Trouver du temps pour une réunion dans Outlook : le meilleur guide (2022)

Dans cet article, je vais approfondir ce que propose ce Find Time for meeting dans Outlook.

Alors sans plus tarder, commençons.

1 Qu'est-ce que les perspectives de FindTime ?

2 Comment fonctionne FindTime ?

3 Qui peut utiliser Outlook FindTime ?

4 Comment utiliser Outlook FindTime ?

5 Utilisation de la perspective FindTime

6 Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin de FindTime ?

7 FindTime contre Doodle

7.1 Que propose Doodle ?

7.2 Griffonnage 1 : 1

7.3 L'application Doodle

Qu'est-ce que les perspectives de FindTime ?

• FindTime Outlook est un complément gratuit qui aide les employés à établir un consensus sur le meilleur moment pour tenir une réunion.
• L'outil interroge les participants potentiels à la réunion pour déterminer leurs préférences et classe l'opportunité de réunion disponible la plus favorable.
• Une fois qu'un consensus se forme, FindTime peut créer la réunion en votre nom et enverra automatiquement les invitations, vous faisant gagner du temps et des tracas.
• Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous essayez de planifier des réunions avec des personnes extérieures aux organisations.

Comment fonctionne FindTime ?

• Les invitations à voter sur les heures de réunion peuvent être envoyées à diverses adresses e-mail. Ceux-ci incluent Yahoo, Gmail et d'autres fournisseurs.
• Avec les données fournies par les utilisateurs, FindTime peut rapidement déterminer les jours et les heures qui fonctionneront le mieux.
• Le programme peut trouver des ouvertures dans l'emploi du temps de chaque personne qui fonctionneront pour les réunions.
• La personne qui envoie les invitations peut alors proposer plusieurs horaires sélectionnés pour la réunion. Les participants qui ont reçu des invitations voteront tous à l'heure qu'ils souhaitent.
• Une fois l'heure de la réunion choisie, FindTime envoie un avis à chaque participant.

Qui peut utiliser Outlook FindTime ?

• Pour utiliser FindTime, il est nécessaire que la personne ou l'entreprise qui organise la réunion dispose des applications Microsoft 365 pour les entreprises.
• Il peut également être utilisé avec un compte Entreprise disposant d' Exchange Online .
• Il est important de savoir que les destinataires des réunions programmées à l'aide de FindTime n'ont pas besoin d'installer le complément.
• Si une personne reçoit une demande de quelqu'un qui a FindTime, cette personne peut toujours voter sur les heures de réunion sans avoir l'application. En fait, ils n'ont même pas besoin de Microsoft 365. Il suffit d'avoir un email pour être destinataire.

Comment utiliser Outlook FindTime ?

L'installation est incroyablement facile. Tout ce dont une personne a besoin, ce sont les applications Microsoft 365 pour les entreprises. Il peut également être installé sur Exchange Online via un compte Entreprise. Selon  le support Microsoft , il est nécessaire de suivre les étapes suivantes pour installer FindTime Outlook Web.

Ouvrez Outlook et sélectionnez « Obtenir des compléments » dans le ruban Accueil.

Recherchez ou localisez " FindTime " et cliquez sur Ajouter . Lorsque vous avez terminé, fermez la fenêtre Add-Ins.

Le complément FindTime est maintenant installé. À partir de vos vues Boîte de réception ou Calendrier, cliquez sur plus d'options (…) et vous verrez le bouton FindTime. Cliquez sur ce bouton pour commencer.

Pour utiliser la réponse avec le sondage de réunion, sélectionnez l'e-mail et cliquez sur plus d'options et cliquez sur " Répondre avec le sondage de réunion "

Utilisation de la perspective FindTime

Vous pouvez sélectionner l'option FindTime lorsque vous rédigez un nouveau message électronique OU lorsque vous répondez à une option de courrier électronique existante.

• Dans un nouvel e-mail, cliquez sur plus d'options (…) et sélectionnez  Nouveau sondage  de réunion dans la section FindTime du ruban en haut à droite.

