Le guide ultime de leDiscovery avancée O365

Advanced eDiscovery O365 fournit un flux de travail de bout en bout pour conserver, collecter, réviser, analyser et exporter du contenu qui répond aux enquêtes internes et externes de votre organisation. Il permet également aux équipes juridiques de gérer l'ensemble du flux de travail de notification de suspension légale pour communiquer avec les dépositaires impliqués dans un dossier.

Cet article décrit les étapes nécessaires pour configurer Advanced eDiscovery. Cela inclut la garantie de la licence appropriée requise pour accéder à Advanced eDiscovery et l'ajout de dépositaires aux cas, ainsi que l'attribution d'autorisations à votre équipe juridique et d'enquête afin qu'ils puissent accéder et gérer les cas. Cet article fournit également une vue d'ensemble de haut niveau de l'utilisation des cas pour gérer le flux de travail Advanced eDiscovery pour une enquête judiciaire.

1 licence de découverte électronique avancée Microsoft 365

2 Attribuer des autorisations eDiscovery

3 Configurer le cas eDiscovery avancé

4 Ajouter des dépositaires au cas Advanced eDiscovery

5 Configurer les recherches

6 Créer un ensemble de révision

6.1 Élaborer une stratégie d'examen

6.2 Configurer le panneau d'étiquettes

7 Configurer la journalisation des activités d'audit

8 Paramètres - Paramètres d'analyse et / ou informations de base

9 Créer et envoyer une notification de mise en attente

10 Aperçu des emplois

11 Exporter

Licence de découverte électronique avancée Microsoft 365

La licence pour Advanced eDiscovery nécessite l'abonnement de l'organisation et la licence par utilisateur appropriés.

• Abonnement d'organisation :  pour accéder à Advanced eDiscovery dans le centre de conformité Microsoft 365 ou le centre de sécurité et de conformité, votre organisation doit disposer de l'un des éléments suivants :
  • Abonnement Microsoft 365 E5 ou Microsoft 365 E5
  • Abonnement Microsoft 365 E3 avec module complémentaire de conformité E5
  • Abonnement Microsoft 365 E3 avec le module complémentaire E5 eDiscovery et Audit si vous n'avez pas de plan Microsoft 365 E5 existant et que vous souhaitez essayer Advanced eDiscovery, vous pouvez  ajouter Microsoft 365  à votre abonnement existant ou  vous inscrire pour un essai  de Microsoft 365 E5 .
• Licence par utilisateur :  pour ajouter un utilisateur en tant que dépositaire dans un cas d'eDiscovery avancée, cet utilisateur doit se voir attribuer l'une des licences suivantes, en fonction de l'abonnement de votre organisation :
  • Microsoft 365 : les utilisateurs doivent se voir attribuer une licence Microsoft 365 E5, une licence complémentaire E5 Compliance ou une licence complémentaire E5 eDiscovery and Audit.
  • Microsoft 365 : les utilisateurs doivent disposer d'une licence Microsoft 365 E5. Pour plus d'informations sur l'attribution de licences, voir  Attribuer des licences aux utilisateurs .

Attribuer des autorisations eDiscovery

Pour accéder à Advanced eDiscovery ou être ajouté en tant que membre d'un cas Advanced eDiscovery, un utilisateur doit disposer des autorisations appropriées. Plus précisément, un utilisateur doit être ajouté en tant que membre du groupe de rôles eDiscovery Manager dans le centre de sécurité et conformité. Les membres de ce groupe de rôles peuvent créer et gérer des cas Advanced eDiscovery. Ils peuvent ajouter et supprimer des membres, placer des dépositaires et des emplacements de contenu en attente, gérer des notifications de suspension légale, créer et modifier des recherches associées à un cas, ajouter des résultats de recherche à un ensemble de révision, analyser des données dans un ensemble de révision, et exporter et télécharger à partir d'un Cas d'eDiscovery avancé.

