So verwenden Sie die Funktion zum Filtern und Sortieren von Daten in Microsoft Excel

Microsoft Excel ist eines der beliebtesten Tools zur Datenvisualisierung und -analyse. Beispiele für seine Analysefunktionen sind die Filter- und Sortierwerkzeuge auf der Registerkarte „Daten“ des Excel-Menübands. Ein einfacher Klick auf die Filter- oder Sortieroptionen extrahiert und sortiert schnell den spezifischen Datensatz, den Sie benötigen. Ein Nachteil der Verwendung der Schaltfläche „Filter“ besteht jedoch darin, dass dadurch andere Datensätze im Arbeitsblatt ausgeblendet werden, um Ihre Auswahl hervorzuheben.

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle Datensätze auf Ihrem Arbeitsblatt sichtbar bleiben, während Sie eine Reihe von Daten basierend auf von Ihnen definierten Kriterien extrahieren, ist die Verwendung der Filterfunktion. Die Filterfunktion kann auch mit einer Sortierfunktion kombiniert werden. Hier erfahren Sie, wie Sie die Filter- und Sortierfunktionen für Daten in Microsoft Excel verwenden.

Was Sie bei der Verwendung der Filter- und Sortierfunktion beachten sollten

Wie bereits erwähnt, können Sie mit der Filterfunktion Daten aus einem Datensatz extrahieren, der Ihren Kriterien entspricht. Sie können die Filterfunktion mit einem einzelnen Kriterium oder mehreren Kriterien verwenden. Die Filterfunktion sieht wie folgt aus:

=FILTER(array,include,[if_empty])

• Array (erforderlich) : Dies bezieht sich auf den Bereich oder Datensatz, der gefiltert werden soll. In den meisten Fällen handelt es sich um eine Tabelle innerhalb des Excel-Arbeitsblatts, es kann sich aber auch um eine Zeile oder Spalte mit Werten handeln.
• Einschließen (erforderlich) : Dies gibt die zu extrahierenden Daten an
• Wenn leer (optional) : Dies ist optional und ist das Ergebnis, das angezeigt wird, wenn für die angegebenen Kriterien keine Elemente vorhanden sind.

Die Sortierfunktion kann auch verwendet werden, um den Inhalt eines Bereichs oder Arrays in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge zu sortieren. Die Sortierfunktion sieht wie folgt aus:

=SORT(array,[sort_index],[sort_order],[by_col])

• Array (erforderlich) : Dies bezieht sich auf den Bereich oder Datensatz, der gefiltert werden soll. In den meisten Fällen handelt es sich um eine Tabelle innerhalb des Excel-Arbeitsblatts, es kann sich aber auch um eine Zeile oder Spalte mit Werten handeln.
• sort_index (optional) : Dies gibt die Nummer der Zeile oder Spalte an, nach der sortiert werden soll
• sort_order (optional) : Dies gibt die Nummer für die gewünschte Sortierreihenfolge an. Um nach aufsteigender Reihenfolge zu sortieren, verwenden Sie 1 und für absteigende Reihenfolge -1.
• by_col (optional) : Dies gibt die gewünschte Sortierrichtung nach Zeile oder Spalte an.

So verwenden Sie die Filterfunktion für einzelne Kriterien

In einer Situation, in der Sie Daten basierend auf nur einem Kriterium filtern müssen, können Sie dies mit der Filterfunktion wie folgt tun:

Schritt 1: Klicken Sie im Startmenü oder in der Taskleiste Ihres PCs auf die Microsoft Excel-App oder Arbeitsmappe, um sie zu öffnen.

Schritt 2: Geben Sie in eine leere Zelle =FILTER ein und tippen Sie auf die Tabulatortaste.

Schritt 3: Wählen Sie das Array mit dem Datensatz aus, den Sie filtern möchten. In unserem Beispiel wählen wir die Zellen B3 bis I20 aus, die die Informationen enthalten, nach denen wir filtern möchten. Also haben wir:

=FILTER(B3:I20,

Schritt 4: Geben Sie im Abschnitt „Einschließen“ die Kriterien ein, nach denen Sie filtern möchten. In unserem Beispiel filtern wir nach dem Wert HJ in Spalte G. Wir haben also:

=FILTER(B3:I20,G3:G20=“HJ“,

Hinweis: Sie können die Kriterien, nach denen Sie filtern, direkt in die Formel einbeziehen, wie wir es oben getan haben, oder sie in eine Zelle eingeben und in der Formel darauf verweisen. Durch die Eingabe in eine separate Zelle wird sichergestellt, dass Sie nur diese eine Zelle bearbeiten müssen, wenn Sie Änderungen an den Kriterien vornehmen müssen. Wenn Sie es jedoch direkt in die Formel schreiben, müssen Sie es bearbeiten, um die Kriterien zu aktualisieren.

