Conseil de productivité : utiliser IFTTT pour automatiser un processus : envoyer des notifications Twitter à un Microsoft Band 2

La nouvelle stratégie globale de Microsoft consiste à se transformer en une entreprise de productivité « d'abord dans le cloud, d'abord sur le mobile », une transformation massive par rapport à être principalement « l'entreprise Windows » comme elle l'avait été pendant des décennies. En offrant une large gamme de solutions de productivité qui s'exécutent sur toutes les plateformes importantes, Microsoft est en passe de devenir un fournisseur véritablement omniprésent de produits et de services qui peuvent vous aider à faire avancer les choses.

Cependant, les solutions de l'entreprise ne fonctionnent pas dans le vide. Il existe un certain nombre d'options tierces qui peuvent aider à rendre les différents produits de Microsoft encore plus efficaces. Et parce que Microsoft travaille dur pour s'assurer que les choses fonctionnent sur iOS et Android avec leur propre plate-forme Windows 10, il y a de fortes chances que vous puissiez utiliser tous ces divers outils avec vos produits Microsoft préférés, quel que soit le smartphone que vous avez choisi.

L'un de ces outils est IFTTT (qui signifie IF This Then That), qui fonctionne en arrière-plan pour prendre diverses entrées, ou "déclencheurs", les traiter, puis les transmettre d'une manière ou d'une autre à un autre appareil ou capteur. Bien qu'IFTTT propose des applications qui s'exécutent sur iOS et Android, et non sur Windows 10 (PC ou mobile), il s'agit principalement d'un service qui prend en charge un certain nombre de produits Microsoft clés sur le backend.

Voici une liste des produits Microsoft actuellement pris en charge par IFTTT :

• Une note
• OneDrive
• OneDrive Entreprise
• Office 365 Business et Education (donc versions non grand public)
  • Calendrier Office 365
  • Contacts Office 365
  • Courrier Office 365

Bien que la prise en charge par IFTTT de la gamme de produits Microsoft puisse sembler limitée, il reste encore beaucoup à faire. IFTTT peut prendre en charge tant d'autres services (un total de 305 canaux sont disponibles au moment de la rédaction de cet article) que vous pourriez être surpris par ce que vous pouvez faire. Pour moi, OneNote apparaît comme un élément extrêmement important de mon ensemble d'outils de productivité - OneNote est l'endroit où j'enregistre finalement tout - et donc IFTTT s'intègre extrêmement bien dans mon flux de travail.

Le cas de la sortie surprise de Windows Insider

Hier soir, je me suis souvenu d'une utilisation d'IFTTT qui m'est extrêmement utile en tant qu'éditeur WinBeta. Microsoft a publié par inadvertance Windows 10 Insider Preview build 13432 , et il a commencé à être diffusé aux Insiders vers 19h30 environ PST. Vraisemblablement, personne ne s'attendait à ce que cette version soit publiée et donc, je ne la surveillais pas.

En tant qu'éditeur sur ce site, je suis responsable, avec tout autre éditeur en poste, de m'assurer que nous annonçons ce genre de mises à jour dès qu'elles arrivent. Parfois, les versions sont publiées lorsque je suis le seul éditeur sur le site, et parfois cela signifie que je me suis éloigné de mon bureau au moment précis où Gabe Aul appuie sur le gros bouton rouge (volontairement ou non). Dans ce cas, je dînais tard.

Chez WinBeta, nous aimons publier nos premières annonces dès que possible après la sortie des versions, car notre public l'attend de nous. Si nous attendons 30 minutes pour vous informer qu'une nouvelle version est disponible et ce que cette version inclut (et ne contient pas), nous perdons de la valeur. N'importe qui peut vous dire ce qui se passe des heures plus tard - nous pensons qu'un délai de 10 minutes est trop long. Il arrive, bien sûr, que nous ne soyons pas les premiers avec les nouvelles, et que nous soyons parfois en retard, mais nous n'aimons certainement pas ça.

