Comment utiliser le mode confidentiel de Gmail ?

Le mode confidentiel de G Suite a été dévoilé en avril dernier, mais n'a pas encore été rendu public. Il permet à l'utilisateur d'envoyer un e-mail avec des dates d'expiration, de révoquer les anciens messages envoyés et d'éliminer des options telles que le transfert, la copie, l'impression et le téléchargement via les contrôles intégrés de gestion des droits (IRM). Tout cela pour protéger les données personnelles des utilisateurs de G suite.

Par défaut, le mode confidentiel dans G Suite est activé, cependant, les utilisateurs de G Suite peuvent le désactiver facilement.

Nous expliquerons ici pourquoi les utilisateurs de G Suite et d'autres devraient utiliser le mode confidentiel de G Suite, comment envoyer des messages et des pièces jointes à l'aide du mode confidentiel de Gmail, supprimer l'accès anticipé et plus encore.

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Pourquoi utiliser le mode confidentiel ?

Le mode confidentiel de G Suite permet à l'expéditeur de créer des dates d'expiration pour ses e-mails et de révoquer les messages précédemment envoyés.

Comment démarrer avec le mode confidentiel de G Suite ?

Avant de commencer, n'oubliez pas que si vous utilisez Gmail avec un compte professionnel ou scolaire, vous devrez contacter l'administrateur système pour utiliser Gmail en mode confidentiel.

Administrateur : si vous êtes administrateur, vous pouvez décider si vos utilisateurs G Suite peuvent ou non utiliser le mode confidentiel dans G Suite. Pour cela, accédez à Applications > G Suite > Paramètres Gmail > Paramètres utilisateur. À partir de là, sélectionnez parmi les options suivantes pour autoriser ou interdire aux utilisateurs de G Suite d'utiliser le mode confidentiel dans G Suite :

Désactiver

Permettre

Étapes pour utiliser Gmail en mode confidentiel sur votre PC :

1. Ouvrez votre compte Gmail > Rédigez un e-mail.
2. Recherchez Activer le mode confidentiel (si désactivé), vous le verrez en bas à droite de la fenêtre.

Remarque : si le mode confidentiel est activé, vous devrez aller au bas du message et cliquer sur Modifier.

1. Maintenant, envoyez le mot de passe et la date d'expiration. Ces options fonctionneront à la fois pour le message et la pièce jointe.

Si " Pas de code SMS " est sélectionné, le destinataire utilisant l'application Gmail peut l'ouvrir directement. Alors que les destinataires qui n'utilisent pas l'application Gmail recevront un e-mail avec un mot de passe.

Si « SMS passcode » est sélectionné, le destinataire reçoit un mot de passe par SMS.

Astuce : Ici, vous devez saisir le numéro de téléphone du destinataire, pas le vôtre.

1. Cliquez sur Enregistrer.

Désormais, quel que soit le message que vous enverrez, il sera sécurisé via le mode confidentiel de G Suite.

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Comment supprimer l'accès anticipé à l'aide du mode confidentiel dans G Suite ?

Pour empêcher le destinataire de consulter l'e-mail avant la date d'expiration, suivez les étapes ci-dessous :

1. Ouvrez Gmail.
2. Cliquez sur Envoyé > E-mail confidentiel > Supprimer l'accès.

Comment désactiver le mode confidentiel ?

Pour désactiver le mode confidentiel de Gmail, procédez comme suit :

1. Accédez à la console d'administration de G Suite.
2. Accédez à Applications > G Suite > Paramètres pour Gmail > Paramètres utilisateur.
3. Recherchez ici la case à cocher « Activer le mode confidentiel ».
4. Lorsque les utilisateurs actifs voient un bouton (à droite du raccourci « insérer une image » dans la barre d'outils sous le corps du message) pour activer le mode confidentiel pour un e-mail individuel. Il ouvre une fenêtre contextuelle où ils peuvent définir une date d'expiration ou exiger un mot de passe.