• Lorsque vous répondez à un e-mail existant, cliquez sur plus d'options et cliquez sur « Répondre avec un  sondage de réunion » dans la section FindTime du ruban en haut à droite.
• Lorsque vous cliquez sur le bouton FindTime (« Nouveau sondage de réunion » ou « Répondre avec le sondage de réunion »), FindTime recherchera votre calendrier et le calendrier de tout autre employé et suggérera les meilleures dates et heures de réunion disponibles.

• Les icônes de personnes indiquent si des invités sont requis et leur disponibilité

Informations Complémentaires:

• Les réunions en ligne sont activées par défaut, cochez la case Réunion en ligne pour la désactiver.
• Lorsque la réunion en ligne est sélectionnée, FindTime planifiera une réunion Microsoft Teams .
• FindTime utilisera celui qui a été défini par votre organisation comme canal de réunion en ligne par défaut.
• Sélectionnez Paramètres de réunion et activez/désactivez les options.

Sélectionnez  Paramètres du sondage  et basculez les  options ON/OFF  .

Remarque :  Vous pouvez toujours supprimer les heures de réunion sélectionnées à ce stade en sélectionnant  X  dans la  liste Heures  sélectionnées.

• M'informer des mises à jour du sondage : vous recevrez un e-mail chaque fois qu'un participant vote. Le message inclut l'état actuel du sondage et une option de programmation.
• Planifier lorsque les participants parviennent à un consensus : un événement de calendrier est automatiquement planifié si tous les participants requis ont voté en faveur d'une option d'heure spécifique. Si plusieurs options sont disponibles, la première option sera programmée.
• Maintenir les heures sélectionnées sur mon calendrier : Un événement provisoire est placé sur votre calendrier pour chaque option de temps que vous proposez. Toutes les suspensions sont supprimées lorsque la réunion est programmée ou que le sondage est annulé.
• Verrouiller le sondage pour les participants : les participants ne pourront pas suggérer de nouveaux horaires ni modifier d'autres participants.
• Exiger des participants qu'ils vérifient leur identité : pour éviter le vote anonyme, les participants devront s'authentifier avant de voter.
• Notifications par e-mail dans la langue FindTime : la langue dans laquelle vous utilisez FindTime sera utilisée pour envoyer les notifications par e-mail associées. Sinon, ces notifications seront envoyées en anglais.

Une fois que vous avez passé en revue les options et la date/l'heure, cliquez sur « Ajouter à l'e-mail ».

Les heures suggérées seront ajoutées au corps de votre message. Vous pouvez maintenant envoyer le message.

Des détenteurs provisoires de lieu de réunion seront créés sur votre calendrier pour chaque suggestion que vous avez faite. Une fois que toutes les réponses sont reçues et que vous avez sélectionné une date/heure finale pour cette réunion, tous les autres espaces réservés seront automatiquement supprimés de votre calendrier.

FindTime créera des événements de calendrier temporaires intitulés « HOLD » suivi du nom de la réunion. Ceux-ci resteront en place jusqu'à ce que tous les participants se soient mis d'accord sur une heure. Une fois que tous les invités se sont mis d'accord sur une heure, FindTime enverra un événement de calendrier final et supprimera
tous les événements avec le titre « HOLD ».

Vous recevrez des confirmations par e-mail et des mises à jour lorsque les destinataires soumettront leurs votes. Les destinataires recevront un e-mail FindTime où ils pourront voter :

Vous pouvez toujours vérifier l'état de votre demande FindTime en cliquant sur "Voir l'état/les heures mises à jour" sur une réunion.

FindTime vous enverra un e-mail de confirmation avec des boutons de contrôle pour vérifier les réponses. Une fois que vous avez toutes les réponses dont vous avez besoin, vous pouvez cliquer sur le bouton « Planifier » dans l'e-mail pour finaliser la réunion et envoyer les invitations.

Sélectionnez Modifier les options pour modifier les paramètres de la réunion, si nécessaire.

Remarque : Si vous apportez des modifications et réinsérez les heures de réunion, vous devez supprimer manuellement l'invitation d'origine.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin de FindTime ?

