Lorsque vous travaillez sur un document avec une équipe, ce fichier passe par différents brouillons. Mais que se passe-t-il si vous avez aimé un brouillon précédent ? Si vous venez de remplacer l'ancien texte par un nouveau texte et que vous n'avez pas enregistré de brouillon de cette version spécifique, vous pouvez le considérer comme perdu. Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi, grâce à Google Docs.
L'une des nombreuses options utiles de Google Docs consiste à afficher les différentes versions du document s. De cette façon, si vous aimez toujours la façon dont un brouillon précédent a été créé, vous pouvez toujours le récupérer. Voici deux façons de voir différentes versions de votre fichier Google Docs.
Comment utiliser le mode suggestion pour voir les modifications
Avec le mode suggestion, vous pouvez voir toutes les modifications apportées par votre équipe dans une couleur différente afin de pouvoir faire la différence plus facilement. Vous verrez également une version résumée des modifications sur le côté, et vous pouvez accepter ou refuser une modification suggérée.
Pour commencer, cliquez sur l'icône en forme de crayon en haut à droite et choisissez l'option Suggestion.
Une fois que vous avez choisi cette option, vous verrez un bref message vous informant que l'option de suggestion a été activée. Si jamais vous souhaitez passer à une autre option, cliquez sur le crayon vert. Cette option vous permet de faire exactement cela, suggérez. Tout le texte que vous ajoutez ne changera pas la version originale. Si jamais vous souhaitez modifier une suggestion, cliquez simplement sur et le curseur commencera à clignoter.
Comment examiner la suggestion de modification dans Google Docs
Lorsque la fin de la journée est arrivée, il est temps d'examiner ces suggestions. Cliquez sur l' onglet Outils en haut et cliquez sur Revoir les suggestions . Vous verrez des options pour accepter ou rejeter les suggestions. Vous n'y verrez pas de liste de suggestions ; Google Docs mettra en surbrillance directement sur le document où se trouve la suggestion.
Vous pouvez vous déplacer dans la modification suggérée en cliquant sur les flèches vers le haut et vers le bas. Vous saurez que vous êtes puisque Google Docs mettra en évidence celui où vous vous trouvez. En choisissant Aperçu Accepter tout, vous verrez toutes les modifications suggérées sur le document, et tout ce que vous avez à faire pour les accepter tous est de cliquer sur le gros bouton bleu Accepter tout.
Lorsque vous choisissez l'option Aperçu Refuser tout, toutes les suggestions disparaissent du document. Pour terminer, cliquez simplement sur le bouton Tout rejeter. Si vous avez déjà accepté ou refusé les suggestions mais que vous avez regretté de l'avoir fait, vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur la flèche de retour pour apporter de nouvelles modifications.
Historique des versions
Vous pouvez également voir différentes versions de votre fichier en accédant à :
À droite, vous verrez toutes les différentes versions du fichier. Cliquez sur les points et vous pourrez nommer cette version spécifique ou en faire une copie. Vous verrez également des éléments tels que la date et l'heure de la dernière modification. C'est ici que vous trouverez l'option de restauration de cette version, mais vous la verrez également dans un gros bouton bleu en haut.
Vous verrez également les noms de tous ceux qui ont modifié le fichier à une date précise. En activant Afficher uniquement les versions nommées, vous pouvez rapidement trouver les versions que vous avez nommées. Tous les autres seront supprimés mais ne seront pas effacés.
Pour commenter une suggestion que vous avez faite, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez commenter et cliquez sur l'option Commentaire. Ce sera le dernier sur la liste. Pour apporter des modifications à votre commentaire , cliquez sur les points à droite et choisissez Modifier. Vous pouvez également créer un lien vers ce commentaire et le supprimer si vous changez d'avis tant que vous y êtes.
