Boîte aux lettres partagée dans Office 365 : le guide définitif

Plus tôt dans cet article , nous avons discuté des archives en ligne dans Office 365. Aujourd'hui, je vais vous montrer la boîte aux lettres partagée dans Office 365.

Une boîte aux lettres partagée est une boîte aux lettres Outlook très semblable à une boîte aux lettres d'utilisateur, cependant, elle est partagée par plusieurs personnes différentes. C'est idéal pour une entreprise de gérer une charge de demandes de clients et de traiter des requêtes de projet. Lorsqu'un e-mail est envoyé depuis une boîte aux lettres partagée, l'adresse de l'expéditeur apparaît comme une adresse e-mail de boîte aux lettres partagée. De même, un calendrier séparé est disponible pour les membres de la boîte aux lettres partagée pour gérer les réunions.

Une boîte aux lettres partagée n'est pas accessible aux membres sans autorisation et elle n'a pas de mot de passe pour y accéder. Les utilisateurs doivent donc demander l'aide des administrateurs pour fournir l'autorisation nécessaire pour accéder à une boîte aux lettres. Une fois cela fait, vous pouvez alors accéder à la boîte aux lettres via un navigateur ou Outlook.

Comment créer une boîte mail partagée ?

Il existe plusieurs options pour créer une boîte aux lettres partagée, à savoir Microsoft 365 Admin Center et Powershell.

• Allez dans « Centre d'administration Microsoft 365 »
• Dans la navigation de gauche, sélectionnez « Teams & Groups »
• Sélectionnez « Boîtes aux lettres partagées »

• Cliquez sur « Ajouter une boîte aux lettres partagée »

• Entrez le nom de la boîte aux lettres partagée que vous souhaitez et l'adresse e-mail

• La boîte aux lettres partagée est créée mais elle n'a aucun membre.
• Cliquez sur « Ajouter des membres à votre boîte aux lettres partagée »

• Cliquez sur « Ajouter des membres »

• Recherchez des utilisateurs et ajoutez-les à la boîte aux lettres partagée.
• Cliquez sur " Enregistrer "

• Une fois enregistré, attendez une heure pour répliquer. Après 60 minutes, essayez d'accéder à la boîte aux lettres à l'aide du navigateur ou d'Outlook.

Comment créer une boîte aux lettres partagée à l'aide de Powershell ?

• Connectez-vous à Exchange Online Powershell
• Exécutez la commande ci-dessous.
  Nouvelle-boîte aux lettres -Nom "Techie Test" -Partagé

• Une fois celui-ci créé, suivez les étapes mentionnées ci-dessus pour ajouter des membres et attendez 60 minutes.

Comment accéder à la boîte aux lettres partagée dans Outlook ?

Il existe plusieurs façons d'accéder à la boîte aux lettres partagée dans Outlook. Ils sont listés ci-dessous.

Option 1:

• Dans Outlook, cliquez sur "Fichier "
• Sélectionnez « Paramètres du compte » -> Paramètres du compte
• Sous l'onglet E-mail, cliquez sur Modifier , puis sur Plus de paramètres
• aller dans " Avancé "
• Cliquez sur « Ajouter »
• Tapez « Nom de la boîte aux lettres partagée »
• Cliquez sur OK
• Cliquez sur Appliquer et OK pour terminer l'ajout de la boîte aux lettres partagée.
• Si vous en avez plusieurs, vous pouvez ajouter le reste en même temps. Appliquer et OK pour terminer l'ajout de la ou des boîtes aux lettres partagées.
• L'accès à la boîte aux lettres partagée reprendra et vous pourrez désormais " Envoyer en tant que " la boîte aux lettres partagée sans échec de non-livraison.

