Wie verschlüsselt man Office 365 E-Mails effektiv?

Folgendes sollten Sie über das Verschlüsseln von Office 365-E-Mails mit Azure Information Protection wissen.

1 Was ist Azure Information Protection?

2 Azure Information Protection-Client

3 Office 365-E-Mails verschlüsseln: Einrichtung

3.1 Abonnieren Sie Azure Information Protection

3.2 Office 365 E-Mails verschlüsseln: Aktivieren

4 Office 365-E-Mails verschlüsseln: Schutz

4.1 Verwendung des „Encrypt“-Labels

4.2 Verwendung des Labels „Nicht weiterleiten“.

4.3 Verwendung des Labels „Encrypt – Protect“.

5 Anhänge schützen

6 Schützen eines Nicht-Microsoft 365 Pro Plus-Dokuments

7 Schützen eines Microsoft 365 Pro Plus-Dokuments

8 Geschützte Dokumente verwalten

Was ist Azure Information Protection?

Azure Information Protection (manchmal auch als AIP bezeichnet) ist eine cloudbasierte Lösung, die einer Organisation dabei hilft, ihre Dokumente und E-Mails zu klassifizieren und optional zu schützen, indem sie Labels anwendet. Labels können automatisch von Administratoren angewendet werden, die Regeln und Bedingungen definieren, manuell von Benutzern oder eine Kombination, bei der Benutzer Empfehlungen erhalten.

Azure Information Protection-Client

• Um den Dienst der E-Mail-Verschlüsselung bereitzustellen, nutzen wir den Microsoft Azure Information Protection-Clouddienst und seine vorhandene Integration mit dem Microsoft 365-Identitätsverwaltungsdienst und der Microsoft 365 Pro Plus-Suite von Client-Software.
• AIP-Dienstrichtlinien und Bezeichnungen, die die Sammlung von Einschränkungen definieren, die Clientdokumenten und E-Mails zugewiesen werden, werden im Azure Cloud-Dienst verwaltet.
• Um diese AIP-Richtlinien und -Bezeichnungen nutzen zu können, muss die AIP-Client-Software auf der Arbeitsstation mit Windows-Betriebssystem installiert sein. Derzeit können nur Windows 10-PCs sowie macOS-Workstations diese Einschränkungen auf Dokumente oder E-Mails anwenden.

Verschlüsseln von Office 365-E-Mails: Einrichtung

Um die Microsoft 365-Nachrichtenverschlüsselung für die sichere Nachrichtenübermittlung zu aktivieren und zu konfigurieren, sind die folgenden Schritte erforderlich:

• Abonnieren Sie Azure Information Protection
• OME aktivieren

Abonnieren Sie Azure Information Protection

• Die Azure Information Protection-Suite ist ein Add-On-Abonnement für Microsoft 365, mit dem Benutzer einige sehr nützliche Funktionen mit ihren E-Mails ausführen können. Es lässt sich auch in SharePoint und OneDrive integrieren, um als Tool zur Verhinderung von Datenverlust zu fungieren.
• Mit AIP können Benutzer Nachrichten oder Dateien markieren, sodass sie nicht kopiert, weitergeleitet, gelöscht oder eine Reihe anderer gängiger Aktionen ausgeführt werden können. Bei E-Mails werden alle Nachrichten, die bestimmte Klassifizierungs-Flags haben oder bestimmte Anforderungen erfüllen, verschlüsselt und in eine gesperrte HTML-Datei verpackt, die als Anhang an den Empfänger gesendet wird.
• Wenn der Empfänger die Nachricht erhält, muss er sich bei Azure registrieren, damit ihm ein Schlüssel zum Öffnen der E-Mail zugewiesen wird.
• Der Schlüssel ist an seine E-Mail-Adresse gebunden und nach der Registrierung kann der Benutzer den HTML-Anhang und alle zukünftigen Anhänge öffnen, ohne sich bei irgendetwas anmelden zu müssen.