Maintenant, même lorsque je suis sur le site, je ne me concentre pas toujours sur Twitter, où Gabe annonce pour la première fois qu'une nouvelle version est disponible. J'écris peut-être du matériel original, je vérifie les flux RSS, ou Reddit, ou PRNews, ou un certain nombre d'autres sources pour les histoires actuelles - ou complètement loin de tout système, comme je l'étais hier soir. La dernière chose que je veux, cependant, c'est que quelqu'un me fasse savoir que Gabe a tweeté il y a cinq minutes qu'une version a été publiée - car alors je dois écrire l'histoire initiale et la faire publier, quelle que soit la vitesse à laquelle je pourrais être écrire un message prend quelques minutes. Si je commence immédiatement après que le tweet est poussé, alors je suis en avance sur le jeu.

IFTTT et mon Band 2 viennent à la rescousse

Et donc, je me suis demandé un jour, quelle est la meilleure façon de savoir quand Gabe tweete la nouvelle, en particulier si je suis loin de mon bureau, et surtout si je n'ai pas mon téléphone ou autre chose avec moi ? La réponse s'est avérée plus simple que je ne le pensais. La seule chose qui est presque toujours avec moi - sur moi, en fait - est mon Microsoft Band 2 . La seule fois où je l'enlève, à peu près, c'est quand je prends une douche et quand il me faut du temps dans le chargeur qui se trouve sur le bureau de mon bureau à domicile.

C'était la première partie du puzzle. Si je m'éloigne de mon bureau pendant les heures de travail, j'ai presque la garantie d'avoir mon Band 2 sur mon poignet. Le Band 2 est capable de transmettre des notifications tant que mon téléphone est à portée Bluetooth, ce qui est à peu près partout dans ma maison. Bien que je n'aie pas autant de notifications en cours d'exécution sur mon Band 2, j'ai des notifications pour les appels téléphoniques, les messages texte et les rappels Cortana qui passent tout le temps.

Cela m'a laissé poser la question suivante : existe-t-il un moyen d'être averti par téléphone ou par SMS lorsque Gabe tweete à propos d'une nouvelle version ? Les appels téléphoniques n'auront pas lieu, du moins pas facilement, et ils sont perturbateurs. Mais les messages texte, il y a maintenant une option qui pourrait fonctionner pour moi.

Comment puis-je recevoir un SMS lorsque Gave tweete sur une nouvelle version ? C'est là qu'intervient IFTTT, et le processus est en fait assez simple. Voici comment j'ai procédé.

Étape 1 : connectez-vous à IFTTT

C'est assez simple : j'ai créé un compte IFTTT il y a plus d'un an et je l'utilise de manière productive depuis. Une chose à retenir à propos d'IFTTT est que le service nécessite de se connecter à divers autres services (par exemple, voir l'étape 2) et d'accorder l'autorisation de faire des choses. Si de telles choses vous inquiètent pour des raisons de sécurité et/ou de confidentialité, alors IFTTT n'est peut-être pas pour vous.

Commencez à créer un ifttt gratuit en entrant votre adresse e-mail et en créant un mot de passe.

Personally, I'm okay with it because as far as I can tell, the risks are limited. The OneNote channel, for example, appears to only be able to create pages, not access them, and so it doesn't seem like someone could hack into OneNote through my IFTTT account and do anything other than create new notes. I'd be more concerned if IFTTT was able to read my personal notes and, even worse, copy or publish them somewhere else.

Generally speaking, I'm not worried about what someone can do with the other channels I've connected, such as Facebook or Twitter. At most, those would be embarrassing if someone hacked in and posted something offensive. And of course, IFTTT is just one of many hacking vectors--if I think too much about such things, I'll just stop using technology altogether.

Nevertheless, it's something to keep in mind

Step 2: connect to IFTTT's Twitter channel

Channels are the backend services that IFTTT can interact with in order to accomplish tasks. Connecting to the Twitter channel required login into Twitter and then authorizing IFTTT to access my Twitter account. Note: again, using IFTTT requires access to accounts that you might not want to allow. If you're at all concerned about enabling such access, then you can stop reading, because it's required to do any of this cool stuff.

Connecting to a twitter account.

Note what you're allowing as you authorize ifttt to use your twitter account.

