Heute zeige ich Ihnen, wie Sie Archiv-E-Mails in Outlook verwenden, um Ihr Postfach zu bereinigen (SCHNELL).
Wir alle sind auf die eine oder andere Weise auf E-Mails angewiesen, aber diese E-Mails nehmen Platz ein, wenn sie sich stapeln, alles ist langsamer, E-Mails kommen nicht bei Ihnen an und eines Tages öffnen Sie Ihr Postfach und Sie werden „MAILBOX FULL Ihr Postfach ist voll , können Sie möglicherweise keine Artikel senden oder empfangen“. Wie geht's? Wie räumt man ein überfülltes Postfach auf, insbesondere nach Jahren des Sammelns von Nachrichten? Glücklicherweise ist es nicht schwierig, wenn Sie ein paar Tricks kennen.
Bestimmen Sie die Postfachgröße
- Beginnen wir damit, herauszufinden, wie groß Ihre aktuelle Mailbox ist. Klicken Sie dazu einfach auf die Datei oben, Sie gelangen zu den Kontoinformationen. Unter Postfacheinstellungen sehen Sie die Gesamtgröße.
- Sie müssen mit der rechten Maustaste auf das Postfach klicken und Dateieigenschaften auswählen und dann auf Ordnergröße klicken.
- Die interessante Zahl ist die Gesamtgröße, einschließlich der Unterordner.
- So groß ist Ihr Postfach derzeit. Wenn es über 5 GB liegt, sollten Sie in Betracht ziehen, daran zu arbeiten.
Papierkorb-Mails löschen
Wie können Sie Ihr Postfach verkleinern? Nun, lassen Sie uns die Optionen durchgehen. Option eins ist die manuelle Bereinigung. Ein guter Anfang ist immer, den Papierkorb zu leeren. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf Ihre gelöschten Elemente und wählen Sie einen leeren Ordner aus. Die darin enthaltenen Elemente werden dauerhaft gelöscht. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden, stellen Sie also sicher, dass Sie diese Gegenstände nicht mehr benötigen. In meinem Fall bin ich mir sicher.
Alte Elemente bereinigen – Manuelle Archivierung
Der nächste Schritt besteht darin, alte Nachrichten zu archivieren, auf die Sie möglicherweise irgendwann zugreifen müssen. Oft müssen Sie Nachrichten aus steuerlichen und rechtlichen Gründen für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren, damit Sie sie nicht löschen möchten, aber Sie möchten auch nicht, dass sie Platz in Ihrem Postfach beanspruchen. Das kommt der Archivierung zugute. Die Archivierung entfernt physisch alte Elemente aus Ihrem Outlook-Postfach in eine separate Datendatei oder PST-Datei auf Ihrem lokalen Computer.
- Lassen Sie mich Ihnen zeigen, wie Sie das tun können. Gehen wir zurück zur Datei oben und wählen Sie im Dropdown-Menü Tools die Option Alte Elemente bereinigen aus dem Dialogfeld aus.
- Wir wählen die zweite Option, um diesen Ordner und alle Unterordner zu archivieren. Sie können einzelne Ordner wie Posteingang oder gesendete Elemente auswählen, aber normalerweise klicke ich einfach auf das Postfach oben, was bedeutet, dass es alles durchgehen wird.
- Die Haupteinstellung ist das Stichdatum, sodass alle Elemente, die älter als die von Ihnen ausgewählten Tage sind, ausgelagert und in die Archivdatei verschoben werden.
- Sie können den Speicherort und den Namen der Datei mit Durchsuchen ändern. Ich werde einfach mit der Standardeinstellung fortfahren, dann eine Taste drücken und die Archivierung wird funktionieren.
- Lassen Sie mich Ihnen nun zeigen, wo Sie die Archivnachrichten wieder finden können, falls Sie sie benötigen. Sie sehen den Ordner mit dem Namen Archives.
- Alle Ordner, in denen sich die Nachrichten zuvor befanden, sind verfügbar, sodass nicht alles in einem großen Ordner abgelegt wird. Natürlich können Sie die Suche verwenden, um zu finden, was Sie brauchen. Auf diese Weise haben Sie weiterhin Zugriff auf die alten E-Mails in Outlook und sie nehmen keinen Platz in Ihrem Postfach ein. Aber denken Sie daran, dass sie nicht in Outlook online oder auf Ihrem Handy verfügbar sein werden.
Persönliche Ordner erstellen
Einige mögen die Idee nicht, Outlook entscheiden zu lassen, was verschoben werden soll. Lassen Sie mich Ihnen also eine andere manuelle Möglichkeit zeigen, wie Sie Elemente aus Ihrem Postfach auslagern können, und zwar durch das Erstellen persönlicher Ordner. Technisch gesehen ist es der Archivierung sehr ähnlich, da persönliche Ordner auch Datendateien auf Ihrem lokalen Computer sind. Außer hier verschieben Sie die Elemente selbst und Sie können Ihre eigene Ordnerstruktur erstellen, um einen persönlichen Ordner zu erstellen.
