چگونه ایمیل Outlook را به عنوان یک سند PDF ذخیره کنیم؟

Outlook یک سرویس گیرنده ایمیل محبوب است که میلیون ها نفر در سراسر جهان از آن استفاده می کنند. در حالی که یک ابزار عالی برای ارسال و دریافت ایمیل است، اما گزینه ای داخلی برای ذخیره ایمیل ها به صورت PDF ندارد. اینجاست که ذخیره ایمیل های Outlook به عنوان ابزارهای سند PDF وارد عمل می شود. در این راهنمای جامع، شما را با مراحل نحوه ذخیره ایمیل Outlook به‌عنوان PDF آشنا می‌کنیم تا اطمینان حاصل کنیم که پیام‌های ارزشمند شما حفظ شده و به راحتی قابل دسترسی هستند. چه یک حرفه ای با تجربه باشید و چه از علاقه مندان به فناوری، این راهنما را در ساده سازی مدیریت ایمیل خود بسیار ارزشمند خواهید یافت.

چگونه ایمیل Outlook را به صورت PDF ذخیره کنیم؟

چرا ایمیل Outlook را به صورت PDF ذخیره کنیم؟

قبل از فرو رفتن در بخش "چگونگی"، اجازه دهید به طور خلاصه دلیل آن را بررسی کنیم. ذخیره ایمیل های Outlook به عنوان PDF چندین مزیت قانع کننده دارد:

سازگاری جهانی: فایل‌های PDF به‌صورت جهانی سازگار هستند و تضمین می‌کنند که محتوای ایمیل شما صرف‌نظر از دستگاه یا نرم‌افزاری که گیرنده شما استفاده می‌کند، در دسترس باقی بماند.

حفظ قالب: فایل‌های PDF قالب‌بندی اصلی ایمیل‌های شما، از جمله فونت‌ها، تصاویر، و لینک‌ها را حفظ می‌کنند و تضمین می‌کنند که هیچ چیزی در ترجمه گم نمی‌شود.

الزامات قانونی و انطباق: بسیاری از صنایع و سازمان ها به آرشیو ایمیل ها برای اهداف قانونی و مطابقت نیاز دارند. PDF به عنوان یک قالب قابل اعتماد و پذیرفته شده برای این کار عمل می کند.

اشتراک گذاری آسان: به اشتراک گذاری فایل های PDF آسان است و ارسال ایمیل های مهم به همکاران یا مشتریان را بدون نگرانی در مورد مشکلات سازگاری آسان می کند.

اکنون که مزایای آن را فهمیدید، بیایید با راهنمای گام به گام نحوه ذخیره ایمیل Outlook به عنوان PDF ادامه دهیم.

همچنین بخوانید: چگونه با استفاده از Gmail و Outlook ایمیل های رمزگذاری شده ارسال کنیم؟

ایمیل Outlook را به صورت PDF ذخیره کنید

روش 1: با استفاده از کادر گفتگوی چاپ

یکی از راه‌های ذخیره ایمیل Outlook به‌عنوان PDF، استفاده از کادر محاوره‌ای چاپ است. برای انجام این کار؛ این موارد را دنبال کنید:

مرحله 1: ایمیل Outlook را که می خواهید به عنوان PDF ذخیره کنید باز کنید.

مرحله 2: روی تب File کلیک کنید .

مرحله 3: روی Print کلیک کنید .

مرحله 4: در منوی کشویی Printer ، Microsoft Print to PDF را انتخاب کنید.

مرحله 5: روی Print کلیک کنید .

مرحله 6: در کادر محاوره ای Save As ، یک مکان و نام برای فایل PDF خود انتخاب کنید.

مرحله 7: روی ذخیره کلیک کنید .

