Dans le monde impitoyable des applications de visioconférence, Google a choisi Google Meet comme champion. L'application, qui est désormais disponible sur toutes les plateformes, n'est pas aussi robuste que Zoom ou Microsoft Teams, mais elle accélère progressivement le rythme de sa base d'utilisateurs en pleine expansion.
Grâce à l'énorme écosystème de Google et à son comportement convivial, une partie importante de la population travaillant à domicile a choisi Google Meet comme application de vidéoconférence incontournable. Ce phénomène a naturellement conduit à de grandes réunions, ce qui a rendu presque impossible le suivi manuel des participants aux réunions.
Heureusement, Google a pris note du problème et a publié la fonction de présence automatique pour la plupart des utilisateurs de Google Meet. Aujourd'hui, nous allons jeter un œil au nouveau suivi des présences et vous expliquer comment vous pouvez en tirer le meilleur parti.
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Contenu
Le suivi des présences est-il activé pour tous ?
Le suivi des présences de Google Meet a été officiellement introduit pour la première fois pour les utilisateurs d'Enterprise for Education en septembre. Après son grand dévoilement et son succès, Google a décidé de déployer l'avantage pour la plupart de ses autres types de comptes. Nous utilisons le mot « le plus » fortement, car tous les utilisateurs ou types de compte Google Meet n'obtiennent pas cette fonctionnalité.
Actuellement, le suivi des présences de Google Meet est disponible pour les utilisateurs Business Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Standard et Enterprise Plus. Le nouveau suivi des présences n'est pas disponible pour les utilisateurs de G Suite Basic, Business, Education, Nonprofits, Workspace Business Starter et Business Standard.
Les utilisateurs d'Enterprise for Education peuvent utiliser le suivi des présences, mais la licence Standard Education n'aura pas cette fonctionnalité.
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Que contient un rapport de présence type ?
Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, chaque réunion éligible dans Google Meet reçoit un rapport de participation une fois celle-ci terminée. Il n'est pas extrêmement détaillé - pour le meilleur ou pour le pire - mais fournit toutes les bases que vous pourriez demander.
Tout d'abord, vous obtiendrez les noms et les identifiants de messagerie de tous les participants. Vous aurez également la durée de l'appel, y compris les heures d'entrée et de sortie. Si un participant quitte et rejoint plusieurs fois, seule sa durée totale sera prise en compte. Enfin, lorsqu'un participant est expulsé, l'horodatage l'affichera comme le moment où il a quitté l'appel.
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Comment activer le suivi de l'attention et obtenir le rapport de présence ?
Maintenant que vous avez une idée juste de sa disponibilité et de ce qui est inclus dans un rapport, voyons comment obtenir un bon rapport de présence à la fin de vos réunions.
Utilisateurs d'Enterprise for Education
Comme mentionné, la fonctionnalité a été déployée pour la première fois auprès des utilisateurs d'Enterprise for Education en septembre. Ces utilisateurs n'ont pas besoin de bouger un muscle supplémentaire pour recevoir le rapport de présence directement dans leur boîte de réception.
Chaque fois qu'un organisateur de réunion - celui qui héberge la réunion - conclut une réunion, il reçoit le rapport de présence détaillé directement sur son identifiant de messagerie. La fonctionnalité est activée par défaut.
Autres utilisateurs de Google Meet
Si vous n'avez pas de licence Enterprise for Education, vous devrez travailler un peu plus pour faire le travail. Google a maintenu l'option de rapport de présence désactivée par défaut, mais il existe plusieurs façons de la réactiver.
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Contrôles en réunion
Le premier et le plus pratique moyen d'activer le rapport de présence consiste à utiliser les contrôles en réunion. Pour ce faire, vous devez d'abord vous connecter au client de bureau Web Google Meet et cliquer sur les points de suspension verticaux (menu) en bas de l'écran.
Maintenant, allez dans « Paramètres » et appuyez sur « Contrôles de l'hôte ». Enfin, appuyez sur la bascule à côté de « Suivi de la présence » pour l'activer.
C'est ça! Une fois votre réunion terminée, vous, l'organisateur de la réunion, recevrez un rapport de présence détaillé dans votre boîte de réception.
Via Google Agenda
Si vous souhaitez configurer le suivi des présences avant le début d'une réunion, vous pouvez vous tourner vers Google Agenda pour obtenir de l'aide.
Tout d'abord, accédez à la page d'accueil de Google Agenda et sélectionnez la réunion que vous souhaitez modifier. Maintenant, allez dans « Modifier l'événement » et sélectionnez « Modifier les paramètres de la conférence ». Ensuite, cochez la case juste à côté de "Suivi de la participation". Enfin, appuyez sur « Enregistrer ».
De même, vous pouvez cuisiner dans la fonction de suivi de la participation tout en créant un nouvel événement de réunion. Après être allé sur le site Web de Google Agenda , vous devrez sélectionner « Ajouter une visioconférence Google Meet » et sélectionner l'option « Modifier les paramètres de la conférence » sur la droite.
Ensuite, cochez la case à côté de « Suivi de la participation » et cliquez sur « Enregistrer ». Vérifiez à nouveau les autres options de réunion et configurez-les.
C'est ça! Le compte-rendu de la réunion sera envoyé directement dans votre boîte de réception.
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Suivi des présences pour les autres utilisateurs de Google Meet
Si vous n'avez pas de forfait Google Meet éligible, vous n'aurez pas le privilège d'utiliser le suivi de présence officiel de Google Meet. Cependant, cela ne signifie pas que vous ne devriez pas avoir le privilège de garder une trace de vos étudiants/collègues lors d'une réunion.
Étant donné que Google Meet est une application basée sur un navigateur Web, vous pouvez pratiquement utiliser n'importe quel nombre d'extensions dessus. Les navigateurs basés sur Chromium, tels que Google Chrome et Microsoft Edge, disposent de la plus excellente collection d'extensions pour Google Meet, y compris celle en vedette : le suivi de la participation. En utilisant ces extensions gratuites, vous pouvez suivre les tenants et aboutissants en temps réel et, bien sûr, télécharger le résumé à la fin de celui-ci.
Nous avons créé un guide complet pour ces extensions utiles. Alors, assurez-vous de le vérifier en cliquant sur ce lien .
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