Option 2:

• Depuis Outlook 2013 et les dernières versions, cliquez sur Fichier -> Cliquez sur « Ajouter un compte »
• À l'écran « Ajouter un compte », il vous sera demandé d'entrer une adresse e-mail. Saisissez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée.
• Cliquez sur « Connecter » et sélectionnez « Microsoft 365 »
• Vous serez invité à entrer le mot de passe
• Remplacez l'adresse e-mail de la boîte aux lettres partagée sur la page de connexion et entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe .
• Cliquez sur « Se connecter » et attendez 5 à 10 minutes
• Fermez Outlook et relancez-le
• La boîte aux lettres partagée apparaîtra dans le coin gauche de Outlook.

Comment ajouter un utilisateur externe à la boîte aux lettres partagée ?

Les boîtes aux lettres partagées ne sont accessibles qu'aux utilisateurs internes et les utilisateurs externes ne peuvent pas être ajoutés en tant que membres. Cela est principalement dû au fait que les membres de la boîte aux lettres partagée nécessitent un compte Active Directory, ce qui est impossible pour les utilisateurs externes.

Comment convertir la boîte aux lettres d'un utilisateur en boîte aux lettres partagée ?

Les administrateurs recevraient une demande de conversion d'une boîte aux lettres utilisateur en boîte aux lettres partagée ou vice versa. Cela peut être réalisé à l'aide du centre d'administration Microsoft 365 ou de PowerShell.

• Allez dans " Centre d'administration Exchange "
• Dans la navigation de gauche, sélectionnez « Destinataires » et sélectionnez « Boîtes aux lettres »
• Recherchez une boîte aux lettres et ouvrez-la.
• Maintenant, cliquez sur "Autres " et cliquez sur " Convertir en boîte aux lettres partagée "

Nous pouvons également utiliser le PowerShell pour convertir la boîte aux lettres.

Connectez-vous à Exchange Online PowerShell et exécutez la commande ci-dessous. Vous devriez être prêt à partir.
Set-mailbox "Entrez le nom de la boîte aux lettres partagée ou l'adresse e-mail" -Type Shared

Si vous préférez convertir une boîte aux lettres partagée en boîte aux lettres utilisateur, procédez comme suit.

• Allez dans " Centre d'administration Exchange "
• Dans la navigation de gauche, sélectionnez « Destinataires » et sélectionnez « Boîtes aux lettres »
• Recherchez une boîte aux lettres et ouvrez-la.
• Maintenant, cliquez sur "Autres " et cliquez sur " Convertir en boîte aux lettres normale ".

Pour passer d'une boîte aux lettres partagée à une boîte aux lettres utilisateur, le type de boîte aux lettres doit être Régulier. La commande PowerShell est ci-dessous.
Set-mailbox "Entrez le nom de la boîte aux lettres partagée ou l'adresse e-mail" -Type Regular

Limitations des boîtes aux lettres partagées Microsoft 365

Il existe certaines limitations dans la boîte aux lettres partagée Microsoft 365 et elles sont répertoriées ci-dessous.

• Il ne nécessite aucune licence et est certainement gratuit à utiliser. Par défaut, il est livré avec 50 Go de quota.
• S'il est dépassé, une licence d'échange en ligne est requise.
• Les utilisateurs sous licence Exchange Online Kiosk ne sont pas accessibles.
• L'archivage des e-mails ne peut pas être effectué.
• La journalisation ne peut pas être prise en charge.
• Une boîte aux lettres partagée ne peut pas avoir de nom d'utilisateur et de mot de passe , les utilisateurs ne peuvent donc pas s'y connecter directement. Il n'est accessible qu'après qu'un utilisateur a accédé à sa boîte aux lettres à l'aide d'autorisations.
• Les clients ActiveSync ne sont pas accessibles.

A lire aussi :

• Comment résoudre la boîte aux lettres partagée en tant qu'utilisateur de messagerie ?
• Comment planifier une réunion d'équipes à partir d'une boîte aux lettres partagée ?

Pour plus d'informations sur les boîtes aux lettres partagées, consultez le site Web de Microsoft .

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