FindTime est facile à mettre en œuvre et peut être utilisé par tout type d'employé. Gagner du temps et augmenter la productivité dans les mêmes 24 heures est quelque chose que chaque organisation s'efforce d'atteindre. TechRepublic  indique plusieurs bonnes raisons pour lesquelles une entreprise voudrait utiliser FindTime.

• FindTime est facile à utiliser.
• FindTime n'est nécessaire que pour la personne qui planifie la réunion.
• FindTime met fin aux tracas des allers-retours entre ceux qui tentent de planifier une réunion.
• FindTime configure la réunion et informe chaque personne invitée.
• FindTime fait partie de Microsoft 365, que beaucoup de gens possèdent déjà.

FindTime Outlook est un complément que presque tous les types d'entreprises, grandes ou petites, trouveront utiles. Passer plus de temps à essayer de programmer une réunion au lieu d'y assister appartiendra au passé avec FindTime.

FindTime contre Doodle

• À quelle fréquence recherchez-vous des rendez-vous où plusieurs personnes ont du temps ? On en a envie tous les jours, qu'il s'agisse d'une réunion, d'une fête d'entreprise, d'un dîner ou d'une visite privée au cinéma entre amis.
• Cela peut être très éprouvant pour les nerfs de réunir beaucoup de gens, mais nous savons comment nous entraider et laisser les outils nous soutenir.
• La plupart d'entre vous ont probablement entendu parler de  Doodle  ou même créé vous-même des sondages.

Que propose Doodle ?

• Doodle est le  service de sondage gratuit  que beaucoup d'entre vous ont probablement utilisé, y compris moi-même. Que ce soit pour prendre rendez-vous ou pour une enquête sur qui aimerait manger quoi au barbecue.
• Les sondages sont rapides et faciles à créer. En plus des rendez-vous, comme mentionné, d'autres contenus peuvent également être interrogés.
• Même divers réglages peuvent encore être effectués, tels que "Si nécessaire", c'est-à-dire que l'option fonctionne pour moi, mais n'est pas optimale ou qu'une seule option peut être sélectionnée par participant.
• Le sondage caché est également pratique pour que le nom et le vote soient confidentiels et que seul le créateur puisse voir les résultats.
• Une fois l'enquête terminée, vous pouvez transmettre le lien et toute personne disposant du lien peut participer à l'enquête. Et tout cela en tant que service gratuit. Vous n'avez même pas besoin d'un compte Doodle - pas mal non ?.

À première vue, la version gratuite ne peut pas :

• Fixer la date limite – Détermine la date limite pour voter
• Obtenir les coordonnées – Demandez aux gens de remplir leur adresse e-mail, adresse ou numéro de téléphone
• Activités de tous les invités - Voir qui est toujours porté disparu ou qui a déjà reçu et ouvert l'invitation
• Vous pouvez également envoyer des rappels
• Pas de publicité
• Griffonnage 1 : 1

Griffonnage 1 : 1

La  fonction Doodle 1:1  est incluse dans les deux versions payantes et vous offre la possibilité d'informer une personne de vos rendez-vous gratuits afin qu'elle n'ait ensuite qu'à choisir celui qui lui convient le mieux. Que ce soit avec des collègues, des partenaires externes ou des clients, une réunion peut être organisée en quelques clics.

L'application Doodle

Nous avons également testé l'  application Doodle pour vous avec le compte gratuit  et il est également très facile d'y créer des sondages. Et une fonctionnalité intéressante spécialement pour un usage privé : après avoir créé l'enquête, vous pouvez non seulement envoyer le lien, mais également utiliser WhatsApp ou Facebook Messenger pour diffuser l'enquête.

Pour obtenir plus d'informations sur Find Time for meeting in outlook, visitez le site Web de Microsoft .

Maintenant, j'aimerais avoir de vos nouvelles :

Quelle conclusion du rapport d'aujourd'hui avez-vous trouvé la plus intéressante ? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai couvert.

Quoi qu'il en soit, j'aimerais vous entendre. Alors allez-y et laissez un commentaire ci-dessous.