- Gehen Sie oben zu Datei und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste für Kontoeinstellungen Kontoeinstellungen aus.
- Gehen wir zur Registerkarte Datendateien und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Sie können der Datendatei einen Namen geben oder den Speicherort ändern. Ich empfehle, diese Daten und Archivdateien am selben Ort aufzubewahren. Warum, verrate ich euch am Ende dieses Beitrags. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK und das war's.
- Jetzt haben Sie Ihren eigenen persönlichen Ordner erstellt. Dieser Ordner wird im Ordnerbereich angezeigt.
- Diesen Ordner können Sie beliebig strukturieren. Ich erstelle einfach einen neuen Ordner mit dem Namen Verträge, indem ich mit der rechten Maustaste auf den persönlichen Ordner klicke und einen neuen Ordner auswähle.
- Nun können Sie Nachrichten oder ganze Ordner auswählen und aus Ihrem Postfach in diesen persönlichen Ordner verschieben.
- Auf diese Weise haben Sie die volle Kontrolle darüber, was entfernt und archiviert wird. Dies sind die manuellen Bereinigungsoptionen in Outlook. Denken Sie daran, dass die manuelle Archivierung und persönliche Ordner auf lokalen Dateien und Ihrem Computer basieren, sodass alles, was Sie in diese Dateien verschieben, nicht auf einem anderen Computer oder online verfügbar ist.
Alte Artikel automatisch archivieren
- Sehen wir uns nun eine weitere Option an, die Ihnen zur Verfügung steht, nämlich die automatische Archivierung. Diesen manuellen Ansatz immer wieder durchführen zu müssen, kann ziemlich lästig werden. Eine effizientere Möglichkeit, dies in Outlook zu erreichen, ist die Verwendung der automatischen Archivierung.
- Diese Funktion gibt es schon ewig. Ich denke, es wurde in Outlook 2003 basierend auf Ihren definierten Einstellungen eingeführt.
- Es läuft im Hintergrund und durchsucht alle Ihre Postfachordner. Es verschiebt dann alte E-Mails physisch aus diesen Ordnern in eine separate Datendatei oder PST-Datei auf Ihrem lokalen Computer, genau wie bei der manuellen Archivierung. Außer wenn es einmal eingerichtet ist, müssen Sie nicht mehr darüber nachdenken.
- Die Herausforderung bei der automatischen Archivierung besteht darin, die Einstellungen zu verstehen, es ist wichtig, sie richtig zu machen, aber leider ist es nicht wirklich intuitiv.
Machen Sie sich jedoch keine Sorgen, folgen Sie einfach hier und wir werden Sie in kürzester Zeit in Betrieb nehmen, um auf die Einstellungen für die automatische Archivierung zuzugreifen.
- Gehen Sie zum Dateimenü und wählen Sie Optionen und dann Erweitert und Sie werden die AutoArchivierung sehen.
- Falls Sie es nicht sehen, befinden Sie sich entweder in einer Unternehmensumgebung und Ihr Administrator hat diese Funktion deaktiviert, oder Sie haben ein Exchange-Konto und das Microsoft 365-Onlinearchiv wurde für Sie aktiviert. In diesen Fällen archiviert Outlook gemäß Ihren Unternehmensrichtlinien und Sie können die automatische Archivierung ansonsten nicht verwenden.
AutoArchivierungseinstellungen
- Wenn Sie darauf klicken, werden die Einstellungen für die automatische Archivierung angezeigt. Mit dem ersten Kontrollkästchen schalten Sie die automatische Archivierung ein und Sie können angeben, wie oft Sie ausführen sollten, wenn Sie benachrichtigt werden möchten, bevor die Verarbeitung beginnt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eingabeaufforderung vor der automatischen Archivierung. Auf diese Weise können Sie es stornieren, wenn Sie abgelaufene Elemente löschen müssen, die sich nur auf E-Mails beziehen, die ein Ablaufdatum haben. Dies wird manchmal für zeitkritische Nachrichten verwendet.
- Möglicherweise möchten Sie, dass abgelaufene E-Mails verschwinden. Aktivieren Sie in diesem Fall das Kontrollkästchen Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner).
- Wir möchten Elemente archivieren oder löschen, lassen Sie sie aktiviert.
- Archivordner in Ordnerliste anzeigen sollte aktiviert sein. Archive sind für Sie im Ordnerbereich leicht zugänglich.
- Sie können das Standardalter angeben, ab dem Elemente archiviert werden sollen. Ich werde mit 12 Monaten gehen, aber prüfen Sie, was für Sie funktioniert. Wir möchten, dass unsere Artikel verschoben und nicht dauerhaft gelöscht werden.
- Es hat bereits einen Standardordner, was für mich in Ordnung ist. Wenn Sie einen anderen Ordner verwenden möchten, klicken Sie auf, durchsuchen Sie ihn.
