Usa le-mail di archiviazione su Outlook per liberare spazio (2022)

Oggi ti mostrerò come utilizzare l'e-mail di archivio su Outlook per ripulire la tua casella di posta (VELOCE)

Tutti noi ci affidiamo alle e-mail in un modo o nell'altro, ma queste e-mail occupano spazio man mano che si accumulano, tutto è più lento, le e-mail non arrivano a te e un giorno apri la tua casella di posta e "MAILBOX PIENA La tua casella di posta è piena , potresti non essere in grado di inviare o ricevere articoli”. cosa fai? Come ripulire una casella di posta traboccante, soprattutto dopo anni di raccolta di messaggi? Fortunatamente, non è difficile una volta che conosci alcuni trucchi.

Determina la dimensione della cassetta postale

• Iniziamo scoprendo qual è la dimensione della tua attuale casella di posta. Per farlo, fai semplicemente clic sul file in alto, questo ti porterà alle informazioni sull'account. Sotto le impostazioni della casella di posta, vedrai le dimensioni complessive.

• È necessario fare clic con il pulsante destro del mouse sulla casella di posta e selezionare le proprietà del file, quindi fare clic sulla dimensione della cartella.

• Il numero interessante è la dimensione totale, comprese le sottocartelle.

• Ecco quanto è grande attualmente la tua casella di posta. Se è superiore a 5 GB, dovresti considerare di lavorarci sopra.

Elimina i messaggi di posta nel cestino

Come puoi ridurre le dimensioni della tua casella di posta? Bene, esaminiamo le opzioni. L'opzione uno è usare la pulizia manuale. Un buon modo per iniziare è sempre svuotare la spazzatura. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse sugli elementi eliminati e selezionare la cartella vuota. Eliminerà definitivamente gli elementi lì dentro. Questo non può essere annullato, quindi ovviamente assicurati di non aver più bisogno di quegli elementi. Nel mio caso, ne sono sicuro.

Ripulisci i vecchi articoli – Archiviazione manuale

Il prossimo passo è archiviare i vecchi messaggi a cui potresti aver bisogno di accedere a un certo punto. Spesso è necessario conservare gli articoli per un certo numero di anni per motivi fiscali e legali, quindi non vuoi eliminarli, ma non vuoi nemmeno che occupino spazio nella tua casella di posta. Questo è per l'archiviazione. L'archiviazione rimuove fisicamente i vecchi elementi dalla casella di posta di Outlook per separare il file di dati o il file PST sul computer locale.

• Lascia che ti mostri come puoi farlo. Torniamo al file in alto e dal menu a discesa Strumenti, selezioniamo ripulisci vecchi elementi dalla finestra di dialogo.

• Selezioneremo la seconda opzione per archiviare questa cartella e tutte le sottocartelle. Puoi selezionare singole cartelle come Posta in arrivo o elementi inviati, ma di solito faccio semplicemente clic sulla casella di posta in alto, il che significa che passerà attraverso tutto.
• L'impostazione principale è la data di interruzione, quindi tutti gli elementi più vecchi dei giorni selezionati verranno spostati e spostati nel file di archivio.
• Puoi modificare la posizione e il nome del file con Sfoglia. Andrò semplicemente con l'impostazione predefinita, quindi premi un tasto e l'archiviazione funzionerà.

• Ora lascia che ti mostri dove puoi trovare di nuovo i messaggi di archivio nel caso ne avessi bisogno. Vedrai la cartella chiamata Archivi.

• Tutte le cartelle in cui si trovavano i messaggi prima saranno disponibili in modo da non scaricare tutto in una grande cartella. Naturalmente, puoi usare la ricerca per trovare ciò di cui hai bisogno. In questo modo hai ancora accesso alle vecchie e-mail in Outlook e non occupano spazio nella tua casella di posta. Ma tieni presente che non saranno disponibili in Outlook online o sul tuo dispositivo mobile.

Crea cartelle personali

Ad alcuni non piace l'idea di lasciare che Outlook decida cosa spostare. Quindi lascia che ti mostri un altro modo manuale per scaricare gli elementi dalla tua casella di posta, ovvero creando cartelle personali. Tecnicamente, è molto simile all'archiviazione perché le cartelle personali sono anche file di dati sul tuo computer locale. Tranne qui, sposti tu stesso gli elementi e puoi creare la tua struttura di cartelle per creare una cartella personale.

