So erstellen Sie Serienbriefe von Excel nach Word auf 2 mühelose Arten

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Massen-E-Mails oder E-Mails an Kunden und Kunden zu senden, indem Sie den Inhalt jedes Dokuments personalisieren, kann der Seriendruck helfen. Für den Seriendruck ist die beste Kombination Excel und Word. Hier finden Sie zwei einfache Methoden zum Seriendruck von Excel nach Word.

Seriendruck ist die kostengünstigste Form der Büroarbeitsautomatisierung auf Desktop- und Laptop-Computern. Sie müssen nur die Microsoft Word-App konfigurieren, um Daten für Platzhaltertexte aus einer Datenbank wie einer Excel-Datei für ein Dokument abzurufen.

Einmal eingestellt, können Sie mit einem einzigen Klick personalisierte Briefe, Umschläge, E-Mails, Verzeichnisse, Adressetiketten usw. erstellen. Wenn Sie lernen, wie Sie einen Seriendruck von Excel nach Word erstellen, können Sie Rechnungen, monatliche Rechnungen, Abonnementdetails und viele andere offizielle Dokumente für Hunderte und Tausende von Kunden mit wenigen Klicks erstellen.

Indem Sie lernen, wie Sie einen Seriendruck in Word aus Excel erstellen, können Sie datenreiche E-Mails und Mails erstellen und menschliche Fehler vermeiden, die bei der manuellen Erstellung solcher Dokumente ein Risiko darstellen. Beginnen wir also mit den Methoden zum Erstellen eines Seriendrucks von Excel nach Word.

Seriendruck von Excel nach Word: Manuelle Methode

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Seriendruck von Excel nach Word durchzuführen. Die erste ist die manuelle Methode, bei der Sie die Platzhaltertexte für ein Dokument selbst hinzufügen und Word den Rest für die restlichen Mails oder E-Mails erledigt. Lernen Sie hier die Schritte für den manuellen Seriendruck kennen:

Erstellen Sie die Datenquelle in einem Excel-Arbeitsblatt

Zunächst müssen Sie eine Datenbank erstellen, aus der MS Word Daten in die Seriendruckfelder innerhalb der Vorlage E-Mail, Mail, Rechnung usw. holt. Sie müssen die Excel-Datenbank so erstellen, dass alle Daten sich auf einen Empfänger beziehen einreihig erhältlich.

Sie können verschiedene Daten in einer einzelnen Zeile unter verschiedenen Spaltenüberschriften trennen. Diese Spaltenüberschriften funktionieren als Gegenstück zu den Seriendruckfeldern in Word. Die Spaltenüberschrift können Sie nun beliebig gestalten. Später müssen Sie jedoch geringfügige Änderungen an den Spaltenüberschriften vornehmen, um Felder in Word abzugleichen.

Nachfolgend finden Sie die grundlegenden Schritte zum Erstellen einer Datenbank für den Seriendruck in Excel. Dieses Tutorial erstellt eine Rechnung für ein kleines oder privates Unternehmen, in dem Sie Massenrechnungen und monatliche Rechnungen kostengünstig an Tausende von Kunden senden können, ohne sich auf kostspielige Online-Lösungen oder Agenturen von Drittanbietern verlassen zu müssen:

• Erstellen Sie eine leere Excel-Datei und benennen Sie den Blattnamen in Rechnungen um .
• Sie müssen alle Daten für den Seriendruck in dieses Arbeitsblatt eintragen.
• Erstellen Sie nun die Elemente, die Sie in das Seriendruckdokument aufnehmen möchten, als Spaltenüberschriften . Diese fungieren als Serienbrieffelder in Word.
• Geben Sie einen Kundennamen und alle anderen zugehörigen Informationen unter der entsprechenden Spaltenüberschrift in derselben Zeile ein. Wenn Sie Zeilen für denselben Kunden ändern, kann Word nicht die richtigen Informationen in das zusammengeführte Dokument einfügen.

