Le monde est isolé et fait de son mieux pour contenir la propagation du COVID-19, l'horrible pandémie qui a infecté plus de 1,4 million de personnes à travers le monde. La distanciation sociale est la seule stratégie efficace à ce stade, et nous devons suivre strictement le livre de règles pour empêcher l'agent pathogène d'acquérir plus d'hôtes.
Avec des mesures de verrouillage en place, les entreprises, les établissements d'enseignement et même les clubs de lecture se sont réfugiés dans les plateformes d' appels /conférences vidéo . Il y a bien sûr un tas d'options parmi lesquelles choisir, mais aucune autre plate-forme n'a vu sa base d'utilisateurs monter aussi haut que l'une des applications leaders du segment : Zoom.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers les recoins de l'application, en vous assurant que vous avez une idée juste du fonctionnement de la plate-forme et de ses fonctionnalités, que vous soyez une version gratuite de Zoom ou une version sous licence. Alors, sans plus tarder, allons-y.
Contenu
Qu'est-ce que la réunion Zoom ?
Zoom est très fier de faciliter un environnement de bureau, même dans les endroits les plus reculés. En vous donnant accès à de nombreux outils de productivité et à la meilleure clarté audio/vidéo de sa catégorie, Zoom garantit que vos réunions sont aussi efficaces que faciles.
Une réunion de conférence à distance hébergée sur la plate-forme Zoom est appelée réunion Zoom. L'hôte de la réunion a le plus de contrôle, tandis que les autres participants - si aucun co-organisateur n'est affecté - ont le même poids.
Configuration de la réunion Zoom : de quoi avez-vous besoin
Comme vous mèneriez toute la session en ligne, il est primordial que vous disposiez d'une connexion Internet stable. Les autres exigences sont :
Mise à jour [20 août 2020] : Zoom a ajouté la possibilité de rejoindre des réunions en utilisant Zoom à la maison sur des écrans intelligents. La fonctionnalité vous permettra de participer à des réunions en appuyant simplement sur un bouton ou en utilisant des commandes vocales. Le premier à le recevoir sera le portail Facebook (en septembre), suivi d'Amazon Echo Show et de Google Nest Hub Max à la fin de l'automne. 2020.
Existe-t-il une application distincte pour les réunions Zoom ?
Le client que vous téléchargez après vous être inscrit sur Zoom agit comme l'application tout-en-un pour tous les services Zoom. Il n'y a pas d'application distincte pour les réunions Zoom uniquement. L'application unique vous permet d'héberger et de rejoindre des réunions Zoom, que vous ayez un téléphone ou un PC.
Comment organiser une réunion Zoom ?
Comme mentionné dans la section ci-dessus, vous avez besoin d'un compte Zoom pour héberger ou rejoindre des réunions. Si vous ne l'avez pas déjà fait, cliquez sur ce lien pour vous inscrire. Une fois le processus d'inscription terminé, il vous suffit de vous connecter et de commencer à organiser une réunion en créant une nouvelle réunion.
Organiser une réunion à partir de l'application PC
Si vous utilisez le client de bureau, ouvrez l'application, connectez-vous, puis cliquez sur l'option d'écran Nouvelle réunion ou partage.
Organiser une réunion à partir du navigateur
Visitez Zoom , connectez-vous et sur la page d'accueil, passez la souris sur l'option « ORGANISER UNE RÉUNION », puis sélectionnez l'une des trois options entre Avec la vidéo désactivée, Avec la vidéo activée et Partager l'écran uniquement.
Comment inviter vos amis à une réunion
Vous pouvez inviter vos amis pendant une réunion ou lorsque vous créez une réunion planifiée. Explorons comment.
Inviter pendant une réunion
Organisez une réunion comme décrit ci-dessus. Dans la fenêtre de réunion qui s'ouvre, cliquez sur Inviter pour ajouter des participants. Vous devrez soit ajouter leur nom de contact ou leur identifiant de messagerie pour les ajouter à la réunion.
Inviter à une réunion programmée
Sur le Web , visitez la page Réunions à venir, puis pointez sur Planifier une réunion > puis cliquez sur le lien Copier l'invitation .
