Si vous avez du mal à envoyer des e-mails ou des courriers en masse aux clients et aux clients en personnalisant le contenu de chaque document, le publipostage peut vous aider. Pour le publipostage, la meilleure combinaison est Excel et Word. Découvrez ici comment effectuer une fusion et publipostage d'Excel vers Word en deux méthodes simples.
Le publipostage est la forme la plus abordable d'automatisation du travail de bureau sur les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables. Il vous suffit de configurer l'application Microsoft Word pour récupérer des données pour les textes d'espace réservé à partir d'une base de données comme un fichier Excel pour un document.
Une fois défini, vous pouvez créer des lettres personnalisées, des enveloppes, des e-mails, des répertoires, des étiquettes d'adresse, etc. en un seul clic. Si vous apprenez à effectuer un publipostage d'Excel vers Word, vous pouvez créer des factures, des factures mensuelles, des détails d'abonnement et de nombreux autres documents officiels pour des centaines et des milliers de clients en quelques clics.
En apprenant à effectuer un publipostage dans Word à partir d'Excel, vous pouvez créer des e-mails et des courriers riches en données et éviter les erreurs humaines qui présentent un risque lors de la création manuelle de tels documents. Commençons donc avec les méthodes pour effectuer un publipostage d'Excel vers Word.
Comment effectuer une fusion et publipostage d'Excel vers Word : méthode manuelle
Il existe deux façons d'effectuer un publipostage d'Excel vers Word. La première est la méthode manuelle dans laquelle vous ajoutez vous-même les textes d'espace réservé pour un document et Word fait le reste pour le reste des courriers ou des e-mails. Découvrez les étapes du publipostage manuel ici :
Créer la source de données sur une feuille de calcul Excel
Tout d'abord, vous devez créer une base de données à partir de laquelle MS Word récupérera les données dans les champs de fusion et publipostage dans le modèle d'e-mail, de courrier, de facture, etc. Vous devez créer la base de données Excel de manière à ce que toutes les données relatives à un destinataire soient disponible sur une seule ligne.
Vous pouvez séparer diverses données sur une seule ligne sous différents en-têtes de colonne. Ces en-têtes de colonne fonctionneront comme la contrepartie des champs de publipostage dans Word. Vous pouvez créer l'en-tête de colonne comme bon vous semble maintenant. Mais plus tard, vous devrez apporter des modifications mineures aux en-têtes de colonne pour faire correspondre les champs dans Word.
Retrouvez ci-dessous les étapes de base pour créer une base de données pour le publipostage dans Excel. Ce didacticiel créera une facture pour une petite entreprise ou une entreprise à domicile où vous pourrez envoyer des factures groupées et des factures mensuelles à des milliers de clients à un prix abordable sans compter sur des solutions en ligne coûteuses ou des agences tierces :
La base de données Excel pour le publipostage Excel vers Word
C'est ça! Vous avez créé avec succès la base de données Excel pour le projet de fusion et publipostage. Bon travail! Commençons à créer le modèle de publipostage dans Microsoft Word.
Créer un e-mail ou un courrier pour votre client
Tout d'abord, vous devez rédiger l'e-mail ou le courrier de facturation que vous souhaitez envoyer à vos clients et clients. La lettre doit contenir des informations de base sur vous, comme indiqué ci-dessous. Ceux-ci sont statiques pour tous les e-mails et courriers.