Die Excel-Datenbank für den Seriendruck von Excel zu Word

• Wenn Ihr Kundenstamm wächst, können Sie beginnen, neue Kundennamen unter der Spaltenüberschrift „Kunde“ hinzuzufügen .
• Außerdem können Sie unter den jeweiligen Spaltenüberschriften neue Daten für bestehende oder neue Kunden hinzufügen.
• Jedes Mal, wenn Sie diese Datenbank aktualisieren, erstellt Word-Seriendruck automatisch ein neues Kundendokument für hinzugefügte Kunden, lässt Kunden aus, wenn Sie einige löschen, und aktualisiert auch die Zahlen im Dokument gemäß den Informationen aus der Excel-Datenbank.
• Word-Seriendruck importiert die Zahlenformatierung nicht aus Excel. Um Zahlenformatierungselemente wie Dezimalzahlen, Währungssymbole usw. beizubehalten, müssen Sie einen Funktionscode in bestimmte Serienbrieffelder einfügen. Ich werde den Code und den Trick zu seiner Verwendung später in diesem Tutorial erwähnen.

Das ist es! Sie haben die Excel-Datenbank für das Serienbriefprojekt erfolgreich erstellt. Gut gemacht! Beginnen wir mit der Erstellung der Serienbriefvorlage in Microsoft Word.

Erstellen Sie eine E-Mail oder Mail für Ihren Kunden

Zuerst müssen Sie die Rechnungs-E-Mail oder -Post entwerfen, die Sie an Ihre Kunden und Kunden senden möchten. Das Schreiben muss einige grundlegende Informationen über Sie enthalten, wie unten gezeigt. Diese sind statisch für alle E-Mails und Mails.

Die Word-Vorlage zum Erstellen eines Seriendrucks in Word aus Excel

• Ihren Namen
• Ihr Firmenname
• Ihre Geschäftsadresse
• Firmenlogo (falls vorhanden)
• Eine Signaturzeile

Führen Sie einen Seriendruck von Excel nach Word durch

Nachdem Sie nun die Word-Vorlage erstellt haben, zu der Sie Seriendruckfelder hinzufügen, sehen wir uns die folgenden Schritte an:

• Klicken Sie im Word-Menüband auf die Registerkarte Sendungen und wählen Sie dann Seriendruck starten aus .

Erstellen Sie einen Seriendruck für E-Mail-Nachrichten in Word

• Wählen Sie aus der  Dropdown-Liste den Dokumenttyp aus, den Sie erstellen möchten. Wählen wir E-Mail-Nachrichten aus .
• Klicken Sie nun erneut auf Mailings , aber wählen Sie diesmal Empfänger auswählen .
• Da Sie einen Seriendruck von Excel nach Word durchführen möchten, wählen Sie die Option Vorhandene Liste verwenden .

Auswählen der Seriendruck-Datenbanktabelle aus Excel

• Suchen Sie nun die zuvor in Excel erstellte Seriendruckdatenbank und wählen Sie das Arbeitsblatt „Rechnungen“ im Dialogfeld „ Tabelle auswählen“ aus.
• Jetzt sollten Sie sehen, dass die Befehlsgruppe Felder schreiben und einfügen im Menüband von Word > Mailings aktiviert wird .

Bisher haben Sie die Excel-Datenbank für den Seriendruck mit Word verbunden. Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie die erforderlichen Felder im folgenden Vorlagendokument für den Seriendruck ausfüllen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Sendungen auf die Option Begrüßungszeile und erstellen Sie die Begrüßungszeile, die Sie hinzufügen möchten. Der Platzhaltertext «GreetingLine» wird angezeigt.

Erstellen Sie eine Begrüßungszeile im Seriendruck für Word

• Jetzt können Sie eine Erklärung schreiben, in der die Rechnungszahlung erwähnt wird. Dies wird eine statische Anweisung sein, die an alle Empfänger geht.
• Unterhalb der Begrüßungszeile können Sie weitere Serienbrieffelder hinzufügen, wie z. B. Benutzer-E-Mail «Customer_Email» ; Rechnungsnummer: «Rechnungsnummer» ; Rechnungsdatum: «Rechnungsdatum» usw.