Effectuez les étapes suivantes pour ajouter des utilisateurs au groupe de rôles eDiscovery Manager :

• Accédez aux autorisations .
• connectez-vous à l'aide des informations d'identification d'un compte administrateur dans votre organisation Microsoft 365.
• Sur la page Autorisations, cliquez sur eDiscovery Manager
• Cliquez sur Modifier le groupe de rôles

• Cliquez sur choisir l'administrateur eDiscovery et cliquez sur Modifier

• Maintenant, cliquez sur Ajouter pour ajouter un administrateur et sélectionnez un utilisateur. Vous pouvez cliquer sur Supprimer pour supprimer un utilisateur du gestionnaire eDiscovery

• Une fois terminé, cliquez sur enregistrer
• Ces changements prendront quelques heures à réfléchir.
• Pour plus d'informations sur les autorisations eDiscovery avancées, visitez le site Web de Microsoft .

Configurer le cas eDiscovery avancé

• Accédez au portail de conformité Microsoft Purview
• Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur eDiscovery, puis sur Advanced eDiscovery .

• Sélectionnez Cas dans le menu du haut.
• Dans Cas, cliquez sur Créer un cas pour créer un nouveau cas.

• Sur la page Nouveau dossier eDiscovery, mentionnez un nom et un numéro de dossier .
• Voulez-vous configurer des paramètres supplémentaires après avoir créé ce dossier ? : Non, accédez simplement à la page d'accueil. Je vais utiliser les paramètres de cas par défaut pour l'instant.
• Dans le format Cas, sélectionnez "Nouveau (recommandé)"

• Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des dépositaires au cas Advanced eDiscovery

• Sur la page Test12, cliquez sur l' onglet Collections
• Cliquez + Nouvelle collection

• Sur la page Nouvelle collection, mentionnez un nom et un numéro .

• Dans Choisir les sources de données de garde, vérifiez qu'Exchange et OneDrive sont sélectionnés comme sources de données, puis cliquez sur Suivant

• Choisissez la section Dépositaires pour ajouter les utilisateurs au cas

• Sur la page Choisir les emplacements de garde, vérifiez qu'Exchange et OneDrive sont sélectionnés comme sources de données, puis cliquez sur Suivant.

• Si vous souhaitez mettre en attente le canal des équipes du dépositaire, cliquez sur Ajouter

• Choisissez des équipes

• Vous verrez toutes les équipes auxquelles le dépositaire a accès. Sélectionnez une équipe que vous souhaitez mettre en attente

• Sur la page Sélectionner des emplacements supplémentaires, cliquez sur Suivant

• Sur la page Placer une suspension sur les dépositaires sélectionnés, vérifiez que la suspension est sélectionnée pour les dépositaires

• Cliquez sur terminer

Remarque : sur la page d'investigation, cliquez sur l' onglet Travaux et assurez-vous que l'état du travail d'indexation pour le dépositaire est Réussi, avant de continuer.

Configurer les recherches

• Sur la page Test12, cliquez sur l' onglet Recherches , puis cliquez sur Nouvelle recherche

• Entrez le nom et la description de la page et cliquez sur Suivant

• Sur la page Dépositaires, entrez les noms des dépositaires suggérés, puis cliquez sur Suivant

• Sur la page Non dépositaire, cliquez sur +Ajouter des sources non dépositaires. Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante

Remarque : il peut y avoir du contenu situé dans des boîtes aux lettres et des sites qui ne sont pas associés à un dépositaire, mais qui sont pertinents pour le cas. Les emplacements de contenu où les dépositaires de cas n'ont pas de contrôle administratif, mais peuvent être les propriétaires des données pertinentes, sont appelés sources de données non dépositaires.

• Sur la page Emplacements supplémentaires, cliquez sur Suivant

• Sur la page Critères de recherche, cliquez sur +Ajouter des conditions

• Sélectionner une date

• Configurez la date et cliquez sur Suivant
• Sur la page Vérifier votre recherche, vérifiez vos sélections, cliquez sur Soumettre

Créer un ensemble de révision

• Sur la page Test12, cliquez sur l' onglet Ensembles d'examen et cliquez sur + Ajouter un ensemble d'examen

• Sur la page Ajouter un ensemble de révision, entrez le nom et cliquez sur Ajouter

Élaborer une stratégie d'examen

Si vous disposez d'un très grand volume de données, le tableau de bord Advanced eDiscovery vous permet d'afficher visuellement les rapports et les données eDiscovery.

