Après avoir appris à configurer et à utiliser Zoom , vous vous sentirez peut-être prêt pour votre première grande réunion en ligne. Cependant, un bon hôte sait qu'une présentation Zoom réussie nécessite beaucoup de préparation, ainsi que le respect de quelques règles.
Si vous cherchez à réussir votre prochaine grande réunion dans Zoom, voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour vous assurer que tout se passe bien et que vous apparaissez comme un présentateur confiant et engageant.
Vérifiez votre équipement
La première chose à faire pour éviter les couacs lors de votre présentation Zoom est de vérifier votre matériel. Il existe différents tests que vous pouvez effectuer pour vérifier si votre webcam fonctionne ainsi que des correctifs que vous pouvez effectuer si votre micro ne semble pas fonctionner correctement.
Après avoir testé la webcam, assurez-vous de la positionner de manière à ce que les gens puissent voir votre visage plutôt que votre front ou vos épaules. Pour ce faire, décidez d'abord si vous faites la présentation debout ou assis, puis ajustez le niveau de votre caméra.
Quelques autres choses importantes à vérifier incluent la batterie de votre ordinateur portable. Branchez-le si vous n'êtes pas sûr que la batterie durera toute la durée de votre présentation. Vérifiez également votre connexion Internet. Une vidéo ou un son en retard rendra plus difficile pour les participants de rester concentrés.
S'habiller pour impressioner
Une fois que vous avez terminé avec le côté technique des choses, jetez un regard critique sur vous-même et votre environnement. Si vous prévoyez d'avoir votre vidéo, il serait peut-être sage de changer de pyjama même si vous êtes à la maison. Vous habiller vous aidera à vous sentir plus en confiance et vous donnera la bonne motivation.
Si vous n'êtes pas satisfait de votre environnement, vous pouvez toujours utiliser l'excellente fonction d'arrière-plan virtuel de Zoom et vous assurer qu'il n'y a rien derrière ou autour de vous qui puisse distraire les participants de votre présentation Zoom.
Répétez votre présentation à l'avance
Même si vous êtes un orateur confiant, cela ne fait jamais de mal de répéter quelques moments cruciaux de la présentation. Il est impossible de prévoir chaque problème qui pourrait survenir, en particulier avec les présentations Zoom, il peut donc être difficile d'improviser sur place si vous n'avez pas tout répété à l'avance.
Une bonne idée est de faire une présentation de démonstration à la maison avec un membre de la famille ou avec un ami sur Internet. Cela vous donnera une idée de ce à quoi vous attendre de votre future réunion et du type de défis que vous devrez surmonter avant de faire votre présentation.
Désactiver les notifications d'entrée de réunion
Une façon de minimiser les distractions lors de votre réunion Zoom consiste à désactiver les notifications d'entrée pour les participants. Tout le monde ne se présentera pas à l'heure, et selon la taille de votre équipe, entendre cette sonnerie et voir la notification pour chaque nouvelle entrée peut non seulement perturber votre processus de présentation, mais aussi vous ennuyer.
Pour désactiver ces notifications, accédez à votre compte Zoom Paramètres > Réunion > En réunion et activez la notification sonore lorsque quelqu'un rejoint ou quitte le départ.
Demandez à quelqu'un de surveiller la salle d'attente
Zoom dispose d'une salle d'attente où chaque participant se rassemble avant d'entrer dans la réunion. C'est une stratégie efficace pour éviter que des personnes aléatoires ne se joignent à vous et ne gâchent votre présentation. L'inconvénient de ce système est que vous devez approuver manuellement chaque demande de la salle d'attente. Si quelqu'un est en retard ou essaie de rejoindre la réunion après qu'elle ait déjà commencé, vous ne remarquerez peut-être pas la notification et laisserez la personne coincée dans ses limbes Zoom personnels.
Pour éviter cela, vous pouvez demander à l'un de vos collègues de surveiller la fenêtre des participants pour permettre aux autres participants d'entrer depuis la salle d'attente.