Auch hier gilt: Wenn Sie Ihren Benutzern E3- oder höhere Abonnements zugewiesen haben, benötigen sie kein AIP. Allerdings benötigt jeder Benutzer, der Nachrichten mit darin enthaltenen vertraulichen Informationen senden wird, entweder eine AIP-Lizenz oder eine E3/E5-Lizenz, um dies zu tun.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um AIP zu abonnieren:

• Starten Sie „ Microsoft 365 Admin Center “
• Gehen Sie zur Liste „ Abonnements “.
• Klicken Sie oben rechts auf „ Abonnement hinzufügen “.
• Scrollen Sie nach unten, um Azure Information Protection zu finden
• Klicken Sie auf die Option „Jetzt kaufen“ und folgen Sie den Anweisungen oder wählen Sie die Option „ Kostenlose Testversion starten “, um 25 Lizenzen für 30 Tage zu erhalten, um sie vor dem Kauf auszuprobieren
• Warten Sie etwa eine Stunde, bis der Dienst auf Ihrem Microsoft-Mandanten bereitgestellt wird
• Nach der Bereitstellung können Sie mit dem nächsten Schritt im Prozess fortfahren.

Office 365 E-Mails verschlüsseln: Aktivieren

Dieser Teil wurde vor kurzem geändert. In der Vergangenheit erforderte die Aktivierung von Office 365 Message Encryption viel Powershell-Arbeit und das Warten auf die ordnungsgemäße Funktion. MS hat die Methode zum Aktivieren von OME geändert, um den Prozess zu rationalisieren und die Arbeit damit zu vereinfachen.

Folgendes müssen Sie tun:

• Öffnen Sie die Option Einstellungen im Admin-Portal
• Wählen Sie Dienste und Add-Ins aus
• Suchen Sie Azure Information Protection in der Liste der Dienste und klicken Sie darauf
• Klicken Sie auf den Link „Microsoft Azure Information Protection-Einstellungen verwalten“, um ein neues Fenster zu öffnen
• Wählen Sie die Schaltfläche Aktivieren unter „Rechteverwaltung ist nicht aktiviert“
• Wählen Sie Aktivieren im sich öffnenden Fenster

Sobald dies erledigt ist, können Sie  die Client-Anwendung von AIP verwenden,  um Nachrichten für die Rechteverwaltung in Outlook zu markieren. Es wird auch neue Schaltflächen und Optionen in Outlook Web App geben, mit denen Sie Nachrichten verschlüsseln können.

Verschlüsseln von Office 365-E-Mails: Schutz

Die grundlegende Funktion des E-Mail-Verschlüsselungsdienstes besteht darin, Schutz bereitzustellen, um zu verhindern, dass unerwünschte Personen den Inhalt Ihrer E-Mail während der Übertragung und in einem Postfach lesen können. Um Zugriff auf den Inhalt Ihrer E-Mail zu erhalten, muss der Empfänger validiert werden. Bei Verwendung von Microsoft 365 Pro Plus-Anwendungen wie Microsoft Outlook wird dieser Validierungsprozess im Hintergrund ausgeführt, und der Empfänger wird nicht zur Eingabe seiner Anmeldeinformationen aufgefordert. In allen anderen Fällen wird der Empfänger aufgefordert, seine Identität zu verifizieren.

Verwenden des Labels „Encrypt“.

