In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie die Suche in Outlook verwenden, um E-Mails richtig zu finden. Wir werden lernen, wie Sie Ihre Suchkriterien für eine bessere Suche in Outlook eingrenzen können. Sie können die Outlook-Suche nach Wörtern in Anhängen verwenden, nach E-Mail-Größe, Datum und vielem mehr suchen.
Eines der Probleme, die ich mit Outlook habe, ist die Zeit, die ich in der Vergangenheit damit verbracht habe, nach Dingen zu suchen. Ich verwende eine mehrstufige Ordnerstruktur, um E-Mails zu archivieren , die ich behalten wollte, aber mir wurde klar, dass ich sie wie in alten Zeiten wie einen Aktenschrank organisieren musste mit vielen verschiedenen schubladen sieht es nicht so aus, wie es aussehen sollte, dann fing ich an, bestimmtes outlook zu verwenden, aber es funktionierte nicht so, wie ich es wollte. Ich würde Hunderte von Ergebnissen zurückerhalten, die ich versuche, visuell zu filtern. Sie können sich den Frust dort vorstellen. Irgendwann. Mir ist klar, dass es viel mehr zu suchen gibt, als nur ein Wort in das Suchfeld einzugeben und die Eingabetaste zu drücken. Er kann tatsächlich genau das finden, was Sie wollen. Man muss nur wissen, wie man richtig fragt.
Wie verwende ich die Suche in Outlook?
- Microsoft hat die Suchfunktion 2019 für Office 365 aktualisiert. Die Suche ist jetzt schneller und die Suche nach sich selbst wurde ganz oben in Outlook in die Titelleiste verschoben. Dies gilt jetzt für die Desktop-App und Outlook für die Web-to-Use-Suche.
- Klicken Sie einfach mit der Maus in die Suche oder verwenden Sie die Tastenkombination Alt + Q oder Strg + E . Dadurch wird ein Dropdown-Menü geöffnet, in dem Outlook basierend auf Ihren letzten Aktivitäten einige personalisierte Vorschläge macht.
- Ich finde das nicht besonders hilfreich, aber falls Sie eine Suche wiederholen möchten, kann dies für Sie nützlich sein.
- In der Vergangenheit habe ich meine Suchbegriffe eingegeben und Hunderte von Ergebnissen zurückerhalten, aber das ist, als würde man sein Auto nur im ersten Gang fahren. Es wird ewig dauern, irgendwohin zu kommen.
- Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie die Suche verwenden können: Sofortsuche und erweiterte Suche. Ich werde euch beide zeigen.
Sofortsuche in Microsoft Outlook
Beginnen wir mit der Sofortsuche. Nehmen wir an, ich suche etwas mit dem Schlüsselwort test. Ich gebe es einfach in das Suchfeld ein, drücke, gebe ein und erhalte alle Ergebnisse. Um die Ergebnisse einzugrenzen, kann ich mit zusätzlichen Schaltflächen zur Registerkarte „Suchen“ wechseln.
Ich kann meine Suche Schritt für Schritt verfeinern. Sie können den Umfang Ihrer Suche eingrenzen oder erweitern. Sie finden die folgenden Felder.
- Aktuelles Postfach – Der Standardwert ist Postfach. Ich werde Ihnen später zeigen, wie Sie Ihre Standardeinstellung bei Bedarf ändern können.
- Alle Postfächer – Wenn Sie über mehrere Konten verfügen, möchten Sie Ihre Suche möglicherweise auf alle Postfächer ausdehnen.
- Aktueller Ordner – Eine weitere Möglichkeit, Ihre Suche einzuschränken, besteht darin, sie auf den aktuellen Ordner einzugrenzen. Dies bedeutet Posteingang ohne Unterordner.
- Unterordner – Wenn Sie Unterordner auswählen, schließen Sie den Posteingang und alle darunter liegenden Ordner ein.
- Alle Outlook- Elemente – Alle Outlook-Elemente sind so umfassend wie möglich. Es wird in allen Postfächern suchen und nicht nur in E-Mails, sondern auch in Ihrem Kalender und Ihren Kontakten.
