Un guide pour commencer avec les salles de sous-commission Zoom

Zoom est une application de conférence Web pour les conférences vidéo et/ou audio, et également l'un des meilleurs outils de collaboration pour les équipes distantes . L'application vous permet de tenir des réunions illimitées, de passer des appels téléphoniques illimités et d'enregistrer vos appels ou réunions .

L'une des fonctionnalités les moins connues de Zoom que vous ne trouverez pas dans Microsoft Teams ou Google Meet sont les Zoom Breakout Rooms. Les salles de sous-commission fonctionnent comme des sous-groupes dans un séminaire ou un atelier physique en vous permettant de diviser votre réunion Zoom en sessions distinctes.

Dans ce guide, nous vous guiderons tout au long du processus de configuration des salles de sous-commission Zoom pour vous aider à comprendre la fonctionnalité dans son intégralité.

Qu'est-ce qu'une salle de sous-commission Zoom ?

Les salles de réunion Zoom sont des interfaces distinctes que l' hôte de la réunion Zoom crée manuellement ou automatiquement pour accueillir plus de réunions en une seule session.  

Par exemple, si vous organisez une réunion nationale des délégués sur Zoom, vous pouvez créer des salles de sous-commission pour différentes provinces ou comtés. Vous pouvez déplacer les délégués en plusieurs groupes plus petits en fonction du comté ou de la province qu'ils représentent.

Un hôte de réunion peut créer jusqu'à 50 sessions en petits groupes dans la salle de réunion centrale Zoom. Les utilisateurs peuvent rejoindre une réunion Zoom et des salles de sous-commission à partir de n'importe quel appareil compatible ou des principales plates-formes, y compris Windows, Mac, Linux, Android et iOS.

Avant de rejoindre une salle de sous-commission, vérifiez si vous utilisez un appareil compatible avec le logiciel Zoom et si une salle de sous-commission est activée dans vos paramètres.

Comment configurer une salle de sous-commission Zoom

1. Pour démarrer une salle de réunion dans Zoom, connectez-vous à Zoom.

1. Cliquez sur Paramètres dans la section Personnel du volet de gauche.

1. Accédez à En réunion (avancé) sous l' onglet Réunion sur le côté droit.

1. Cliquez sur l' option Breakout Room et vérifiez qu'elle est activée. S'il est désactivé, basculez le commutateur pour l'activer.

1. Si vous souhaitez pré-affecter des participants à des salles de sous-commission, cochez la case Autoriser l'hôte à affecter des participants à des salles de sous-commission lors de la planification pour cette option. 

1. Pour activer les salles de sous-commission pour les membres d'un groupe spécifique, connectez-vous à Zoom en tant qu'administrateur et cliquez sur Gestion des utilisateurs > Gestion des groupes dans le menu de navigation.

1. Cliquez sur le nom du groupe , puis appuyez ou cliquez sur Paramètres . Sous l' onglet Réunion , vérifiez que l'option Salle de sous-commission est activée. Vous pouvez également autoriser les hôtes de réunion à pré-affecter des participants à des salles de sous-commission.  

Remarque : Vous pouvez activer la fonctionnalité Breakout Rooms pour votre propre usage, en suivant les mêmes étapes ci-dessus. Cependant, si l'option Breakout Room est grisée, elle est probablement verrouillée au niveau du compte ou du groupe. Dans ce cas, vous devez contacter votre administrateur Zoom pour obtenir de l'aide.

Comment créer et gérer une salle de sous-commission Zoom

Une fois l'option Zoom Breakout room activée, vous pouvez gérer les salles et pré-affecter les participants aux Breakout Rooms.

Remarque : seul l'hôte de la réunion Zoom peut affecter des participants à des salles de sous-commission. Si vous êtes co-hôte, vous ne pouvez rejoindre et quitter qu'une salle de discussion à laquelle l'hôte vous a affecté. Un hôte peut créer jusqu'à 50 salles de sous-commission avec jusqu'à 200 participants pré-affectés aux salles. 

Cependant, le nombre de participants par salle est limité à la capacité de la réunion, au nombre de salles de sous-commission créées et si les participants sont pré-assignés ou assignés pendant la réunion.

Comment créer une salle de sous-commission Zoom sous Windows/Mac

1. Démarrez une réunion Zoom – instantanée ou planifiée – et cliquez sur Salles de sous-commission .

1. Choisissez le nombre de salles que vous souhaitez créer et la façon dont vous souhaitez affecter les participants aux salles. Si vous choisissez d'affecter automatiquement les participants , Zoom les répartira équitablement dans chaque salle. Si vous choisissez la méthode manuelle , vous avez plus de contrôle sur le participant que vous souhaitez faire entrer dans chaque salle.

1. Cliquez sur Créer des salles de sous-commission .

1. Les salles de sous-commission seront créées, mais elles ne démarreront pas immédiatement. Vous pouvez gérer les salles avant qu'elles ne démarrent en cliquant sur Options pour voir plus d'options de salle de sous-commission. Sélectionnez les options que vous souhaitez utiliser pour les salles de sous-commission :

• Déplacez automatiquement tous les participants dans les salles de sous-commission.
• Autorisez les participants à revenir à la session principale à tout moment.
• Les Breakout Rooms se ferment automatiquement après x minutes.
• Avertissez-moi lorsque le temps est écoulé.
• Compte à rebours après la fermeture des salles de sous-commission.

1. Cliquez sur Ouvrir toutes les salles pour démarrer les salles de sous-commission.

1. Si vous avez sélectionné la méthode manuelle d'affectation des participants aux salles de sous-commission, cliquez sur Attribuer à côté de la salle à laquelle vous souhaitez les affecter.