• Um eine E-Mail mit der Microsoft Outlook-Anwendung zu verschlüsseln, die auf einer Arbeitsstation mit Windows-Betriebssystem installiert ist, müssen Sie nur das Label „ Encrypt “ auf der „ Sensitivity Bar “ auswählen, wie unten gezeigt:

• Auf dieses „ Verschlüsseln “-Label kann auch über das Dropdown-Menü der „ Schützen “-Schaltfläche „Menü – Nachrichten“-Schaltfläche zugegriffen werden, wie unten gezeigt:

• Nach der Auswahl spiegelt die Empfindlichkeitsleiste die getroffene Auswahl wider und blendet die anderen Auswahlmöglichkeiten aus. Die Details der zugewiesenen Berechtigungen werden als „ Tooltip “ direkt unter der „ Sensitivitätsleiste “ oben links im E-Mail-Fenster angezeigt, wie unten gezeigt:

• Sie können Ihre Wahl des Schutzes ändern, indem Sie auf das „ Stift “-Symbol neben dem ausgewählten Label klicken, um die anderen Auswahlmöglichkeiten anzuzeigen, wie unten gezeigt. Dieses Stiftsymbol kann auch verwendet werden, um andere Auswahlmöglichkeiten wieder auszublenden.

• Sobald ein Label festgelegt ist, ist zusätzlich zu den anderen Labels ein „ Mülleimer “-Symbol verfügbar, mit dem Sie das ausgewählte Label entfernen und die „ Sensibilität “ der E-Mail auf „ nicht festgelegt “ zurücksetzen können. Sie werden aufgefordert, den Grund für das Entfernen des Etiketts zu notieren. (Für zukünftigen Gebrauch)

• Nach der Einstellung wird Ihre E-Mail geschützt, unabhängig davon, ob sie sich vor dem Senden in Ihrem Ordner „Entwürfe“, nach dem Senden in Ihrem Ordner „Gesendete Objekte“ oder im Postfach Ihres Empfängers befindet. Microsoft Outlook hilft, diesen Schutz zu identifizieren, indem es die folgenden Symbole verwendet:

• Unabhängig von den Schutzmaßnahmen, die Sie anwenden möchten, behalten Sie die „ Volle Kontrolle “-Rechte über die E-Mail. Nur benannte Identitäten in den Feldern „Von“, „An“, „Cc“ und „Bcc“ haben Zugriff.
• Mit der Auswahl „ Verschlüsseln “ kann der Empfänger Ihre E-Mail an andere weiterleiten, die dann ebenfalls vollen Zugriff auf die E-Mail-Inhalte haben, wobei sich jeder authentifizieren muss, um Zugriff zu erhalten. Empfänger können die Verschlüsselungsanforderung nicht entfernen.

Verwendung des Labels „Nicht weiterleiten“.

Der „ Nicht weiterleiten “-Schutz ist der grundlegende E-Mail-Schutz von Microsoft. Die Auswahl dieses Schutzes verhindert, dass Empfänger Folgendes tun können:

•  Leiten Sie Ihre E-Mail an eine andere Person weiter (sowie um zu verhindern, dass beim Antworten neue Empfänger in die Felder „an“, „cc“ oder „bcc“ hinzugefügt werden)
•   Drucken Sie Ihre E-Mail oder kopieren Sie den Inhalt des E-Mail-Textkörpers in die Zwischenablage.

Diese Schutzmaßnahmen können entweder durch Auswahl der Vertraulichkeitsbezeichnung „ Nicht weiterleiten “ oder durch Auswählen der Schaltfläche „ Nicht weiterleiten “ im Menüband „Menü – Nachricht“ wie unten gezeigt eingestellt werden:

Bitte beachten Sie den „ Tooltip “, der den Schutzsatz beschreibt, der direkt unter der Empfindlichkeitsleiste angezeigt wird.

VORSICHT: Es ist möglich, versehentlich den beabsichtigten Schutz aufzuheben, indem Sie dieSchaltfläche „ Nicht weiterleiten “ im Menüband „Menü – Nachricht“ wie unten gezeigt deaktivieren. Beachten Sie auch, dass der „Tooltip“ entfernt wird, ABER „ Nicht weiterleiten “. Das Etikett ist noch gesetzt. Diese E-Mail wäre NICHT geschützt.

