Microsoft Teams में फ़्लो कैसे बनाएँ और आप उत्पादक बने रहने में अपनी मदद क्यों करना चाहते हैं

Power Automate और Microsoft Flow के साथ, आप अपने व्यवसाय पर नज़र रखने और अपनी उत्पादकता बढ़ाने में मदद करने के लिए कुछ "प्रवाह" बना सकते हैं। ऐसे।

Microsoft Teams पर Power Automate ऐप को Teams के बाएँ हाथ के साइडबार में ऐप कैटलॉग से इंस्टॉल करके सेट करें

एक बार सेट हो जाने पर, आपको Power Automate के होम पेज पर ले जाया जाएगा। न्यू फ्लो बटन पर क्लिक करें। फिर, वह चुनें जो Microsoft Teams के साथ फ़िट हो।

अपने खातों को प्रवाह के साथ जोड़ना सुनिश्चित करें, इसे हल्का हरा बनाने के लिए

जारी रखें और स्क्रीन पर दिए गए निर्देशों का पालन करें और फिर फ़्लो बनाएँ पर क्लिक करें

प्रवाह टीमों में भर जाएगा, और यह मुख्य Power Automate पृष्ठ पर सूची में दिखाई देगा

क्या आप कभी टीम के अंदर होने वाली गतिविधियों के बारे में दस्तावेज़ अपलोड किए जाने, प्रपत्रों पर हस्ताक्षर किए जाने, या यहां तक ​​कि प्लानर में पूर्ण किए जा रहे कार्यों के बारे में सूचना प्राप्त करना चाहते हैं? आमतौर पर, चीजों को गति देने के लिए आपको इनमें से प्रत्येक Microsoft 365 ऐप को व्यक्तिगत रूप से जांचना पड़ सकता है। हालाँकि, Power Automate और Microsoft Flow के साथ, आप अपने व्यवसाय पर नज़र रखने और अपनी उत्पादकता बढ़ाने में मदद करने के लिए कुछ "प्रवाह" बना सकते हैं। आज हम आपको दिखाएंगे कि आप ऐसा कैसे कर सकते हैं।

टीमों में Power Automate जोड़ना

सबसे पहले चीज़ें, आगे बढ़ने के लिए आपको Microsoft Teams में Power Automate को जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए, टीम्स साइडबार में ऐप्स सेक्शन पर क्लिक करें। वहां से Power Automate सर्च करें। फिर, खुलने वाले Power Automate ऐप को चुनें और पर्पल ऐड बटन चुनें। यदि आप सभी उपयोगकर्ताओं के लिए एक विशिष्ट चैनल या पूरी टीम में प्रवाह चाहते हैं, तो आप डाउन एरो भी चुन सकते हैं और टीम में जोड़ें चुन सकते हैं, यदि आपके पास सभी के लिए ऑटोमेशन जोड़ने का विशेषाधिकार है। एक बार हो जाने के बाद, आपको Power Automate ऐप को टीम्स में साइडबार में खुला हुआ देखना चाहिए।

टीमों में एक प्रीमियर, "लोकप्रिय" प्रवाह बनाना

इसके बाद, आपको एक फ़िल्टर किए गए विकल्प पर ले जाया जाना चाहिए जो आपको केवल Microsoft Teams Flows और Templates दिखा रहा हो। यदि आप चाहें तो खोज फ़्लो बटन के आगे फ़िल्टर बटन पर क्लिक करके अन्य प्रवाहों को फ़िल्टर कर सकते हैं (लेकिन उस पर बाद में और अधिक।) वैसे भी, आपको टीम में प्रवाह के लिए कुछ लोकप्रिय टेम्पलेट्स पर भी ध्यान देना चाहिए। ये Microsoft द्वारा पूर्व-निर्मित टेम्प्लेट हैं, जिन्हें आप कुछ ही क्लिक के साथ सक्षम कर सकते हैं, किसी कोडिंग की आवश्यकता नहीं है!

हम पहले इन पर ध्यान देंगे, क्योंकि ये सबसे लोकप्रिय हैं और टीमों में सूचनाओं की कुछ सबसे सामान्य जरूरतों को पूरा करने में मदद करते हैं। यहां नीचे एक सूची दी गई है, लेकिन ध्यान रखें कि आप Power Automate ऐप के निचले भाग में सभी टीम टेम्पलेट देखें चुनकर सभी टीम प्रवाह की सूची देख सकते हैं। सामान्यतया, टीम सूची में कोई भी प्रवाह सेट अप करने के लिए सीधे आगे होगा, बस कुछ सरल चरणों की आवश्यकता होगी।

• एक नया फ़ॉर्म प्रतिक्रिया सबमिट होने पर एक टीम को सूचित करें
• जब प्लानर में किसी कार्य की स्थिति पूर्ण होने के लिए बदल जाती है, तो चैनल को सूचित करें
• SharePoint सूची में कोई नया आइटम बनाए जाने पर टीम को सूचित करें
• OneNote में संदेश सहेजें
• संदेश से कार्य आइटम बनाएं
• Trello बोर्ड में कोई नया कार्य जोड़े जाने पर टीम को सूचित करें
• Azure DevOps में किसी कार्य आइटम की स्थिति बदलने पर टीम को सूचित करें
• PowerBI में अलर्ट चालू होने पर टीम को सूचित करें।