• Vai al file in alto e quindi nel menu a discesa per le impostazioni dell'account, seleziona le impostazioni dell'account.

• Andiamo alla scheda dei file di dati e facciamo clic su Aggiungi.

• È possibile fornire il nome del file di dati o modificare la posizione. Consiglio di mantenere questi dati e file di archivio nella stessa posizione. Ti spiego perché alla fine di questo post. Quando hai finito, fai clic su OK e il gioco è fatto.

• Ora hai creato la tua cartella personale. Vedremo questa cartella apparire nel riquadro delle cartelle.

• Puoi strutturare questa cartella come vuoi. Creerò semplicemente una nuova cartella chiamata Contratti facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella personale e selezionando una nuova cartella.

• Ora puoi selezionare messaggi o intere cartelle e spostarli dalla tua casella di posta in questa cartella personale.
• In questo modo hai il pieno controllo su ciò che viene rimosso e archiviato. Queste sono le opzioni di pulizia manuale in Outlook. Ricorda solo che l'archiviazione manuale e le cartelle personali si basano sui file locali e sul tuo computer, quindi qualsiasi cosa tu sposti in questi file non sarà disponibile su un altro computer o online.

Archivia i vecchi elementi automaticamente

• Ora, diamo un'occhiata a un'altra opzione che hai, che è l'archiviazione automatica. Dover ripetere questo approccio manuale più e più volte può diventare piuttosto fastidioso. Un modo più efficiente per farlo in Outlook è utilizzare l'archiviazione automatica.
• Questa funzione è presente da sempre. Penso che sia stato introdotto in Outlook 2003 in base alle impostazioni definite.
• Funziona in background e passa attraverso tutte le cartelle della tua casella di posta. Quindi sposta fisicamente le vecchie e-mail da queste cartelle in un file di dati separato o in un file PST sul tuo computer locale, proprio come l'archiviazione manuale. Tranne che una volta impostato, non devi più pensarci.
• La sfida con l'archiviazione automatica è capire le impostazioni, è importante farle bene, ma sfortunatamente non è molto intuitivo.

Non preoccuparti, però, segui qui e ti renderemo operativo in pochissimo tempo per accedere alle impostazioni di archiviazione automatica.

• Vai al menu file e seleziona le opzioni, quindi seleziona Avanzate e vedrai l'Archiviazione automatica.

• Se non lo vedi, ti trovi in ​​un ambiente aziendale e l'amministratore ha disabilitato questa funzionalità oppure hai un account di scambio e l'archivio online di Microsoft 365 è stato abilitato per te. In questi casi, Outlook archivierà in base ai criteri aziendali e non è possibile utilizzare l'archiviazione automatica in caso contrario.

Impostazioni di archiviazione automatica

• Vedrai le impostazioni di archiviazione automatica quando fai clic. Con la prima casella di controllo, attivi l'archiviazione automatica e puoi specificare la frequenza con cui eseguire se desideri essere avvisato prima che inizi l'elaborazione, seleziona la casella di controllo prompt prima dell'archiviazione automatica. In questo modo potrai cancellarlo se devi eliminare gli articoli scaduti riferiti solo alle email che hanno una data di scadenza. Questo a volte viene utilizzato per i messaggi sensibili al tempo.
• Potresti voler far sparire le email scadute. In tal caso, seleziona la casella Elimina elementi scaduti (solo cartelle e-mail).
• Vogliamo archiviare o eliminare elementi mantenerlo abilitato.
• Mostra cartella di archivio nell'elenco delle cartelle dovrebbe essere selezionato. Gli archivi saranno facilmente accessibili nel riquadro delle cartelle.
• È possibile specificare l'età predefinita in cui si desidera archiviare gli elementi. Vado con 12 mesi ma controlla cosa funziona per te. Vogliamo che i nostri articoli vengano spostati e non eliminati in modo permanente.
• Ha già una cartella predefinita, che va bene per me. Se desideri utilizzare una cartella diversa, fai clic su, sfoglia.
• Controlla l'eliminazione permanente solo se sei sicuro di voler davvero sbarazzarti di questi elementi perché ignorerà la cartella degli elementi eliminati.
• Finalmente abbiamo la possibilità di applicare queste impostazioni predefinite a tutte le cartelle. Questo è importante da capire facendo clic su questo pulsante. Queste impostazioni predefinite che abbiamo appena modificato verranno applicate a tutte le tue cartelle. In questo modo non è necessario apportare modifiche per ciascuna cartella individualmente. Se hai molte cartelle che desideri archiviare allo stesso modo, questa potrebbe essere la scelta giusta. Ma se vuoi avere un maggiore controllo sul processo, non utilizzare questo pulsante.
• Ad esempio, supponiamo che tu abbia diverse cartelle che desideri archiviare dopo tre mesi, altre magari dopo sei mesi, altre per niente. Per alcuni, potresti voler eliminare il contenuto dopo un certo tempo. In tal caso, è meglio applicare alle impostazioni a livello di cartella.
• Facciamolo. Non farò clic sul pulsante Applica a tutti, ma premerò solo un tasto per le impostazioni di sicurezza.

