Comment créer une réunion planifiée ou instantanée dans Microsoft Teams

Il existe trois façons de créer une réunion dans Microsoft Teams.

1. Choisissez l'icône « Planifier une réunion » dans la boîte de discussion Teams pour réserver une réunion avec vos collègues dans Teams.
2. Accédez à « Calendrier » sur le côté gauche de l'application de bureau Microsoft Teams et sélectionnez « Nouvelle réunion » dans le coin supérieur droit.
3. Choisissez une plage de temps dans le calendrier des équipes. Un formulaire de planification s'ouvrira pour modifier les informations de la réunion et inviter les participants à la réunion.

Créer une réunion avec Microsoft Teams est un bon moyen de rester en contact avec vos collègues sur des projets pendant que vous travaillez à domicile ou lorsque vous travaillez à distance. En supposant que vous ou votre organisation êtes un client Microsoft 365, vous profitez déjà de toute l'intégration d'applications fournie par Microsoft. Voici comment créer une réunion dans Microsoft Teams.

Créer une réunion

Voici trois façons de créer une réunion dans Microsoft Teams.

Choisissez l' icône Calendrier sous la zone de discussion Teams pour créer une réunion avec vos collègues dans Teams. Si l'icône Calendrier est manquante, vérifiez auprès de l'administrateur informatique de votre organisation.

Choisissez Calendrier  sur le côté gauche de l'application de bureau Microsoft Teams et choisissez Nouvelle réunion dans le coin supérieur droit.

Choisissez une plage de temps dans le calendrier .

Une fois que vous avez effectué l'une des trois options mentionnées ci-dessus, un formulaire de calendrier s'ouvrira pour modifier les informations de la réunion. Utilisez l' assistant de planification pour vous aider à planifier une heure de réunion qui convient à tout le monde, à condition que leurs horaires de travail et leurs réunions existantes soient déjà configurés dans le calendrier Microsoft Teams . Une fois que vous avez terminé de remplir le temps, les participants facultatifs, les emplacements (salles de réunion physiques ou virtuelles avec des emplacements déjà configurés dans Teams) et les détails de la réunion, cliquez sur Enregistrer. Teams enverra une notification de réunion Microsoft Teams ou par e-mail un lien à tous les participants à la réunion.

Si vous ajoutez un canal Teams à votre réunion, vous devrez envoyer un lien vers la réunion si des personnes extérieures à votre organisation sont invitées à votre réunion.  Choisissez Envoyer lorsque vous avez terminé. Teams enverra automatiquement une invitation à tous les participants invités via une notification dans Microsoft Teams ou par e-mail s'ils ne font pas partie de votre organisation.

Inviter des personnes extérieures à votre organisation

Microsoft Teams permet également aux utilisateurs d'inviter des personnes à leurs réunions Teams en dehors de leur organisation. Pour inviter une personne extérieure à votre organisation, vous devez connaître son adresse e-mail complète.

Choisissez Ajouter les participants requis . Si quelqu'un est un participant facultatif, choisissez plutôt Ajouter des participants facultatifs .

Tapez l'adresse e-mail complète de la personne (c'est-à-dire [email protected]). Sélectionnez Inviter (adresse e-mail) . L'adresse e-mail que vous fournissez recevra un e-mail avec un lien d'invitation à la réunion des équipes.

Planifier une réunion à partir d'Outlook

Une fois installé, Microsoft Teams peut installer un complément Outlook avec votre autorisation. Le complément Outlook vous permet de créer de nouvelles réunions Teams directement à partir d'Outlook. De cette façon, vous n'avez pas besoin de basculer entre Outlook et Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent afficher, accepter, rejeter ou rejoindre des réunions, à partir de l'une ou l'autre application.

Créer une réunion instantanée

Si vous souhaitez organiser une réunion rapide à la dernière minute, vous pouvez créer une réunion rapide dans Teams. C'est pour les cas où vous êtes dans le calendrier ou dans un canal Teams et que vous souhaitez rencontrer un collègue pour une réunion rapide de 10 minutes pour échanger des idées ou faire une mise à jour rapide sur l'avancement d'un projet.

Lorsque vous êtes dans le calendrier Teams , au lieu de choisir Nouvelle réunion , choisissez  Se réunir maintenant .

À partir de là, vous pourrez ajouter un titre de réunion, choisir si vous souhaitez utiliser la vidéo ou non et choisir votre source audio préférée. Une fois que vous êtes prêt à démarrer la réunion, choisissez  Rejoindre maintenant .

Dans le coin supérieur droit, une case marquée Personnes s'ouvrira pour vous permettre d'inviter quelqu'un à votre réunion instantanée. Commencez simplement à saisir le nom de la ou des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion instantanée. Ils recevront un appel dans Microsoft Teams pour rejoindre votre réunion.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également copier le lien d'informations de connexiondans votre presse-papiers et envoyez le lien d'invitation dans un e-mail si la ou les personnes ne font pas partie de votre organisation. Si vos destinataires de courrier électronique ne disposent pas de Microsoft Teams, ils peuvent rejoindre la réunion instantanée simplement en utilisant leur navigateur Internet.

C'est une excellente option à utiliser si vous n'avez pas la capacité de planification des réunions dans Outlook ou Teams. Meet fonctionne désormais comme les réunions planifiées dans le calendrier Teams. Tout le monde dans la réunion Meet now peut accéder à tout ce qui est partagé dans la réunion, y compris le chat de la réunion, l'enregistrement et tous les fichiers ou documents qui sont partagés dans la réunion.

Si vous êtes dans un canal Équipes et souhaitez démarrer une réunion instantanée, accédez au messages onglet et allez où vous tapez les nouveaux messages dans le canal et choisissez la rencontre maintenant icône.

Une fois que vous avez choisi l' icône Rencontrer maintenant , une réunion instantanée s'ouvrira directement dans le fil de commentaire.

Vous pouvez utiliser le bouton Rencontrer maintenant pour démarrer une réunion instantanée afin d'obtenir des éclaircissements sur un problème qui ne peut pas être résolu via la messagerie. Répondez simplement à n'importe quel fil de commentaire dans votre chaîne Teams et choisissez Se réunir maintenant pour poursuivre la conversation. Une fois que vous avez choisi Rencontrer maintenant, tout le monde dans le fil de commentaires sera invité à la réunion instantanée.

Avez-vous des problèmes pour créer une réunion dans Microsoft Teams ? Faites le nous savoir dans les commentaires.