Cómo usar Chat GPT para Excel: una guía para principiantes

Como estoy seguro de que ahora sabe, ChatGPT es una herramienta de inteligencia artificial que comprende y responde preguntas y tareas basadas en texto en un lenguaje natural.

Puede usar ChatGPT para Excel para pedirle a la tecnología de IA que explique los conceptos de Excel y proporcione la sintaxis para fórmulas y funciones. ChatGPT también puede analizar datos de Excel y proporcionar código VBA para macros.

Este artículo lo guía a través de ejemplos específicos del uso del poder de ChatGPT para ayudarlo con todo, desde operaciones simples hasta tareas complejas de análisis de datos en Excel.

Empecemos.

Tabla de contenido

• Cómo usar Chat GPT para Excel
• Cómo pedirle a Chat GPT que explique los conceptos de Excel
• Cómo usar Chat GPT para escribir fórmulas y funciones de Excel
• Cómo usar Chat GPT con Excel VBA y macros
• 4 consejos para usar Chat GPT para macros de Excel
  • 1. Sea específico sobre cada tarea y fórmula de Excel
  • 2. Divide tareas complejas en partes más cortas
  • 3. Proporcione nombres de variables para mantener la coherencia
  • 4. Siempre pruebe la salida
• Cómo usar Chat GPT para análisis de datos
  • Análisis de datos complejos con Chat GPT
• Cómo integrar Excel y ChatGPT
• Solución de problemas de su hoja de cálculo de Excel con Chat GPT
• 3 problemas ocasionales con Chat GPT
  • 1. Tiempos muertos
  • 2. Faltan las funciones más recientes de Excel
  • 3. Respuestas o fórmulas incorrectas
• 3 desarrollos futuros para ChatGPT y aplicaciones de Microsoft
  • 1. Mejoras continuas a las capacidades de ChatGPT
  • 2. Expansión de la integración de IA en otras aplicaciones de Microsoft Office
  • 3. Potencial de personalización específica de la industria
• Nuestras reflexiones finales sobre ChatGPT para Excel

Cómo usar Chat GPT para Excel

Si aún no tienes una cuenta (¡es gratis!), sigue estos pasos. Si tiene una cuenta, desplácese hacia abajo, arremánguese y empecemos.

1. Inicie un navegador y vaya a la plataforma de chat .

2. Haga clic en el botón de registro para crear una cuenta de OpenAI.

3. Regístrese con una dirección de correo electrónico, una cuenta de Microsoft o una cuenta de Google.

4. Proporcione un número de teléfono para verificación y acceso.

Cuando inicia sesión, puede comenzar a enviar mensajes de inmediato para ser respondidos. Se le coloca en una sesión de chat que le permite hacerle una serie de preguntas al chatbot de IA.

Cómo pedirle a Chat GPT que explique los conceptos de Excel

Cuando le pida a Chat GPT que explique un término o concepto en Excel, siempre comience su sesión de chat dejando en claro que se refiere a Excel o a una hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Si simplemente hace referencia a una "hoja de cálculo", obtendrá respuestas que incluyen otras tecnologías de hoja de cálculo , por ejemplo, Hojas de cálculo de Google.

Puede comenzar su sesión con una declaración como " Estoy trabajando con Excel". y haga su pregunta en la siguiente oración.

Para hacerlo más simple, normalmente uso " En Excel , ¿qué es...?" al preguntar sobre un concepto o término. Aquí hay un ejemplo:

• “ En Excel , ¿cuál es la diferencia entre referencias absolutas y relativas?”

El resultado es una explicación detallada que explica ambos conceptos y proporciona ejemplos de cómo difieren.

No necesita seguir presentando sus preguntas dentro de la misma sesión de chat. Chat GPT recordará que estabas preguntando específicamente sobre Excel.

Sin embargo, cuando inicie una nueva sesión de chat (o cierre sesión y vuelva a ingresar), recuerde decirle al chatbot con qué tecnología está trabajando.