- Gelöschte Elemente einbeziehen – Unter Ergebnisse erhalten Sie die Option, gelöschte Elemente in Ihre Suche einzubeziehen. Abhängig von Ihrer Situation könnte dies Ihre Ergebnisse wirklich aufblähen, daher empfehle ich das nicht. Stattdessen können Sie den Ordner „Gelöschte Elemente“ immer separat durchsuchen.
- Ältere Ergebnisse einschließen – Wenn Ihre Suche das liefert, wonach Sie gesucht haben, können Sie auswählen, ob Sie ältere Ergebnisse einschließen möchten.
- Von – Ihre Suche kann auf diese Weise länger dauern, Sie können Ihre Suchergebnisse wirklich eingrenzen. Die Nachricht, die ich suche, war für mich. Ich kann auf von klicken und den Absendernamen eingeben und auf diese Weise die Eingabetaste drücken. Es wird alles mit dem Stichwort Excel plus gesucht, wobei der Benutzer der Absender ist.
- Betreff – Ich kann auf einen Betreff klicken und ihn meiner Suche hinzufügen.
- Hat Anhänge – Ich weiß, dass die Nachricht einen Anhang hatte, also wähle ich hat Anhänge und vielleicht weiß ich auch, dass das Wort natürlich in der Betreffzeile enthalten war.
- Kategorisiert – Wenn Sie Ihre E-Mails kategorisieren, können Sie die Ergebnisse mit diesem Dropdown auf eine bestimmte Kategorie einschränken oder erhalten Sie eine Suche nach Empfängern.
- Gekennzeichnet – Sie können nach von Ihnen gekennzeichneten E-Mails suchen
- Wichtig – Sie können nach E-Mails suchen, die Sie als wichtig markiert haben. Diese Optionen haben Ihnen wirklich geholfen, das zu finden, wonach Sie suchen.
Erweiterte Suche in Microsoft Outlook
- Die zweite Methode ist die erweiterte Suche. Dies ist ein effizienterer Weg und bietet Ihnen noch mehr Optionen, anstatt die Suche nacheinander einzugrenzen, wie wir es bei der Sofortsuche getan haben. Sie können alles in einem erledigen.
- Um es zu erhalten, klicken Sie in das Suchfeld und dann auf das Dropdown-Menü, das ein Dropdown-Menü mit vordefinierten Suchfeldern öffnet.
- Sie können festlegen, wo gesucht werden soll, ob das Gesuchte einen Anhang hat oder nicht.
- Grundsätzlich finden Sie alle Suchoptionen, die wir auf der Registerkarte „Suchen“ gesehen haben, auch hier und Sie haben sogar noch mehr Auswahlmöglichkeiten. Beispielsweise können Sie mit Anhang enthält direkt nach Schlüsselwörtern suchen, von denen Sie wissen, dass sie sich im Anhang der Nachricht befinden.
- Angenommen, ich weiß, dass die Nachricht, nach der ich suche, einen Anhang hatte, der das Wort Set 1 enthält . Ich setze es in Anführungszeichen, weil ich eine exakte Phrasenübereinstimmung möchte. Wir werden die Suchsyntax am Ende des Artikels behandeln, also bleiben Sie bei mir.
- Das ist ziemlich toll. Außerdem sind Sie nicht auf die vordefinierten Suchfelder beschränkt, die wir in der Dropdown-Liste gesehen haben. Kehren wir zur erweiterten Suche zurück und beachten Sie die Schaltfläche mit weiteren Optionen in der Ecke.
- Wir gelangen zu den erweiterten Suchoptionen, wo wir zusätzliche Suchfelder aktivieren können. Angenommen, ich möchte die Option, gezielt nach Empfängern in BCC zu suchen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen BCC und klicken Sie auf Übernehmen. Jetzt sind wir für die Suche verfügbar geworden. Denken Sie an diese zusätzlichen Optionen. Wenn Sie die Felder nicht finden können, müssen Sie Ihre Ergebnisse auf jetzt beschränken.
Einstellungen und Indizierung für die Suche in Outlook
- Lassen Sie uns über Optionen und Indizierung sprechen. Wie immer gibt es bei Büroprodukten einige Standardanwendungsoptionen, die wir prüfen sollten.
