Comment enregistrer un e-mail Outlook en tant que document PDF ?

Outlook est un client de messagerie populaire utilisé par des millions de personnes dans le monde. Bien qu'il s'agisse d'un excellent outil pour envoyer et recevoir des e-mails, il ne dispose pas d'option intégrée pour enregistrer les e-mails au format PDF. C'est là qu'intervient l'enregistrement des e-mails Outlook en tant qu'outils de documents PDF. Dans ce guide complet, nous vous guiderons à travers les étapes à suivre pour enregistrer les e-mails Outlook au format PDF, garantissant ainsi que vos précieux messages sont préservés et facilement accessibles. Que vous soyez un professionnel chevronné ou un passionné de technologie, vous trouverez ce guide inestimable pour simplifier la gestion de vos e-mails.

Comment enregistrer un e-mail Outlook au format PDF ?

Pourquoi enregistrer le courrier électronique Outlook au format PDF ?

Avant de plonger dans la partie « comment faire », explorons brièvement le pourquoi. L'enregistrement des e-mails Outlook au format PDF offre plusieurs avantages intéressants :

Compatibilité universelle : les PDF sont universellement compatibles, garantissant que le contenu de vos e-mails reste accessible quel que soit l'appareil ou le logiciel utilisé par votre destinataire.

Préservation du formatage : les PDF préservent le formatage original de vos e-mails, y compris les polices, les images et les hyperliens, garantissant que rien n'est perdu lors de la traduction.

Exigences juridiques et de conformité : de nombreux secteurs et organisations exigent l'archivage des e-mails à des fins juridiques et de conformité. Les PDF constituent un format fiable et accepté pour cela.

Partage facile : les fichiers PDF sont faciles à partager, ce qui facilite l'envoi d'e-mails importants à des collègues ou à des clients sans se soucier des problèmes de compatibilité.

Maintenant que vous comprenez les avantages, passons au guide étape par étape sur la façon d'enregistrer le courrier électronique Outlook au format PDF.

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Enregistrer le courrier électronique Outlook au format PDF

Méthode 1 : utilisation de la boîte de dialogue Imprimer

Une façon d'enregistrer un e-mail Outlook au format PDF consiste à utiliser la boîte de dialogue d'impression. Pour le faire, suivez ces étapes:

Étape 1 : Ouvrez l'e-mail Outlook que vous souhaitez enregistrer au format PDF.

Étape 2 : Cliquez sur l' onglet Fichier .

Étape 3 : Cliquez sur Imprimer.

Étape 4 : Dans le menu déroulant Imprimante , sélectionnez Microsoft Print to PDF.

Étape 5 : Cliquez sur Imprimer.

Étape 6 : Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous , sélectionnez un emplacement et un nom pour votre fichier PDF.

Étape 7 : Cliquez sur Enregistrer.

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Méthode 2 : Utilisation d'un convertisseur PDF tiers

Si vous souhaitez enregistrer plusieurs e-mails Outlook au format PDF ou si vous avez besoin de plus de contrôle sur le processus de conversion, vous pouvez utiliser un convertisseur PDF tiers . Il existe de nombreux convertisseurs PDF différents, gratuits et payants. Bien que Microsoft Outlook n'offre pas de fonctionnalité directe « Enregistrer au format PDF », il existe une solution de contournement intelligente qui vous permet d'obtenir le même résultat. Vous pouvez commencer par enregistrer votre e-mail Outlook en tant que fichier au format HTML, puis utiliser un convertisseur PDF compétent pour transformer cet e-mail HTML au format PDF.

Une solution exceptionnelle pour cette tâche est Systweak PDF Editor , un outil logiciel PDF robuste et polyvalent qui rationalise le processus de conversion des e-mails Outlook en PDF. La polyvalence de cet éditeur PDF le distingue. Il convertit non seulement sans effort les e-mails Outlook en PDF, mais vous permet également de convertir des pièces jointes de divers formats tels qu'Excel, Word, PowerPoint, etc. en PDF.

Étape 1 : Ouvrez l'e-mail Outlook que vous souhaitez enregistrer au format PDF.

Étape 2 : Enregistrez l'e-mail sous forme de fichier HTML. Pour ce faire, cliquez sur l' onglet Fichier , cliquez sur Enregistrer sous et sélectionnez *HTML (*.htm; .html) dans le menu déroulant Type de fichier .

Étape 3 : Ouvrez Systweak PDF Editor et sélectionnez « Ouvrir le PDF ». Recherchez maintenant le fichier HTML contenant votre e-mail Outlook et cliquez sur « Ouvrir ». Laissez maintenant le processus de conversion Outlook en PDF commencer dans le programme.

Étape 5 : Une fois le processus de conversion terminé, le fichier PDF résultant s'ouvrira automatiquement dans Systweak PDF Editor.

Étape 6 : Pour l'enregistrer au format PDF, cliquez simplement sur « Fichier » , puis sélectionnez le bouton « Enregistrer sous » dans Systweak PDF Editor.

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Convertir le courrier électronique Outlook en PDF

Apprendre à enregistrer les e-mails Outlook au format PDF est une compétence précieuse qui peut simplifier la gestion des e-mails, améliorer la compatibilité et garantir la préservation des informations cruciales. En suivant les étapes simples décrites dans ce guide, vous pouvez facilement convertir vos e-mails en PDF, les rendant plus accessibles et partageables.

Avec Systweak PDF Editor à votre disposition, la gestion de vos e-mails Outlook au format PDF devient une entreprise polyvalente et sans tracas. Dites adieu aux problèmes de compatibilité et bonjour à une expérience de conversion PDF fluide.

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Lecture suivante : Comment planifier un e-mail sur Outlook