Überblick über das Office 365-Archivpostfach

Ich habe lange überlegt, einen Artikel über die Übersicht des Office 365-Archivpostfachs zu schreiben, und es wird heute geschehen.

Ein Archivpostfach ist ein spezielles Postfach, das neben den primären Postfachordnern des Mitarbeiters in Outlook und Outlook Web App angezeigt wird. Wie das primäre Postfach kann das Archiv durchsucht und gelöschte Elemente wiederhergestellt werden.

1 Funktionen des Online-Archivs

2 So aktivieren Sie das Online-Archiv in Microsoft 365

2.1 Verwenden von Exchange vor Ort

2.2 Exchange Admin Center in Microsoft 365

2.3 Microsoft Purview-Compliance-Portal

3 Wie richte ich eine Richtlinie für ein Archivpostfach ein, um E-Mails automatisch aus dem primären Postfach zu verschieben?

4 Wie verschiebe ich Nachrichten in mein Cloud-Archivpostfach in Outlook?

5 Wie greife ich auf ein Archivpostfach zu?

5.1 Outlook-Webzugriff:

5.2 Outlook 2013 und spätere Versionen:

6 Wie durchsuche ich sowohl mein Outlook als auch mein Exchange Online?

7 Kann ich jemand anderem Zugriff auf mein Cloud-Archivpostfach gewähren?

Funktionen des Online-Archivs

• Das Cloud-Archivpostfach hat unbegrenzten Speicherplatz und keine Beschränkung wie ein primäres Postfach, was cool ist.
• Auf das Online-Archiv kann einfach über Outlook 2013 und spätere Versionen und OWA zugegriffen werden.
• E-Mails sind im Archivpostfach leicht durchsuchbar und Sie können von überall darauf zugreifen.
• E-Mails können manuell und automatisch von einem primären Postfach in ein Archivpostfach verschoben werden.

So aktivieren Sie das Onlinearchiv in Microsoft 365

Es gibt einige Optionen, um das Online-Archiv in der Cloud zu aktivieren, und sie sind unten aufgeführt.

Verwenden von Exchange On-Premise

Wenn Sie sich in einer Hybridumgebung befinden, können Sie On-Premise verwenden, um die Onlinearchivierung für Benutzerpostfächer zu aktivieren. Nachdem die Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie die Änderungen in Microsoft 365 sehen.

• Wechseln Sie dazu zur lokalen Powershell von Exchange
• Führen Sie den Befehl aus. Enable-RemoteMailbox "Anzeigename" -Archiv

• Warten Sie, bis die Änderungen in der Cloud repliziert werden.
• Überprüfen Sie den Status in über Exchange Online PowerShell.

Exchange Admin Center in Microsoft 365

Ja, Sie können das Exchange Admin Center im Microsoft 365 Admin Center verwenden, um das Onlinearchiv für Benutzerpostfächer zu aktivieren. Es ist nicht erforderlich, wie bei der vorherigen Methode auf eine Synchronisierung zu warten.

• Gehen Sie zu „ Exchange Admin Center “
• Wählen Sie „ Empfänger “ > Postfächer “
• Suchen Sie den Benutzer und klicken Sie auf Andere
• Klicken Sie auf „ Postfacharchiv verwalten “

• Schalten Sie die Option ein und klicken Sie auf Speichern .

Microsoft Purview-Compliance-Portal

Wir haben eine weitere Option zum Aktivieren des Archivs in Microsoft 365, dem Microsoft Purview-Compliance-Portal. Ähnlich wie beim Exchange Admin Center erfordert diese Option keine Synchronisierung.

• Gehen Sie zum „ Microsoft Purview-Compliance-Portal “
• Klicken Sie im linken Bereich des Microsoft Purview-Compliance-Portals auf Datenlebenszyklusverwaltung  und dann auf die   Registerkarte Archiv
• Wählen Sie in der Liste der Postfächer den Benutzer aus, für den Sie das Archivpostfach aktivieren möchten, und wählen Sie  Archiv aktivieren aus .
• Suchen Sie den Benutzer und klicken Sie rechts auf Aktivieren.

Wie richte ich eine Richtlinie für ein Archivpostfach ein, um E-Mails automatisch aus dem primären Postfach zu verschieben?

Endbenutzer können für jeden Ordner in einem primären Postfach eine Richtlinie auswählen, um E-Mails in ein Archivpostfach zu verschieben. Um dies zu tun,

• Zugriff auf „ Outlook Web Access (OWA) “
• Rechtsklick auf einen Ordner (Beispiel Posteingang)
• Wählen Sie „ Richtlinie zuweisen “
• Wählen Sie eine Richtlinie aus, die Sie anwenden möchten.

• Wenn Sie E-Mails aus einem bestimmten Ordner löschen möchten, befolgen Sie die obigen Schritte, verwenden Sie jedoch die Aufbewahrungsrichtlinie, die E-Mails automatisch löscht.

Wie verschiebe ich Nachrichten in mein Cloud-Archivpostfach in Outlook?

• Sie können Elemente durch einfaches Ziehen und Ablegen von Ihrem primären Postfach in Ihr Cloud-Archivpostfach verschieben. Dies ist ideal, um kleine Mengen an E-Mails in Ihr Archivpostfach zu verschieben. Verwenden von Kopieren/Einfügen/Löschen zum Verschieben größerer E-Mail-Mengen.
• Wählen Sie mehrere Nachrichten aus Ihrem primären Postfach aus und drücken Sie STRG+C, um sie zu kopieren.
• Öffnen Sie den Zielordner in Ihrem Archivpostfach.
• Klicken Sie auf STRG-V, um sie in den Zielordner einzufügen.
• Gehen Sie zurück zu Ihrem primären Postfach und löschen Sie die Nachrichten, die Sie gerade in Ihr Archivpostfach kopiert haben.

Wie greife ich auf ein Archivpostfach zu?

Diese Frage mögen sich viele von Ihnen stellen. Hier ist die Antwort.

• Outlook sehen Sie ein zusätzliches Postfach mit dem Namen „ Online-Archiv – Ihre E-Mail-Adresse “.
• In Outlook Web Access (OWA) heißt das Online-Archiv „ In-Place-Archiv – Ihr Name “. Siehe Bilder unten.

Outlook-Webzugriff:

Outlook 2013 und spätere Versionen:

Wie durchsuche ich sowohl mein Outlook als auch mein Exchange Online?

Sie können alle Postfächer im Suchfeld auswählen, um sowohl Ihr primäres Postfach als auch Ihr Archivpostfach zu durchsuchen. Dies zeigt die Ergebnisse nicht nur des primären Postfachs, sondern auch online.

Kann ich jemand anderem Zugriff auf mein Cloud-Archivpostfach gewähren?

Wenn ein Benutzer Zugriff auf ein Cloud-Archiv-Postfach eines anderen Benutzers benötigt, müssen volle Zugriffsrechte auf das Postfach des Benutzers gewährt werden. Dem Postfach des Benutzers werden automatisch dieselben Rechte eingeräumt.

Herzliche Glückwünsche! Sie haben die Übersicht über das Office 365-Archivpostfach kennengelernt.

Lesen Sie auch : Wie verschlüsselt man Office 365-E-Mails effektiv?

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