- Gehen Sie zu Datei und wählen Sie Optionen und dann Suchen. Unter Ergebnisse können Sie einen Standardordner für die Sofortsuche definieren. Bei der zweiten Option können Sie auswählen, dass gelöschte Elemente eingeschlossen werden, wenn Sie in allen Elementen suchen. Normalerweise aktiviere ich das nicht. Sie können auch die Hervorhebungsfarbe ändern. Das ist die Farbe, die verwendet wird, um die Suchbegriffe in den Ergebnissen oben hervorzuheben.
- Wir haben auch Indizierungsoptionen. Dies ist ein wichtiges Thema, wenn es um die Suche geht. Durch die Indizierung erhalten Sie schneller Suchergebnisse.
- Es ist nicht nur für die Outlook-Suche relevant, sondern für jede Suche, die Sie in Windows durchführen. Im Wesentlichen geht die Indizierung durch Ihre Dateien, Ihre Nachrichten und alle anderen Inhalte auf Ihrem PC. Es katalogisiert die Informationen.
- Wenn die Outlook-Suche nicht findet, wonach Sie suchen, oder nur unvollständige Ergebnisse liefert, funktioniert die Indizierung nicht richtig.
- Es gibt noch viel mehr über die Indizierung, aber zwei wichtige Dinge, die Sie beachten sollten. Wenn wir auf Indizierungsoptionen klicken, erhalten Sie den aktuellen Status. Stellen Sie sicher, dass die Indizierung abgeschlossen ist. Zweitens: Stellen Sie sicher, dass Outlook als Teil der Indizierung enthalten ist. Unter diesen Speicherorten sollten Sie Microsoft Outlook sehen. Wenn nicht, wählen Sie Ändern und klicken Sie, um es als letzten Ausweg zu aktivieren.
- Wenn Sie immer noch Probleme mit genauen Suchergebnissen haben oder die Indizierung nicht abgeschlossen wird, müssen Sie möglicherweise den Suchkatalog neu erstellen. Dadurch wird die Indizierung Ihrer Datendateien neu gestartet.
Outlook-Suchsyntax und -operatoren
- Lassen Sie uns abschließend über die Suchsyntax sprechen. Nun, da wir die technischen Einzelheiten der Outlook-Suche verstehen. Lassen Sie uns einige Grundlagen zur Suchsyntax behandeln.
- Die Outlook-Suche verwendet den Präfixabgleich. Wenn Sie plus in das Suchfeld eingeben, werden Nachrichten gefunden, die plus plus und plushie enthalten, aber nicht excel plus oder Überschuss. Außerdem wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, sodass Plus in korrekter Groß- und Kleinschreibung und Plus in anderen Fällen gefunden wird.
- Nun, wir haben bereits gesehen, dass Sie, wenn Sie nach einem genauen Ausdruck wie Satz 1 suchen möchten, ihn in Anführungszeichen setzen müssen. Wenn Sie dies nicht tun, werden alle Variationen zurückgegeben.
- Sie können in Ihrer Suche auch logische Operatoren wie, und, oder und nicht verwenden, aber Sie müssen Großbuchstaben verwenden. Wenn Sie beispielsweise nach Leelah und Garani suchen, werden Elemente zurückgegeben, die sowohl Lillah als auch Karijini enthalten, aber nicht unbedingt. In dieser Reihenfolge finden Lillah oder Garani Gegenstände, die Lailah, Leylas Garani oder jede andere Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben enthalten. Lillah not Kirani findet alle Artikel mit Lillah, die das Wort Garani nicht enthalten.
- Sie können sogar Vergleichsoperatoren wie größer als oder kleiner als Größe verwenden. Wenn Sie beispielsweise die Nachrichtengröße eingeben, geben Sie einen Doppelpunkt und dann das Größer-als-Zeichen 5 MB in das Suchfeld ein. Es werden Elemente zurückgegeben, die größer als fünf Megabyte sind.
- Ziemlich cool, oder? Wenn ich die empfangene Syntax größer als am 6. Februar 2021 verwenden, werden alle nach dem 6. Februar 2021 empfangenen E-Mails zurückgegeben.
Weitere Informationen zu Suchsyntax und -operatoren finden Sie auf der Microsoft-Website .
So können Sie die Suche in Outlook verwenden, um E-Mails wirklich schnell zu finden.
Lesen Sie auch : Überblick über das Office 365-Archivpostfach
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