यदि आप जो प्रवाह चाहते हैं वह इस सूची में है, तो उस पर क्लिक करें। आपको एक पॉपअप संदेश मिलेगा, जिससे आप इसे कॉन्फ़िगर कर सकेंगे। उदाहरण के तौर पर हम प्लानर में कार्य परिवर्तन के लिए प्रवाह का उपयोग कर रहे हैं। आमतौर पर, आपको एक बॉक्स देखना चाहिए जो आपको प्रवाह का नाम दे। फिर, उसके नीचे, साइन-इन (या कनेक्टर) की एक सूची होगी जिसकी आपको आवश्यकता होगी। सुनिश्चित करें कि आपने प्रत्येक में साइन इन किया है, और फिर जारी रखें पर क्लिक करें और ऑन-स्क्रीन निर्देशों का पालन करें। हमारे मामले में, हमें जारी रखने के लिए प्लानर समूह आईडी, योजना आईडी, टीम टीम और फिर चैनल को कॉन्फ़िगर करने और चुनने की आवश्यकता होगी।

जब हो जाए, तो आप क्रिएट फ्लो चुन सकते हैं। और फिर आपको यह कहते हुए एक पॉपअप संदेश देखना चाहिए कि आपका वर्कफ़्लो बना दिया गया है। यह अब मुख्य Power Automate पृष्ठ पर प्रवाहों की सूची में प्रकट होता है! और यह अब से अपने आप चलने लगेगा।

टीमों में अन्य और कस्टम प्रवाह बनाना

Power Automate के लिए धन्यवाद, आप केवल टीम के लिए थीम वाले फ़्लो तक ही सीमित नहीं हैं। आप चाहें तो और भी Flows बना सकते हैं. आप स्क्रीन के शीर्ष पर, खोज बॉक्स के बगल में स्थित फ़िल्टर बटन पर क्लिक करके और सभी टेम्पलेट चुनकर इन्हें टॉगल कर सकते हैं। फिर, एक श्रेणी चुनने के लिए बाईं ओर देखें। चरण वही होंगे, जिनके लिए आपको साइन इन करने और खातों को जोड़ने की आवश्यकता होगी, जैसा कि हमने ऊपर किया था।

यदि आप अधिक उन्नत उपयोगकर्ता हैं, तो आप टेम्पलेट का अनुसरण किए बिना, अपने दम पर एक रिक्त प्रवाह भी बना सकते हैं। Power Automate में बनाएँ टैब पर क्लिक करें, और फिर रिक्त से बनाएँ चुनें। वहां से, आपको ट्रिगर्स और क्रियाओं की एक सूची दिखाई देगी। आपको सभी के अंतर्गत कुछ थीम भी दिखाई देंगी. ट्रिगर और क्रियाओं को फ़िल्टर करने के लिए अपनी थीम चुनें।

फिर, स्क्रीन पर दिए गए निर्देशों का पालन करते हुए एक ट्रिगर चुनें। ट्रिगर समाप्त होने के बाद, स्क्रीन पर निर्देशों और विज़ार्ड का पालन करके कार्रवाई सेट करें। प्रत्येक प्रवाह में निर्देशों का एक अलग सेट होता है, लेकिन यह समझने के लिए बहुत सीधा है। फिर आप शीर्ष पर परीक्षण बटन पर क्लिक करके प्रवाह का परीक्षण कर सकते हैं। आप फ़्लो चेकर को भी चुनकर त्रुटियों के लिए प्रवाह की जाँच कर सकते हैं। तैयार होने पर, सहेजें पर क्लिक करें और आपका प्रवाह क्रिया में आ जाएगा।

प्रवाह की जाँच करना और हटाना

अब जबकि आपने अपने प्रवाह बना लिए हैं, आप उन्हें आसानी से हटा सकते हैं, या संपादित भी कर सकते हैं। साइडबार में (...) पर क्लिक करके और फिर होम टैब पर क्लिक करके बस टीमों में Power Automate ऐप खोलें। वहां से, आपको अपने प्रवाह की एक सूची देखनी चाहिए। आप अपने माउस को दाईं ओर ले जा सकते हैं, और सूची में तीन बिंदुओं पर क्लिक कर सकते हैं और फिर फ़्लो को हटाने के लिए संपादित करें या हटाएं चुनें। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आप यह देखने के लिए रन हिस्ट्री भी देख सकते हैं कि यह कैसे चल रहा है, यह खराब हो गया है।

अनंत संभावनाओं की बस शुरुआत!

पावर के साथ टीमों में फ्लो बनाना ऑटोमेट संभावनाओं की शुरुआत मात्र है। Microsoft के पास PowerApps नामक एक प्लेटफ़ॉर्म है, जो आपको समान टेम्प्लेट का उपयोग करके अपने व्यवसाय के लिए अपने स्वयं के कस्टम ऐप बनाने की सुविधा देता है। आप इसके बारे में यहां और जान सकते हैं । और याद रखें, अधिक समाचार और जानकारी के लिए हमारा Microsoft 365 हब देखें।