Gérer votre courrier : découvrez ces bonnes pratiques pour envoyer des e-mails avec Outlook sur Windows 10

Dans notre dernier article Microsoft 365, nous expliquerons certaines de nos meilleures pratiques pour Outlook sur Windows.

Organisez vos e-mails dans des dossiers dans Outlook

Utilisez des filtres et des catégories pour nettoyer votre boîte de réception et retrouver vos messages

Utiliser Outlook pour planifier des réunions Teams

Bloquez le spam et le courrier indésirable avec les options de courrier indésirable

De nos jours, vous passez peut-être beaucoup de temps dans votre boîte de réception pour rattraper votre retard scolaire et professionnel, et même toutes ces commandes d'achats en ligne. Cela pourrait signifier que votre boîte de réception est en désordre, ce qui signifie que la gestion de vos e-mails est encore plus importante.

Eh bien, si vous ne l'utilisez pas déjà, l'application Microsoft Outlook, incluse dans Microsoft 365, est un excellent moyen de gérer vos e-mails sur Windows 10. Avec elle, vous pouvez organiser les e-mails dans des dossiers, créer des réunions Teams, et bien plus. C'est pourquoi dans notre dernier article Microsoft 365, nous expliquerons certaines de nos meilleures pratiques pour Outlook sur Windows.

Utiliser des dossiers

Tout d'abord, vous voudrez organiser vos e-mails dans des dossiers dans Outlook. Cela peut sembler être l'une des choses les plus évidentes à faire, mais cela vous aidera vraiment à nettoyer votre boîte de réception et à vous organiser. Faire cela est assez facile. Tout d'abord, vous voudrez ouvrir Outlook et visiter votre boîte de réception et votre liste de messages. Ensuite, à partir de là, faites un clic droit sur Boîte de réception et choisissez Nouveau dossier.

Une fois cela fait, vous pouvez revenir à votre boîte de réception, cliquer avec le bouton droit sur un message, puis choisir le dossier que vous avez créé. Vous pouvez créer des dossiers dans la plupart des endroits d'Outlook, y compris le dossier Éléments supprimés, où se trouvent les éléments supprimés. Cela facilite la recherche de messages que vous pourriez éventuellement oublier. De plus, tous les dossiers que vous créez dans l'application Outlook Desktop se synchroniseront également avec Outlook sur le Web et Outlook sur votre téléphone, vous offrant ainsi un excellent moyen d'organiser vos e-mails, où que vous soyez.

Utiliser des filtres et des catégories

Si les dossiers ne fonctionnent pas pour vous et que votre boîte de réception est toujours en désordre, il existe des contrôles supplémentaires dans l'application Outlook pour Windows 10 que vous pouvez utiliser à votre avantage. Ceux-ci incluent des catégories et des filtres.

Les catégories ressemblent beaucoup aux dossiers, mais au lieu de déplacer les e-mails dans leur propre espace, chaque e-mail que vous catégorisez recevra un code couleur car il reste dans votre boîte de réception. Par défaut, il y a quelques catégories. La liste comprend le bleu, le vert, le rouge, le jaune et le violet. Lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un e-mail pour le classer pour la première fois, vous aurez la possibilité de nommer la catégorie et même d'attribuer un raccourci. Une fois que vous avez classé vos e-mails, vous pouvez visiter l'onglet Accueil et choisir l'icône carrée de quatre couleurs pour afficher l'icône de catégorie sur un e-mail. Vous verrez la catégorie de couleur spécifique apparaître au-dessus de la date.

En plus des catégories, il existe également l'option de filtre dans Outlook. Avec cette option, qui s'affiche dans l'onglet Accueil sous la forme d'un triangle vers la droite de l'écran, vous pouvez filtrer vos messages par non lus, les messages avec pièces jointes, par semaine, par catégorie et même par qui a été mis en copie. Cela rend la recherche de vos e-mails tellement plus facile!

Utiliser des équipes avec Outlook

Microsoft Teams va de pair avec Outlook et Outlook va de pair avec Teams. Mais saviez-vous que vous pouvez créer des réunions Teams directement depuis Outlook ? Au lieu de créer manuellement une réunion dans l'application Microsoft Teams, vous pouvez également en créer une via Outlook lui-même, où vous devrez généralement envoyer un lien par courrier électronique, de toute façon.

Nous avons précédemment expliqué comment vous pouviez faire cela , mais nous allons récapituler. Encore une fois, c'est assez facile. Tout d'abord, ouvrez Outlook et basculez vers le compte avec lequel vous souhaitez que cette réunion se déroule. Après cela, accédez à l'onglet supérieur et sélectionnez Accueil. Il devrait y avoir une flèche déroulante à côté de Nouvel e-mail. Une fois que vous avez cliqué dessus, ils seront une option pour Teams Meeting. Une nouvelle fenêtre de réunion apparaîtra, puis vous pourrez remplir les champs d'information selon vos besoins. Une fois terminé, vous pouvez cliquer sur Envoyer. Juste comme ça, créer une réunion Teams dans Outlook est aussi simple que cela !

Bloquez le spam et le courrier indésirable

Le courrier indésirable est dangereux. Non seulement cela pollue votre boîte de réception, mais parfois les liens qu'ils contiennent peuvent endommager votre PC si vous finissez par cliquer par accident. C'est pourquoi vous pouvez bloquer le courrier indésirable dans Outlook en cliquant sur des expéditeurs spécifiques. Habituellement, les propres filtres de courrier indésirable et de courrier indésirable d'Outlook feront l'affaire, mais si vous recevez constamment des messages indésirables, vous pouvez utiliser l'application Outlook dans Windows 10 pour bloquer les messages d'un expéditeur spécifique.

Pour bloquer les messages, vous pouvez accéder à l'onglet Accueil, suivi des options de courrier indésirable. Vous devriez alors obtenir une nouvelle fenêtre, qui vous permet de choisir les expéditeurs et les e-mails de quel pays vous souhaitez identifier comme spam. À partir de là, vous pouvez également modifier votre niveau de protection.

Il existe différents niveaux, des listes faible, élevée et sûre uniquement. Faible est généralement préférable si vous ne recevez pas beaucoup de messages indésirables. High est pour si vous recevez beaucoup d'ordure. Et les listes sûres sont les plus restrictives. Microsoft explique chacun de ces éléments en détail sur cette page de support .

Nous avons plus de guides !

Nos meilleures pratiques pour envoyer des e-mails avec Outlook ne sont qu'un début. Nous avons également expliqué certaines de nos astuces préférées pour l'application Outlook , qui inclut les raccourcis clavier et la sauvegarde des e-mails. Et nous avons également partagé quelques conseils et astuces pour tirer le meilleur parti d'Outlook sur le Web . Tout cela fait partie de notre couverture Microsoft 365, que vous pouvez explorer ici pour trouver plus de guides, de procédures, d'articles de presse et bien plus encore.