Cómo usar Chat GPT para escribir fórmulas y funciones de Excel

Puede solicitar a ChatGPT que le brinde orientación sobre una fórmula o función de Excel específica que desea usar en su hoja de cálculo de Excel.

Explicará la sintaxis de las funciones de Excel y proporcionará ejemplos de cómo usarlas. Aquí hay algunos ejemplos de preguntas:

• En Excel, ¿qué hace la función CONTAR.SI?

• ¿Cuál es la diferencia entre IFNA e ISNA en Excel?

Sin embargo, el poder real con Chat GPT es cuando le pides que resuelva un problema específico. Aquí hay un ejemplo que le pedí a ChatGPT:

Mi hoja de cálculo de Excel tiene valores en la columna A y la columna B. ¿Cómo encuentro valores que están en ambas columnas?

Como puede ver en la captura de pantalla, Chat GPT proporcionó una fórmula que usa las referencias de columna que pedí.

El código está listo para ser copiado directamente en Excel.

Cómo usar Chat GPT con Excel VBA y macros

Excel VBA (Visual Basic for Applications) es una poderosa herramienta para automatizar tareas repetitivas y crear funciones personalizadas.

Si necesita ayuda para crear macros de Excel o es nuevo en el lenguaje de programación VBA, Chat GPT lo guiará a través del software y el proceso.

Al igual que cuando crea fórmulas, puede preguntar sobre la sintaxis y el uso. Por ejemplo, puede preguntar cómo recortar espacios de una cadena de texto.

También puede pedirle a Chat GPT que cree la macro por usted. En realidad, no llega a su libro de trabajo, pero le dará todos los pasos que necesita.

Aquí hay un mensaje de ejemplo:

“ Cree una macro VBA de Excel llamada “CalcularVentas” que sume todos los números en la columna B y multiplique el total por la tasa de conversión de moneda en la celda C2. Ponga el resultado en la celda D2. ”

Tenga en cuenta que el aviso especifica:

1. El nombre de la macro.

2. La tarea (añadir todas las celdas) y la columna específica.

3. La celda específica donde debe aparecer el resultado.

Chat GPT comienza con instrucciones sobre cómo abrir el editor de VBA e insertar un nuevo módulo para su macro. ¡Entonces sucede la magia!

La herramienta le brinda una macro completa que puede copiar y pegar en el editor de VBA.

4 consejos para usar Chat GPT para macros de Excel

Aquí hay algunos consejos que asegurarán que obtenga la respuesta correcta de la herramienta AI cuando se trata de macros de Excel.

1. Sea específico sobre cada tarea y fórmula de Excel

En el ejemplo anterior, le pedí a Chat GPT que pusiera el resultado en una celda específica. Si no lo hubiera hecho, crearía una macro que muestra el resultado en un cuadro de mensaje.

Con un poco de práctica, aprenderá a ser muy específico con su entrada.

2. Divide tareas complejas en partes más cortas

He notado que la versión gratuita de Chat GPT no produce macros muy largas. En cambio, la salida se detiene en un punto que podría estar a la mitad de lo que solicitó.

Si tiene un conjunto complejo de requisitos, debe dividir el conjunto en varias tareas. Dé a Chat GPT cada tarea como un mensaje separado.

La salida será varias macros, pero puede combinarlas en una sola macro cuando esté completa.

3. Proporcione nombres de variables para mantener la coherencia

ChatGPT eligió los nombres de las variables en la macro de ejemplo. Son perfectamente razonables, pero es posible que desee aplicar un estándar de nomenclatura coherente en todas las macros que escriba.

En ese caso, puede darle a Chat GPT una guía de estilo al comienzo de la sesión. Aquí hay un ejemplo:

“Le pediré que cree una macro de Excel VBA. Prefije todos los nombres de variables en función de su tipo de datos de la siguiente manera: int para Integer, lng para Long, dbl para Double, rng para Range.

4. Siempre pruebe la salida

Chat GPT no es perfecto. Es importante ejecutar la macro y probarla antes de compartirla con otros, es decir, incluir el control de calidad en su flujo de trabajo.

