Depuis que la plupart d'entre nous sont passés aux plates-formes de vidéoconférence, les réunions sont devenues une entreprise assez écrasante pour beaucoup. Les notes de service physiques ont été remplacées par des réunions planifiées, et la transition n'a pas été plus facile pour beaucoup.
Heureusement, le leader des outils de visioconférence, Zoom, propose une multitude de fonctionnalités faciles à maîtriser qui simplifient considérablement la planification des réunions. Aujourd'hui, nous allons jeter un œil aux réunions récurrentes de Zoom et vous expliquer comment cela aide votre travail au quotidien.
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Qu'est-ce qu'une réunion récurrente ?
Zoom a fait de son mieux pour reproduire les éléments essentiels de la vie quotidienne au bureau. Il vous permet de démarrer une réunion en un clin d'œil, d'en programmer une pour une date ultérieure et même de les rendre récurrentes.
Le dernier élément, la réunion récurrente, est le sujet qui nous préoccupe aujourd'hui. Pour les débutants, se familiariser avec un tout nouveau terme peut sembler un peu intimidant, mais soyez assuré qu'il n'y a pas grand-chose à faire pour le faire fonctionner. Une réunion récurrente signifie simplement que la réunion aurait à nouveau lieu à une date ultérieure, une ou plusieurs fois.
Considérez cela comme une réunion budgétaire mensuelle - un endroit où chaque comptable de votre entreprise participe et partage ses décomptes individuels. Il peut également s'agir d'une réunion de planification trimestrielle, qui aide à donner une orientation à l'entreprise pour le prochain trimestre.
Lorsque vous rendez une réunion récurrente, Zoom crée simplement de nombreuses instances de la même réunion aux dates que vous avez choisies. Il copie simplement les données de la réunion d'origine et les colle sur d'autres emplacements. Vous pouvez définir la durée des réunions et définir également l'ordre du jour, ce qui rend l'objectif de la réunion clair pour tous les participants.
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Comment définir une réunion récurrente dans Zoom sur PC ?
Comme nous en avons discuté, Zoom vise à faciliter la transition pour les utilisateurs de bureau normaux, ce qui se traduit directement par une interface utilisateur moins encombrée et de nombreuses options. En ce qui concerne la réunion récurrente, vous avez le choix de la programmer via votre PC ou votre téléphone et vous pouvez également choisir parmi différents clients de calendrier. Avec la petite introduction à l'écart, allons-y directement.
Vous aurez besoin de l'application de bureau Zoom pour commencer. Si vous n'avez pas l'application, accédez au portail officiel de Zoom , connectez-vous avec les informations d'identification requises et téléchargez le client de bureau. Une fois l'installation terminée, lancez-le et connectez-vous. Maintenant, cliquez sur l'option « Planifier ».
Une fois que l'écran suivant apparaît, rendez simplement la réunion « récurrente » en cochant l'option.
Après avoir rendu la réunion récurrente, vous aurez la possibilité de choisir un calendrier. Zoom propose ici trois choix : « Microsoft Outlook », « Google Agenda » et « Autres calendriers ».
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Microsoft Outlook
Pendant longtemps, Microsoft Outlook a servi d'application de calendrier par défaut pour les professionnels. Il est facile à utiliser, offre des fonctionnalités robustes et peut être intégré à un client de messagerie pour un aller-retour transparent. Si vous êtes un utilisateur de Microsoft Outlook, assurez-vous de cocher l'option et cliquez sur « Planifier ».
Une fois que vous l'avez fait, Zoom initierait le contact avec l'application de bureau et vous donnerait la possibilité de définir la réunion comme un événement récurrent.
Pour ce faire, cliquez sur 'Récurrence' une fois que vous êtes dans l'application Microsoft Outlook. Vous pouvez définir l'heure du rendez-vous - heure de début, heure de fin et durée - modifier le modèle de la réunion, choisir quand elle se reproduira, définir une plage de dates pour la réunion, etc.
Une fois que vous êtes satisfait de votre sélection, appuyez sur « OK ». Enfin, enregistrez la réunion récurrente en appuyant sur l'icône « Enregistrer » dans le coin supérieur gauche.
Google Agenda
Google Calendar est une application de calendrier extrêmement populaire. Contrairement à Microsoft Outlook, Google Calendar ne nécessite pas de version de bureau pour fonctionner parfaitement, car la version Web peut effectuer la tâche tout aussi efficacement. Pour accéder à Google Calendar et terminer le processus, tout ce que vous avez à faire est de cocher l'option "Google Calendar" dans la liste des trois éléments et de cliquer sur "Planifier".