Une fenêtre contextuelle s'ouvrira avec les détails de la réunion, comme indiqué ci-dessous.
Sur l'application PC, appuyez d'abord sur l'onglet réunion en haut pour obtenir une liste de toutes les réunions programmées. Maintenant, cliquez sur le lien de la réunion dont vous souhaitez inviter les détails, puis cliquez sur Copier l'invitation (comme indiqué ci-dessous).
Les détails seront copiés dans le presse-papiers de votre PC. Donc, pour partager, composez simplement un email et collez les détails dans le corps de l' email . Ou, partagez-le avec d'autres moyens en tant que message.
Comment corriger l'erreur « L'hôte a une autre réunion en cours » ?
Zoom est l'une des plateformes de visioconférence les plus conviviales au monde. Mais même les choses les plus pratiques ont tendance à avoir quelques limitations. Pour Zoom, c'est le nombre de réunions que vous pouvez organiser simultanément.
La plate-forme ne permet à aucun utilisateur - payant ou gratuit - d'organiser plusieurs réunions simultanément. Donc, si vous espériez passer d'une réunion à l'autre, Zoom n'est peut-être pas la meilleure solution pour vous.
Si vous rencontrez ce problème — « L'hôte a une autre réunion en cours » — en tant que participant, demandez simplement à votre hôte de mettre fin correctement à la réunion précédente. Ce problème ne peut se produire que si l'hôte planifie deux réunions qui se chevauchent et active « Rejoindre avant l'hôte » pour les deux.
Comment rejoindre une réunion Zoom ?
Voici comment rejoindre une réunion sur votre application PC ou votre navigateur Web.
Rejoindre une réunion sur l'application PC
Rejoindre une réunion Zoom est aussi simple que d'en organiser une. Une fois connecté à votre client de bureau, cliquez simplement sur le bouton Rejoindre.
Entrez l'ID de réunion Zoom, cochez quelques options - si vous souhaitez que Zoom accède à votre microphone et à votre webcam - et appuyez sur Rejoindre . Vous devrez entrer le mot de passe de votre réunion que vous devez avoir reçu de l'hôte de la réunion.
Rejoindre une réunion sur le Web
En revanche, si vous utilisez un navigateur , connectez-vous d' abord, puis cliquez d'abord sur REJOINDRE UNE RÉUNION. Ou cliquez sur ce lien pour visiter directement la page Rejoindre une réunion . Ensuite, entrez l'ID de réunion que vous avez reçu de l'hôte de la réunion
Comment trouver le mot de passe de réunion
Si vous organisez une réunion, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Inviter dans la fenêtre de la réunion, puis cliquer sur le bouton Copier l'invitation dans la nouvelle fenêtre contextuelle.
Cependant, si vous essayez de rejoindre une réunion, vous devrez demander le mot de passe à l'organisateur de la réunion. En savoir plus sur le lien ci-dessous.
► Comment trouver le mot de passe d'une réunion Zoom
Comment programmer une réunion ?
Nous avons déjà vu à quel point il est facile d'organiser une réunion sur Zoom. Dans cette section, nous vous expliquerons comment planifier vos rendez-vous sur la plateforme. En ce qui concerne les réunions planifiées, vous avez deux options : via le portail Web ou le client de bureau.
Portail Web
Rendez-vous sur le portail officiel de Zoom et connectez-vous avec les informations d'identification correctes. Maintenant, cliquez sur Mon compte pour charger la page de profil . Maintenant, allez dans l' onglet Réunions . Non seulement l'onglet Réunions vous donne un contrôle total sur les réunions à venir, mais il vous permet également d'en programmer une nouvelle en quelques clics seulement.
Cliquez sur Programmer une nouvelle réunion pour commencer. Définissez le sujet de votre réunion, la date et l'heure, la durée, le mot de passe, si vous (l'hôte) et les participants serez autorisés à activer le flux vidéo, la source audio, etc. Après avoir confirmé les options, cliquez sur Enregistrer pour terminer le processus.
Client de bureau
Après vous être connecté, cliquez sur le bouton Planifier sur votre tableau de bord client Zoom. Semblable au portail Web, vous pouvez définir le sujet de la discussion, la date et l'heure, le mot de passe, etc. Cliquez sur Avancé pour dévoiler des options supplémentaires, telles que la salle d'attente, rejoindre avant l'hôte, et plus encore. Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur Programmer pour confirmer la réunion.
