Dans le domaine des réunions virtuelles et des applications de visioconférence, on ne peut nier que Google Meet se démarque définitivement. Cette application d'appel vidéo en constante évolution ne retient pas ce qu'elle a à offrir et est très déterminée à capturer le marché qu'elle partage actuellement avec Zoom et Skype parmi quelques autres concurrents.
Mais pour quelqu'un qui est encore nouveau dans cette application de visioconférence populaire, il est en fait important de prendre du recul et d'essayer de comprendre Google Meet, comment créer votre propre réunion et d'autres aspects de base de l'application d'appel vidéo. Alors plongeons.
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Contenu
Qu'est-ce que Google Meet ?
Meet fait partie de G-Suite et est interconnecté avec d'autres applications Google, toutes accessibles via votre compte Google. En fait, Meet est l'un des ajouts les plus récents qui a également été introduit pour les utilisateurs gratuits en raison du changement radical de circonstances qui a créé une situation de « travail à domicile » pour beaucoup d'entre nous.
Alors que différents types d'organisations allant des écoles aux multinationales sont passés aux appels vidéo pour diverses formes de communication, un logiciel d'entreprise comme Google Meet entre en scène pour aider ceux qui occupent certaines désignations et postes à organiser des vidéoconférences pour un groupe pouvant aller de 2 à 10 000. Google Meet est la solution d'appel vidéo simple et efficace de l'entreprise qui peut être utilisée par n'importe qui à condition de disposer d'un compte Google.
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Faire de Google Meet sur le Web
Voici comment démarrer ou planifier une réunion sur le Web, puis partager le lien ou le code d'invitation avec vos participants. Enfin, lorsqu'ils rejoignent la réunion, comment admettre les participants à la réunion.
Pour commencer, il suffit de visiter meet.google.com pour accéder facilement à Google Meet depuis n'importe quel navigateur, que ce soit sur mobile ou sur PC. Connectez-vous une fois que vous atteignez la page d'accueil de Google Meet.
Astuce alternative : une autre méthode simple pour accéder à Google Meet consiste à utiliser votre navigateur Chrome sur le PC lui-même. Vous pouvez accéder à Meet à partir du tiroir d'applications que vous verrez sur la page Google dans le coin supérieur droit. Faites défiler le tiroir jusqu'à ce que vous voyiez l'application Meet, puis cliquez dessus.
Un sur la page Web de Meet , cliquez sur le bouton Démarrer une réunion qui est disponible dans le premier volet de la page.
Une fois que vous aurez cliqué sur Démarrer une réunion , Meet vous proposera les options suivantes : générer un lien de réunion pouvant être partagé avec d'autres, démarrer une réunion instantanée ou en planifier une à l'aide de Google Agenda (ce que nous verrons plus loin dans cet article).
En cliquant sur l' option Obtenir un lien de réunion à partager , une nouvelle fenêtre apparaîtra avec les informations du code de connexion . Cliquez sur l'icône de papier à côté pour copier le lien. Remarque : La partie de l'URL après le nom de domaine est votre code pour la réunion.
Cliquez sur l' option Démarrer une réunion instantanée si vous souhaitez créer une réunion immédiatement. Un onglet de vidéoconférence séparé s'ouvrira/s'ouvrira. Ici, vous verrez une option pour rejoindre maintenant , cliquez dessus.
Inscrivez-vous maintenant vous mènera à la réunion proprement dite. Surveillez une fenêtre qui apparaîtra avec le code de connexion. Cliquez sur l'icône papier pour copier le lien de la réunion.
Connexe : Comment réactiver le son sur Google Meet
Vous pouvez désormais partager le lien d'invitation avec les personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion. Pour info, le lien de la réunion contient également son code, qui se trouve après meet.google.com/. Le lien et le code peuvent également être partagés sur un chat ou par e-mail.
Vous pouvez également inviter des personnes de Meet lui-même en cliquant sur l' icône Ajouter des personnes pour ajouter des personnes de votre liste de diffusion. Entrez le nom ou l'adresse e-mail dans la zone de texte afin qu'ils soient immédiatement informés de la réunion.
Cliquez sur l'icône des personnes pour ouvrir la liste des participants. Vous verrez l'icône en haut à droite de l'écran.
Dans la section des personnes, vous pourrez voir l' icône Ajouter des personnes que vous avez manquée plus tôt. Utilisez les mêmes étapes que celles décrites précédemment pour inviter des participants à la réunion. Vous pouvez le faire au début ou lorsque la réunion est en cours.
Maintenant, tapez l'identifiant de messagerie des utilisateurs que vous souhaitez ajouter à la réunion.
Et une fois que vous avez créé la liste des participants, cliquez sur Envoyer un e-mail.
