Comment créer une balise de groupe dans Microsoft Teams

Les conversations de groupe et les fils de discussion de groupe sont courants dans l'application de discussion moyenne. Le seul problème avec une conversation de groupe est que tout le monde parle et il est difficile de dire quand quelqu'un s'adresse directement.

Pour rendre une conversation plus facile à suivre et pour s'adresser directement à quelqu'un dans une discussion de groupe, les applications permettent aux utilisateurs de « mentionner » d'autres utilisateurs. Cela se fait normalement en taguant un utilisateur qui recevra alors une notification spéciale lui indiquant qu'il a été mentionné par quelqu'un d'autre.

Mentionner les utilisateurs dans Microsoft Teams

Microsoft Teams , comme la plupart des applications de chat modernes, permet aux utilisateurs de mentionner d'autres membres de l'équipe dans une conversation. Ils peuvent mentionner un ou plusieurs utilisateurs en insérant le symbole @, suivi d'un nom d'utilisateur.

Mentionner un membre de l'équipe est facile, mais lorsque vous devez mentionner plusieurs membres de l'équipe, il y a toujours une chance que quelqu'un vous manque. Pour faciliter les choses, Microsoft Teams a des balises de groupe qui peuvent être utilisées pour mentionner plusieurs personnes avec une seule balise.

1. Balises de groupe dans Microsoft Teams

Pour créer une balise de groupe dans Microsoft Teams, vous devez être un administrateur d'équipe. Les utilisateurs ordinaires n'ont pas les droits nécessaires pour créer une balise de groupe.

1. Ouvrez Microsoft Teams.
2. Accédez à l' onglet Équipes dans la colonne de gauche.
3. Cliquez sur le bouton Plus d'options à côté de l'équipe pour laquelle vous souhaitez ajouter une étiquette de groupe.
4. Sélectionnez Gérer les balises dans le menu.
5. Cliquez sur Créer une balise.
6. Donnez un nom à la balise. Le nom est celui que les utilisateurs saisiront lorsqu'ils souhaiteront « mentionner » plusieurs utilisateurs. Assurez-vous que le nom de la balise n'est pas trop long.
7. Sélectionnez les utilisateurs qui seront alertés lorsque cette balise est utilisée.
8. Cliquez sur Créer.

Remarque : Les balises de groupe peuvent être utilisées par n'importe qui, et pas seulement par les administrateurs d'équipe, mais les administrateurs d'équipe peuvent restreindre leur utilisation pour certains membres de l'équipe.

2. Utiliser une balise de groupe

Pour utiliser une balise de groupe, procédez comme suit.

1. Dans Microsoft Teams, sélectionnez Teams dans la colonne de gauche.
2. Sélectionnez un canal d'équipe.
3. Cliquez sur « Nouvelle conversation ».
4. Saisissez le symbole @ et faites -le suivre par le nom de la balise de groupe.
5. Saisissez votre message et envoyez-le.
6. Tout le monde dans la balise de groupe sera alerté du message.

3. Modifier une balise de groupe

Vous pouvez facilement ajouter ou supprimer des utilisateurs d'une étiquette de groupe, mais comme la création d'une étiquette de groupe, il faut des droits d'administrateur, tout comme la modification d'un.

1. Connectez-vous à Microsoft Teams avec un compte d'administrateur d'équipe.
2. Accédez à l' onglet Équipes.
3. Cliquez sur le bouton Plus d'options à côté de l'équipe pour laquelle vous souhaitez modifier les balises.
4. Sélectionnez Gérer les balises.
5. Sélectionnez la balise que vous souhaitez modifier.
6. Cliquez dans le champ Ajouter des personnes et saisissez le nom des nouveaux utilisateurs que vous souhaitez ajouter à la tâche.
7. Cliquez sur le bouton Plus d'options à côté d'un utilisateur ajouté et sélectionnez Supprimer pour le supprimer de la balise.
8. Cliquez sur le nom de la balise pour la modifier.

Balises de groupe renommées/modifiées

Une étiquette de groupe, une fois modifiée, ne changera pas son nom dans les anciens messages. Par exemple, supposons que vous ayez une balise nommée Tout et que vous l'utilisiez pour envoyer des messages. Quelques jours après avoir utilisé cette balise, vous la renommez en Tout le monde.

Lorsque vous parcourez l'historique des conversations, la balise « Tous » apparaîtra toujours lorsqu'elle a été utilisée. Passez la souris dessus et une fenêtre contextuelle affichera son nouveau nom. Pour les conversations futures, vous utiliserez le nouveau nom du tag.

Quant aux membres, ils seront édités pour les anciennes et les nouvelles conversations. Lorsque vous revenez à une conversation dans laquelle un tag a été utilisé, le nombre actuel de personnes incluses s'affichera. Cela signifie qu'il y avait peut-être plus ou moins de personnes dans la balise lorsqu'elle a été utilisée à l'origine.

Conclusion

Le balisage de groupe est une fonctionnalité que vous ne trouverez pas sur les applications de chat occasionnelles comme Facebook Messenger, mais les applications de chat qui sont orientées vers la productivité et l'utilisation sur le lieu de travail auront normalement quelque chose comme ça. Le concept n'est pas étranger puisque de nombreux clients de messagerie avancés ont une fonctionnalité similaire pour les groupes de messagerie.