Si los resultados no son los que esperaba, la razón habitual es que dio instrucciones ambiguas. Regrese a su solicitud y haga de cada oración una tarea clara e inequívoca.

La herramienta ocasionalmente me ha dado código que no se compiló correctamente. Esto sucede cuando ofrece nuevas funciones y sintaxis que no se aplican a la versión de Microsoft Excel que estoy usando.

Cómo usar Chat GPT para análisis de datos

Puede pedirle consejo a ChatGPT sobre cómo realizar tareas específicas de análisis de datos como:

• formato condicional

• tablas dinamicas

• cálculo de promedios ponderados

• comparando columnas con BUSCARV

Incluso puede darle a la herramienta los datos que está utilizando.

Supongamos que tiene una hoja de cálculo con datos de ventas de diferentes prendas de vestir. Desea calcular las ventas de todas las sudaderas con capucha que vendieron más de 10 unidades.

Los datos se ven así:

Aquí hay un ejemplo de redacción de la tarea para ChatGPT:

“Tengo datos de Excel con artículos en la columna A y ventas en la columna B. Quiero calcular las ventas totales de artículos que contienen el texto “Sudadera con capucha” y con ventas superiores a 10 unidades. Ponga el resultado en la celda D7. Aquí están los datos:”

El siguiente paso es proporcionar los datos a la herramienta. Simplemente puede copiar y pegar los datos de Excel directamente en el cuadro de chat. Pierde el buen formato de Excel, pero la herramienta entiende el diseño.

En este ejemplo, ChatGPT proporcionó ambos:

• una fórmula con la sintaxis completa.

• la respuesta real basada en los datos.

Análisis de datos complejos con Chat GPT

Ahora que sabe cómo proporcionar datos a la herramienta, puede solicitar más análisis.

Por ejemplo, puede obtener la herramienta para identificar tendencias y patrones. También puede generar información sobre sus datos.

Aquí hay una pregunta de seguimiento basada en los datos de ropa utilizados anteriormente:

" Usando los datos que proporcioné, ¿qué tipo de artículo tiene mejores ventas: jeans, sudaderas con capucha o camisetas?"

El resultado me proporcionó los pasos y las fórmulas que podría usar para obtener la respuesta. Sin embargo, ChatGPT fue más allá y respondió la pregunta de la siguiente manera:

Las sudaderas con capucha tienen las ventas totales más altas con 100 unidades, seguidas de las camisetas con 60 unidades y los jeans con 30 unidades. Por lo tanto, las sudaderas con capucha tienen mejores ventas entre los tres tipos de artículos.

Como puede ver, la herramienta de IA realizó análisis y proporcionó información y puede hacer mucho más que escribir fórmulas de Excel.

Por supuesto, este es un ejemplo relativamente simple con un pequeño volumen de datos. Cuanto más complejos se vuelvan los requisitos de su análisis, más explícito debe ser con su redacción.

Si es nuevo en Excel, es posible que se pregunte qué tipo de análisis complejo se puede realizar con grandes conjuntos de datos en una hoja de cálculo. Mire este video sobre el uso de pruebas Chi-Square y luego use ChatGPT para ayudar.

Cómo integrar Excel y ChatGPT

Hasta ahora, ha aprendido a usar el chatbot del navegador para responder preguntas y proporcionar fórmulas y código VBA.

Veamos ahora cómo integrar ChatGPT directamente en su libro de Excel. Varios proveedores han proporcionado complementos de Excel que le permiten trabajar con la herramienta desde el tablero de la hoja de trabajo.

Estos complementos son compatibles con Excel 2016 y versiones más recientes. Para revisar lo que está disponible, siga estos pasos:

1. Ir a la pestaña Insertar

2. Haga clic en "Obtener complementos" en la sección Complementos.

3. Ponga "ChatGPT Excel" en el cuadro de búsqueda.

4. Revise sus opciones.

Algunos de los complementos pueden requerir pago por uso.