Lorsque les utilisateurs cliquent sur le lien de la réunion ou essaient de se joindre via le code de meet.google.com , ils verront le bouton "Demander à se joindre". Une fois qu'ils ont cliqué dessus, Meet leur dira d'attendre que quelqu'un les laisse entrer, et Meet vous informera (l'hôte) qu'un utilisateur souhaite rejoindre la réunion.
Lorsque l'utilisateur est en attente d'admission, l'hôte est averti par Google sous la forme d'un message avec le nom de la personne qui souhaite se joindre et une option Refuser l'entrée ou Admettre, selon le choix de l'hôte.
Pour admettre l'utilisateur dans l'appel, cliquez sur l' option Admettre .
C'est ça. C'était tout le processus de création d'une réunion Google sur le Web : commencer la réunion d'abord, puis partager son lien/code pour inviter les participants à la réunion, et enfin, admettre les utilisateurs à la réunion une fois qu'ils ont rejoint la réunion.
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Faire Google Meet sur l'application iPhone et Android
Une autre méthode pour accéder au service consiste à utiliser l'application Google Meet sur votre téléphone. Cependant, aucune application n'est disponible sur PC. Vous pouvez télécharger l'application Google Meet sur votre appareil Android depuis le Play Store et sur votre iPhone/iPad depuis l'App Store .
Connexes : Google Meet Effects : comment télécharger et personnaliser l'arrière-plan de votre réunion
Ouvrez l'application Meet sur votre appareil Android ou iOS, puis appuyez sur le bouton Nouvelle réunion disponible en bas de l'écran vidéo dans une section distincte.
Vous aurez trois options, choisissez celle que vous voulez.
Partagez le lien de la réunion avec les personnes que vous souhaitez inviter à la réunion. Pour cela, cliquez sur le bouton Copier (comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous) pour copier le lien de la réunion. Collez le lien sur l'e-mail ou le message pour le partager avec n'importe qui.
Si vous souhaitez éviter le copier-coller, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton ' Partager l'invitation ' en bleu ci-dessus, puis sélectionner l'application via laquelle vous souhaitez partager. Sélectionnez ou ajoutez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le lien et envoyez le message ou l'e-mail, selon le cas.
Si vous avez manqué la fenêtre contextuelle pour inviter des personnes, vous pouvez accéder au même menu dans les détails de la réunion. Voici comment.
Méthode alternative :
Tout d'abord, appuyez sur le nom de la réunion en haut à gauche de l'écran.
Maintenant, dans l'onglet Personnes, appuyez sur le bouton « Partager les informations de connexion » pour partager le lien de la réunion avec vos participants.
Ensuite, sélectionnez l'application via laquelle vous souhaitez partager le lien d'invitation . Ajoutez/sélectionnez les contacts selon le cas, et envoyez le message.
Si vous devez copier le lien de participation à la réunion , appuyez d'abord sur l'onglet Informations, puis appuyez sur le bouton Copier, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
Appuyez sur Admettre pour autoriser l'utilisateur à se joindre.
C'est ainsi que vous invitez et admettez des participants à une réunion Google.
Connexes : Google Meet pour les enseignants : un didacticiel complet et 8 conseils utiles
Conseils utiles
Démarrer une réunion sur Gmail
Sur le côté gauche de l'interface Gmail, vous verrez trois sections, la première et principale section sera dédiée aux actions/activités liées aux e-mails comme la boîte de réception, les brouillons, les envois, les étiquettes, etc., la deuxième section sera dédiée à Meet. et la troisième section pour Hangouts.
Allez dans la deuxième section qui est dédiée à Meet et cliquez sur Start a meeting .
Suivez le guide « Web » ci-dessus après avoir démarré la réunion pour partager le lien/code de la réunion avec les participants et ajoutez-les à la réunion avec l'option « Admettre » lorsqu'ils essaient de se joindre.
Connexe : 15 extensions Google Meet Chrome que vous pouvez essayer maintenant !
Créer une réunion sur Google Agenda
Nous avons mis en évidence les étapes pour créer une réunion Google à l'aide de Google Agenda dans la section suivante. Dans la fenêtre du panneau d'édition, vous trouverez une section intitulée Ajouter des invités.
Pour consulter l'intégralité de votre liste d'invités et personnaliser les autorisations de vos invités, cliquez sur Plus d'options.
Suivez le guide « Web » ci-dessus après avoir démarré la réunion pour partager le lien/code de la réunion avec les participants et ajoutez-les à la réunion avec l'option « Admettre » lorsqu'ils essaient de se joindre.