Vous serez redirigé vers la page Web du calendrier en un instant.
Vous devrez vous connecter avec vos informations d'identification Google. Une fois que vous le faites, le calendrier s'ouvrira avec les détails de la réunion Zoom déjà en place. Après cela, vous devez cliquer sur le menu déroulant juste sous les options de date et d'heure. Là, vous devez choisir la récurrence de la réunion en question. Il existe des préréglages - quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels - pour vous aider à démarrer, mais vous pouvez également ajouter un nouveau programme en cliquant sur l'option « Personnalisé ».
Revérifiez vos choix et cliquez sur 'Enregistrer' pour finaliser.
Autres calendriers
S'il vous arrive d'utiliser autre chose que Microsoft Outlook et Google Calendar, vous pouvez utiliser cette option pour enregistrer vos rendez-vous.
Contrairement aux deux options précédentes, cela ne déclenche pas d'action d'appel et crée uniquement un fichier de calendrier ICS local. Vous pouvez ouvrir le fichier dans votre application de calendrier préférée pour effectuer le reste de la procédure.
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Comment définir une réunion récurrente dans Zoom sur mobile ?
Les utilisateurs de bureau ont généralement accès à de nombreux avantages supplémentaires, mais heureusement, la possibilité de créer une réunion récurrente n'en fait pas partie. Vous pouvez très facilement créer une réunion récurrente à la fois sur Android et iOS. Contrairement au PC, ici, vous êtes directement dirigé vers votre application de calendrier par défaut.
Une fois connecté à l'application mobile, appuyez sur « Planifier ».
Sur la page suivante, appuyez sur "Répéter".
Faites votre choix parmi les cinq options : quotidienne, hebdomadaire, toutes les deux semaines, mensuelle et annuelle.
Après avoir sélectionné le cadre de récurrence, vous pouvez également appuyer sur « Fin de répétition » et choisir la date de fin de la réunion récurrente.
Une fois que vous êtes satisfait de vos choix, cliquez sur "Terminé".
Cette action vous amènerait à votre application de calendrier par défaut et demanderait la permission.
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Google Agenda
Après avoir atterri sur Google Agenda, appuyez sur "Plus d'options" sous les paramètres de date et d'heure. Appuyez sur "Ne pas répéter" pour choisir parmi les préréglages - quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels - ou définir un calendrier de récurrence personnalisé. Revérifiez vos sélections et cliquez sur "Terminé".
Microsoft Outlook
Si Microsoft Outlook est votre client de calendrier par défaut, appuyez sur "Répéter" et sélectionnez les options de récurrence. Lorsque vous êtes satisfait de votre sélection, appuyez sur la petite icône de coche dans le coin supérieur droit. Enfin, appuyez sur « Enregistrer » et quittez.
Comment supprimer une réunion récurrente ?
Vous avez changé d'avis au sujet d'une prochaine réunion périodique ? Ne vous inquiétez pas, la suppression d'une réunion récurrente est plus facile que vous ne le pensez.
ordinateur
Pour supprimer une réunion récurrente de votre PC, commencez par vous connecter au client de bureau Zoom. Maintenant, allez dans l'onglet « Réunions » pour voir la prochaine réunion récurrente. Ensuite, cliquez sur « Supprimer ».
Enfin, appuyez sur « Oui » pour confirmer. Vous pouvez également récupérer la réunion dans les 7 jours suivant sa suppression.
Mobile
Sur mobile, lancez d'abord le client Zoom et connectez-vous avec les informations d'identification requises. Une fois que vous y êtes, accédez à l'onglet « Réunions » et localisez la réunion récurrente que vous souhaitez supprimer.
Appuyez pour voir ses propriétés et appuyez sur « Supprimer ».
Acceptez l'avertissement et appuyez sur « Supprimer la réunion ».
Quels sont les avantages des réunions récurrentes ?
Maintenant que vous savez comment définir une réunion récurrente, laissez-nous vous donner quelques raisons pour lesquelles vous devriez commencer à mettre vos routines dans « Périodique ».
Tout d'abord, planifier une réunion récurrente est beaucoup plus simple que de faire le travail manuellement encore et encore. Travaillez un peu la première fois et arrêtez de vous soucier de ne pas tenir vos réunions à temps.
De plus, les réunions récurrentes sont idéales pour la continuité. Il permet aux chefs d'équipe de rester en contact avec le personnel au sol et de tendre la main en cas de besoin. En assurant l'engagement, il est possible d'améliorer la productivité de toute l'équipe.
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