Solución de problemas de su hoja de cálculo de Excel con Chat GPT

Ocasionalmente obtendrá errores cuando trabaje con fórmulas de Excel, sin embargo, Chat GPT puede ayudarlo a solucionar los problemas.

Su aviso para Chat GPT debe incluir:

1. Una descripción de lo que está tratando de hacer o lograr.

2. La fórmula específica que está utilizando.

3. Los contenidos o valores de las celdas involucradas (si es posible).

Por ejemplo, suponga que está tratando de restar fechas en Excel pero su fórmula da como resultado #NUM. error.

Este es el indicador que obtiene los mejores resultados de Chat GPT:

En Excel, quiero obtener la cantidad de días entre dos fechas. ¡Obtengo un #NUM! error al usar la función SIFECHA como esta: SIFECHA(B2, C2, “d”). La celda B2 tiene el valor "10-Abr-23" y la celda C2 tiene el valor "1-Abr-23". Por favor explique el error.

El resultado de Chat GPT señaló que la fecha de inicio en el ejemplo es posterior a la fecha de finalización, que es la causa del error. La siguiente sección del resultado proporcionó una fórmula modificada.

3 problemas ocasionales con Chat GPT

Chat GPT es una nueva tecnología y es posible que encuentre algunos problemas en su uso.

1. Tiempos muertos

El lanzamiento de Chat GPT fue un gran éxito, con millones de personas que se registraron para usar la plataforma AI. Desafortunadamente, a veces la plataforma tiene dificultades para satisfacer la demanda.

Cuando hace varias preguntas en una sola sesión, el chatbot puede dejar de responder repentinamente, sucede.

Pruebe estas soluciones para seguir trabajando con la herramienta:

• Actualice su navegador.

• Inicie una nueva sesión de chat (el signo +).

• Cierra sesión por completo y vuelve a iniciar sesión.

2. Faltan las funciones más recientes de Excel

La implementación de Chat GPT en 2023 se basó en un conjunto masivo de información con un punto de corte en septiembre de 2021. Esto puede actualizarse en un futuro cercano, pero habrá un retraso hasta que la herramienta comience a funcionar en tiempo real. .

Este lapso de tiempo significa que Chat GPT no tiene información sobre características o funciones de Excel más recientes agregadas por Microsoft.

Si no está seguro de lo que puede faltar, puede buscar en el sitio web de Microsoft Techcommunity los anuncios más recientes de las nuevas características de Excel.

3. Respuestas o fórmulas incorrectas

Chat GPT no es perfecto. Ocasionalmente le dará información incorrecta. Puede proporcionarle sintaxis o soluciones que se aplican a versiones anteriores de Excel.

Si la herramienta le brinda una fórmula que produce un error o resultados incorrectos, vale la pena reformular su mensaje o pregunta para que sea más claro.

Sin embargo, la herramienta puede seguir dándole la misma "respuesta" cuando hace la pregunta reformulada. En ese caso, no tiene sentido continuar.

En su lugar, puede pedirle una solución alternativa con una función o fórmula diferente.

3 desarrollos futuros para ChatGPT y aplicaciones de Microsoft

La integración de ChatGPT con Excel es solo el comienzo de una nueva era en el mundo de las herramientas de productividad impulsadas por IA.

A medida que la tecnología continúa avanzando, tanto OpenAI como Microsoft se comprometen a mejorar las capacidades de ChatGPT, y existe un potencial significativo para una mayor expansión y personalización de la IA en varias aplicaciones.

En esta sección, exploraremos los futuros desarrollos y tendencias que se espera den forma al panorama de la integración de la IA en los próximos años.

1. Mejoras continuas a las capacidades de ChatGPT

OpenAI está trabajando para mejorar las capacidades de ChatGPT con el fin de ofrecer un asistente de IA aún más potente y eficiente para los usuarios de Excel. Las mejoras continuas de ChatGPT se centran en varias áreas clave:

1. Comprensión y procesamiento mejorados del lenguaje natural : la capacidad de ChatGPT para comprender e interpretar el lenguaje humano se mejorará aún más, lo que facilitará que los usuarios interactúen con la IA de una manera más conversacional e intuitiva. Esto incluye un mejor reconocimiento de la intención del usuario, respuestas más precisas y una comprensión más amplia de varios contextos y matices lingüísticos.