همچنین بخوانید: بهترین نرم افزار بازیابی ایمیل برای Microsoft Outlook

روش 2: استفاده از یک مبدل PDF شخص ثالث

اگر می خواهید چندین ایمیل Outlook را به صورت PDF ذخیره کنید یا اگر به کنترل بیشتری بر فرآیند تبدیل نیاز دارید، می توانید از یک مبدل PDF شخص ثالث استفاده کنید. بسیاری از مبدل های PDF مختلف، هم رایگان و هم پولی در دسترس هستند. در حالی که Microsoft Outlook ممکن است ویژگی مستقیم "ذخیره به عنوان PDF" را ارائه نکند، یک راه حل هوشمندانه وجود دارد که به شما امکان می دهد به همان نتیجه برسید. می توانید با ذخیره ایمیل Outlook خود به عنوان یک فایل با قالب بندی HTML شروع کنید، سپس از یک مبدل PDF ماهر برای تبدیل آن ایمیل HTML به فرمت PDF استفاده کنید.

یکی از راه حل های برجسته برای این کار Systweak PDF Editor است ، یک ابزار نرم افزار PDF قوی و همه کاره که فرآیند تبدیل ایمیل های Outlook به PDF را ساده می کند. تطبیق پذیری این ویرایشگر PDF آن را متمایز می کند. این نه تنها ایمیل های Outlook را بدون زحمت به PDF تبدیل می کند، بلکه به شما امکان می دهد پیوست ها را از فرمت های مختلف مانند Excel، Word، PowerPoint و موارد دیگر به PDF تبدیل کنید.

مرحله 1: ایمیل Outlook را که می خواهید به عنوان PDF ذخیره کنید باز کنید.

مرحله 2: ایمیل را به عنوان یک فایل HTML ذخیره کنید. برای انجام این کار، روی تب File کلیک کنید ، روی Save As کلیک کنید و *HTML (*.htm; .html) را از منوی کشویی Save as type انتخاب کنید.

مرحله 3: Systweak PDF Editor را باز کنید و "Open PDF" را انتخاب کنید. اکنون فایل HTML حاوی ایمیل Outlook خود را پیدا کرده و روی "Open" کلیک کنید. اکنون اجازه دهید فرآیند تبدیل Outlook به PDF در داخل برنامه آغاز شود.

مرحله 5: پس از تکمیل فرآیند تبدیل، فایل PDF حاصل به طور خودکار در Systweak PDF Editor باز می شود.

مرحله 6: برای ذخیره آن به عنوان PDF، به سادگی بر روی "File" کلیک کنید و سپس دکمه "Save As" را در ویرایشگر PDF Systweak انتخاب کنید.

همچنین بخوانید: چگونه بدون از دست دادن فرمت PDF را به اکسل تبدیل کنیم؟

ایمیل Outlook را به PDF تبدیل کنید

یادگیری نحوه ذخیره ایمیل Outlook به صورت PDF یک مهارت ارزشمند است که می تواند مدیریت ایمیل را ساده کند، سازگاری را افزایش دهد و از حفظ اطلاعات حیاتی اطمینان حاصل کند. با دنبال کردن مراحل ساده ذکر شده در این راهنما، می توانید بدون زحمت ایمیل های خود را به PDF تبدیل کنید و آنها را در دسترس تر و قابل اشتراک گذاری تر کنید.

با Systweak PDF Editor که در اختیار شماست، مدیریت ایمیل های Outlook در قالب PDF به یک تلاش بی دردسر و همه کاره تبدیل می شود. با نگرانی های مربوط به سازگاری خداحافظی کنید و به تجربه تبدیل PDF یکپارچه سلام کنید.

برای اطلاعات بیشتر از این قبیل راهنماهای عیب‌یابی، فهرست‌ها، و نکات و ترفندهای مربوط به Windows، Android، iOS، و macOS، ما را در Facebook ، Instagram ، Twitter ، YouTube و Pinterest دنبال کنید .

بعدی بخوانید: نحوه برنامه ریزی ایمیل در Outlook