Step 3: connect to IFTTT's SMS channel

The other IFTTT channel that I needed to authorize was the services SMS channel. That required simply entering my cell phone number and then entering a pin that IFTTT sent via text as confirmation. Then, I needed to click through the prompts notifying me that I'd get could charged for any text messages sent through IFTTT.

Connecting to the sms channel.

Note the caveats to connecting to sms.

Step 4: create an IFTTT recipe.

Here's where the magic happens. Next, I created an IFTTT "recipe" that would monitor Twitter for a tweet from Gabe Aul's Twitter account and then pass along the message to phone via text messages. The basic process is depicted below.

The first step is to select create a recipe.

Next, click on "this" and then choose a trigger channel. In this case, i chose twitter.

Choisissez le type de déclencheur que vous souhaitez pour démarrer la recette.

Terminez le déclencheur en entrant les critères. Dans ce cas, j'ai entré gabeul comme compte twitter.

Ensuite, cliquez sur "ça", puis choisissez un canal d'action pour la sortie de la recette. J'ai choisi le sms dans ce cas.

Choisissez une action que vous souhaitez que la recette exécute. J'ai besoin d'ifttt pour envoyer un SMS sur mon téléphone.

Terminez l'action en spécifiant ce que vous voulez inclure. Dans ce cas, je veux un message sms qui inclut le tweet de Gabe.

Enfin, confirmez que la recette est correcte.

Et voici à quoi ressemble la recette terminée.

Étape 5 : activer la notification par SMS sur mon Band 2

Comme je l'ai mentionné, cette partie était déjà configurée, et j'étais donc prêt à partir. Le Band 2 fournit juste assez de vibration sur mon poignet pour attirer mon attention, mais pas assez pour, par exemple, perturber ma famille au dîner.

J'ai activé la vignette de messagerie dans l'application Santé sur mon Nexus 6p. Le résultat : je reçois un buzz sur mon poignet chaque fois que Gabe envoie un tweet.

Désormais, chaque fois que Gabe publie un tweet lorsque la recette est activée, IFTTT envoie un SMS sur mon téléphone portable. My Band 2 reçoit alors cette notification et vibre. Je vérifie mon message texte, vois qu'il s'agit d'un tweet à propos d'une nouvelle version et me précipite vers mon bureau pour publier.

Voici quelques-uns des textes envoyés par ifttt alors que Gabe tweetait sur la nouvelle version.

Je n'active la recette que lorsqu'il est raisonnable de s'attendre à une version (par exemple, Gabe a laissé entendre qu'une version pourrait arriver), je suis le seul éditeur et je sais que je serai loin de mon bureau, car sinon je pourrais être submergé de messages. J'ai activé la recette lundi en raison d'indices selon lesquels de nouvelles versions pourraient arriver cette semaine, et j'étais donc prêt.

Mais ce n'est pas tout

Bien sûr, vous pouvez créer un certain nombre d'autres recettes. Certains autres que j'utilise sont les suivants:

• Créez une note dans OneNote chaque fois qu'un de mes tweets est apprécié.
• Créez une note dans OneNote chaque fois que je suis tagué sur Facebook.
• Créez une note dans OneNote chaque fois que je crée un nouveau message d'état dans Facebook.
• Créez un hashtag Twitter que je peux ajouter à un tweet pour envoyer automatiquement une copie à OneNote.
• Créez une note dans OneNote chaque fois que je mets un Tweet en favori.

De toute évidence, j'utilise beaucoup IFTTT avec OneNote, et j'ai un certain nombre d'autres recettes IFTTT non-Microsoft que j'ai utilisées. Il existe des centaines (ou des milliers ?) De recettes publiées sur le site IFTTT que vous pouvez exploiter, en plus de créer les vôtres.

Si vous cherchez un bon moyen d'automatiser certains processus, vous voudrez peut-être essayer IFTTT. Cela a certainement aidé la nuit dernière lorsque la version 14342 a été publiée accidentellement, et bien que mon dîner soit devenu un peu froid, la nouvelle a été publiée. Et c'est le genre de chose que cette technologie est censée faire, non ?