2. Técnicas mejoradas de análisis de datos y análisis predictivo : OpenAI está trabajando para equipar a ChatGPT con métodos y algoritmos de análisis de datos más avanzados para permitirle proporcionar información más profunda y predicciones más precisas. Estas mejoras ayudarán a los usuarios a descubrir patrones y tendencias ocultos en sus datos, lo que en última instancia conducirá a una mejor toma de decisiones y planificación estratégica.

3. Incorporación de aprendizaje automático para una mayor adaptabilidad a las preferencias y tareas del usuario : hay planes para integrar algoritmos de aprendizaje automático en ChatGPT, lo que permite que la IA aprenda de las interacciones del usuario y adapte su comportamiento en consecuencia. Esto dará como resultado una experiencia de usuario más personalizada, ya que ChatGPT podrá adaptar sus sugerencias, conocimientos y asistencia para alinearse mejor con las preferencias individuales del usuario y tareas específicas.

Estas mejoras continuas están diseñadas para garantizar que ChatGPT permanezca a la vanguardia de las herramientas de productividad impulsadas por IA, ofreciendo a los usuarios una forma aún más eficiente y efectiva de administrar sus datos y desbloquear todo el potencial de Microsoft Excel.

2. Expansión de la integración de IA en otras aplicaciones de Microsoft Office

El éxito de la integración de ChatGPT con Excel ha abierto las puertas para la expansión de funciones impulsadas por IA en toda la suite de Microsoft Office.

La inversión de $10 mil millones de Microsoft en OpenAI demuestra que está dedicado a incorporar tecnologías de inteligencia artificial de vanguardia en otras aplicaciones de Office para crear una experiencia de usuario más cohesiva y eficiente.

Las áreas clave de la integración de IA en otras aplicaciones de Microsoft Office incluyen:

1. Colaboración fluida entre Excel, Word, PowerPoint y otras herramientas de Office : al implementar funciones impulsadas por IA, Microsoft tiene como objetivo mejorar la colaboración entre aplicaciones y optimizar los flujos de trabajo. Esto incluye el intercambio y la sincronización de datos en tiempo real, la vinculación de documentos en función del contexto y la transferencia inteligente de contenido entre aplicaciones.

2. Plantillas y asistentes con tecnología de IA para la creación y el formato de documentos: hay planes para introducir plantillas y asistentes con tecnología de IA en Word, PowerPoint y otras aplicaciones de Office. Estas herramientas ayudarán a los usuarios a crear documentos y presentaciones profesionales con facilidad al proporcionar sugerencias inteligentes para el diseño, el diseño y el contenido en función de sus necesidades y preferencias específicas.

3. Búsqueda más inteligente y recomendación de contenido basada en el comportamiento y el contexto del usuario : Microsoft está trabajando para mejorar la funcionalidad de búsqueda dentro de las aplicaciones de Office mediante la integración de recomendaciones de contenido impulsadas por IA. Al analizar el comportamiento del usuario, el contexto y los metadatos del documento, la IA proporcionará resultados de búsqueda más relevantes y personalizados.

4. Procesamiento de lenguaje natural para edición y revisión avanzadas : las sugerencias gramaticales serán más precisas una vez que Microsoft amplíe el uso del procesamiento de lenguaje natural a aplicaciones de Office como Word y PowerPoint. Los usuarios obtendrán capacidades avanzadas de edición y revisión, incluida la revisión ortográfica consciente del contexto e incluso la generación o resumen de contenido en función de la entrada del usuario.

5. Asistencia de voz y dictado: Microsoft está explorando el potencial de integrar asistentes de inteligencia artificial habilitados por voz en las aplicaciones de Office, lo que permite a los usuarios controlar e interactuar con el software mediante comandos de voz. Esta función permitiría la edición de manos libres, la navegación de documentos y la entrada de contenido, lo que haría que la suite de Office fuera más accesible y fácil de usar.