Le modèle Word pour savoir comment effectuer un publipostage dans Word à partir d'Excel
Faire une fusion et publipostage d'Excel vers Word
Maintenant que vous avez créé le modèle Word sur lequel vous allez ajouter des champs de publipostage, voyons les étapes ci-dessous :
Créer un publipostage de messages électroniques sur Word
Sélection de la table de base de données de fusion et publipostage à partir d'Excel
Jusqu'à présent, vous avez connecté la base de données Excel pour le publipostage à Word. Ensuite, nous apprendrons comment remplir les champs obligatoires dans le modèle de document de publipostage ci-dessous :
Créer une ligne de salutation dans le publipostage pour Word
Création de la partie supérieure de l'e-mail de fusion et publipostage pour les factures
Création des principaux détails de la facture et de la déclaration de clôture sur l'e-mail de fusion et publipostage
Comment effectuer un publipostage d'Excel vers Word manuellement L'ensemble du modèle de publipostage
Comme vous pouvez le voir dans l'aperçu, le montant de la facture n'indique ni la devise ni les décimales. Pour résoudre ce problème, suivez les étapes décrites ici :
Modification des codes de champ à bascule dans le publipostage Word
#$0.00
Basculer les codes de champ pour formater le montant à partir d'Excel
Vous pouvez maintenant mettre en évidence les données importantes dans le modèle d'e-mail. Le publipostage Word effectuera la mise en forme dans tous les autres documents que vous créez dans ce projet de publipostage.
Fin de la fusion dans Word
Une fois prêt, cliquez sur Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels > Tous dans la boîte de dialogue Fusionner les enregistrements . Cliquez sur OK pour créer tous les documents fusionnés pour chaque client dans la base de données Excel.
Apprenez à fusionner manuellement d'Excel à Word
Le publipostage Word créera un nouveau document avec les e-mails fusionnés. Vous devez donc enregistrer le fichier séparément ou envoyer des e-mails immédiatement.
Comment effectuer une fusion et publipostage d'Excel vers Word : Assistant de fusion et publipostage
La deuxième façon d'effectuer un publipostage consiste à utiliser l'assistant de publipostage de Microsoft Word. Cependant, il s'agit d'une méthode délicate. Vous devez modifier la base de données source dans Excel en fonction des champs de publipostage disponibles dans Word. Voici ce que vous devez faire pour essayer le publipostage automatique dans Word :
L'interface utilisateur de l'assistant de fusion et publipostage pas à pas
La deuxième étape du publipostage dans l'assistant de publipostage
Comment effectuer une fusion et publipostage d'Excel vers Word : FAQ
Comment fusionner automatiquement des données d'Excel vers Word ?
Vous pouvez fusionner automatiquement des données vers Word à partir d'Excel à l'aide de la fonctionnalité de fusion et publipostage de Word. Pour cela, vous devez avoir le fichier Excel avec vous. Ensuite, créez un nouveau document Word et commencez à rédiger votre e-mail ou votre courrier. Aux endroits où vous devez importer des valeurs à partir d'Excel, cliquez sur le champ Insérer un publipostage et ajoutez la valeur requise.
Avant cela, vous devez ajouter la base de données Excel en allant dans Mailings > Sélectionner les destinataires > Utiliser une liste existante et choisir le fichier Excel. Une fois que vous avez créé le modèle de document manuellement, finalisez le publipostage et Word créera automatiquement tous les autres e-mails ou courriers pour les destinataires respectifs.
Comment créer un publipostage à partir de données Excel ?
Vous pouvez créer un publipostage à partir de données Excel comme vous le faites habituellement pour une nouvelle liste de contacts ou de contacts à partir d'Outlook. Mais, pour utiliser les données d'une feuille de calcul Excel, suivez ces étapes :
Quelles sont les six étapes du publipostage ?
Selon l'assistant de fusion et publipostage pas à pas, voici les six étapes du publipostage dans Word :
Conclusion
Vous savez maintenant comment effectuer un publipostage d'Excel vers Word en suivant soit la méthode manuelle, soit l'assistant Word Mail Merge. Essayez l'une des méthodes en fonction de votre document de publipostage, de votre base de données et du degré de personnalisation dont vous avez besoin.
N'oubliez pas de commenter ci-dessous si vous connaissez d'autres méthodes simples pour effectuer un publipostage dans Word à partir d'Excel. Vous aimerez peut-être aussi savoir comment imprimer des étiquettes à partir d'Excel à l'aide du publipostage MS Word et fusionner les commentaires et les modifications de plusieurs documents .
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