Apprenez les raccourcis de zoom essentiels
Apprendre les raccourcis les plus utiles dans Zoom peut vous aider à réussir votre présentation et à devenir un hôte professionnel. De plus, certains d'entre eux vous aideront à résoudre rapidement tout problème inattendu et à gagner du temps lors de votre présentation. Voici quelques-uns des raccourcis Zoom les plus essentiels que vous devez connaître.
Ce raccourci mettra tout le monde en sourdine à la fois sauf l'hôte (vous).
Cela réactivera tout le monde pour tout le monde sauf l'hôte.
Un raccourci pratique lorsque vous devez prendre une capture d'écran de votre réunion Zoom.
Si vous êtes en mode silencieux et que vous avez besoin de répondre rapidement à une question, puis de revenir en mode silencieux, maintenez un espace tout en parlant pour vous réactiver temporairement.
Vous pouvez apprendre le reste des raccourcis clavier Zoom utiles dans les paramètres de l'application. Ouvrez l'application Zoom sur votre bureau, connectez-vous à votre compte et accédez à Paramètres . Sélectionnez Raccourcis clavier pour afficher la liste complète des raccourcis.
Demandez aux participants de couper leur audio
Demander aux gens de couper leur micro pendant votre présentation Zoom peut sembler une astuce évidente. Cependant, si vous avez des personnes qui ne sont pas habituées à ce format de présentations en ligne dans votre équipe, nous vous recommandons de le souligner avant de commencer à présenter.
Vous pouvez les aider en leur indiquant comment procéder dans Zoom.
Vous pouvez désactiver votre audio à l'aide du raccourci Alt + A (pour Windows) ou Cmd + Maj + A (pour Mac), ou via les paramètres de l'application Zoom en suivant le chemin Paramètres > Audio > Désactiver mon micro lorsque vous rejoignez une réunion .
Mettez votre présentation en pause pour répondre aux questions
Peu importe à quel point vous pensez que votre présentation est détaillée, votre public peut avoir des questions ou des remarques tout au long de celle-ci qu'il souhaite partager avec l'équipe. Il est utile de suspendre fréquemment votre présentation pour clarifier si l'information est claire pour tout le monde et si vos collègues ont quelque chose à ajouter.
Enregistrez le journal de discussion pour les suivis
Il est important de prendre des notes pendant la présentation même si c'est vous qui l'animez. Les questions et remarques importantes que vos participants formulent tout au long de la réunion peuvent être utiles pour un suivi futur. Heureusement, Zoom peut le faire pour vous avec la fonctionnalité qui vous permet de sauvegarder votre journal de discussion.
Zoom n'enregistrera pas automatiquement votre historique de chat, vous devez activer cette fonction à l'avance.
Pour ce faire, accédez aux paramètres de votre compte Zoom et suivez le chemin Réunion > En réunion (de base) > Enregistrement automatique des chats . Cela enregistrera automatiquement tous les messages du chat, même ceux envoyés en privé entre les participants.
Enregistrez votre présentation Zoom
Un dernier conseil consiste à enregistrer votre présentation Zoom . Il peut être bénéfique à plus d'un niveau. Vous pouvez envoyer l'enregistrement aux personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion, ainsi qu'aux participants qui souhaitent revoir certaines parties plus en détail. Vous pouvez également utiliser l'enregistrement pour analyser vos compétences de présentation et améliorer vos compétences en tant que conférencier.
Si vous craignez d'oublier d'enregistrer votre réunion, vous pouvez accéder à Paramètres Zoom > Enregistrement et activer l'enregistrement automatique de vos réunions Zoom dès leur démarrage.
Il est temps d'améliorer vos compétences de présentation Zoom
Tenir de grandes réunions de travail dans des applications comme Zoom est la nouvelle réalité. Que cela nous plaise ou non, nous devons nous y adapter. La bonne nouvelle est que Zoom est assez intuitif et facile à utiliser. A condition d' effectuer tous les tests et vérifications au préalable , votre présentation est assurée de se dérouler sans encombre.
Avez-vous déjà organisé une grande réunion sur Zoom ? Quels sont les conseils que vous aimeriez partager avec quelqu'un qui est sur le point de faire une présentation dans Zoom pour la première fois ? Partagez vos connaissances Zoom avec nous dans la section des commentaires ci-dessous.
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