Una vez que las funciones impulsadas por IA se integren en todo el paquete de Microsoft Office, los usuarios pueden esperar una experiencia más inteligente, eficiente y colaborativa que aproveche todo el potencial de los últimos avances en tecnología de IA.

3. Potencial de personalización específica de la industria

La integración de IA en las aplicaciones de Microsoft Office ofrece un potencial significativo para la personalización adaptada a las necesidades únicas de varias industrias.

Las soluciones específicas de la industria serán cada vez más relevantes y valiosas a medida que la tecnología continúe evolucionando, impulsando la eficiencia y la innovación en una amplia gama de sectores.

Las áreas clave donde la personalización específica de la industria podría tener un impacto incluyen:

1. Soluciones de IA a medida para diversos sectores : las empresas de sectores como el financiero, sanitario, manufacturero y minorista pueden beneficiarse de modelos de IA diseñados específicamente para abordar sus desafíos y requisitos únicos. Estas personalizaciones pueden incluir técnicas especializadas de análisis de datos, conocimientos específicos de la industria y asistencia para el cumplimiento normativo.

2. Integración con herramientas y plataformas de terceros : para proporcionar un conjunto completo de soluciones impulsadas por IA, ChatGPT y otras tecnologías de IA se pueden integrar con herramientas y plataformas específicas de la industria para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la experiencia general del usuario. Por ejemplo, las funciones impulsadas por IA podrían incorporarse en herramientas de gestión de proyectos para la industria de la construcción o sistemas de registros médicos electrónicos para proveedores de atención médica.

3. Desarrollo de modelos de IA especializados para abordar los desafíos y requisitos únicos de la industria : al crear modelos de IA adaptados a las necesidades específicas de la industria, las empresas pueden aprovechar todo el potencial de las recomendaciones y los conocimientos basados ​​en la IA. Por ejemplo, un modelo de ChatGPT diseñado para la industria farmacéutica podría ayudar a los investigadores a analizar conjuntos de datos complejos, identificar posibles candidatos a fármacos y optimizar el diseño de ensayos clínicos.

4. Capacitación personalizada y soporte para aplicaciones de IA específicas de la industria : para garantizar el máximo beneficio de las personalizaciones de IA específicas de la industria, los usuarios pueden requerir capacitación y soporte especializados para integrar de manera efectiva la tecnología en sus flujos de trabajo. Esto podría incluir tutoriales dedicados, estudios de casos y orientación de expertos para cada industria que permitan a los usuarios aprovechar al máximo las funciones impulsadas por IA.

5. Colaboración continua con expertos de la industria : para desarrollar y refinar soluciones de IA específicas de la industria, es esencial que los desarrolladores de IA colaboren con expertos de varios sectores. Esta colaboración ayudará a garantizar que los modelos de IA estén alineados con las necesidades del mundo real y puedan abordar de manera efectiva los desafíos únicos que enfrenta cada industria.

El potencial para la personalización específica de la industria de las tecnologías de IA como ChatGPT es enorme y podría ofrecer soluciones transformadoras para una amplia gama de empresas y sectores.

Además, las empresas pueden desbloquear nuevos niveles de eficiencia, innovación y ventaja competitiva al aprovechar el poder de la IA para abordar los desafíos y requisitos únicos de la industria.

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Nuestras reflexiones finales sobre ChatGPT para Excel

Aprovechar el poder de ChatGPT para Excel puede revolucionar la forma en que los usuarios interactúan con las hojas de cálculo y mejorar su experiencia general.

Al habilitar el procesamiento del lenguaje natural, ChatGPT funciona como un poderoso asistente que simplifica las tareas, aumenta la productividad y hace que el análisis de datos sea más accesible para una audiencia más amplia.

Pero, hay un PERO, siempre hay un PERO, ¿no?

Utilice ChatGPT para ayudar y expandirse, pero no confíe en él para todo. Nada se puede comparar con un sólido aprendizaje y comprensión, bueno, por ahora, de todos modos.