Erstellen des oberen Teils der Serienbrief-E-Mail für Rechnungen

• Klicken Sie dann auf die Option Seriendruckfeld einfügen , um mit dem Hinzufügen der dynamischen Komponenten des Seriendruckprojekts zu beginnen.
• Der Befehl Seriendruckfeld einfügen zeigt alle Spaltenüberschriften an, die in der Excel-Datenbank verfügbar sind, die Sie dem Seriendruckdokument hinzugefügt haben. Nehmen Sie sich Zeit, um die gewünschten Felder hinzuzufügen.

Erstellen der Hauptrechnungsdetails und der Abschlusserklärung in der Serienbrief-E-Mail

• Sie können beispielsweise diese Briefvorlagenfelder hinzufügen: «Services_Line_1» ; «Datum_Zeile_1» ; «Betrag_Zeile_1» ; «Dienste_Zeile_2» ; «Datum_Zeile_2» ; «Betrag_Zeile_2» ; "Gesamtsumme_".

So führen Sie einen manuellen Seriendruck von Excel nach Word durch Die gesamte Serienbriefvorlage

• Nachdem Sie nun alle dynamischen Felder hinzugefügt haben, können Sie Ihre E-Mail schließen, indem Sie eine Schlussbemerkung und eine Signaturzeile hinzufügen. Auch dies wäre eine statische Komponente.
• Sie können jetzt unter der Registerkarte „Sendungen“ auf die Schaltfläche „ Ergebnisvorschau“ klicken, um das erste zusammengeführte Dokument anzuzeigen.

Wie Sie in der Vorschau sehen können, zeigt der Rechnungsbetrag weder die Währung noch Dezimalstellen an. Um dies zu beheben, führen Sie die hier beschriebenen Schritte aus:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Serienbrieffeld «Betrag_Zeile_1» und klicken Sie auf Feldcodes umschalten .

Ändern der Toggle Field Codes im Serienbrief Word

• Jetzt sollten Sie MERGEFIELD und dann das Feld sehen.
• Geben Sie den folgenden Code ein, wie im Bild oben gezeigt:

#$0.00

• Wählen Sie nun das Feld erneut aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und schalten Sie die Feldcodes um .

Feldcodes umschalten, um den Betrag aus Excel zu formatieren

• Sehen Sie sich dann die Vorschau an, um zu bestätigen, ob der Seriendruck die Zahlenformatierung importiert oder nicht.
• Sie können den obigen Code nun in anderen Serienbrieffeldern mit Zahlen wie «Amount_Line_2» und «Amount_Total_» eingeben .

Sie können jetzt wichtige Daten in der E-Mail-Vorlage hervorheben. Word-Seriendruck übernimmt die Formatierung in alle anderen Dokumente, die Sie in diesem Seriendruckprojekt erstellen.

Zusammenführung in Word abschließen

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie im Dialogfeld „ Datensätze zusammenführen“ auf „Fertig stellen und zusammenführen“ > „Einzelne Dokumente bearbeiten“ > „ Alle“ . Klicken Sie auf OK , um alle zusammengeführten Dokumente für jeden Kunden in der Excel-Datenbank zu erstellen.

Erfahren Sie, wie Sie den Seriendruck von Excel nach Word manuell ausführen

Word-Seriendruck erstellt ein neues Dokument mit den zusammengeführten E-Mails. Sie müssen die Datei also separat speichern oder sofort E-Mails senden.

Seriendruck von Excel nach Word: Seriendruck-Assistent

Die zweite Möglichkeit, einen Seriendruck durchzuführen, ist die Verwendung des Seriendruck-Assistenten von Microsoft Word. Dies ist jedoch eine knifflige Methode. Sie müssen die Quelldatenbank in Excel gemäß den verfügbaren Serienbrieffeldern in Word ändern. Folgendes müssen Sie tun, um den automatischen Seriendruck in Word auszuprobieren:

• Erstellen Sie die Vorlage für ein Word-Dokument und klicken Sie dann auf Sendungen > Seriendruck starten > den Dokumenttyp, den Sie erstellen möchten.