Schritt 5: Geben Sie den Wert ein, den Excel zurückgeben soll, wenn Ihre Kriterien von keinem Wert im Array erfüllt werden. In unserem Beispiel möchten wir, dass Excel N/A zurückgibt, wenn unsere Kriterien nicht erfüllt sind. Sie können Excel auch bitten, eine leere Zeichenfolge zurückzugeben, indem Sie („“) verwenden. Also haben wir:

=FILTER(B3:I20,G3:G20=“HJ“,“N/A“) oder =FILTER(B3:I20,G3:G20=“HJ““,“)

Schritt 6: Tippen Sie auf die Eingabetaste, damit Excel Ergebnisse basierend auf den von Ihnen festgelegten Kriterien zurückgibt.

So verwenden Sie die Filterfunktion für mehrere Kriterien

Mithilfe der Filterfunktion können Sie mehrere Kriterien kombinieren, um einen Datensatz zu filtern. Um mehrere Kriterien zu kombinieren, können Sie verschiedene Excel-Operatoren verwenden, z. B. (*) für AND mit der Funktionsformel. Hier erfahren Sie, wie das geht.

Schritt 1: Geben Sie in eine leere Zelle =FILTER ein und tippen Sie auf die Tabulatortaste.

Schritt 2: Wählen Sie das Array mit dem Datensatz aus, den Sie filtern möchten. In unserem Beispiel wählen wir die Zellen B3 bis I20 aus, die die Informationen enthalten, die gefiltert werden sollen. Also haben wir:

=FILTER(B3:I20,

Schritt 3: Geben Sie im Abschnitt „Einschließen“ die Kriterien ein, nach denen Sie filtern möchten. In unserem Beispiel filtern wir in Spalte G nach dem Wert HJ UND in Spalte C nach HBN. Also haben wir:

=FILTER(B3:I20,(G3:G20=“HJ“)*(C3:C20=“HBN“)

Schritt 4: Geben Sie den Wert ein, den Excel zurückgeben soll, wenn Ihre Kriterien von keinem Wert im Array erfüllt werden. In unserem Beispiel möchten wir, dass Excel „N/A“ zurückgibt, wenn unsere Kriterien nicht erfüllt sind.

=FILTER(B3:I20,(G3:G20=“HJ“)*(C3:C20=“HBN“),“N/A“)

Schritt 5: Tippen Sie auf die Eingabetaste, damit Excel Ergebnisse basierend auf den von Ihnen festgelegten Kriterien zurückgibt.

So verwenden Sie die Sortierfunktion

Genau wie die Filterfunktion können Sie eine Sortierfunktion verwenden, um Daten in einem Datensatz zu sortieren. So geht's:

Schritt 1: Geben Sie in eine leere Zelle =SORT ein und tippen Sie auf die Tabulatortaste.

Schritt 2: Wählen Sie das Array mit dem Datensatz aus, den Sie sortieren möchten. In unserem Beispiel wählen wir die Zellen C3 bis C20 aus, die die Informationen enthalten, die wir sortieren möchten. Also haben wir:

=SORTIEREN(B3:B20,

Schritt 3: Geben Sie die Zeilen- oder Spaltennummer ein, nach der sortiert werden soll. In unserem Beispiel haben wir nur eine Spalte. Also haben wir:

=SORT(B3:B20,1

Schritt 4: Geben Sie die Reihenfolge ein, in der die Daten sortiert werden sollen. In unserem Beispiel sortieren wir in aufsteigender Reihenfolge. Also haben wir:

=SORTIEREN(B3:B20,1,1)

Schritt 5: Tippen Sie auf die Eingabetaste, damit Excel Ergebnisse basierend auf Ihren Sortierkriterien zurückgibt.

Sortieren von Daten in Excel mit einer benutzerdefinierten Liste

In Microsoft Excel können Sie Daten in anderer Form sortieren, nicht nur in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge. Beispielsweise können Sie Daten nach Farbtyp oder Abteilungsliste sortieren. Dazu müssen Sie jedoch das Excel-Sortierungstool verwenden und eine benutzerdefinierte Liste erstellen . Unabhängig davon hoffen wir, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, die Filter- und Sortierfunktionen besser zu verstehen.