Comment prendre des notes de réunion sur Microsoft Teams

À l'heure actuelle, nous savons que les services de collaboration vidéo sont là pour rester et des applications comme Microsoft Teams ont été à l'avant-garde en offrant des solutions de conférence à distance avec plusieurs utilisateurs qui en dépendent quotidiennement. Bien que les appels vidéo soient l'aspect principal de tout service de conférence, de nombreux autres éléments contribuent à rendre votre travail plus pratique et plus facile. 

One such feature is the ability to take notes during a meeting and quickly access it at any time in the future. In this post, we’ll help you understand how Meeting Notes on Microsoft Teams is helpful and how you can start use it. 

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Contents

• Why take Meeting Notes on Microsoft Teams?
• Who can use Meeting Notes on Microsoft Teams?
• How to Take Meeting Notes on Microsoft Teams
  • Before/After a meeting
  • During a meeting session
• How to Access your Notes after a meeting

Why take Meeting Notes on Microsoft Teams?

Although you may use your computer’s Notepad or Sticky notes apps to cover the proceedings of a meeting, you may find it hard to switch between both the apps when a meeting is ongoing or to look for one specific note that points directly to the discussion that took place in a meeting. 
This is where the Meeting notes option comes into the picture. Microsoft Teams has a native Meeting notes option that lets you create notes for a particular meeting while it is in progress. You can capture what’s going on in a meeting or share your own thoughts or opinions on a specific discussion inside the Meeting notes that are created. 

The meeting notes that you create will be visible and accessible to other members of the meeting, making it easy to analyze and compare the different takes on any given discussion. These notes are easily shareable via links that anyone in the meeting can use to get quick access to the meeting notes without looking for one manually. 

Who can use Meeting Notes on Microsoft Teams?

While capturing Meeting Notes on Microsoft Teams is easy, the ability to access it is dependent on a few factors:

• Participants in a meeting can start or access meeting notes only if they are present in the same organization as that of the meeting’s organizer or host. 
• Les notes de réunion ne sont accessibles qu'à l'intérieur des réunions où il n'y a que 100 participants maximum. Bien que la taille standard des réunions Teams soit de 350 participants, vous devrez limiter la discussion à seulement 100 si vous souhaitez utiliser les notes de réunion pour une session donnée. 
• Les participants qui sont entrés dans la réunion avant que les notes de la réunion ne soient prises auront accès directement aux notes. Ceux qui entrent dans la réunion après la création des notes de réunion devront demander l'accès aux notes. Lorsqu'il le fait, l'organisateur de la réunion recevra un e-mail lui demandant d'approuver l'accès aux notes pour les personnes qui l'ont demandé.

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Comment prendre des notes de réunion sur Microsoft Teams

The ability to create meeting notes will be available both before, during, and after a meeting on Microsoft Teams. Follow the steps below to start taking meeting notes on both scenarios. 

Before/After a meeting

Note: You can take meeting notes before a meeting when the meeting is created privately and not inside a Team’s channel. Notes that you want to create after a meeting where notes have not yet been created can be done inside your private Chat threads as well and not inside a channel. 

To take meeting notes before or after a meeting, open the Microsoft Teams desktop client and click on the Chat tab from the left sidebar and select one of the meetings you want to take notes in. 

When the conversation loads up on the right-hand pane, click on the ‘Meeting Notes’ tab at the top. 

Note: The ‘Meeting Notes’ tab at the top won’t appear inside channels where you have not created any meeting notes before. You can, however, add more sections to the notes you have already created. 

Inside Meeting Notes, select the ‘Take notes’ option.

Now, you can create your notes by adding a title and your thoughts and discussions in a section that appears.

You can add more notes here by clicking on the ‘+’ icon below a section. 

During a meeting session

In order to take meeting notes inside a meeting, you need to first enter a meeting on Microsoft Teams. When you’re inside the meeting screen, click on the 3-dots icon at the top where you access other meeting controls. 

When a drop-down menu appears on the screen, select the ‘Meeting notes’ option. 

Cela ouvrira la barre latérale Notes de réunion sur le côté droit. Ici, cliquez sur le bouton « Prendre des notes » ci-dessous. 

Vous serez maintenant ramené à votre fenêtre Microsoft Teams avec votre canal actuel ouvert. À l'intérieur de cette fenêtre, vous devriez voir un nouvel onglet « Notes de réunion » en haut, s'il n'a pas été créé auparavant. 

Ici, vous pouvez couvrir les débats de votre réunion en lui donnant un titre, puis mentionner les objectifs, les notes et les éléments exploitables sous le titre.

Vous pouvez créer autant de notes que possible en ajoutant de nouvelles sections avec plus d'informations en cliquant sur l'option « Ajouter une nouvelle section ici ».

Toutes vos notes seront désormais visibles et accessibles aux autres personnes présentes à la réunion. 

Comment accéder à vos notes après une réunion

Participants who have access to the meeting notes can view all the notes created by others within the meeting. There are three ways you can access your meeting notes on Microsoft Teams – inside your Teams channel, inside Teams calendar, or inside a channel’s Wiki tab at the top. 

View notes inside Teams Channel 

The easiest way to access your notes is within your Team’s channel since they will be visible alongside the meeting session inside the channel. To see your meeting notes, click on the Teams tab from the left, select your Team and then select the channel where the notes were created.

Inside this channel, scroll up or down to the meeting where notes were made. When you locate the specific meeting, click on the Paper clip icon at the top right corner inside the meeting box. 

Les équipes vont maintenant développer la réunion et vous pouvez voir les notes que vous avez prises sous une réunion particulière sous le texte « Notes créées pour cette réunion » sous l'horodatage « Réunion commencée » dans le fil de discussion. Pour afficher ces notes, cliquez sur l'option « Afficher les notes en plein écran » dans la zone de réunion étendue. 

Vous devriez maintenant pouvoir voir les notes apparaître directement dans l'onglet « Notes de réunion ». 

Afficher les notes dans la barre d'onglets de Teams Channel

Une autre façon d'accéder aux notes de réunion qui ont été créées dans une réunion de canal est dans la barre d'onglets du canal en haut. Pour y accéder, cliquez sur l'onglet Équipes à gauche, puis sélectionnez Équipe > Chaîne où vos notes ont été créées dans la barre latérale Équipes à gauche. 

Lorsque le fil de discussion de l'équipe se charge, vous pouvez cliquer sur l'onglet « Notes de réunion » en haut. 

Cela devrait ouvrir l'onglet Notes de réunion et vous devriez maintenant pouvoir voir toutes les notes créées sous ce canal spécifique. 

Afficher les notes dans les discussions privées

Si vous avez eu une réunion privée avec quelqu'un sur Microsoft Teams, vous pouvez accéder aux notes qui ont été créées au cours de cette réunion dans vos fils de discussion sur Microsoft Teams. Pour accéder à ces notes de réunion privées, cliquez sur l'onglet « Chat » sur la gauche et ouvrez l'événement de réunion sur lequel vous ou quelqu'un d'autre de la réunion avez créé des notes à partir de la barre latérale de discussion sur le côté gauche. 

Lorsque l'événement de réunion s'ouvre, vous pouvez voir les notes qui ont été créées pendant la session en cliquant sur l'onglet « Notes de réunion » en haut. Vous devriez maintenant voir toutes les notes qui ont été créées sous cet événement de réunion sélectionné sur l'écran actuel. 

C'est tout ce qu'il y a à savoir sur les notes de réunion dans Microsoft Teams. 

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