Avant même de commencer votre processus de révision, le tableau de bord peut vous aider à analyser rapidement votre contenu dans l'ensemble de révision pour identifier les tendances ou les statistiques clés et développer votre stratégie de révision. Le tableau de bord dynamique est personnalisable afin que vous puissiez ajouter, supprimer et configurer des widgets adaptés à votre cas et explorer votre contenu à travers les visuels.

Ici, par exemple, je souhaite uniquement examiner tous les cas d'un domaine d'expéditeur spécifique. Pour ce faire, je vais créer un widget qui me permet de voir ces données avec un graphique à barres. Une fois que j'ai créé le widget, je peux l'utiliser pour m'aider à élaborer ma recherche. En appliquant une condition au widget, je peux filtrer davantage ma recherche, que dans cet exemple je ne veux voir que par le domaine des expéditeurs. Une fois que j'ai spécifié le domaine, je peux l'utiliser pour créer ma recherche et l'enregistrer en tant que requête.

• Cliquez sur Ensembles d'examen en haut et ouvrez l'ensemble d'examen des données de garde

• Dans les résultats individuels, cliquez sur Rechercher dans la vue du profil

• Cliquez sur + Nouveau widget , puis sur Créer un widget personnalisé

• Ajoutez un titre et choisissez un pivot (domaine de l'expéditeur) et choisissez un type de graphique (barre), puis cliquez sur Suivant

• Cliquez sur le widget puis en haut à droite du widget cliquez sur Appliquer la condition

• Sur la page volante, cliquez sur un élément de la clé du widget ou du graphique du widget pour créer un filtre

• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur  Enregistrer en tant que requête  pour enregistrer vos conditions en tant que nouvelle requête de recherche pour l'ensemble de révision

• Fermez la  vue du profil de recherche  pour revenir à la vue des résultats de la recherche.

Configurer le panneau de balises

Dans le cadre de l'ensemble de révision, vous pouvez configurer un panneau de balisage personnalisable pour organiser votre contenu. Par exemple, vous pouvez créer des balises qui identifient le contenu comme réactif ou non réactif, privilégié, etc. Plus tard, vous pouvez utiliser ces balises pour les flux de travail en aval, comme la rédaction de contenu sensible uniquement sur les données marquées comme « réactives », ou exporter tout le contenu marqué. "prêt pour l'exportation".

Cela aide les examinateurs à classer et à éliminer rapidement les données afin de limiter les exportations à l'ensemble de données le plus réactif et le plus pertinent. Vous pouvez également utiliser des modèles d'apprentissage automatique pré-formés pour vous aider à identifier le contenu potentiellement sensible. Pour utiliser les modèles, il vous suffit d'ajouter des sections de balises actives à votre panneau de balises.

• Dans l' onglet Ensembles d'examen , cliquez sur l'ensemble d'examen des données de garde
• Sur la page Données de garde, cliquez sur Gérer l'ensemble de révision

• Faites défiler vers le bas et sous Balises, cliquez sur Gérer les balises

• Sur la page Custodial Data, Tags, cliquez sur +Add section

• Saisissez le titre et la description de la section (facultatif)

• Cliquez sur Enregistrer
• Dans la section Ensemble de balises , cliquez sur les points de suspension verticaux, puis cliquez sur le bouton d'option + Ajouter

• Sous la section Ensemble de balises, sur le nouvel élément de sélection, cliquez sur le champ Saisir une étiquette de sélection et saisissez Tag select

• Cliquez sur Enregistrer.

Configurer la journalisation des activités d'audit

• Sur la page Test12, cliquez sur l'onglet Sources de données, puis sélectionnez les dépositaires

• Sur la page des détails du dépositaire, cliquez sur Afficher l'activité du dépositaire

• Si nécessaire, cliquez sur Commencer à enregistrer les activités des utilisateurs et des administrateurs , puis cliquez sur Activer

• Spécifiez une plage de dates et sélectionnez Rechercher pour afficher les données d'activité récentes du dépositaire

Remarque : Si aucune donnée n'est disponible, connectez-vous en tant que dépositaire et ouvrez quelques fichiers.

• Cliquez sur Fermer pour fermer la page Activités du dépositaire.

