Si vous utilisez SharePoint sur Office 365 ou un serveur local, vous avez probablement eu des moments où vous avez voulu accéder à vos fichiers à partir de votre bureau Windows. Vous pouvez le faire avec le client de synchronisation OneDrive Entreprise, même s'il ne s'agit pas d'une fonctionnalité de l'application OneDrive moderne classique.
L'application OneDrive principale de Microsoft, préinstallée avec Windows 10, peut synchroniser des fichiers à partir de comptes personnels, professionnels et scolaires. Cela inclut les fichiers OneDrive Entreprise et les sites SharePoint qui font partie des abonnements Office 365 Entreprise. Cependant, la nouvelle application ne peut pas encore synchroniser les bibliothèques de documents SharePoint, une fonctionnalité SharePoint importante et très populaire qui vous permet de stocker, d'organiser et de partager des fichiers.
Pour synchroniser une bibliothèque de documents, vous devez d'abord l'ouvrir dans l'application SharePoint en ligne. Une fois l'application OneDrive Entreprise installée et ouverte sur votre PC, cliquez sur le bouton "Sync" dans la barre d'outils SharePoint. Dans l'invite qui s'affiche, cliquez sur le bouton "Synchroniser maintenant" et approuvez l'invite pour ouvrir OneDrive Entreprise.
Au lancement de OneDrive Entreprise, le nom de la bibliothèque et du site SharePoint que vous essayez de synchroniser s'affichera. Choisissez un dossier dans lequel enregistrer la bibliothèque sur votre PC en cliquant sur le lien "Modifier". Une fois la configuration terminée, appuyez sur "Synchroniser maintenant" pour commencer à télécharger les fichiers dans la bibliothèque. Vous devrez peut-être vous connecter avec vos informations d'identification Office 365 ou SharePoint si vous n'avez jamais effectué de synchronisation depuis le site auparavant.
OneDrive Entreprise vous tiendra informé des progrès au fur et à mesure qu'il commencera à se synchroniser. Une fois terminé, vous pourrez accéder à vos fichiers depuis l'explorateur de fichiers, comme si vous utilisiez OneDrive avec un compte personnel ou professionnel normal. Si vous devez supprimer la bibliothèque à l'avenir, cliquez avec le bouton droit sur l'icône OneDrive Entreprise dans la barre d'état système et cliquez sur « Arrêter de synchroniser un dossier ». Vous pouvez également suspendre la synchronisation ou ajouter une nouvelle bibliothèque directement à partir d'une URL.
Il existe quelques limitations concernant la synchronisation de la bibliothèque de documents que vous devez connaître. Contrairement au client OneDrive moderne, vous ne pouvez pas synchroniser de manière sélective les dossiers d'une bibliothèque. Si vous avez beaucoup de fichiers mais que vous ne souhaitez accéder qu'à quelques-uns hors ligne, vous pouvez essayer de les trier dans deux bibliothèques "hors ligne" et "en ligne" différentes.
De plus, le client OneDrive Entreprise ne synchronisera que jusqu'à 5 000 éléments dans une seule bibliothèque et 20 000 éléments au total. Combinées à la limite de taille de fichier de 2 Go, ces restrictions peuvent être problématiques si vous avez beaucoup de données stockées en ligne. Il n'y a pas de moyen simple de contourner les problèmes, vous devrez donc planifier la façon dont vous stockez les fichiers pour vous assurer de ne pas les toucher.
La synchronisation d'une bibliothèque de documents SharePoint avec votre PC demande un peu d'effort mais vous permet d'accéder à tous vos fichiers de manière native sans utiliser de navigateur Web. La synchronisation de la bibliothèque de documents est la seule capacité unique restante de l'application cliente OneDrive Entreprise de dernière génération. On s'attend à ce que Microsoft intègre à terme la fonctionnalité dans l'application OneDrive moderne, simplifiant ainsi la procédure.
En attendant, vous devrez conserver les deux clients de synchronisation installés si vous souhaitez télécharger des bibliothèques de documents. Les pages de support de Microsoft fournissent un aperçu complet de la version OneDrive à utiliser pour les cas d'utilisation les plus courants.
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