Comment éviter les moments de réunion en ligne embarrassants

La possibilité d'avoir des réunions en ligne à distance à la maison peut être très pratique. Mais cela introduit également toute une liste d'opportunités pour des moments très embarrassants.

Si vous avez des enfants, des animaux domestiques, des bébés ou même une fenêtre derrière vous affichant l'extérieur, vous avez tous les ingrédients d'une recette pour un désastre.

Dans cet article, nous aborderons certains des problèmes les plus courants qui pourraient conduire à des réunions en ligne embarrassantes et comment les éviter.

Réunions en ligne : qu'est-ce qui pourrait mal tourner ?

L'un des exemples les plus célèbres d'un moment aussi embarrassant est arrivé au professeur Robert Kelly lorsqu'il a été interviewé en direct à la télévision par la BBC.

L'un des tout-petits de Kelly est entré dans son bureau au milieu de l'entretien, tout comme son bébé dans une marchette. Enfin, sa femme frénétique se précipite dans la pièce pour extraire les enfants de la pièce.

Non seulement c'était un moment de réunion en ligne embarrassant, mais c'était un moment qui a eu lieu en direct et a été diffusé dans le monde entier à des millions de téléspectateurs.

Éviter les moments de réunion en ligne embarrassants

Il existe des moyens de configurer votre espace de travail, votre ordinateur et la réunion elle-même pour réduire les risques d'événements malheureux.

Si vous suivez toutes ces directives, vous pouvez être assuré que toutes vos réunions en ligne se dérouleront sans heurts et sans moments « mémorables ».

Bloquez votre caméra lorsqu'elle n'est pas utilisée

Il existe de nombreuses raisons de sécurité pour lesquelles vous devriez garder votre webcam couverte à moins qu'elle ne soit utilisée. Mais la sécurité mise à part, vous ne voulez pas non plus montrer votre vidéo au début d'une réunion en ligne avant d'être prêt.

Il y a eu des histoires de personnes surprises en train d'aller aux toilettes lors d'une réunion parce que leur webcam était pointée vers une porte de salle de bain ouverte. 

Cela peut arriver pour plusieurs raisons.

• La webcam s'allume automatiquement à l'heure de début de la réunion
• Vous oubliez que la caméra est allumée pendant une réunion
• Vous pensiez que la réunion était terminée mais la caméra est toujours allumée alors que les gens sont connectés

Le moyen le plus simple d'éviter tous ces scénarios consiste à utiliser le cache coulissant de votre webcam si elle en possède un. Si ce n'est pas le cas, gardez du ruban adhésif à portée de main pour le garder au-dessus de l'appareil photo lorsqu'il n'est pas utilisé.

Utilisez des rideaux sur les fenêtres d'arrière-plan

Windows peut être idéal pour laisser entrer la lumière dans votre bureau, mais lorsque vous êtes en réunion en ligne, cela peut causer beaucoup de problèmes.

Il existe plusieurs scénarios qui peuvent conduire à l'embarras avec les fenêtres, alors explorons les trois principaux.

Tu ressembles à un méchant

Imaginez que quelqu'un se présente à une réunion et qu'il n'apparaisse que comme une ombre dans une pièce sombre. Quelle serait votre première impression sur cette personne ?

La plupart des gens se souviendraient d'un certain nombre de films où un méchant est assis dans un cachot, complotant son prochain plan diabolique.

La lumière entrant par une fenêtre joue des tours avec la plupart des webcams et les oblige à filtrer automatiquement la lumière, ce qui rend la pièce entière beaucoup plus sombre qu'elle ne l'est en réalité.

Le moyen le plus simple de résoudre ce problème consiste à habiller toutes les fenêtres derrière vous avec des rideaux et à toujours garder les rideaux ou les stores fermés pendant les réunions.

Les animaux de compagnie adorent les fenêtres

Les animaux de compagnie aiment aussi les fenêtres, et les animaux de compagnie et les réunions en ligne se combinent rarement très bien.

Si vous remarquez que les personnes présentes à la réunion ricanent ou gloussent pendant que vous parlez, vous voudrez peut-être jeter un coup d'œil derrière vous.

Il y a de fortes chances que votre chat ne fasse rien de bon.

Si vous êtes prêt à démarrer une réunion en ligne, sortez tous vos animaux de compagnie de la pièce afin qu'ils ne se cachent pas sur le rebord de la fenêtre prêts à vous embarrasser pendant votre vidéoconférence.

Remarque : Fermer la porte du bureau (et la verrouiller) peut empêcher l'entrée d'animaux domestiques indésirables et d'autres invités non invités.

Le plein air n'est pas toujours agréable

L'autre problème avec les fenêtres est ce qui se passe de l'autre côté de ces fenêtres.

Voulez-vous vraiment que vos collègues ou les autres participants à la réunion voient votre voisin tondre la pelouse dehors en pyjama ? 