Paramètres - Paramètres d'analyse et / ou informations de base

Une fois que vous avez créé le cas, vous pouvez configurer les paramètres du cas en fonction du type de cas dont il s'agit et de la complexité attendue. L'onglet Paramètres est utilisé pour configurer l'analyse de recherche au niveau du dossier.

• Sur la page Test12, cliquez sur l' onglet Paramètres

• Dans la section Recherche et analyse , cliquez sur Sélectionner

• Vérifiez les paramètres d'Analytics
• Cochez les cases et modifiez les paramètres suivants :

Seuil de similarité document et email : 70%
Nombre max de thèmes : 10

• Faites défiler vers le bas et cliquez sur Enregistrer

• Cliquez sur Quitter .

Créer et envoyer une notification de suspension

Les organisations sont souvent tenues d'informer les dépositaires qu'elles sont en attente légale et doivent être en mesure de savoir quand les dépositaires ont été avisés et quand ils ont reconnu la mise en attente légale. Les organisations peuvent désormais gérer leur flux de travail juridique autour des communications des dépositaires à partir d'Advanced eDiscovery dans le centre de conformité.

Les administrateurs peuvent envoyer, collecter et suivre les notifications de suspension légale. Vous pouvez personnaliser les workflows et le contenu des notifications de suspension pour répondre aux besoins de votre organisation.

Vous pouvez pré-remplir des notifications telles que des rappels et des escalades. Lors de la création de ces notifications, vous pouvez ajouter des liens pour vous assurer que les dépositaires reconnaissent avoir reçu ces informations. Un éditeur de texte enrichi est fourni pour créer l'avis de suspension et des variables sont disponibles qui peuvent être utilisées pour créer l'avis.

L'administrateur peut définir s'il s'agit d'une nouvelle émission, d'une réémission ou d'une libération de la suspension de la communication et définir le contenu de la suspension, ainsi qu'utiliser des variables communes telles que le nom d'affichage, le lien d'accusé de réception, etc.

• Cliquez sur l' onglet Communications et sélectionnez + Nouvelle communication

• Entrez le nom et sélectionnez un agent émetteur

• Cliquez sur Suivant

Remarque : Toutes les notifications de garde seront envoyées au nom de l'agent de délivrance.

• Créez l' avis de suspension à l'aide de l'éditeur de texte enrichi et des champs de fusion. Vous pouvez copier la lettre comme suit et mettre à jour les champs de l'avis de suspension. Dans l'éditeur de texte, mettez en surbrillance Remplacer par ACKNOWLEDGMENT LINK , puis cliquez sur le bouton Acknowledgment Link situé en haut de l'éditeur pour insérer le champ de fusion.

Commande en attente

Confidentiel

À : {{DisplayName}}
De : Bureau du directeur juridique
Date : {{IssuingDate}}

La société a reçu une assignation à comparaître de la SEC qui exigera la collecte et la production de certains documents de la société dans le cadre d'une enquête sur un délit d'initié. Nous avons l'intention de nous conformer pleinement à l'assignation et de coopérer à l'enquête de la SEC.

Afin de se conformer pleinement à l'assignation de la SEC, il est essentiel que tous les documents décrits dans la pièce jointe (y compris les documents papier ainsi que les données et documents électroniques) soient conservés, et que toute destruction ou mise au rebut de routine de ces documents ou données, qu'ils soient conformément aux politiques officielles de l'entreprise ou autrement, être suspendu jusqu'à nouvel ordre. Cela inclut la désactivation de toutes les fonctions de « suppression automatique » et la garantie que les bandes de sauvegarde sont conservées et non écrasées ou supprimées. Si vous avez une question quant à savoir si quelque chose doit être préservé ou non, du côté de le conserver jusqu'à avis contraire d'un conseiller juridique.

Cette politique s'applique à tous ces documents, qu'ils soient conservés au bureau, dans des installations de stockage hors site ou à votre domicile. Cela inclut non seulement les documents officiels de l'entreprise, mais également des documents tels que des notes manuscrites, des brouillons, des calendriers, etc. De plus, si quelqu'un sous votre supervision a la garde ou le contrôle de ces documents ou données et qu'il n'est pas répertorié comme destinataire de ce mémorandum, veuillez le lui transmettre immédiatement. Si vous connaissez d'autres personnes qui devraient recevoir ce mémorandum, ou si vous connaissez des documents indépendants de notre volonté qui devraient être conservés, veuillez en informer {{IssuingOfficerEmail}} immédiatement.