Comment programmer des réunions récurrentes ?
Afin de faciliter la vie des hôtes qui organisent des réunions quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles, Zoom a introduit une fonctionnalité appelée Réunions récurrentes. La fonctionnalité vous permet de planifier des réunions avec plusieurs occurrences, en utilisant le même ID de réunion. De cette façon, vos participants n'auront pas à se soucier de se connecter à chaque fois qu'une réunion - sur le même sujet - a lieu.
Pour l'activer, connectez-vous d'abord à votre client de bureau et cliquez sur Programmer . Cochez l' option Réunions récurrentes et appuyez sur Programmer . Autorisez l'accès au calendrier que vous avez sélectionné, sélectionnez la récurrence et enfin, appuyez sur Enregistrer .
Comment mettre fin à une réunion Zoom
Lors d'une réunion, vous pouvez y mettre fin en un seul clic.
If you are a host of the meeting, then you get the three options as shown in the screenshot above. However, if you are a participant, then you won’t get the ‘End Meeting for All’ option.
What is a Zoom Meeting ID?
Each Zoom meeting is identified using a unique numeric id called a Meeting ID. These are 9-digit, randomly assigned numbers, with two hyphens (-) coming after the three-digit intervals.
If you’re the host, you’ll need to convey your Meeting ID to the participants. Attendees, on the other hand, are required to ask the host for the Meeting ID. Meeting IDs can also be found on meeting invites.
It’s to be noted that Zoom also assigns a unique Personal Meeting ID to each user. You can also use that 12-digit number to host a meeting. However, unlike regular Meeting IDs, Personal Meeting IDs don’t change with each meeting.
Do you need any codes to join Zoom meetings?
No, you don’t need a code. Zoom meetings are identified by their unique Meeting IDs. So, you’ll need to ask your host for the meeting ID before proceeding. If the meeting’s password-protected, you’ll also need the password. No other codes are required.
Zoom Video meeting tips
Now that you’re familiar with the way Zoom operates, it’s time to take a look at how you could improve your video conferences. From your appearance to the way your video background looks, there are plenty of exciting things in store. We, however, will focus on the top five tips of the lot.
Screen sharing is one of the handiest features of Zoom, and it doesn’t take an expert to get the hang of it. Once your meeting starts, click on the Screen Sharing button on the panel at the bottom of your screen. You can either share your entire desktop or pick a specific window you have open. Click on the Stop Share — red button — to stop sharing your screen.
Virtual Background
To have a more professional looking — or funny — background, you can make use of Zoom’s industry-leading Virtual Background feature. Simply go to Virtual Background, under Settings, to set a new fancy virtual background. To know more, check out our collection of free Zoom backgrounds here.
Turn mic/video off when joining a meeting
You can opt to turn off your microphone and webcam right from the beginning. To do so, go to Settings, Audio (Video), and click on Mute microphone when joining a meeting (Turn off my video when joining a meeting).
Hit space to mute/unmute
The spacebar on your keyboard acts as a handy toggle during Zoom meetings. Press and hold the button to mute/unmute your microphone. Speaking confidently at Zoom meetings has never been easier.
Handy shortcuts
Mastering a few key combinations can go a long way in improving your efficiency on Zoom meetings. Zoom has a dedicated shortcut guide on its website, which covers pretty much everything from basic functions to advanced knick-knacks.
Zoom meeting recording
The leading video conferencing platform also allows you to record your meetings, making sure you don’t miss out on anything important.
Cloud
If you are a paid Zoom user — Pro and above — you can choose to Record to the Cloud. This option is enabled by default for paid subscribers and additional storage can be bought for as low as $40 per month — 100 GB. You can download your recordings to your PC or stream them directly through a browser.
You can also pick the recording layout — active speaker, gallery view, and shared screen — for varying the tone of the recordings. Click on the record option to start.