Die Benutzeroberfläche für den schrittweisen Seriendruck-Assistenten

• Klicken Sie dann erneut auf Seriendruck starten und wählen Sie dann Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent .

Der zweite Schritt des Seriendrucks im Seriendruck-Assistenten

• Die Anweisungen werden in sechs Schritten im rechten Navigationsbereich von Word angezeigt.
• Sie müssen die im ersten Schritt gezeigte Aufgabe ausführen und dann auf Weiter: Dokument starten klicken, um dem Assistenten zu folgen.

Seriendruck von Excel nach Word: Häufig gestellte Fragen

Wie führe ich automatisch Daten aus Excel in Word zusammen?

Sie können Daten aus Excel automatisch mit Word zusammenführen, indem Sie die Word-Seriendruckfunktion verwenden. Dazu müssen Sie die Excel-Datei dabei haben. Erstellen Sie dann ein neues Word-Dokument und beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer E-Mail oder E-Mail. Klicken Sie an den Stellen, an denen Sie Werte aus Excel importieren müssen, auf das Feld Seriendruck einfügen und fügen Sie den erforderlichen Wert hinzu.

Zuvor müssen Sie die Excel-Datenbank hinzufügen, indem Sie zu Mailings > Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden gehen und die Excel-Datei auswählen. Nachdem Sie das Vorlagendokument manuell erstellt haben, schließen Sie den Seriendruck ab und Word erstellt alle anderen E-Mails oder Mails automatisch für die jeweiligen Empfänger.

Wie erstelle ich einen Seriendruck aus Excel-Daten?

Sie können einen Seriendruck aus Excel-Daten erstellen, wie Sie es normalerweise für eine neue Kontaktliste oder Kontakte aus Outlook tun. Um jedoch Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Speichern Sie die Excel-Datei und die Word-Serienbriefvorlage im lokalen Speicher.
• Öffnen Sie die Word-Datei und klicken Sie auf Mailings.
• Wählen Sie nun die Option Empfänger auswählen und klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden.
• Navigieren Sie nun zu dem Laufwerk, auf dem die Excel-Datei vorhanden ist, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Öffnen.
• Das ist es! Sie haben die Excel-Datei erfolgreich für den Seriendruck verknüpft.

Was sind die sechs Schritte des Seriendrucks?

Laut dem schrittweisen Seriendruck-Assistenten sind die folgenden sechs Schritte für den Seriendruck in Word:

• Wählen Sie den Dokumententyp wie Briefe, Umschläge, Verzeichnisse usw.
• Wählen Sie das Startdokument wie das aktuelle Dokument oder ein vorhandenes Dokument aus
• Wählen Sie Empfänger aus einer bestehenden Liste (Excel), Outlook-Kontakten oder einer neuen Liste aus
• Schreiben Sie Ihren Brief
• Vorschau Ihrer Briefe
• Schließen Sie die Zusammenführung ab

Abschluss

Jetzt wissen Sie, wie Sie Serienbriefe von Excel nach Word erstellen, indem Sie entweder der manuellen Methode oder dem Word-Seriendruck-Assistenten folgen. Probieren Sie eine der Methoden aus, abhängig von Ihrem Seriendruckdokument, Ihrer Datenbank und dem Grad der Personalisierung, den Sie benötigen.

Vergessen Sie nicht, unten einen Kommentar abzugeben, wenn Sie andere mühelose Methoden zum Erstellen eines Seriendrucks in Word aus Excel kennen. Vielleicht möchten Sie auch wissen,  wie Sie Etiketten aus Excel mit MS Word-Seriendruck drucken  und  Kommentare und Änderungen aus mehreren Dokumenten zusammenführen .