Conseils simples mais efficaces pour gérer vos e-mails

Nous recevons tous des dizaines de courriels. Des managers à leurs employés, collègues, newsletters des différents services auxquels vous êtes abonné, et que sais-je encore !

Passer au crible des données de messagerie aussi volumineuses est une perte de temps et d'énergie. Pourquoi ne pas réévaluer la façon de gérer efficacement vos e-mails.

Saviez-vous que vous pouvez planifier vos e-mails avec quelques astuces simples ?

• Débarrassez-vous des déchets

Supposons que vous receviez en moyenne une centaine d'e-mails par jour, dont seulement la moitié des e-mails sont importants et le reste est « indésirable ». Si vous êtes confronté à des instances répétitives de spam/courrier indésirable, utilisez des fichiers indésirables pour capturer la plupart des spams et analysez-les deux fois par jour, pour vous débarrasser des e-mails indésirables. Cela réduira trente pour cent du courrier indésirable de votre boîte de réception.

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• Configurer des dossiers intelligents

Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception, vous remarquerez qu'un quart des e-mails sont des offres spéciales, des offres de réduction, des blagues transférées ou des notifications publicitaires. Fondamentalement, des trucs de marketing par e-mail. C'est une astuce de vente pour attirer plus de clients. Alors, hiérarchisez vos e-mails dans des sous-catégories pour garder la boîte de réception organisée. Il sera facile de trouver des e-mails en cas d'urgence ou de supprimer les multiples e-mails ensemble.

• Désactiver toutes les notifications par e-mail

Le courrier électronique n'est pas un moyen de communication instantané. Nous utilisons pour cela les téléphones portables et la messagerie instantanée. Le courrier électronique est bon pour les entreprises où vous n'avez pas besoin d'une réponse immédiate. Alors, ne permettez pas aux autres d'entraver votre travail. Les alertes par e-mail et les bips interrompent votre concentration et peuvent vous détourner des réunions et des conversations. Désactivez la vibration du téléphone ou le son audible pour chaque nouvel e-mail.

• Se désinscrire des e-mails promotionnels indésirables

Vous ne voudriez jamais lire tous les e-mails publicitaires et promotionnels. Désabonnez-vous des inutiles. C'est un processus simple et rapide. Pour vous désabonner des newsletters dont vous ne voulez pas, connectez-vous à votre compte de messagerie et recherchez « désabonnement » dans les expéditeurs dont vous en avez marre. Examinez les résultats de la recherche et décidez avec quel e-mail vous souhaitez continuer. Vous pouvez également visiter www.unroll.me et vous désinscrire des newsletters que vous souhaitez supprimer. Il organisera la boîte de réception avec différentes catégories et dossiers.

• Planifiez  votre temps pour lire et répondre aux e-mails

Recevoir une alerte ou une notification vous rend déconcentré sur vos responsabilités. Bien que considérer vos e-mails à l'heure prévue vous aidera dans l'assistance urgente ainsi que pour vous aider à maintenir et à mettre à jour votre calendrier sur les réunions.
Vous pouvez également rédiger votre e-mail pour toute urgence en mettant à jour votre numéro de téléphone et en prévoyant un délai approprié pour vous joindre. En raison de la lourde charge de travail, vous pouvez également consulter vos e-mails toutes les heures pendant dix à quinze minutes ou consulter vos e-mails 3 à 4 fois par jour, comme le matin l'après-midi et le soir.

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• Tri des e-mails par catégorie

Lorsque vous recevez beaucoup d'e-mails ensemble, vous pouvez oublier de faire attention aux e-mails importants ou parfois vous pouvez les supprimer par erreur sans les lire. Cela se produit lorsque vous recevez tous les e-mails dans votre boîte de réception et qu'il n'y a pas de dossiers et de catégories disponibles pour mettre l'e-mail dans les dossiers respectifs. Parfois, lorsque vous supprimez le courrier indésirable de votre boîte de réception, vous finissez par supprimer les e-mails liés au travail. Cependant, vous pouvez les récupérer dans la corbeille mais parfois vous ne savez pas si vous l'avez fait !

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Chacun a sa façon de gérer ses affaires. C'est juste une suggestion sur la façon de gérer efficacement vos e-mails et comment pouvez-vous faire est simple. Cependant, vous pouvez trouver un système qui fonctionne pour vous.