- Aktivieren Sie „Endgültig löschen“ nur, wenn Sie sicher sind, dass Sie diese Elemente wirklich entfernen möchten, da dadurch der Ordner „Gelöschte Elemente“ umgangen wird.
- Schließlich erhalten wir die Option, diese Standardeinstellungen auf alle Ordner anzuwenden. Dies ist wichtig zu verstehen, wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken. Diese gerade geänderten Standardeinstellungen werden auf alle Ihre Ordner angewendet. Auf diese Weise müssen Sie nicht für jeden Ordner einzeln Änderungen vornehmen. Wenn Sie viele Ordner haben, die Sie auf die gleiche Weise archivieren möchten, ist dies möglicherweise die richtige Wahl. Wenn Sie jedoch mehr Kontrolle über den Vorgang haben möchten, verwenden Sie diese Schaltfläche nicht.
- Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben mehrere Ordner, die Sie nach drei Monaten archivieren möchten, andere vielleicht nach sechs Monaten, manche gar nicht. Bei einigen möchten Sie möglicherweise, dass der Inhalt nach einer bestimmten Zeit gelöscht wird. In diesem Fall ist es besser, die Einstellungen auf Ordnerebene vorzunehmen.
- Lass uns das tun. Ich werde nicht auf die Schaltfläche Auf alle anwenden klicken, sondern nur eine Taste zu den Sicherheitseinstellungen drücken.
Ordnerspezifische AutoArchivierungseinstellungen
- Angenommen, Sie möchten bestimmte Archivierungsoptionen für die gesendeten Elemente definieren. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Ordner, wählen Sie Eigenschaften aus und wechseln Sie dann zur Registerkarte Automatische Archivierung.
- Sie werden drei Optionen sehen. Diesen Ordner nicht archivieren, Elemente gemäß den Standardeinstellungen archivieren. Das sind die Einstellungen, die wir uns gerade angesehen haben. Wenn Sie auf die Standardarchiveinstellungen klicken, gelangen Sie zurück zu diesem Fenster für die ausgewählten ordnerspezifischen Einstellungen.
- Dritte Möglichkeit. Angenommen, wir möchten, dass gesendete Elemente nach drei Monaten verschoben werden, also werde ich den Zeitraum auf drei Monate ändern. Ein Standard-Archivordner ist für mich in Ordnung. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
- Lassen Sie uns auch die Optionen für gelöschte Elemente festlegen. Ich möchte nicht alle Elemente archivieren, aber ich möchte, dass sie dauerhaft gelöscht werden.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, gehen Sie zu den Standardarchiveinstellungen und wählen Sie erneut die dritte Option, sagen wir für gelöschte Elemente. Ich möchte, dass sie nach vier Monaten ausgeräumt werden und weil ich nicht umziehen, sondern diese lieber löschen möchte, wähle ich die letzte Option, alte Sachen dauerhaft löschen.
- Gehen Sie einfach Ihre Ordner durch, die Sie archivieren möchten, und nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
- Ich gebe zu, dass der Einstieg in die automatische Archivierung in Outlook nicht die intuitivste Erfahrung ist, aber sobald Sie es so eingerichtet haben, wie Sie es möchten, wird es leise im Hintergrund arbeiten und Speicherplatz für Sie freigeben.
Sichern Sie Outlook PST-Dateien
- Lassen Sie uns jetzt schnell über Backup sprechen. Unabhängig davon, ob Sie sich für persönliche Ordner, manuelle oder automatische Archivierung entscheiden, verschieben alle diese Lösungen alle Nachrichten in eine lokale Datei auf Ihrem Computer.
- Das Risiko besteht darin, dass Festplatten ausfallen und Dateien beschädigt werden, daher ist es wirklich wichtig, dass Sie diese Dateien auf einer externen Festplatte oder einer anderen Speicherlösung sichern. Aus diesem Grund empfehle ich, alle Ihre Dateien an einem Ort aufzubewahren. Dies macht es einfacher, sie zu sichern.
- Ein letzter Rat. Ich sehe oft Leute, die die archivierten PST-Dateien auf einem Firmennetzlaufwerk ablegen, um direkt mit ihrem Outlook darauf zuzugreifen. Nun, ich weiß, dass es verlockend sein kann, ein zentrales Backup zu nutzen, aber tun Sie das nicht, eine Verbindung zu einem PC über das Netzwerk kann zu schlechter Leistung oder sogar zu Datenbeschädigungen führen. Microsoft gibt auf ihrer Website auch an , dass dies eine nicht unterstützte Konfiguration ist.
Dies sind die verschiedenen Möglichkeiten, archivierte E-Mails in Outlook zu verwenden, um Ihr Postfach zu bereinigen.
Jetzt möchte ich es Ihnen übergeben:
Welche Strategie aus dem heutigen Leitfaden wirst du zuerst ausprobieren? Oder vielleicht haben Sie eine Frage zu etwas, das ich abgedeckt habe. Wie auch immer, ich würde gerne von Ihnen hören. Also mach weiter und hinterlasse unten einen Kommentar.