Wir haben derzeit keine Methode, um Sie daran zu hindern, die Schaltfläche „ Nicht weiterleiten “ zu deaktivieren, also seien Sie bitte vorsichtig.

BITTE BEACHTEN SIE: Microsoft Outlook erlaubt das Herunterladen von Anhängen unabhängig von diesen Einschränkungen. Siehe „ Anhänge schützen “ weiter unten in diesem Dokument.

Verwendung des Labels „Encrypt – Protect“.

• Das Label „ Verschlüsseln – Schützen “ ist ein benutzerdefinierter Schutz für E-Mails, der eine zusätzliche Einschränkung hinzufügt, um zu verhindern, dass die Empfänger Ihre ursprüngliche E-Mail bearbeiten oder ändern können.
• Dieses Etikett sollte NUR verwendet werden, wenn Sie möchten, dass der Empfänger „ Nur anzeigen “-Rechte für Ihre E-Mail hat. Beim Antworten wird Ihr Empfänger gezwungen, Ihre ursprüngliche E-Mail als Anhang an eine neue Nachricht anzuhängen , da er daran gehindert wird, dem Thread Ihrer ursprünglichen E-Mail etwas hinzuzufügen.
• Dieses Etikett wendet auch die Einschränkungen für das Drucken und Kopieren an, wie oben im Abschnitt Verwenden des Etiketts „Nicht weiterleiten“ beschrieben.

BITTE BEACHTEN SIE: Microsoft Outlook erlaubt das Herunterladen von Anhängen unabhängig von diesen Einschränkungen. Siehe „ Anhänge schützen “ weiter unten in diesem Dokument.

Anhänge schützen

Der Azure Information Protection-Client ist ERFORDERLICH, um ein geschütztes Dokument zu entschlüsseln und zu öffnen. In der Software Microsoft 365 Pro Plus für Windows OS, macOS, iOS und Android ist bereits ein „ Reader “ enthalten. Allerdings ist eine separate Anwendung erforderlich, um verschlüsselte Nicht-Microsoft Office Pro Plus-Dokumente zu lesen ( hier verfügbar ). Der AIP Reader ist für PC, iPhone, iPad und Android verfügbar.

Schützen eines Nicht-Microsoft 365 Pro Plus-Dokuments

• Nicht-Microsoft Office-Dokumente können mit der zusätzlichen „ Hot Menu “-Auswahl namens: „ Classify and Protect “ geschützt werden, die durch Rechtsklicken auf ein Dokument im Windows Explorer wie unten gezeigt zu finden ist:

• Diese Anwendung (siehe unten) erstellt einen „ Wrapper “, um die Datei einzuschließen und die Verschlüsselung sowie die von Ihnen ausgewählten Schutzmaßnahmen hinzuzufügen

• Für jede gewünschte Verwendung sollten Sie zunächst die für Ihre E-Mail gewünschte Vertraulichkeitskennzeichnung auswählen. Dieses Label wird von Ihrer E-Mail übernommen, sobald Ihre geschützte Datei angehängt ist. Es sind zwei Teile erforderlich , um Ihren gewünschten Schutz zu installieren: „ Berechtigungen “ und „ Identität “ .

Die verfügbaren „Berechtigungen“, die erteilt werden können, sind:

• Betrachter – Nur anzeigen
  Diese Berechtigung entspricht dem E-Mail-Schutz: „ Verschlüsseln – Schützen “
• Prüfer – Anzeigen, Bearbeiten
  Diese Berechtigung entspricht dem E-Mail-Schutz: „ Nicht weiterleiten “.
• Co-Autor – Anzeigen, Bearbeiten, Kopieren, Drucken
  Diese Berechtigung entspricht dem E-Mail-Schutz: „ Verschlüsseln “
• Miteigentümer – Volle Berechtigungen
• Diese Berechtigung entspricht auch der Bezeichnung „ Verschlüsseln “, jedoch gewährt diese Berechtigung dem Benutzer die Möglichkeit, die festgelegten Berechtigungen UND die Verschlüsselung zu entfernen.
• Nur für mich – Diese Einstellung hat keinen Wert für das Senden von Dokumenten an andere, kann aber für Sie von Nutzen sein, um Ihre individuellen Dokumente zu schützen.