Impostazioni di archiviazione automatica specifiche della cartella

• Supponiamo che tu voglia definire opzioni di archiviazione specifiche per gli articoli inviati, fai semplicemente clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e seleziona le proprietà, quindi vai alla scheda di archiviazione automatica.
• Vedrai tre opzioni. Non archiviare questa cartella, archiviare gli elementi in base alle impostazioni predefinite. Queste sono le impostazioni che abbiamo appena esaminato. Quando fai clic sulle impostazioni di archiviazione predefinite, ti riporterà a quella finestra per le impostazioni specifiche della cartella selezionate.
• Terza opzione. Diciamo che vogliamo che gli articoli inviati vengano spostati dopo tre mesi, quindi cambierò il periodo di tempo in tre mesi. Una cartella di archivio predefinita va bene per me. Quando hai finito, fai clic su OK.

• Impostiamo anche le opzioni per gli elementi eliminati. Non voglio archiviare tutti gli elementi, ma voglio che vengano eliminati definitivamente.
• Fare clic con il tasto destro sulla cartella, andare alle impostazioni di archivio predefinite e selezionare nuovamente la terza opzione, diciamo per gli elementi eliminati. Voglio che vengano ripuliti dopo quattro mesi e poiché non voglio spostarli, ma piuttosto eliminarli, seleziono l'ultima opzione, elimina definitivamente i vecchi elementi.

• Basta scorrere le cartelle che si desidera archiviare e apportare le modifiche.
• Ammetto che iniziare con l'archiviazione automatica in Outlook non è l'esperienza più intuitiva, ma una volta impostato come desideri, funzionerà silenziosamente in background, liberando spazio per te.

Backup dei file PST di Outlook

• Ora, parliamo rapidamente di backup. Indipendentemente dal fatto che utilizzi cartelle personali, archiviazione manuale o automatica, tutte queste soluzioni spostano tutti i messaggi in un file locale sul tuo computer.
• Il rischio è che i dischi rigidi possano guastarsi e i file vengano danneggiati, quindi è davvero importante eseguire il backup di questi file su un disco rigido esterno o su qualsiasi altra soluzione di archiviazione. Ecco perché consiglio di conservare tutti i tuoi file in un unico posto. Questo rende più facile eseguirne il backup.

• Un ultimo consiglio. Vedo spesso persone che mettono i file PST di archivio su un'unità di rete aziendale per accedervi direttamente con la loro prospettiva. Ora, so che potrebbe essere allettante sfruttare un backup centralizzato, ma non farlo, la connessione a un PC in rete può comportare prestazioni scadenti o persino il danneggiamento dei dati. Microsoft afferma inoltre nel proprio sito Web che si tratta di una configurazione non supportata.

Questi sono i diversi modi per utilizzare l'e-mail di archivio su Outlook per ripulire la tua casella di posta.

Ora te lo voglio consegnare:

Quale strategia della guida di oggi proverai per prima? O forse hai una domanda su qualcosa che ho trattato. Ad ogni modo, mi piacerebbe avere tue notizie. Quindi vai avanti e lascia un commento qui sotto.