Local
All Zoom users — free users, too — can opt for local recording. Here, instead of shooting your recordings up to the cloud, you’re keeping them safely on your PC. After the recording is processed, you can upload it to Google Drive and distribute it among your peers. There’s no limit on how much you can record, so, feel free to log entire sessions.
Can you record a Zoom meeting without permission?
As mentioned earlier, hosts pretty much have full control over the meeting. So, if you were looking to record a meeting, sneakily, without notifying your boss, you’re sadly out of luck. Zoom’s built-in screen recorder is an exceptionally handy tool, but it doesn’t allow you to record without your host’s permission.
When a meeting’s underway, hosts can enable recording for some users by going into More — adjacent to the attendee’s name — and clicking on Allow record. If that said participant starts recording, the participants’ menu will prompt that the user’s been recording the meeting.
To bypass the permissions and record without making a peep, you could choose some third party software to record your entire desktop. Not only will it allow you to maintain a personal video journal, but it will also give you more flexibility in terms of the output file type.
Can you join a random Zoom meeting?
To join any Zoom meeting, you’ll need to have the unique meeting id of the said meeting. Additionally, Zoom has started encouraging hosts to make their meetings password protected, which acts as a fail-safe against malicious intrusions. So, unless you somehow get hold of both the meeting id and password, there’s no way for you to crash a random Zoom meeting.
What is Zoombombing?
Until very recently, Zoom didn’t have an air-tight security policy in place, which led to embarrassing incidents and abandoned meetings.
Zoom’s userbase has been expanding exponentially since the COVID-19 outbreak, and not all of them are happy campers. Many hackers and people with malicious intent took this opportunity to invade private, non-protected, Zoom meetings, and broadcast disturbing or pornographic content. Zoombombing, as people are calling it, has been classified as a form of online trolling, and the platform has taken some drastic measures to curb the onslaught.
Zoom’s fight against Zoombombing
Having seen many of its meetings abandoned, Zoom has introduced some effective security measures. The platform has now enabled password for meetings and toggled on Waiting Room by default. The latter adds an extra layer of security by allowing the host to screen the participants waiting to join. Additionally, Zoom has released an update that removes the meeting id from the title bar. This makes sure your private meeting id isn’t exposed even if you take a screenshot.
How to make your Zoom meetings more secure?
Zoom itself is doing all it can to make sure you’re not exposed to online trolling aka Zoombombing, despite making use of password mandatory now. However, there are a few things you could do to make sure your Zoom calls are as safe as possible.
Use Zoom meeting ID only
The option of giving away your Personal Meeting ID (PMI) might seem more convenient — as they don’t change with every meeting — but they expose you to greater risks. So, avoid using your Personal Meeting ID. Make sure you only use the random meeting ID Zoom generates when you create a new meeting; nothing else.
Lock your meetings
After all of your attendees have joined, always lock your meetings. This little step keeps intruders at bay, making your meetings super secure. To do so, open the Participants List, go to More, and hit Lock Meeting.
Use the Waiting Room
As mentioned in the previous section, Zoom has turned on Waiting Rooms by default for all users. This allows you to see the participants in the waiting room and only let in the ones you deem as important.
Zoom meeting backgrounds
Virtual Backgrounds is one of Zoom’s most-celebrated features. It allows you to set a custom image or video as your meeting background and dissipate any visual distractions that may arise. There are loads of excellent background images floating around the internet, and we’ve picked out some of the best for you. Check out our Virtual Backgrounds article to know more and download your favorites.
What is a Zoom Webinar?
Apart from hosting meetings, you can also use the Zoom platform to host Webinars. Webinars allow you to reach up to 10,000 people at once, giving you the opportunity to get your ideas across. Think of it as a virtual TED Talk or a lecture. You (the host) get to share your screen, talk freely, and use your webcam’s video feed to be more expressive. The audience can use the chat and Q/A options to get their opinions or concerns across.
Zoom Webinars’ distinguishing traits
Zoom meetings and Webinars might look eerily identical, but there are some traits that set the two apart. In this section, we’ll chalk down some characteristics unique to Zoom Webinars.
Nous espérons avoir répondu à toutes vos questions concernant les réunions Zoom. Si vous avez besoin d'aide concernant les réunions Zoom, assurez-vous de demander dans la section commentaires ci-dessus.
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