1. Sélectionnez les participants que vous souhaitez affecter à cette salle, puis répétez l'action pour chaque salle de sous-commission que vous avez créée. Une fois que vous avez attribué un participant, le bouton Attribuer sera remplacé par le nombre de participants dans la salle.

Après avoir affecté les participants aux salles de sous-commission, vous pouvez réorganiser les participants. Tous les participants qui n'ont pas été affectés à une salle resteront dans la plus grande réunion une fois les salles ouvertes. Vous pouvez également déplacer ou échanger des participants entre des salles, recréer des salles, ajouter de nouvelles salles de sous-commission ou supprimer des salles.

Remarque : Chaque participant recevra une invite pour rejoindre la salle de réunion, et une fois qu'ils se sont tous déplacés vers leurs salles de réunion respectives, l'hôte reste dans la réunion principale. Si vous êtes l'hôte, vous pouvez rejoindre ou quitter manuellement n'importe quelle salle de discussion en cours.

1. Un hôte peut également arrêter les salons après un compte à rebours de 60 secondes en cliquant sur Fermer tous les salons .

1. Vous (hôte) pouvez également diffuser un message à toutes les salles de sous-commission pour partager plus d'informations ou des avertissements de chronométrage pendant que les salles sont en cours. Pour diffuser un message, accédez à Contrôles de la réunion et cliquez sur l' icône Salles de sous-commission .
2. Cliquez sur Diffuser un message à tous .

1. Cliquez sur le bouton bleu Diffuser . Le message apparaîtra à tous les participants dans leurs salles de sous-commission respectives.

Comment pré-affecter les participants aux salles de sous-commission

En tant qu'hôte d'une réunion Zoom, vous pouvez pré-affecter des participants à des salles de sous-commission lorsque vous planifiez la réunion.

Remarque : Les participants doivent être connectés à leur compte Zoom pour être pré-affectés à une salle de sous-commission. Les participants rejoignant le client Web ne seront pas préaffectés à une salle de sous-commission. Si vous avez activé l'inscription à la réunion Zoom et que des participants externes sont inscrits à la réunion, vous pouvez les affecter à des salles de sous-commission pendant la réunion.

Vous pouvez utiliser le portail Web ou un fichier CSV pour pré-affecter les participants aux salles de sous-commission dans Zoom.

Comment utiliser le portail Web pour pré-affecter des personnes aux salles de sous-commission Zoom

1. Connectez-vous au portail Web Zoom, cliquez sur Réunions et planifiez une réunion.

1. Sélectionnez Pré-attribuer la salle de sous-commission sous Options de réunion .

1. Cliquez sur Créer des salles .

1. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur l' icône plus à côté de Pièces pour ajouter une pièce.

1. Si vous souhaitez renommer une salle de discussion, survolez le nom de la salle et cliquez sur l' icône en forme de crayon . Recherchez des participants par nom ou adresse e-mail dans la zone de texte Ajouter des participants et ajoutez-les à la salle de discussion. Vous pouvez ajouter des utilisateurs internes utilisant le même compte, modifier l'ordre des participants dans la salle, déplacer ou supprimer des participants et supprimer une salle de discussion.

1. Cliquez sur Enregistrer .

Comment utiliser un fichier CSV pour pré-affecter des personnes aux salles de sous-commission Zoom

1. Connectez-vous au portail Web Zoom, cliquez sur Réunions et planifiez une réunion. 
2. Sélectionnez Pré-attribution de salle de sous-commission dans la section Options de réunion et cliquez sur Importer depuis CSV .

1. Téléchargez un exemple de fichier CSV que vous pouvez remplir en cliquant sur l' option Télécharger .

1. Ouvrez le fichier CSV et remplissez la colonne Pre-assign Room Name avec le nom des Breakout Rooms. La colonne Adresse e-mail contiendra les adresses e-mail des participants assignés.

1. Enregistrez le fichier. Faites-le glisser et déposez-le dans le portail Web Zoom, et Zoom vérifiera que l'adresse e-mail a un compte Zoom.
2. Vous pouvez modifier les affectations que vous avez déjà préaffectées aux salles de sous-commission avant de démarrer la réunion. Connectez-vous au portail Web Zoom, cliquez sur Réunions et sélectionnez la réunion que vous souhaitez modifier.

1. Cliquez sur Afficher les détails dans la section Salle de sous-commission.

1. Modifiez les salles de sous-commission selon vos préférences, puis cliquez sur Enregistrer .

1. Démarrez la réunion avec les participants pré-affectés aux salles de sous-commission en accédant aux commandes de la réunion et en cliquant sur Salles de sous-commission. Cliquez sur Ouvrir toutes les salles pour démarrer les salles de sous-commission.

Remarque : Vous pouvez affecter des participants manuellement à l'aide des commandes de salle de réunion en réunion mentionnées dans la section Comment créer et gérer une salle de réunion Zoom ci-dessus. Vous pouvez également démarrer une session de tableau blanc dans les salles de sous-commission et inviter les participants à visualiser et à annoter.

Organisez des réunions de groupe sans effort

Zoom Breakout Rooms est un service gratuit de Zoom qui fonctionne pour plusieurs cas d'utilisation, en particulier lorsqu'une réunion compte de nombreux participants. Ces réunions comprennent des groupes de discussion, des réunions de classe pour différents niveaux ou des réunions de département.

Avez-vous organisé une réunion Zoom et utilisé la fonctionnalité Zoom Breakout Rooms ? Partagez votre expérience dans les commentaires.