Pour répondre à un commentaire d'un coéquipier, cliquez sur le commentaire. Entrez votre texte et cliquez sur le bouton Répondre ou Résoudre. Lorsque vous êtes prêt à télécharger votre fichier en accédant à Fichier > Télécharger , vous pouvez choisir parmi une grande variété de formats.
Vous pouvez choisir parmi :
Android
Pour faire ce qui a été mentionné précédemment mais sur votre appareil Android, vous devrez accéder à différentes options . Pour suggérer une modification et voir les deux versions, appuyez sur le crayon en bas à droite , mais avant de commencer à taper, appuyez sur les points en haut à droite et choisissez l' option Suggérer des modifications .
Tout comme sur le bureau, tout ce que vous proposerez sera d'une couleur différente.
Comment commenter un fichier Google Docs – Android
Si vous avez quelque chose à dire, dites-le. Vous pouvez commenter le fichier Google Docs sur votre appareil Android en appuyant longuement sur le mot ou la phrase que vous souhaitez commenter, suivi des points. Vous devriez maintenant voir l'option Ajouter un commentaire.
Vous saurez où se trouve votre commentaire puisqu'il sera mis en surbrillance. Pour afficher votre commentaire et d'autres, appuyez dessus. Choisissez Afficher le commentaire et vous devriez voir ce que vous avez tapé. Vous pouvez modifier, supprimer ou obtenir un lien partageable pour le commentaire en appuyant sur les points. Si le problème derrière le commentaire a été résolu, vous pouvez appuyer sur l'option Résoudre pour le faire disparaître.
Si vous avez accidentellement appuyé sur l'option de résolution, vous verrez ( pendant quelques secondes ) l'option d'annulation. Appuyez dessus pour rouvrir le commentaire. Vous devriez voir un message près du commentaire indiquant que vous l'avez ouvert. Pour afficher d'autres commentaires, appuyez sur les flèches pour aller et venir.
Assurez-vous d'être sûr de la suggestion que vous ferez puisque l'auteur ou les auteurs recevront une notification par e-mail pour chaque suggestion. Même si vous changez d'avis, ils l'obtiennent toujours. Si vous êtes l'auteur et que vous ne souhaitez pas recevoir de notification pour chaque petite suggestion, vous pouvez la désactiver en accédant aux paramètres de Google Drive en :
Comment partager un document Google Docs
Vous pensiez que vous aviez tout modifié dans le document et rappelez-vous que vous avez oublié d'ajouter quelqu'un. Pour partager votre fichier Google Docs, cliquez sur le bouton bleu Partager en haut à droite.
Cliquez là où il est indiqué Ajouter des personnes et des groupes et ajoutez votre contact. N'oubliez pas de donner à ce contact les autorisations de modification en cliquant sur le menu déroulant à droite. Assurez-vous de choisir l'option d'édition.
Comment modifier les autorisations d'édition sur Google Docs
Si quelqu'un a mérité d'être supprimé d'un document, vous pouvez cliquer sur le bouton de partage. Sous l'option d'ajout d'une personne, vous verrez tous les utilisateurs que vous avez déjà ajoutés.
À droite, vous verrez un menu déroulant dans lequel vous pourrez choisir une autre option.
Vous aurez également l'option d'un lien où toute personne disposant du lien peut accéder au fichier ou uniquement les personnes que vous avez ajoutées. Vous verrez des options pour modifier ce paramètre ou copier le lien à partager. En cliquant sur la roue dentée, vous pouvez modifier des paramètres tels que :
Conclusion
En voyant les changements, le fichier passe, vous pouvez voir si les changements ont amélioré le document. Les commentaires peuvent également être constructifs pour améliorer un fichier, et vous savez maintenant comment vous pouvez les ajouter ou les modifier. Travaillez-vous fréquemment avec d'autres personnes sur des documents sur Google Docs ou rarement ? Partagez vos réflexions dans les commentaires ci-dessous et n'oubliez pas de partager l'article avec d'autres sur les réseaux sociaux.
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