Obwohl dies nicht empfohlen wird, um Verwirrung zu vermeiden, ist es möglich, Berechtigungen auszuwählen, die strenger sind als das gewünschte E-Mail-Verschlüsselungslabel (z. B. Dokumentberechtigungen „ Betrachter – Nur anzeigen“ mit dem E-Mail-Schutzlabel „ Encrypt “). Diese Kombination würde das Dokument einschränken, um zu verhindern, dass es von unerwünschten Identitäten angezeigt wird, sowie Empfänger daran hindern, zu kopieren, zu drucken oder zu bearbeiten, während dem Empfänger alle Funktionen für den E-Mail-Textkörper gewährt werden. Auch dies kann, wie oben erwähnt, verwirrend werden und wird nicht empfohlen.

„Identität“ kann auf die folgenden Typen eingestellt werden:

Benutzer – Dies sind die E-Mail-Adressen der einzelnen Benutzer, die das Dokument erhalten. Dies ist die primäre Methode, mit der Sie feststellen, wer auf Ihr Dokument zugreifen kann.

Gruppen – Dies sind die E-Mail-Adresse(n) der Verteilerliste(n), zu denen Ihre beabsichtigten Empfänger gehören.  BITTE BEACHTEN SIE : Dies funktioniert NUR für Empfänger.

Organisationen – Sie können auch JEDEM innerhalb einer Active Directory-Domäne Zugriff gewähren

Identitäten können direkt in das dafür vorgesehene Feld eingegeben werden, oder Sie können Ihre Empfänger aus dem Outlook-Adressbuch auswählen (vorausgesetzt, die Outlook-App ist bereits gestartet und ausgeführt), indem Sie auf das Symbol „ Buch “ klicken.

Es gibt ein drittes Steuerelement zum Schützen von Anhängen. Sie können ein Ablaufdatum für die gewährten Berechtigungen festlegen, indem Sie entweder das Datum direkt eingeben oder das Datum auswählen, indem Sie auf das „ Kalender “-Symbol klicken. Sobald das Ablaufdatum erreicht ist, werden ALLE BERECHTIGUNGEN für die ausgewählten Benutzer widerrufen.

Unabhängig von den oben genannten Einstellungen behalten Sie die volle Kontrolle über Ihr Dokument. Sobald Sie den Schutz auf Ihr Dokument „ anwenden “, wird Ihr Dokument durch die „umschlossene“ Datei ERSETZT und die Dateierweiterung wird geändert (der Dateiname wird NUR zu Beispielzwecken manuell geändert).

Der Azure Information Protection-Client ist ERFORDERLICH , um diese Datei zu entschlüsseln und zu öffnen.

Schützen eines Microsoft 365 Pro Plus-Dokuments

Microsoft Office-Dokumente können innerhalb der Office-Anwendung geschützt werden. Wie bei Microsoft Outlook enthält das Menüband der Home-Schaltfläche das Dropdown-Menü der Schaltfläche „ Schützen “. Dadurch können „ benutzerdefinierte Berechtigungen “ auf Office-Dokumente angewendet werden. Das Anwenden einer Vertraulichkeitsbezeichnung bewirkt, dass Outlook dieselben Berechtigungsbeschränkungen auf alle E-Mails anwendet, an die das Dokument angehängt ist.

ACHTUNG: Sie sollten Ihre Vertraulichkeitsbezeichnung auswählen, BEVOR Sie Ihre benutzerdefinierten Berechtigungen zuweisen. Andernfalls werden bei nachträglicher Auswahl des Labels NUR die standardmäßigen „ Berechtigungen “ des Labels ÜBERSCHRIEBEN und angewendet, sodass JEDERMANN das Dokument entschlüsseln kann.

