Comment envoyer des e-mails récurrents dans Microsoft Outlook

Au-delà de son utilisation connue pour la communication par courrier électronique et la gestion du calendrier, Microsoft Outlook possède d'autres fonctionnalités qui peuvent contribuer à la productivité . Un exemple est l'utilisation de Microsoft Outlook pour envoyer des e-mails récurrents. La plupart des gens savent utiliser Microsoft Outlook pour organiser des réunions récurrentes ; cependant, ils ignorent que cela peut également aider avec les e-mails récurrents.

Les e-mails récurrents sont particulièrement utiles lorsque vous avez des tâches répétitives à effectuer à un moment donné. Par exemple, si vous devez envoyer un rappel à votre équipe pour qu'elle facture ses clients à la fin de chaque semaine. Au lieu d'envoyer manuellement un e-mail chaque mois, vous pouvez configurer l'envoi automatique de l'e-mail à une certaine heure. Cet article explique comment envoyer des e-mails récurrents dans Microsoft Outlook, y compris les outils nécessaires pour ce faire.

Comment accéder à Power Automate à partir d'Outlook pour le Web

Le but de la mise en place d'un e-mail récurrent est de garantir que l'e-mail est envoyé automatiquement pendant la période requise. Cependant, pour configurer cela sur Microsoft Outlook, vous aurez besoin de l'outil Microsoft Power Automate. Microsoft Power Automate est un outil utile pour automatiser les tâches récurrentes. L'outil Power Automate est accessible sur Outlook pour le web. Voici comment y accéder :

Étape 1 : Sur le navigateur préféré de votre choix, connectez-vous à Outlook.

Connectez-vous à Outlook

Étape 2 : En haut à gauche de l'application, cliquez sur l'icône en forme de grille. Cela ouvrira une liste des applications qui vous sont accessibles via Microsoft 365.

Étape 3 : Cliquez sur Power Automate. Si Power Automate n'est pas visible dans la liste initiale des applications, cliquez sur Explorer toutes vos applications, puis sur Power Automate. Cela devrait vous amener à la page d’accueil de Power Automate.

Comment créer le flux (e-mail récurrent dans Power Automate)

Dans Power Automate, les automatisations sont appelées flux. Voici comment créer un flux pour planifier un e-mail récurrent :

Étape 1 : Sur le côté gauche de la page Microsoft Power Automate, cliquez sur le bouton Créer.

Étape 2 : Sur la page Créer, vous verrez différentes manières de créer un flux, notamment :

• Flux cloud automatisé : déclenché par un événement désigné.
• Flux cloud instantané : déclenché manuellement selon les besoins.
• Flux cloud planifié : vous choisissez quand et à quelle fréquence il s'exécute.
• Décrivez-le pour le concevoir : décrivez le flux que vous souhaitez et l'IA le construit pour vous. Ceci n’est disponible que pour les utilisateurs payants.
• Flux de bureau : automatisez les processus sur votre environnement de bureau.
• Process mining : évaluez et optimisez vos processus et tâches existants.

Sélectionnez Flux cloud planifié car vous déterminerez le moment et la fréquence d'envoi de votre e-mail.

Étape 3 : saisissez un nom de flux sur la carte « Créer un flux cloud planifié » ou laissez l'IA en générer un pour vous (si vous disposez d'un compte payant).

Étape 4 : Dans le champ Exécuter ce flux, sélectionnez une date de début et une heure assignée pour le flux.

Étape 5 : Dans le champ Répéter chaque, sélectionnez une récurrence pour votre flux.

Étape 6 : Cliquez sur Créer pour enregistrer votre nouveau flux.

Étape 7 : Cliquez sur l'icône Récurrence sur votre écran.

Étape 8 : Configurez d’autres paramètres pour votre flux. Par exemple, le fuseau horaire, les minutes, etc.

Étape 9 : Fermez la page en sélectionnant la flèche de retour.

Comment planifier le flux sous forme d'e-mail dans Microsoft Outlook

Maintenant que vous disposez de votre flux, la dernière étape consiste à l’intégrer dans Microsoft Outlook. Voici comment.

Étape 1 : Cliquez sur l'icône + pour ajouter une action.

Étape 2 : Dans la zone de recherche, saisissez une requête pour Microsoft Outlook afin de réduire la portée des applications affichées.

Étape 3 : Sélectionnez Office 365 Outlook si vous disposez d'un compte 365 payant ou Outlook.com si vous utilisez un compte gratuit.

Étape 4 : Cliquez sur Envoyer un e-mail (V2).

Étape 5 : Saisissez les adresses e-mail auxquelles vous souhaitez envoyer l'e-mail, ainsi qu'un objet et un corps d'e-mail.

Étape 6 : Cliquez sur Afficher les options avancées pour inclure CC, BCC et les pièces jointes et attribuer de l'importance à votre e-mail.

Étape 7 : Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Comment tester l'e-mail récurrent

Pour vous assurer que votre courrier électronique programmé fonctionne comme il se doit dans Outlook, vous pouvez exécuter un test après l'avoir configuré. Voici comment.

Étape 1 : Cliquez sur Test dans le coin supérieur droit de la page pour effectuer un test de votre nouveau flux afin d'envoyer un e-mail récurrent dans Outlook.

Étape 2 : Cliquez sur Tester le flux manuellement.

Étape 3 : Cliquez sur Enregistrer et tester.

Étape 4 : Cliquez sur Exécuter le flux. Vous devriez recevoir un message indiquant « votre flux s'est exécuté avec succès ».

Autres utilisations de Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate peut être utilisé avec d'autres applications Microsoft 365. Par exemple, vous pouvez utiliser Power Automate pour rester au courant de vos mentions sur X (anciennement connu sous le nom de Twitter). Vous pouvez également l'utiliser pour envoyer des messages Teams récurrents. Faites-nous part de vos cas d'utilisation préférés pour Microsoft Power Automate dans les commentaires ci-dessous.