Comment accéder à un e-mail envoyé avec le mode confidentiel de G Suite ?

Si vous avez reçu un e-mail en mode confidentiel, vous pouvez ouvrir à la fois le message et la pièce jointe avant la date d'expiration ou jusqu'à ce que l'accès soit supprimé par l'expéditeur. Pour afficher l'e-mail si vous êtes un utilisateur de Gmail, suivez les étapes ci-dessous :

1. Ouvrez Gmail.
2. Si l'expéditeur n'a pas besoin d'un mot de passe SMS, vous pourrez accéder directement à l'e-mail. Cependant, si vous utilisez un autre client de messagerie, vous devrez ouvrir l'e-mail, cliquer sur Afficher le lien de l'e-mail et vous connecter à l'aide de vos informations d'identification Gmail pour afficher le message.
3. Si l'expéditeur requiert un code d'accès SMS, vous devrez suivre les étapes suivantes :

Choisissez Envoyer le mot de passe > vous le recevrez sur votre téléphone > saisissez-le et cliquez sur Soumettre.

Si vous utilisez un autre compte de messagerie, ouvrez la messagerie > sélectionnez Afficher le lien de messagerie. Cela ouvrira une nouvelle page, sélectionnez Envoyer le mot de passe > vérifiez le message avec le mot de passe > entrez-le et cliquez sur Soumettre.

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Comment le mode confidentiel de G Suite fonctionne-t-il avec Vault et eDiscovery ?

Lorsqu'un message en mode confidentiel est envoyé, Gmail remplace le corps du message et les pièces jointes par un lien. Cela signifie que lorsqu'un utilisateur envoie un message à l'aide du mode confidentiel de G Suite, Vault conserve, conserve, recherche et exporte les messages en mode confidentiel. Le message n'est accessible que lorsque l'expéditeur du message fait partie de l'organisation.

Que faire si vous recevez un e-mail expiré et que le numéro fourni correspond à un message d'erreur de pays non pris en charge ?

Lors de l'utilisation du mode confidentiel dans Gmail, si vous recevez un message d'erreur Email a expiré, il est possible que l'accès à la messagerie soit supprimé avant la date d'expiration. Dans un tel cas, vous devrez demander à l'expéditeur de renvoyer l'e-mail.

Si vous recevez le numéro fourni pour un pays non pris en charge, n'oubliez pas que vous ne pouvez envoyer des codes d'accès SMS que pour les numéros appartenant à ces régions :

Amérique du Nord

Amérique du Sud

L'Europe 

Australie

Asie : Inde, Corée et Japon

Comment fonctionne Gmail en mode confidentiel pour les destinataires ?

Google envoie un lien, lorsqu'il est ouvert dans une application ou sur le Web, il affiche le contenu du message en ligne. Si le destinataire n'est pas un utilisateur de Gmail, il devra cliquer pour afficher un e-mail dans un portail hébergé dans le cloud séparé.

En plus de cela, si vous souhaitez utiliser le mode confidentiel dans G Suite sur Android, iPhone et iPad, suivez les étapes ci-dessous :

Comment utiliser le mode confidentiel de G Suite sur Android, iPhone & iPad ?

1. Ouvrez l'application Gmail > appuyez sur Composer.
2. Appuyez sur Plus de trois points horizontaux en haut à droite > Mode confidentiel.

Si le mode confidentiel est activé, allez en bas > appuyez sur Modifier > activez le mode confidentiel.

Une fois terminé, si vous souhaitez définir un mot de passe, une date d'expiration et d'autres contrôles, choisissez parmi :

Pas de code SMS

code d'accès SMS

Après cela, appuyez sur Terminé.

De cette façon, vous pourrez envoyer un message en utilisant le mode confidentiel depuis votre Android, iPhone et iPad.

J'espère que vous avez apprécié l'article et que vous utiliserez le mode confidentiel pour sécuriser vos données fournies par G Suite. S'il y a autre chose, vous voudriez que nous écrivions à propos de nous laisser un commentaire.