Il peut être si facile de perdre le contrôle d'un récit et encore plus lorsque le récit est une vidéoconférence que vous devez organiser à des fins professionnelles. Zoom a certainement eu un parcours assez mouvementé pour naviguer dans les aspects liés au contrôle sur son application de visioconférence. Nous avons même vu qu'ils étaient aux prises avec des failles de sécurité majeures vers la première moitié du verrouillage lorsque l'application a soudainement été témoin d'une augmentation majeure du nombre d'utilisateurs qui avaient du mal à s'adapter aux nouvelles circonstances.
Il est donc intéressant de voir comment une application de vidéoconférence virtuelle comme Zoom a abordé cette crise et a établi un élément de contrôle efficace dans leur application. Avec certains freins et contrepoids en place, y compris un processus pour laisser les gens entrer en toute sécurité dans une réunion Zoom, ils ont certainement anticipé et couvert toutes leurs bases. Voici comment autoriser les personnes à participer à une réunion Zoom.
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Le processus d'admission dans Zoom
Vous pouvez dire que les développeurs de Zoom prennent autant de commentaires que possible et les mettent en œuvre efficacement en raison de la façon dont les utilisateurs sont admis aux réunions. Un processus d'admission décemment personnalisable a été mis en place pour la commodité de l'hôte. Ce processus apporte plus de contrôle, par exemple en permettant à l'hôte de décider qui et comment autoriser les personnes à participer à la réunion Zoom.
Fondamentalement, l'hôte peut choisir d'admettre qui il veut dans la réunion dans le cadre de ce processus, et ce n'est pas aussi simple que de cliquer sur une option Admettre, il y a des ajustements réfléchis qui facilitent la tâche de l'hôte, surtout s'il y a un grand nombre de participants.
La plus grande fonctionnalité du processus d'admission dans la fonction Salle d'attente. Comprenons maintenant le but de la salle d'attente.
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Qu'est-ce que la fonctionnalité Zoom Salle d'attente ?
Pensez à une salle d'attente du monde réel dans laquelle il faut attendre avant d'aller dans la salle réelle où vous pourriez avoir l'examen/consultation de votre médecin, la fonction Zoom Waiting Room est une version virtuelle de la vraie chose.
Fondamentalement, en tant qu'hôte, vous pouvez choisir d'ajouter une salle d'attente à votre réunion où les participants doivent « attendre » jusqu'à ce que vous approuviez leur admission à la réunion. Zoom a même fait passer cette fonctionnalité de salle d'attente au niveau supérieur en permettant aux utilisateurs payants de personnaliser la salle avec le logo et les couleurs de la marque.
En termes de réplication d'une fonctionnalité réelle, la salle d'attente Zoom se rapproche non seulement, mais améliore également l'expérience des utilisateurs, ce que l'on peut toujours apprécier.
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Comment faire participer les gens à une réunion Zoom
L'application Zoom pour Desktop et Mobile permet à l'hôte d'activer l'option Salle d'attente que nous développerons dans le didacticiel. Voyons comment autoriser les gens à participer aux réunions Zoom maintenant.
Sur PC
Lorsqu'un participant clique sur le lien de la réunion pour rejoindre votre réunion, vous verrez l'en-tête « Salle d'attente » dans la partie droite de l'écran de la réunion. Cliquez sur Admettre pour permettre au participant de rejoindre la réunion et d'interagir avec les autres.
C'est ainsi que vous laissez entrer (ou non) les participants sur l'application Zoom pour ordinateur.
Au téléphone
Sur votre application Zoom, appuyez une fois sur l'écran pour afficher les options en bas de l'écran. Maintenant, appuyez sur les participants.
Vous verrez les utilisateurs que vous pouvez laisser entrer dans la section « En attente ». Appuyez sur Admettre pour permettre à l'utilisateur de rejoindre la réunion.
Et si la réunion est verrouillée ?