Des instructions détaillées concernant les procédures de collecte de documents suivront sous peu et seront conçues pour minimiser les perturbations de vos activités commerciales quotidiennes. Jusqu'à ce que ces instructions soient fournies, tous les documents et fichiers doivent être conservés comme ils sont conservés dans le cours normal des affaires.

L'assignation ne doit pas être discutée en dehors de toute discussion nécessaire à la préservation et à la conformité des documents, ou dans les communications avec l'avocat de la société. Il ne devrait y avoir aucune discussion avec des tiers.

Nous vous demandons de prendre connaissance de cet avis en cliquant sur le lien ci-dessous

Remplacer par LIEN DE RECONNAISSANCE

Si vous avez des questions concernant cet avis, veuillez contacter {{IssuingOfficerEmail}}

• Une fois le contenu du portail créé, cliquez sur Suivant
• Sur la page Définir les notifications - Obligatoires, cliquez sur Modifier et créez de nouvelles notifications d'émission, de réémission et de publication.

Emission :
Destinataire : Tous les dépositaires
Objet : Emission de la notification de blocage
Organe : Il s'agit de l'émission de la notification de blocage.
{{IssuingOfficerEmail}}

Réémission :
Destinataire : Tous les dépositaires
Objet : Réémission de la notification de blocage
Organe : Il s'agit de la réédition de la notification de blocage.
{{IssuingOfficerEmail}}

Libération :
Destinataire : Tous les dépositaires
Objet : Libération de la notification de blocage
Organe : Il s'agit de la libération de la notification de blocage.
{{IssuingOfficerEmail}}

Note : Vous pouvez ajouter un CC\BCC si nécessaire.

• Une fois les notifications d'ensemble requises créées, cliquez sur Suivant
• Sur la page Définir les notifications – Facultatif , cliquez sur Suivant. Les notifications facultatives incluent un workflow de rappel et d'escalade pour envoyer des messages récurrents aux dépositaires spécifiés et/ou à leur responsable
• Sur la page Choisissez les dépositaires que vous souhaitez notifier, vérifiez que tous les dépositaires sont sélectionnés et cliquez sur Suivant

• Sur la page Vérifier vos paramètres, vérifiez les paramètres et cliquez sur Envoyer.

Aperçu des emplois

Tout processus dans Advanced eDiscovery qui prend plus de quelques secondes est créé en tant que tâche. L'onglet Travaux suit l'état des travaux en cours d'exécution ou terminés.

• Sur la page Test 12, cliquez sur l' onglet Tâches . Cliquez sur le bouton Filtrer

• À côté de Type, sélectionnez les éléments à afficher et à masquer pour exposer ses détails

• Facultatif : Faites défiler jusqu'en bas des filtres et répétez l'affichage et le masquage des filtres appliqués pour les sections Statut et Portée .

• Cliquez sur Appliquer .

Exporter

Dans certains cas, un avocat ou un autre tiers peut simplement avoir besoin de télécharger cinq documents d'un dossier pour une déposition spécifique, et dans ce cas, nous fournissons l'option de téléchargement.

• Sur la page Test12, cliquez sur l' onglet Ensembles d'examen , puis cliquez sur l'ensemble d'examen des données de garde
• Cliquez sur le menu déroulant Action , puis sur Exporter

• Entrez le nom de l'exportation et cliquez sur Exporter

• Dans le Un emploi a été créé ! boîte de dialogue, cliquez sur OK

• Pour suivre son statut, allez sur la page Test12, cliquez sur l' onglet Jobs

• Après avoir réussi, sélectionnez le travail et cliquez sur Exporter pour télécharger les données.

A lire aussi : Microsoft Cloud App Security : Le guide définitif

C'est ainsi que la découverte électronique avancée O365 se concentre sur les documents clés pour prendre des décisions plus rapides et plus éclairées.

Maintenant c'est ton tour:

Quelle stratégie du guide d'aujourd'hui allez-vous essayer en premier ? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.

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