Wie bei „ Schützen eines Nicht-Microsoft 365 Pro Plus-Dokuments “ oben möchten Sie Ihr Dokument schützen, indem Sie die „ Identität “ der Person identifizieren, die berechtigt ist, mit Ihrem Dokument zu interagieren, sowie die „ Berechtigungen “, die Sie erteilen möchten. Die Auswahlmöglichkeiten für Berechtigungen und der Vorgang zum Zuweisen der Identität verwenden praktisch dieselbe grafische Benutzeroberfläche wie beim „ Schützen eines Nicht-Microsoft 365 Pro Plus-Dokuments “.

BITTE BEACHTEN SIE: Beachten Sie, dass der Dateityp nach dem Schützen und Speichern NICHT GEÄNDERT WIRD :

Sie müssen Ihre Office-Dokumente in ihrem nativen Format speichern. Wenn Sie versuchen, die Datei in einem „ kompatiblen “ Format zu speichern, werden die von Ihnen konfigurierten Einschränkungen entfernt.

Nach dem Speichern sehen Sie nun eine neue Informationsleiste, die Sie darauf hinweist, dass das Dokument jetzt eingeschränkten Zugriff hat.

Verwalten geschützter Dokumente

Sobald Schutzmaßnahmen für ein Dokument festgelegt wurden, können Sie die Aufrufe dieses Dokuments „ verfolgen “ und den Zugriff auf Ihr Dokument „entziehen“ . Bei einem Microsoft Office-Dokument können Sie von der Office-Anwendung aus auf diese Funktion zugreifen.

Bei einem Nicht-Microsoft Office-Dokument können Sie auf diese Funktion zugreifen, indem Sie entweder in Windows Explorer auf das Dokument doppelklicken oder mit der rechten Maustaste darauf klicken.

Beide starten Ihren Webbrowser und bringen Sie zum AIP Document Tracking Center .

Von hier aus können Sie:

• Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Interaktion Ihres Dokuments durch Ihre Empfänger
• Listen Sie auf, wer Ihr Dokument angesehen hat, und das Datum, an dem es angesehen wurde
• Überprüfen Sie die Zeitachse der Interaktion mit Ihrem Dokument
• Legen Sie Benachrichtigungseinstellungen fest, um Sie zu benachrichtigen, wenn jemand versucht, mit Ihrem Dokument zu interagieren
• Widerrufen Sie den Zugriff auf Ihr Dokument, damit ein Empfänger nicht mehr darauf zugreifen kann

Sie können diese Statistiken auch in eine CSV-Datei exportieren.

Mac-Benutzer haben die zusätzliche Aufgabe, „ Anmeldeinformationen zu überprüfen “, bevor ihre Schutzoptionen von den Microsoft Office 365 Cloud-Diensten abgerufen werden .

Einmal eingestellt; Um den Schutz zu entfernen oder zu ändern, müssen Sie die Auswahl „ Keine Einschränkungen “ unter der Schaltfläche „Schutz“ aktivieren.

Um Schutzmaßnahmen für ein Microsoft 365-Dokument festzulegen, verwenden Sie die Schaltfläche „ Berechtigung einschränken “ im Menü „ Überprüfen “.

Wählen Sie die Menüoption „ Eingeschränkter Zugriff… “, um den gewünschten benutzerdefinierten Zugriff zu gewähren.

Verwenden Sie die Schaltfläche „Weitere Optionen…“, um die Druck- und Kopierberechtigungen festzulegen.

Herzliche Glückwünsche! Jetzt wissen Sie, wie Sie Office 365-E-Mails mit Azure Information Protection verschlüsseln. Wenn Sie weitere Fragen haben, lassen Sie es mich bitte wissen.

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