Vous ne savez jamais qui ou quoi va passer par la fenêtre, c'est donc une autre raison de vous assurer que la fenêtre derrière vous a des rideaux et que vous les utilisez.

Augmentez l'éclairage

En parlant d'éclairage, un bureau bien éclairé est la meilleure vidéo lors d'une conférence Web. La meilleure façon d'obtenir un éclairage parfait est de positionner votre bureau de sorte qu'il y ait une fenêtre (avec les rideaux ouverts) soit derrière le moniteur auquel vous faites face, soit sur le côté. 

La lumière naturelle des fenêtres sur le côté fait le contraire d'une fenêtre derrière vous. Au lieu de forcer la webcam à filtrer la lumière, elle vous éclaire naturellement pour que la caméra la capte.

Si vous n'avez pas de fenêtre située dans le bon sens dans votre bureau, la meilleure solution consiste à allumer autant de plafonniers que vous en avez.

Mieux encore, utilisez les lampes Philips Hue et réglez-les sur le réglage le plus lumineux.

Ranger avant les réunions

Selon une étude réalisée en 2018 par l'Université du Michigan , des psychologues ont découvert que les gens développaient des opinions négatives sur les gens uniquement par l'état de leur bureau.

Ce constat n'est pas surprenant. Cependant, il est regrettable que vous ayez travaillé dur toute la semaine et que vous n'ayez tout simplement pas eu le temps de nettoyer l'espace autour de vous avant cette réunion vidéo en ligne.

La solution simple est de programmer au moins 15 minutes dans votre agenda avant le début de la visioconférence. Passez ce temps à ramasser tout le fouillis derrière vous. Nettoyez au moins tout ce que la caméra peut voir.

Cela ne signifie peut-être pas que toute la salle est propre ou que votre bureau n'est pas encore encombré, mais si les personnes participant à la réunion ne peuvent pas voir l'encombrement, elles ne sauront rien de mieux.

Oh les sons que nous faisons

Le son peut être votre pire ennemi lors d'une visioconférence. Votre microphone peut vous embarrasser de toutes sortes de façons. 

Pensez simplement à oublier que votre microphone est allumé et à effectuer l'une des actions suivantes :

• Manger des chips ou autre chose croustillant et bruyant
• Marmonner quelque chose de négatif à propos d'un collègue dans votre barbe que tout le monde peut entendre
• Avoir une conversation personnelle avec votre conjoint ou un autre membre de la famille
• Produire des sons corporels gênants

Tous ces scénarios peuvent aller de légèrement humoristiques à douloureusement embarrassants. 

Quelle est la solution ? Vérifiez toujours que vous êtes en mode silencieux au début de la réunion, sauf si vous avez besoin de parler, et surveillez de près l'état de votre microphone pendant la réunion. 

Mieux encore, configurez les paramètres de votre logiciel de visioconférence afin que le microphone reste automatiquement coupé lorsque la réunion commence.

Dans Skype, vous pouvez trouver ce paramètre dans le menu Paramètres , sous Audio et vidéo . Assurez-vous simplement que la fonction Activer le son pour les appels entrants est désactivée.

La plupart des principales applications de visioconférence ont un réglage similaire pour le microphone.

Autres conseils utiles

En gardant à l'esprit tous les conseils ci-dessus, vous vous assurerez que vos vidéoconférences se déroulent sans heurts et sans aucun accroc. 

Il existe quelques autres conseils qui peuvent vous aider lors de vos appels vidéo :

• Partage d'écrans : lorsque vous partagez votre écran, ne sélectionnez pas le bouton de partage avant d'avoir vu l'écran approprié en surbrillance. Toutes les principales applications de conférence en ligne mettent en évidence l'écran que vous avez sélectionné afin que vous sachiez toujours quel écran vous allez partager. Partager le mauvais écran pourrait amener les gens à voir des choses que vous ne voulez pas qu'ils voient.
• Notifications embarrassantes : Il n'y a rien de pire qu'un collègue vous envoie un message personnel pendant que vous partagez votre écran pendant une réunion. Désactivez les notifications Windows avant chaque visioconférence.
• Placement de la fenêtre : une erreur courante consiste à placer la fenêtre de discussion avec les visages de tout le monde sur un écran éloigné de la webcam. Au lieu de cela, placez-le sur le même écran pour donner l'impression que vous regardez directement les gens.
• Arrière-plans virtuels – La plupart des applications comme Zoom et Skype vous permettent désormais de choisir un arrière-plan virtuel. Vous pouvez soit choisir quelque chose dans les préréglages, soit télécharger votre propre image et l'utiliser comme arrière-plan. Certaines applications vous permettent également de flouter l'arrière-plan, donc si vous êtes coincé avec un mauvais arrière-plan pour votre appel, obtenez-en un virtuel.

Avez-vous déjà vécu des moments gênants lors de vos visioconférences ? Nous aimerions entendre votre histoire dans la section des commentaires ci-dessous.