Vous devez avoir remarqué la fonction Verrouiller la réunion juste au-dessus de la fonction Salle d'attente. Il s'agit d'une autre fonctionnalité fournie par Zoom pour permettre plus de contrôle à l'hôte. Une fois que tous les participants ont rejoint la réunion, ou s'ils ont dépassé la date limite requise pour la rejoindre, vous pouvez activer la fonction Verrouiller la réunion pour empêcher quiconque d'entrer dans la réunion.
Fondamentalement, une fois que la fonction Verrouiller la réunion est activée, même si le participant a l'ID/l'invitation à la réunion, il ne peut pas se joindre. Cette fonctionnalité est un moyen très efficace d'arrêter d'autoriser davantage de personnes à participer à une réunion Zoom.
Pour permettre à plus de participants d'entrer, vous devez déverrouiller la réunion et appuyer sur le bouton Admettre comme indiqué ci-dessus pour admettre les participants.
Que voit le participant lorsqu'il est dans une salle d'attente ?
Alors que d'un côté, l'hôte peut probablement être bombardé de noms de participants qui attendent d'être admis à la Réunion, le participant lui-même va se retrouver face à un écran qui ressemble à ceci :
Si vous avez un compte Zoom payant, vous pourrez même personnaliser l'apparence de la salle d'attente comme bon vous semble. Donc, si vous souhaitez ajouter le logo, le design et les couleurs qui représentent votre entreprise/organisation, alors tout ce que vous pouvez faire pour créer une expérience unique pour les participants.
Comment désactiver la salle d'attente sur Zoom
Si vous ne voulez pas garder les gens dans la salle d'attente, vous pouvez désactiver la salle d'attente afin que toute personne avec une invitation puisse simplement se joindre directement. Voici comment vous pouvez désactiver la salle d'attente pour permettre aux gens de se joindre sans avoir besoin d'être admis.
Sur PC
Zoom dispose d'une application de bureau à laquelle vous pouvez accéder de deux manières. Soit vous vous rendez sur le site de Zoom via un navigateur, où vous pouvez lancer l'application en cliquant sur Organiser une réunion > Avec Vidéo On/Off
Ou lancez l'application Zoom directement depuis le menu Démarrer .
Sélectionnez ensuite l' option Nouvelle réunion pour les besoins de ce didacticiel.
La page de la réunion s'ouvrira dans un onglet séparé. Vous pouvez inviter un autre participant si vous souhaitez également voir comment la fonction de sécurité réagit dans votre propre cas. Cliquez sur l' icône de sécurité que vous verrez vers le bas.
Dans le menu qui apparaît, vous pouvez décider si vous souhaitez activer/désactiver l' option Salle d'attente . L'option Salle d'attente est pré-activée comme ceci :
En cliquant dessus, vous le désactiverez, auquel cas les participants arriveront directement à la réunion et vous ne pourrez pas contrôler l'afflux.
De plus, vous pouvez également décider ce que les participants peuvent ou ne peuvent pas faire dans votre réunion Zoom avec ces options de configuration dans le même menu Sécurité.
Vous pouvez également choisir d'activer/désactiver la fonction Salle d'attente dans le menu à trois points en bas à droite.
Vous pouvez également cliquer sur l' option Activer la salle d'attente ici.
Au téléphone
Ouvrez l'application Zoom sur votre téléphone. Si vous ne l'avez pas, téléchargez-le et installez-le depuis le Play Store ou l' App Store , selon votre appareil. Une fois que vous avez ouvert l'application, sélectionnez l' option Nouvelle réunion .
Vous serez invité à démarrer une nouvelle réunion.
Maintenant, vous vous retrouverez à la réunion. Ici, sélectionnez l' option Paramètres de réunion .
Une fois que vous êtes dans les paramètres de la réunion, vous pouvez activer/désactiver la fonction Salle d'attente en fonction de la manière dont vous souhaitez autoriser les participants à entrer dans la salle Zoom.
Vous êtes prêt à partir !
Comment s'est passée votre expérience Zoom jusqu'à présent ? Nous sommes impatients de vous entendre dans les commentaires. Prenez soin de vous et restez en sécurité !
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