Comment donner le contrôle dans les équipes pour changer de présentateur

Microsoft Teams continue d'ajouter de nouvelles fonctionnalités et de nouvelles façons d'engager les participants aux réunions. Parfois, lorsque vous êtes présentateur dans une réunion Teams, vous souhaiterez autoriser quelqu'un d'autre à présenter ou donner le contrôle à quelqu'un d'autre dans la réunion. Nous allons passer en revue les différentes façons de présenter et comment donner le contrôle dans Teams à quelqu'un d'autre.

Les informations ci-dessous s'appliquent à toutes les réunions Microsoft Teams, y compris les sessions en petits groupes et les webinaires. Certaines fonctionnalités, telles que PowerPoint Live, ne sont disponibles que lors de l'utilisation de la version de bureau de Teams et ne sont pas accessibles si vous exécutez Teams dans un navigateur Web.

Partager du contenu dans une réunion Teams

Lorsque vous êtes dans une réunion Teams et que vous sélectionnez le bouton Partager, vous pouvez choisir de partager du contenu de différentes manières :

1. Partager votre écran : Cette option permettra aux participants à la réunion de voir tout ce qui se trouve sur le moniteur que vous sélectionnez.
2. Partager une fenêtre spécifique : Cette option permettra uniquement aux participants de voir la fenêtre spécifique que vous choisissez de partager.
3. Créer un tableau blanc : cette option lancera l' application Tableau blanc afin que les participants à la réunion puissent collaborer. 
4. Partager un PowerPoint : sélectionnez un fichier PowerPoint spécifique à présenter aux participants à la réunion.

Lorsque vous choisissez de partager une présentation PowerPoint (plutôt que de partager la fenêtre spécifique dans laquelle PowerPoint se trouve), les participants à la réunion bénéficieront de quelques fonctionnalités supplémentaires, et vous aussi. 

Lorsque vous partagez une présentation à l'aide de PowerPoint Live, les participants peuvent parcourir les diapositives de votre présentation à leur propre rythme. Ne vous inquiétez pas, les participants à la réunion ne contrôlent pas ce que voient les autres participants. Vous serez toujours maître de votre présentation . Cependant, si un participant souhaite ignorer quelques diapositives pour voir ce qui s'en vient, il le peut. Quand ils sont prêts, il y a un bouton de synchronisation qui les synchronisera avec le présentateur.

Si vous ne voulez pas que les participants se déplacent seuls dans la présentation, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité en sélectionnant l'icône en forme d'œil sur le panneau de commande qui apparaît sur la présentation.

Lorsque vous partagez une présentation via PowerPoint en direct, vous pourrez voir vos notes, vos diapositives et le public pendant votre présentation. C'est une fonctionnalité que les utilisateurs de Teams réclament, et nous sommes ravis de voir que Microsoft a écouté.

Vous aurez également accès à des pointeurs laser multicolores, des stylos et des surligneurs pour vous aider dans votre présentation.

Rôles dans les réunions d'équipes

Tout d'abord, clarifions les différents rôles disponibles dans les réunions Teams. La personne qui crée le lien pour rejoindre la réunion est l'organisateur. Cette personne a le contrôle ultime et peut faire des choses qu'aucun autre participant ne peut faire, comme gérer les salles de sous-commission .

L'organisateur peut désigner d'autres participants à la réunion comme présentateurs. Seuls l'organisateur et les présentateurs peuvent partager du contenu pendant la réunion. Outre l'organisateur et les présentateurs, tous les autres participants à la réunion sont appelés des participants.

L'organisateur peut définir des présentateurs avant la réunion ou à la volée pendant la réunion. Pour définir des présentateurs avant la réunion, l'organisateur de la réunion doit sélectionner le lien Options de réunion dans l'invitation du calendrier pour la réunion.

Une page Web s'ouvrira où vous pourrez choisir qui pourra présenter lors de la réunion. 

Si vous choisissez Personnes spécifiques , saisissez ensuite les noms des personnes que vous souhaitez utiliser comme présentateurs.

Comment promouvoir un participant en présentateur dans Teams

Si vous êtes l'organisateur de la réunion, il est facile de promouvoir un participant à la réunion au rang de présentateur pendant la réunion elle-même.

1. Recherchez le participant dans la liste des participants.
2. Sélectionnez le lien Plus d'options (trois points) à côté du nom du participant.

1. Sélectionnez Créer un présentateur .

Désormais, cette personne pourra partager du contenu pendant la réunion.

Présenter ou prendre le contrôle

Il est important de comprendre la distinction entre présenter dans une réunion Teams et prendre le contrôle du contenu partagé. 

Des applications comme GoToMeeting et Zoom permettent aux participants à la réunion de prendre le contrôle de l'ordinateur d'un autre participant. Cela se produit généralement dans les sessions d'assistance à distance. Jusqu'à présent, Microsoft Teams n'a pas fourni cette fonctionnalité. Cependant, Teams permet aux présentateurs de donner un contrôle limité à un autre participant, et les participants peuvent demander le contrôle aux présentateurs.

Évidemment, vous ne devez donner le contrôle dans Teams qu'à une personne de confiance. 

Comment donner le contrôle dans les équipes 

Dans Microsoft Teams, si vous souhaitez qu'une autre personne de votre réunion modifie un fichier que vous partagez ou prenne en charge votre présentation, vous pouvez donner le contrôle à cette personne. C'est comme ajouter un deuxième présentateur simultané. Vous pourrez tous les deux contrôler ce qui est partagé. Vous pouvez reprendre le contrôle à tout moment.

Vous ne pouvez donner le contrôle à quelqu'un d'autre dans votre réunion Teams que lorsque vous présentez. Passez la souris sur le contenu que vous partagez pour activer la barre d'outils de partage et sélectionnez Donner le contrôle .

À partir de là, sélectionnez la personne à qui vous souhaitez donner le contrôle. La personne à qui vous souhaitez donner le contrôle recevra une notification l'informant que vous souhaitez partager le contrôle de la présentation avec elle. Lorsque vous partagez le contrôle avec quelqu'un d'autre, il pourra apporter des modifications et d'autres modifications à l'écran partagé. 

Si vous souhaitez leur reprendre le contrôle, sélectionnez simplement le bouton Annuler le contrôle .

Comment demander le contrôle dans les équipes

Demander le contrôle pendant que quelqu'un présente dans Teams fonctionne de la même manière. Sélectionnez simplement le bouton Demander le contrôle . Le présentateur peut alors choisir d'autoriser ou de refuser votre demande de contrôle.

Lorsque vous ne voulez plus le contrôle, vous pouvez sélectionner le bouton Libérer le contrôle .

Familiarisez-vous avec Microsoft Teams

Aimez-le ou détestez-le, il ne semble pas que Microsoft Teams disparaisse de sitôt. Si votre employeur utilise Teams, il vaut la peine d'apprendre quelques trucs et astuces Teams pour se familiariser avec toutes ses fonctionnalités. 

Vous pouvez en savoir plus sur plusieurs façons d'exécuter des sondages dans les réunions Teams ou apprendre à masquer votre désordre en modifiant votre arrière-plan dans Teams.