Comment utiliser MyAnalytics dans Office 365 pour mieux gérer votre temps lorsque vous travaillez à distance

Pour utiliser Microsoft Analytics :

Lancez MyAnalytics depuis Office.com.

Affichez vos statistiques sur Focus, Wellbeing, Network et Collaboration.

Le travail à domicile peut être difficile, surtout lorsque toute la maisonnée est présente. Une gestion efficace du temps est essentielle si vous voulez passer votre journée tout en maintenant un équilibre travail-vie raisonnable.

MyAnalytics de Microsoft est un membre moins connu de la famille Office 365. MyAnalytics peut fournir des informations qui vous aident à comprendre comment vous passez votre temps. Il suit votre activité et vos engagements au sein d'autres applications Office 365, puis analyse comment vous pouvez améliorer votre concentration, votre bien-être, votre réseau et votre collaboration.

MyAnalytics n'est pas disponible sur tous les plans Office 365 et peut être désactivé par un administrateur. S'il est disponible, il apparaîtra dans le lanceur d'applications sur Office.com (vous devrez peut-être d'abord cliquer sur « Toutes les applications »).

La page d'accueil MyAnalytics répartit vos statistiques actuelles dans les quatre sections principales de l'application : concentration, bien-être, réseau et collaboration. En maximisant votre efficacité dans les quatre domaines, vous pouvez augmenter vos chances de travailler de manière productive tout en étant capable de vous détendre à la fin de la journée.

Concentrer

La section Focus évalue le temps de concentration dont vous disposez au cours de votre journée. Le temps de concentration fait référence au temps sans distraction pendant lequel vous travaillez en profondeur et à une productivité maximale.

MyAnalytics identifie vos périodes de concentration en examinant le temps que vous aviez sur le calendrier, moins vos périodes de « Collaboration ». Une collaboration est comptabilisée comme tout appel que vous passez, e-mail que vous envoyez ou réunion à laquelle vous participez. Les événements de votre calendrier sans participants ne sont pas considérés comme une collaboration.

MyAnalytics affiche un graphique à barres indiquant le temps de concentration que vous avez eu au cours du mois dernier. Si les barres vertes ne sont pas assez hautes, vous passez peut-être trop de temps à gérer les distractions. MyAnalytics peut vous aider en programmant automatiquement un créneau de 1 à 2 heures sur votre calendrier, vous garantissant ainsi l'espace dont vous avez besoin pour travailler.

Bien-être

Le bien-être prend en compte votre vie en dehors du travail. Les notifications en temps réel sont l'une des caractéristiques distinctives de l'ère numérique, mais elles peuvent aussi être l'une des plus grandes menaces pour le temps libre.

MyAnalytics montre à quelle fréquence vous faites des heures supplémentaires ou répondez à un e-mail professionnel en dehors des heures. Si vous terminez une « activité importante » après le travail ou pendant le week-end, vous perdrez l'une de vos « journées tranquilles ».

Faire régulièrement des heures supplémentaires ou vérifier vos alertes professionnelles peut être un facteur majeur de stress et d'épuisement professionnel. MyAnalytics peut vous aider à visualiser le temps supplémentaire que vous consacrez, ce qui peut vous donner une image plus claire de la façon dont votre équilibre travail-vie se maintient.

Réseau

L'écran Réseau montre comment vous interagissez avec d'autres personnes, que ce soit à l'intérieur de votre organisation ou à l'extérieur. Vous pouvez voir votre relation avec vos contacts, combien de temps vous passez à collaborer avec eux et combien de personnes sont actives au sein de votre réseau.

Ceci est particulièrement utile pour les vendeurs, où la taille du réseau peut directement correspondre au succès des ventes. Plus largement, cela vous aide à identifier à qui vous vous adressez, ce qui est particulièrement important si vous êtes un chef d'équipe. Si un membre de l'équipe n'a pas été actif dans votre réseau ces derniers temps, il est peut-être temps de laisser un message amical pour voir comment il progresse.

Collaboration

La collaboration est la dernière section. Il vous permet de voir combien de temps vous passez en réunion, au téléphone ou à répondre aux e-mails.

MyAnalytics examine le nombre d'appels, d'e-mails et de messages auxquels vous avez participé au cours du mois dernier. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour évaluer combien de temps vous passez à collaborer avec d'autres.

Les implications de ces statistiques sont susceptibles de dépendre de votre rôle au sein de votre organisation. Un vendeur ou un cadre peut très bien passer une grande partie de son temps à collaborer avec d'autres personnes, tandis qu'un rédacteur, un concepteur ou un développeur peut être amené à consacrer plus de temps à la concentration. Rappelez-vous toujours que les valeurs « idéales » pour un individu peuvent sembler radicalement différentes pour un autre.

Analyser vos habitudes de travail

Si vous avez du mal à travailler à distance, commencez par réfléchir à la façon dont vous passez votre journée. Connectez-vous ensuite à MyAnalytics et consultez ses rapports. Vous constaterez peut-être que quelques petits changements, tels que la limitation du temps que vous passez dans les e-mails, font toute la différence pour augmenter la quantité de travail que vous effectuez.

Les sections de MyAnalytics sont intrinsèquement liées et il est important de trouver un équilibre entre elles. Pour maximiser les statistiques de Focus, vous aurez probablement besoin d'une réduction de la Collaboration ; cependant, il n'est pas réaliste de supprimer complètement la collaboration.

Au lieu de cela, essayez de considérer - avec l'aide de MyAnalytics - combien de temps de collaboration est nécessaire. Une solution simple peut être d'allouer des « heures de pointe » (comme avant ou après le déjeuner) à la réponse aux e-mails, ce qui vous donne plus de temps pour bloquer la productivité le matin ou l'après-midi.