die Quelldatenbank in Excel gemäß den verfügbaren Serienbrieffeldern in Word ändern. Folgendes müssen Sie tun, um den automatischen Seriendruck in Word auszuprobieren:
Die Benutzeroberfläche für den schrittweisen Seriendruck-Assistenten
Der zweite Schritt des Seriendrucks im Seriendruck-Assistenten
Seriendruck von Excel nach Word: Häufig gestellte Fragen
Wie führe ich automatisch Daten aus Excel in Word zusammen?
Sie können Daten aus Excel automatisch mit Word zusammenführen, indem Sie die Word-Seriendruckfunktion verwenden. Dazu müssen Sie die Excel-Datei dabei haben. Erstellen Sie dann ein neues Word-Dokument und beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail oder E-Mail. Klicken Sie an den Stellen, an denen Sie Werte aus Excel importieren müssen, auf das Feld Seriendruck einfügen und fügen Sie den erforderlichen Wert hinzu.
Zuvor müssen Sie die Excel-Datenbank hinzufügen, indem Sie zu Mailings > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden gehen und die Excel-Datei auswählen. Nachdem Sie das Vorlagendokument manuell erstellt haben, schließen Sie den Seriendruck ab und Word erstellt alle anderen E-Mails oder Mails automatisch für die jeweiligen Empfänger.
Wie erstelle ich einen Seriendruck aus Excel-Daten?
Sie können einen Seriendruck aus Excel-Daten erstellen, wie Sie es normalerweise für eine neue Kontaktliste oder Kontakte aus Outlook tun. Um jedoch Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Was sind die sechs Schritte des Seriendrucks?
Laut dem schrittweisen Seriendruck-Assistenten sind die folgenden sechs Schritte für den Seriendruck in Word:
Abschluss
Jetzt wissen Sie, wie Sie Serienbriefe von Excel nach Word erstellen, indem Sie entweder der manuellen Methode oder dem Word-Seriendruck-Assistenten folgen. Probieren Sie eine der Methoden aus, abhängig von Ihrem Seriendruckdokument, Ihrer Datenbank und dem Grad der Personalisierung, den Sie benötigen.
Vergessen Sie nicht, unten einen Kommentar abzugeben, wenn Sie andere mühelose Methoden zum Erstellen eines Seriendrucks in Word aus Excel kennen. Vielleicht möchten Sie auch wissen, wie Sie Etiketten aus Excel mit MS Word-Seriendruck drucken und Kommentare und Änderungen aus mehreren Dokumenten zusammenführen .
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