Connexe : Comment utiliser Google Meet dans Google Classroom
Planifier une réunion à l'aide de Google Agenda
L'intégration de Meet dans le calendrier a été un bon appel simplement parce que c'est un bon moyen de se tenir au courant du prochain Meet, de générer un code de connexion bien à l'avance et d'éviter les difficultés de dernière minute qui accompagnent la mise en place de sessions d'appels vidéo spontanées. Voici les étapes pour planifier une réunion à l'aide de Google Agenda.
Accédez à Google Agenda à partir de ce lien ou du tiroir d'applications que vous voyez dans le coin supérieur droit dans le cas de la page Web de Google ou de Gmail.
Une fois que vous êtes dans la page Calendrier, sélectionnez une date et cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre avec les options de modification.
In the edit window panel, create the event, assign a specific time slot and once you’re satisfied, click on the Add Google Meet video conferencing to create a joining code for the meeting.
The button will change to show Join with Google Meet button. Click on it to go to the actual video conference page.
A notification will be sent to the people who have been added to the meeting and the date/time will be reserved on their Calendars. Additionally, they will also be sent a mail to confirm their attendance along with a direct link to join the Google Meet conference.
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Create a recurring meeting using Calendar
There are certain events like a team huddle or end of month meeting that are recurring in nature. For such events, you have the option of creating a recurring Google Meet to make life easy. Here’s how.
Follow the steps that we’ve shown you earlier to create a normal event by opening Google Calendar, picking the date, and opening the editing window. Once you’re in the edit window, click on the Date section.
The section will expand to reveal the Does not repeat option with a dropdown arrow. Click on the arrow.
Now you will see a list of options ranging from weekly scheduling to monthly scheduling options. At the very end of the list, you will see an option called Custom. Click on it to customize your schedule.
Once you’re in the Custom settings, you will be able to set the number of weeks, recurrences as well as end date.
When you’re done with the customization, click on Done and then Save to save the event.
So, that was how you can create a recurring Google Meet meeting using Google Calendar.
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How to remove/cancel a Google Meet?
Unfortunately, once a joining code has been generated it’s impossible to delete the Google Meet. Google has not provided any provision to remove the room so even after the meeting has ended, people can still go back to the room and interact even if the owner of the room is not present as long as they have a joining code.
How do I know if my browser supports Meet?
You need to ensure that you’re using one of the following browsers to be able to access Meet comfortably:
Chrome is definitely ideal, however, if you must use another browser, then avoid Microsoft Edge because it has limited support.
Can I pre-record a meeting?
Absolutely! You can pre-record a meeting and present it in a live meeting using the Present Now option. In fact, if you are repeating the same session on a different meet call, you can record the entire meeting and Google will mail you the recording which will be stored in Drive. You can use this recording on your next Meet call.
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How to join meeting with the invite link or code
There are two ways to easily join a Google Meet meeting that you’ve been invited to. The first is to use the meeting link you are provided with, and the second is to use the code given to you. Let’s have a look at both methods.
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Join using invite link
Well, simply click the Google Meet meeting’s link you have received on the device of your choice to visit the Meet webpage (or the app on your phone) to join the meeting. That’s all. Clicking on the invite link is all you need to do.
Option A in the screenshot above (from the invite email) shows the Meeting’s link. To join a meeting, you can simply click on the ‘JOIN MEETING’ button in green. In case you need to copy the link of the meeting, option B has it for you. Copy it, and paste it in the browser of your choice to join the meeting.
Once you do the above, Google Meet will ask you to provide it access to the camera and microphone. Allow that. Next, you will need to click on the ‘Ask to join’ button to be able to join the meeting.
When you do the above, you have to wait for the meeting’s host to admit you to the meeting. The host gets the notification that you want to join the meeting. Once he admits you, you will be in, there is nothing else you need to do.
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Join using invite code
The joining code is a super crucial aspect of the Google Meet experience. Since there are thousands of meetings being held at any given time, Google assigns a specific joining code (in an arrangement of ten hyphenated alphabets) to any meeting that you create making it the password that is required to gain entry. You will find the code as part of the meeting URL in the form of hyphenated alphabets after meet.google.com/. Copy only the code from the URL to use it in this tutorial.
On the Meet website, directly insert the code in the text box provided in the first fold.
On the Google Meet app, a Meeting code button is provided at the bottom, select it, and then paste the meeting code to join the meeting.
On Gmail, you will see the Join a meeting option. Click on it and insert the joining code when prompted.
That’s how you use the joining code!
Provide Google Meet with access to the camera and microphone, and then click the ‘Ask to join’ button to let the meeting’s host admit you to the meeting. You can only wait until you are admitted to the meeting.
That’s all.
We hope you found this article helpful! Take care and stay safe.
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